企业文件档案管理规范与流程模板

企业文件档案管理规范与流程模板一、适用范围与目标本规范适用于各类企业内部各类文件档案（含纸质、电子档案）的全生命周期管理，覆盖行政、人事、财务、业务、项目等各部门产生的具有保存价值的文件材料。旨在通过标准化管理流程，保证文件档案的完整性、安全性、可追溯性，提升企业信息利用效率，降低管理风险，为企业运营决策、合规审计、历史追溯提供可靠依据。二、核心管理流程与操作步骤（一）文件分类与编码规则文件分类按部门：行政类、人力资源类、财务类、业务类、项目管理类、法务类等。按密级：公开文件（内部共享）、内部文件（部门内可见）、保密文件（需审批查阅）、绝密文件（高层专人管理）。按形式：纸质文件（合同、报告、单据等）、电子文件（文档、表格、邮件、扫描件等）、声像文件（照片、录音、视频等）。按保管期限：永久保存（如公司章程、重大决议）、长期保存（10-30年，如合同、项目档案）、短期保存（1-10年，如日常通知、会议纪要）。文件编码规则编码格式为“部门代码-年份-分类代码-流水号”，示例：行政部2024年合同档案：XZ-2024-HT-001人力资源部2024年员工档案：RL-2024-YG-025（部门代码、分类代码需企业统一制定并备案，保证唯一性。）（二）文件创建与审批归档文件创建各部门根据业务需求创建文件，内容需真实、准确、完整，符合企业规范模板（如合同需包含双方信息、标的、权利义务等核心要素）。电子文件命名需规范，避免使用“新建文档1”“最终版”等模糊名称，应体现文件主题、日期、版本（示例：“2024年度销售计划_初稿_20240301”）。审核与审批普通文件：由部门负责人审核后提交档案管理员备案；重要文件（如合同、制度、重大决策）：需跨部门会签（如法务、财务），最终由分管领导*批准；保密文件：需总经理*审批，明确查阅权限及范围。归档登记审批通过后，1个工作日内完成归档：纸质文件：使用档案盒统一存放，盒面标注“编码-文件名称-年份-保管期限”，同时填写《文件归档登记表》（见模板1）；电子文件：至企业指定档案管理系统（如OA、NAS存储），设置分类标签及权限，同步登记电子档案目录。（三）文件存储与保管存储环境要求纸质档案：存放于专用档案室，配备防火、防潮、防虫、防盗设备（如密集架、温湿度计），温度控制在14-24℃，湿度45-60%；电子档案：存储服务器需定期备份（本地备份+异地备份），重要数据采用加密技术，防止未授权访问或数据丢失。档案保管责任档案管理员*为档案保管直接责任人，定期（每季度）检查档案存储状况，对破损、字迹褪色的纸质档案及时修复或数字化；电子档案需定期（每半年）进行病毒查杀与数据恢复测试，保证系统可用性。（四）文件借阅与使用借阅申请员工因工作需要借阅档案，需填写《文件借阅申请表》（见模板2），说明借阅事由、文件名称、借阅期限、用途（非工作用途需额外审批）。审批与登记公开文件：部门负责人审批后，档案管理员办理借阅；内部/保密文件：需档案管理员审核，部门负责人及分管领导*审批；绝密文件：仅限指定查阅人，需总经理书面批准，且档案管理员全程陪同。借阅与归还纸质档案：借阅期限一般不超过3个工作日，确需延长需提前申请，逾期未还需说明原因并记录；电子档案：通过系统在线查阅，严禁或转发，权限到期自动关闭；借阅过程中不得涂改、抽取、增删文件，损坏或丢失需按企业规定赔偿。（五）文件鉴定与销毁保管期限届满鉴定档案管理员每年对保管期限届满的档案进行鉴定，由档案管理员、部门负责人、法务专员组成鉴定小组，判定是否仍有保存价值。销毁流程无保存价值的档案：填写《文件销毁审批表》（见模板3），经部门负责人、分管领导批准后，由档案管理员*监督销毁（纸质档案采用粉碎或焚烧，电子档案彻底删除并记录）；有保存价值的档案：重新划定保管期限，更新档案信息。三、标准化操作指引（一）新增档案入库流程部门提交文件→2.档案管理员检查完整性（审批手续、编码规范）→3.分类、编号、登记→4.纸质档案装盒入库/电子档案系统→5.更新档案总目录。（二）跨部门档案协作流程主导部门发起文件编制→2.相关部门会签→3.审批通过后提交档案管理员→4.档案管理员标注“跨部门共享”标签→5.各部门按权限查阅使用。（三）档案移交（如部门调整、人员离职）移交人整理档案清单→2.接收人核对文件数量及完整性→3.双方签字确认《档案移交清单》→4.档案管理员更新档案归属信息。四、关键表格模板模板1：文件归档登记表归档日期文件编码文件名称形式（纸质/电子）分类保管期限页数/大小责任部门经办人备注2024-03-01XZ-2024-HT-0012024年度采购合同汇总纸质行政类长期（15年）120页行政部张*含3份合同附件2024-03-02RL-2024-YG-0252024年3月员工花名册电子人力资源类长期（10年）2.5MB人力资源部李*Excel格式模板2：文件借阅申请表借阅日期借阅人所属部门联系方式文件编码文件名称借阅用途借阅期限审批人档案管理员签字归还日期2024-03-05王*业务部XZ-2024-HT-0012024年度采购合同汇总项目报价参考3个工作日赵部门负责人刘*2024-03-072024-03-06陈*财务部1395678CW-2024-CW-0122024年Q1费用报销明细审计配合2个工作日孙部门负责人刘*2024-03-08模板3：文件销毁审批表申请日期文件编码/名称分类保管期限数量销毁原因鉴定小组意见部门负责人分管领导总经理（绝密）执行人监督人2024-02-202022年日常通知（已到期）行政类短期（2年）50份保管期限届满，无保存价值建议销毁赵部门负责人孙分管领导-刘*钱法务五、执行要点提示责任明确：各部门负责人为部门档案管理第一责任人，档案管理员负责统筹协调与日常维护，保证“谁产生、谁归档、谁负责”。保密管理：涉密档案需单独存放，查阅权限严格管控，电子档案采用“权限+加密”双重保护，严禁通过私人邮箱、U盘等非指定渠道传输。定期检查：档案管理员每半年组织一次档案安全检查，重点排查存储环境、备份情况、借阅记录，发觉问题及时整改。培训机制：新员工入职时需接受档案管理规范培训，每年组织一次档案管理知识更