安全生产文件和档案管理制度

安全生产文件和档案管理制度一、总则（一）目的与依据为规范公司安全生产文件和档案的管理工作，确保安全生产信息的完整、准确、有效及可追溯，保障企业安全生产管理体系的有序运行，依据国家相关法律法规及公司实际情况，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门、各生产单位及所有员工在安全生产活动中形成的各类文件和档案的管理。（三）基本原则安全生产文件和档案管理遵循统一领导、分级负责、规范有序、安全保密、便于利用的原则。二、管理对象与职责（一）管理对象本制度所称安全生产文件，是指在安全生产管理过程中形成的具有规范指导意义或指令性的各类文本，包括但不限于法律法规、标准规范、管理制度、操作规程、应急预案、通知、通报、纪要等。安全生产档案，是指在安全生产管理活动中直接形成的，对公司具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录，包括但不限于基础资料、过程记录、检查记录、培训记录、事故记录、设备档案、资质证书等。（二）管理职责1.公司安全生产委员会（或领导小组）：负责审定公司重要安全生产文件，统筹规划安全生产档案管理工作，协调解决管理中的重大问题。2.安全生产管理部门：是安全生产文件和档案管理的归口管理部门，负责组织制定和修订本制度；负责公司级安全生产文件的审核、编号、发布、归档和管理；指导、监督和检查各部门、各单位的安全生产文件和档案管理工作；组织相关培训。3.各部门及生产单位：指定专人（可兼职）负责本部门、本单位安全生产文件的接收、传达、学习、执行、保管及相关档案材料的收集、整理、归档和移交工作，并确保其完整性和准确性。4.全体员工：应自觉遵守本制度，正确使用和妥善保管涉及本人工作的安全生产文件和档案材料，发现问题及时报告。三、安全生产文件管理（一）文件的编制与审批1.安全生产文件的编制应符合国家法律法规、标准规范及公司实际情况，内容应科学、严谨、明确、具体，具有可操作性。2.文件编制完成后，应履行相应的审核、审批程序。审批权限根据文件的性质和重要程度确定，未经批准的文件不得发布执行。3.外来安全生产文件（如法律法规、上级通知等）由安全生产管理部门统一接收、登记，并根据需要组织转发或提出贯彻落实意见。（二）文件的发布与分发1.经批准发布的安全生产文件，由安全生产管理部门或指定部门统一编号、登记，并注明文件名称、编号、版本、发布日期、生效日期、分发范围等信息。2.文件分发应确保送达相关部门和人员，并履行签收手续。电子版文件的分发应建立可靠的传递和接收确认机制。3.重要文件应确保分发到所有相关岗位人员，并对分发情况进行记录。（三）文件的学习与执行1.文件发布后，相关部门应及时组织员工学习，确保员工理解文件内容并严格遵照执行。2.安全生产管理部门及各部门负责人应监督检查文件的执行情况，确保文件要求落到实处。（四）文件的评审与修订1.安全生产文件应根据国家法律法规、标准规范的更新，公司生产经营状况的变化以及执行过程中发现的问题，定期进行评审。一般每年至少评审一次，特殊情况应及时评审。2.需要修订的文件，由原编制部门或相关部门提出修订意见，按原审批程序进行修订、审核和批准。修订后的文件应重新编号或标注修订状态，并及时替换旧版文件。（五）文件的作废与销毁1.已过时、被替代或不再适用的安全生产文件，由安全生产管理部门或原发布部门及时宣布作废。2.作废文件应及时从使用场所收回，并在文件上加盖“作废”印章或作明显标识。需要保留备查的作废文件，应单独存放。3.对于确认无保存价值的作废文件，由归口管理部门登记后统一销毁，并做好销毁记录。电子版作废文件应从系统中删除或隔离。四、安全生产档案管理（一）档案的收集与归档1.各部门、各单位应在各项安全生产活动结束后，及时收集、整理相关文件材料，确保档案材料的齐全、准确、规范。2.归档范围应包括但不限于：（1）安全生产责任体系建设资料；（2）安全生产管理制度及操作规程汇编；（3）安全生产会议记录、纪要；（4）安全检查记录、整改报告及验证材料；（5）安全教育培训记录、考核资料；（6）特种设备台账、检查维护保养记录、检验检测报告；（7）危险化学品管理相关资料；（8）应急预案及演练记录；（9）事故调查处理报告及相关记录；（10）劳动防护用品采购、发放、使用记录；（11）其他具有保存价值的安全生产资料。3.归档时间：日常管理记录应定期（如每月、每季度）整理归档；专项活动（如安全月、演练、事故处理）资料应在活动结束后及时归档；具有周期性的资料（如检验报告、培训证书）应在取得后及时归档。（二）档案的整理与保管1.归档的档案材料应进行系统整理，按照档案管理规范进行分类、编号、排列、编目，并编制检索工具，便于查阅。2.档案保管应符合“七防”要求（防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防光、防尘），配备必要的设施设备。3.档案库房应保持整洁，严禁存放易燃易爆物品和无关杂物。4.电子档案应存储在安全可靠的介质中，并进行定期备份，防止数据丢失或损坏。同时，应注意电子档案的兼容性和可读性。（三）档案的利用1.查阅、复制安全生产档案须经相关负责人批准，并履行登记手续。查阅者应爱护档案，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案内容。2.档案一般不得带出档案保管场所。确因工作需要借出的，须经安全生产管理部门负责人批准，限期归还。3.涉及公司商业秘密或敏感信息的档案，查阅和复制应严格控制，遵守保密规定。（四）档案的鉴定与处置1.对于保管期限已满的档案，由安全生产管理部门会同相关部门进行鉴定。2.经鉴定仍有保存价值的档案，应延长保管期限；无保存价值的档案，应按规定程序报批后销毁，并做好销毁记录。3.公司发生分立、合并、解散、破产等情况时，应按照国家有关规定处置安全生产档案。五、监督与考核1.安全生产管理部门定期对各部门、各单位的安全生产文件和档案管理工作进行监督检查，检查结果纳入公司安全生产考核体系。2.对于严格执行本制度，在文件和档案管理工作中表现突出的部门和个人，公司予以表彰奖励。3.对于违反本制度，造成文件和档案缺失、损坏、泄密或管理混乱，影响安全生产工作的，公司将视情节轻重对相关责任人进行批评教育、经济处罚，