企业内部档案管理操作规范

企业内部档案管理操作规范第一章总则1.1目的与依据为规范企业内部档案管理工作，提高档案管理科学化、制度化、规范化水平，确保档案的真实、完整、安全和有效利用，依据国家有关档案管理的法律法规及本企业实际情况，特制定本规范。1.2适用范围本规范适用于企业各部门及全体员工在各项工作中形成的具有保存价值的各种形式和载体的档案管理。凡企业在生产经营、行政管理、科研开发、人力资源等活动中形成的文件材料，均应按照本规范进行管理。1.3基本原则档案管理工作遵循统一领导、分级负责、规范整理、安全保密、便于利用的原则。各部门应重视档案管理工作，将其纳入日常管理流程，确保档案工作与业务工作同步开展。第二章档案的归档2.1归档范围凡是反映本企业各项工作活动，具有查考利用价值的文字、图表、声像、电子数据等不同形式的历史记录，均属归档范围。主要包括但不限于：*企业设立、变更、注销等相关的基础性文件材料；*企业发展战略、规划、计划、总结等文件材料；*企业各项管理制度、标准、规范等文件材料；*企业各类会议记录、纪要、决议等文件材料；*企业与外部单位签订的各类合同、协议等文件材料；*企业在生产经营、市场营销、财务管理、人力资源、科研开发等活动中形成的具有保存价值的文件材料；*企业获得的荣誉证书、奖状、奖牌、奖杯等实物的文字记载材料及声像材料；*其他具有保存价值的文件材料。2.2归档要求*及时性：各项工作中形成的文件材料，应在工作结束后或按规定期限及时整理归档，避免遗漏。*完整性：归档的文件材料应齐全完整，手续完备。每份文件的正件、附件，印件、定稿等应一并归档。*规范性：归档的文件材料应符合形成规律，保持文件之间的有机联系，便于查阅利用。2.3归档责任人各部门指定专人（兼职或专职档案员）负责本部门文件材料的收集、整理、预立卷和向企业档案管理部门（或档案管理员，下同）移交归档工作。2.4归档时间*日常性文件材料应在次月初整理归档；*专项工作、阶段性工作形成的文件材料，在工作结束后一个月内整理归档；*年度总结、计划等文件材料，在次年第一季度内整理归档；*合同、协议等具有法律效用的文件材料，在签订生效后一周内整理归档。2.5归档手续文件材料归档时，归档部门与档案管理部门应办理交接手续，填写《档案交接登记表》，双方签字确认，明确责任。第三章档案的保管3.1档案库房管理档案库房应符合《档案馆建筑设计规范》要求，具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防光、防尘等“九防”措施。保持库房内适宜的温湿度，定期进行环境监测和调控。3.2档案存放档案应按照不同门类、载体和保管期限进行分类存放。档案装具（如档案盒、档案柜）应符合国家标准，排列整齐，便于存取。档案柜、架应有明显的标识，标明档案类别、年度等信息。3.3档案日常管理*建立档案管理台账，对档案的收进、移出、利用、销毁等情况进行详细记录。*定期对库存档案进行清点核对，发现问题及时处理并报告。*档案管理人员调动工作时，应办理档案交接手续，确保档案管理的连续性。3.4档案保密严格执行国家及企业有关保密工作的规定，加强对涉密档案的管理。涉密档案应单独存放，严格控制接触范围，利用时须经相关领导批准。第四章档案的数字化管理4.1数字化原则档案数字化工作应遵循真实性、完整性、可用性和安全性原则，确保数字化档案与原件一致，信息可准确读取，并采取有效措施保障数据安全。4.2数字化流程档案数字化一般包括档案整理、扫描、图像处理、著录标引、数据存储、数据质检、数据挂接等环节。各环节应制定详细的操作规程，确保数字化质量。4.3数据备份数字化档案数据应定期进行备份，备份介质应异地存放，确保数据安全。备份数据应定期进行检查和恢复测试，保证备份的有效性。4.4电子档案管理电子档案的形成、收集、整理、归档、保管、利用和销毁等环节，应符合国家有关电子档案管理的规定。电子档案应具有规范的格式，并采用可靠的存储和管理方式。第五章档案的利用与服务5.1利用范围与权限企业内部员工因工作需要可查阅与其业务相关的档案。查阅涉密档案或重要档案，须经本部门负责人及档案管理部门负责人批准。外部单位查阅档案，须持单位介绍信及有效身份证件，经企业相关领导批准。5.2利用手续查阅档案须填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、档案名称、查阅人等信息，经批准后方可查阅。档案一般在指定的阅档室查阅。5.3利用要求*查阅档案时，应爱护档案，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案内容。*不得擅自复制、拍摄、摘录档案内容，确因工作需要复制的，须经档案管理部门负责人批准，并在指定地点进行。*查阅的档案不得带出阅档室，确因特殊情况需要借出的，须经企业分管领导批准，严格履行借阅手续，并限期归还。档案借出期间，借阅人对档案的安全、保密负全部责任。*查阅档案时，应遵守阅档室的有关规定，保持安静和整洁。5.4利用服务档案管理部门应积极为企业各项工作提供档案利用服务，可根据需要提供档案复制、证明、咨询等服务。对利用档案产生的良好效益，应进行收集和总结。第六章档案的鉴定与销毁6.1档案鉴定档案管理部门应定期组织有关人员对已到保管期限的档案进行鉴定，确定其继续保存、移交或销毁。鉴定工作应坚持历史唯物主义观点，全面分析档案的现实价值和历史价值。6.2销毁程序*对经鉴定确无保存价值的档案，由档案管理部门提出销毁意见，填写《档案销毁清册》，报企业分管领导批准后，方可销毁。*销毁档案时，应有两人以上负责监销，并在《档案销毁清册》上签字。监销人应对销毁全过程负责，确保档案确实销毁。*《档案销毁清册》应永久保存。第七章责任与奖惩7.1责任追究对在档案管理工作中玩忽职守、违反本规范规定，造成档案损坏、丢失、泄密或其他不良后果的，将视情节轻重，对相关责任人进行批评教育、通报批评直至纪律处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任。7.2表彰奖励对在档案管理工作中认真负责、成绩显著，或在档案利用中取得突出效益的部门和个人，企业将