2025年企业档案分类与归档管理规范

2025年企业档案分类与归档管理规范#2025年企业档案分类与归档管理规范

##第一部分：总则与基本要求

随着企业信息化建设的不断深入，档案管理作为企业信息资源的重要组成部分，其重要性日益凸显。为适应新形势下企业档案管理的需要，规范企业档案分类与归档工作，提高档案管理效率和质量，特制定本规范。

###一、适用范围

本规范适用于各类企业，包括国有企业、民营企业、外资企业等。企业应根据自身实际情况，参照本规范制定具体的档案分类与归档管理制度。

###二、基本原则

企业档案分类与归档工作应遵循以下基本原则：

1.**完整性原则**：确保档案的完整性，包括形成档案的各个阶段和各个环节，不得随意删减、遗漏。

2.**系统性原则**：档案分类应系统、科学，便于查阅和管理。分类体系应具有逻辑性和层次性，确保档案之间的内在联系。

3.**规范性原则**：档案分类、归档、保管、利用等各个环节应符合国家相关法律法规和标准，确保档案管理的规范化。

4.**安全性原则**：确保档案的安全，包括物理安全、信息安全、保密安全等，防止档案丢失、损毁、泄露。

5.**实用性原则**：档案分类与归档应便于利用，满足企业管理和决策的需要，提高档案的利用效率。

###三、档案分类

企业档案分类应综合考虑档案的内容、形成过程、管理要求等因素，建立科学合理的分类体系。以下是常见的档案分类方法：

1.**按档案来源分类**：将档案按照其来源进行分类，如内部形成档案、外部接收档案等。

2.**按档案内容分类**：将档案按照其内容进行分类，如经营管理类、技术研发类、人力资源类、财务审计类等。

3.**按档案形成过程分类**：将档案按照其形成过程进行分类，如项目档案、会议档案、产品档案等。

4.**按档案保管期限分类**：将档案按照其保管期限进行分类，如永久、长期、短期等。

###四、档案归档

档案归档是指将形成或处理完毕的档案按照分类体系进行整理、装订、编号、入库等工作的全过程。以下是档案归档的具体要求：

1.**归档范围**：企业应明确档案归档的范围，包括但不限于以下内容：

-生产经营活动中形成的各类文件、合同、协议等；

-科研开发活动中形成的各类文件、记录、报告等；

-人力资源管理活动中形成的各类文件、记录、档案等；

-财务审计活动中形成的各类文件、凭证、报表等；

-基建工程项目活动中形成的各类文件、图纸、记录等；

-会议活动中形成的各类文件、记录、纪要等；

-其他应归档的文件材料。

2.**归档时间**：档案归档应及时，一般应在文件形成或处理完毕后的一定期限内完成归档工作。具体期限由企业根据实际情况确定，但不得违反国家相关法律法规。

3.**归档质量**：档案归档应确保档案的完整性、准确性和系统性。归档的档案应字迹清晰、图表规范、材料齐全、手续完备。

4.**归档流程**：档案归档应按照以下流程进行：

-**收集整理**：对形成或处理完毕的档案进行收集和整理，确保档案的完整性。

-**分类编号**：按照分类体系对档案进行分类和编号，确保档案的系统性。

-**装订入库**：将分类编号的档案进行装订，并入库保管，确保档案的安全。

###五、档案保管

档案保管是指对已归档的档案进行保管、维护、利用等工作的全过程。以下是档案保管的具体要求：

1.**保管环境**：档案保管应选择干燥、通风、避光、防火、防盗的环境，确保档案的安全。档案库房应符合国家相关标准，并配备必要的温湿度控制设备、防火设备、防虫设备等。

2.**保管措施**：档案保管应采取以下措施：

-**定期检查**：定期对档案进行检查，发现破损、霉变、虫蛀等情况应及时处理。

-**消毒防虫**：定期对档案进行消毒和防虫处理，确保档案的整洁和安全。

-**数字化备份**：对重要档案进行数字化备份，防止档案丢失或损毁。

3.**保管期限**：档案保管期限应根据档案的重要性和利用价值确定，一般分为永久、长期、短期三种。具体保管期限由企业根据实际情况确定，但不得违反国家相关法律法规。

###六、档案利用

档案利用是指对已归档的档案进行查阅、借阅、复制等工作的全过程。以下是档案利用的具体要求：

1.**利用范围**：企业应明确档案利用的范围，包括但不限于以下内容：

-生产经营决策；

-科研开发活动；

-人力资源管理；

-财务审计；

-基建工程项目；

-会议活动；

-其他应利用的档案。

2.**利用流程**：档案利用应按照以下流程进行：

-**申请审批**：利用档案应填写档案利用申请表，并经相关负责人审批。

-**查阅借阅**：经审批后，方可查阅或借阅档案，并做好登记。

-**复制归档**：对需要复制的档案，应经相关负责人审批，并做好登记。复制后的档案应按原档案进行归档。

3.**利用管理**：档案利用应加强管理，确保档案的安全。利用档案时应做好登记，并防止档案丢失或损毁。对重要档案的利用应严格控制，并做好监控。

###七、档案数字化

随着信息技术的不断发展，档案数字化已成为企业档案管理的重要趋势。以下是档案数字化的具体要求：

1.**数字化范围**：企业应根据实际情况确定档案数字化的范围，一般包括但不限于以下内容：

-重要档案的数字化；

-利用频率较高的档案的数字化；

-易于损毁的档案的数字化。

2.**数字化方式**：档案数字化应采用扫描、拍照、拍照等多种方式，确保数字化的质量和效率。数字化后的档案应进行校对和检查，确保数据的准确性和完整性。

3.**数字化管理**：档案数字化应建立完善的管理制度，包括数字化档案的存储、备份、利用等。数字化档案应与纸质档案一并保管，并做好同步更新和维护。

###八、档案销毁

档案销毁是指对保管期满的档案进行销毁工作的全过程。以下是档案销毁的具体要求：

1.**销毁范围**：保管期满的档案应及时销毁，不得随意保存。销毁的档案应经过鉴定，确保无保存价值的档案。

2.**销毁程序**：档案销毁应按照以下程序进行：

-**鉴定审批**：对保管期满的档案进行鉴定，并经相关负责人审批。

-**登记销毁**：销毁档案时应做好登记，并防止档案流失。

-**监督销毁**：销毁档案时应有人监督，确保档案被彻底销毁。

3.**销毁方式**：档案销毁应采用焚烧、粉碎等方式，确保档案被彻底销毁，防止信息泄露。

###九、责任与义务

企业应明确档案管理的责任与义务，确保档案管理工作有序进行。以下是企业档案管理的责任与义务：

1.**领导责任**：企业领导应对档案管理工作负总责，确保档案管理工作的顺利进行。

2.**部门责任**：企业各部门应对本部门的档案管理工作负责，确保档案的完整性、准确性和系统性。

3.**人员责任**：档案管理人员应对档案管理工作负责，确保档案的保管、利用等工作的顺利进行。

4.**培训责任**：企业应定期对档案管理人员进行培训，提高档案管理人员的业务素质和责任意识。

###十、监督与考核

企业应建立档案管理的监督与考核机制，确保档案管理工作的质量和效率。以下是档案管理的监督与考核：

1.**内部监督**：企业应建立内部监督机制，定期对档案管理工作进行检查，发现问题及时整改。

2.**外部监督**：企业应接受外部监督，如国家档案行政部门的监督，确保档案管理工作符合国家相关法律法规。

3.**绩效考核**：企业应建立档案管理的绩效考核机制，将档案管理工作纳入绩效考核体系，提高档案管理人员的责任意识和工作积极性。

##第二部分：档案分类的具体实施与细则

企业档案分类的具体实施与细则是企业档案管理工作的核心内容，直接关系到档案管理工作的效率和质量。本部分将详细阐述档案分类的具体实施步骤、方法、标准以及常见问题及解决措施，以帮助企业更好地开展档案分类工作。

###一、档案分类的具体实施步骤

档案分类的具体实施步骤主要包括以下几个环节：

1.**成立档案分类工作小组**：企业应成立专门的档案分类工作小组，由档案管理人员、业务部门负责人以及相关专家组成。工作小组负责制定档案分类方案、组织实施分类工作、解决分类过程中遇到的问题等。

2.**确定档案分类原则**：档案分类工作小组应根据企业的实际情况，确定档案分类的原则。常见的档案分类原则包括按档案来源分类、按档案内容分类、按档案形成过程分类、按档案保管期限分类等。企业应根据自身需求选择合适的分类原则，或综合运用多种分类原则。

3.**制定档案分类方案**：档案分类工作小组应根据确定的分类原则，制定详细的档案分类方案。档案分类方案应包括分类体系、分类标准、分类方法等内容。分类体系应具有层次性和逻辑性，分类标准应明确、具体，分类方法应易于操作。

4.**开展档案分类工作**：档案分类工作小组应根据制定的档案分类方案，对档案进行分类。分类过程中应注意以下几点：

-**完整性**：确保档案分类的完整性，不得遗漏任何应归档的档案。

-**准确性**：确保档案分类的准确性，将档案归入正确的类别。

-**一致性**：确保档案分类的一致性，同一类档案应采用相同的分类标准和方法。

5.**审核档案分类结果**：档案分类工作完成后，档案分类工作小组应对分类结果进行审核，确保分类结果的正确性和合理性。审核过程中应注意以下几点：

-**检查分类体系的完整性**：确保分类体系覆盖了所有应归档的档案。

-**检查分类标准的合理性**：确保分类标准明确、具体，易于操作。

-**检查分类结果的准确性**：确保档案被正确归入相应的类别。

6.**建立档案分类目录**：档案分类工作完成后，档案分类工作小组应建立档案分类目录。档案分类目录应包括分类体系、分类标准、分类结果等内容。档案分类目录应便于查阅和管理，是企业档案管理的重要工具。

###二、档案分类的方法与标准

档案分类的方法与标准是档案分类工作的核心，直接关系到档案分类的质量和效率。本部分将详细介绍档案分类的常见方法和标准，以帮助企业更好地开展档案分类工作。

####1.档案分类的方法

档案分类的方法多种多样，常见的分类方法包括以下几种：

-**层次分类法**：层次分类法是将档案按照一定的层次关系进行分类的方法。层次分类法具有层次性和逻辑性，便于管理和利用。例如，可以将档案分为一级类、二级类、三级类等，每个类别下再细分具体的档案类型。

-**分类编码法**：分类编码法是将档案按照一定的编码规则进行分类的方法。分类编码法具有系统性和规范性，便于计算机管理。例如，可以采用数字编码、字母编码或数字字母混合编码等方法，对档案进行编码。

-**主题分类法**：主题分类法是将档案按照主题进行分类的方法。主题分类法具有灵活性和实用性，便于按主题查找档案。例如，可以将档案分为经营管理、技术研发、人力资源、财务审计等主题，每个主题下再细分具体的档案类型。

-**混合分类法**：混合分类法是将多种分类方法结合使用的方法。混合分类法具有灵活性和实用性，能够更好地满足企业的需求。例如，可以结合层次分类法和主题分类法，对档案进行分类。

####2.档案分类的标准

档案分类的标准是档案分类工作的依据，直接关系到档案分类的质量和效率。本部分将详细介绍档案分类的常见标准，以帮助企业更好地开展档案分类工作。

-**档案内容标准**：档案内容标准是指根据档案的内容进行分类的标准。常见的档案内容标准包括经营管理、技术研发、人力资源、财务审计等。企业应根据自身需求，确定合适的档案内容标准。

-**档案形成过程标准**：档案形成过程标准是指根据档案的形成过程进行分类的标准。常见的档案形成过程标准包括项目档案、会议档案、产品档案等。企业应根据自身需求，确定合适的档案形成过程标准。

-**档案保管期限标准**：档案保管期限标准是指根据档案的保管期限进行分类的标准。常见的档案保管期限标准包括永久、长期、短期等。企业应根据国家相关法律法规，确定合适的档案保管期限标准。

-**档案来源标准**：档案来源标准是指根据档案的来源进行分类的标准。常见的档案来源标准包括内部形成档案、外部接收档案等。企业应根据自身需求，确定合适的档案来源标准。

###三、档案分类的常见问题及解决措施

档案分类工作过程中，可能会遇到各种各样的问题，本部分将详细介绍档案分类的常见问题及解决措施，以帮助企业更好地开展档案分类工作。

####1.档案分类不完整

**问题描述**：档案分类不完整是指分类过程中遗漏了部分应归档的档案。

**解决措施**：

-**建立档案分类清单**：在分类前，应建立详细的档案分类清单，明确所有应归档的档案类型。

-**开展档案普查**：定期开展档案普查，确保所有应归档的档案都被纳入分类范围。

-**加强沟通协调**：加强与各部门的沟通协调，确保所有应归档的档案都被分类。

####2.档案分类不准确

**问题描述**：档案分类不准确是指档案被归入了错误的类别。

**解决措施**：

-**明确分类标准**：在分类前，应明确分类标准，确保分类的准确性。

-**加强培训**：对档案管理人员进行培训，提高分类人员的业务素质和责任意识。

-**建立审核机制**：建立档案分类审核机制，定期对分类结果进行审核，确保分类的准确性。

####3.档案分类不一致

**问题描述**：档案分类不一致是指同一类档案采用了不同的分类标准和方法。

**解决措施**：

-**统一分类标准**：在分类前，应统一分类标准，确保分类的一致性。

-**建立分类规范**：建立档案分类规范，明确分类的方法和步骤，确保分类的一致性。

-**加强监督**：加强对分类工作的监督，确保分类的一致性。

####4.档案分类目录不完善

**问题描述**：档案分类目录不完善是指分类目录缺少必要的分类信息，不便查阅和管理。

**解决措施**：

-**完善分类目录**：在分类后，应完善分类目录，包括分类体系、分类标准、分类结果等内容。

-**建立电子目录**：建立电子档案分类目录，便于计算机管理和查询。

-**定期更新**：定期更新档案分类目录，确保目录的准确性和完整性。

###四、档案分类的案例分析

为了更好地理解档案分类的具体实施，本部分将介绍几个档案分类的案例分析，以帮助企业更好地开展档案分类工作。

####案例一：某国有企业档案分类

某国有企业是一家大型综合性企业，业务范围广泛，档案数量庞大。为了更好地管理档案，该企业成立了档案分类工作小组，制定了详细的档案分类方案，并采用了层次分类法和分类编码法对档案进行分类。

**分类体系**：

-一级类：经营管理

-二级类：行政管理、财务管理、人力资源管理

-三级类：行政文件、财务报表、人事档案

-四级类：具体文件类型

**分类标准**：

-经营管理：包括企业发展战略、经营计划、经营成果等。

-行政管理：包括企业规章制度、行政文件、会议记录等。

-财务管理：包括财务报表、会计凭证、审计报告等。

-人力资源管理：包括人事档案、招聘记录、培训记录等。

**分类方法**：

-采用层次分类法，将档案分为一级类、二级类、三级类、四级类。

-采用分类编码法，对每个类别进行编码，便于计算机管理。

**分类结果**：

-建立了详细的档案分类目录，包括分类体系、分类标准、分类结果等内容。

-建立了电子档案分类目录，便于计算机管理和查询。

####案例二：某民营企业档案分类

某民营企业是一家成长型科技企业，业务发展迅速，档案数量不断增加。为了更好地管理档案，该企业采用了主题分类法和混合分类法对档案进行分类。

**分类体系**：

-一级类：技术研发

-二级类：研发项目、专利技术、技术文档

-三级类：项目档案、专利档案、技术文档

-四级类：具体文件类型

**分类标准**：

-技术研发：包括企业技术研发计划、研发项目、专利技术、技术文档等。

-研发项目：包括项目计划、项目报告、项目记录等。

-专利技术：包括专利申请、专利证书、专利维护记录等。

-技术文档：包括技术规范、技术手册、技术报告等。

**分类方法**：

-采用主题分类法，将档案分为技术研发、研发项目、专利技术、技术文档等主题。

-采用混合分类法，结合层次分类法和分类编码法，对档案进行分类。

**分类结果**：

-建立了详细的档案分类目录，包括分类体系、分类标准、分类结果等内容。

-建立了电子档案分类目录，便于计算机管理和查询。

####案例三：某外资企业档案分类

某外资企业是一家外资企业，业务范围广泛，档案数量庞大。为了更好地管理档案，该企业采用了分类编码法和混合分类法对档案进行分类。

**分类体系**：

-一级类：经营管理

-二级类：行政管理、财务管理、人力资源管理

-三级类：行政文件、财务报表、人事档案

-四级类：具体文件类型

**分类标准**：

-经营管理：包括企业发展战略、经营计划、经营成果等。

-行政管理：包括企业规章制度、行政文件、会议记录等。

-财务管理：包括财务报表、会计凭证、审计报告等。

-人力资源管理：包括人事档案、招聘记录、培训记录等。

**分类方法**：

-采用分类编码法，对每个类别进行编码，便于计算机管理。

-采用混合分类法，结合层次分类法和分类编码法，对档案进行分类。

**分类结果**：

-建立了详细的档案分类目录，包括分类体系、分类标准、分类结果等内容。

-建立了电子档案分类目录，便于计算机管理和查询。

###五、档案分类的未来发展趋势

随着信息技术的不断发展，档案分类工作也在不断发展和完善。本部分将介绍档案分类的未来发展趋势，以帮助企业更好地适应未来档案管理的要求。

####1.档案分类的数字化

随着信息技术的不断发展，档案分类将更加注重数字化。未来，档案分类将更多地采用数字技术，如云计算、大数据、人工智能等，实现档案分类的自动化和智能化。例如，可以采用图像识别技术对档案进行自动分类，采用大数据技术对档案进行智能分类，采用云计算技术对档案进行远程管理。

####2.档案分类的标准化

随着档案管理工作的不断规范，档案分类将更加注重标准化。未来，档案分类将更加注重标准的制定和实施，确保档案分类的规范性和一致性。例如，可以制定统一的档案分类标准，推广使用标准的分类编码，建立标准的分类目录等。

####3.档案分类的智能化

随着人工智能技术的不断发展，档案分类将更加注重智能化。未来，档案分类将更多地采用人工智能技术，如机器学习、深度学习等，实现档案分类的智能化。例如，可以采用机器学习技术对档案进行自动分类，采用深度学习技术对档案进行智能分类，采用智能算法技术对档案进行智能管理。

####4.档案分类的协同化

随着企业信息化建设的不断深入，档案分类将更加注重协同化。未来，档案分类将更多地采用协同化方式，如协同分类、协同管理、协同利用等，实现档案分类的协同化。例如，可以建立协同分类平台，实现各部门之间的协同分类，建立协同管理机制，实现档案的分类管理，建立协同利用机制，实现档案的分类利用。

##第三部分：档案分类的保障措施与持续改进

档案分类作为企业档案管理工作的核心环节，其有效实施不仅依赖于科学合理的分类方法与标准，更需要完善的保障措施与持续的改进机制。本部分将深入探讨如何建立有效的档案分类保障体系，以及如何通过持续改进不断提升档案分类工作的质量与效率，从而为企业档案管理工作的全面升级提供有力支撑。

###一、档案分类的保障措施

档案分类的保障措施是确保档案分类工作顺利开展的重要条件，包括组织保障、制度保障、技术保障、人员保障等方面。企业应从多个维度构建完善的保障体系，为档案分类工作提供全方位的支持。

####1.组织保障

组织保障是档案分类工作顺利开展的基础。企业应成立专门的档案管理领导小组，负责档案分类工作的总体规划、组织协调和监督考核。领导小组应由企业高层领导担任组长，相关部门负责人担任成员，确保档案分类工作得到企业高层领导的重视和支持。

档案管理领导小组的主要职责包括：

-制定档案分类工作的总体规划和发展战略；

-组织开展档案分类方案的制定和实施；

-协调各部门之间的档案分类工作；

-监督检查档案分类工作的执行情况；

-考核评估档案分类工作的质量和效率。

此外，企业还应设立专门的档案管理部门，负责档案分类工作的具体实施和日常管理。档案管理部门应配备专职的档案管理人员，负责档案的分类、整理、保管、利用等工作。

####2.制度保障

制度保障是档案分类工作顺利开展的重要保障。企业应建立健全档案分类管理的规章制度，明确档案分类的原则、方法、标准、流程等，确保档案分类工作有章可循、有据可依。

档案分类管理的规章制度主要包括：

-档案分类管理办法：明确档案分类的原则、方法、标准、流程等；

-档案分类目录：详细列出档案的分类体系、分类标准、分类结果等；

-档案分类操作规程：明确档案分类的具体操作步骤和方法；

-档案分类考核办法：明确档案分类工作的考核标准和考核方法。

通过建立健全档案分类管理的规章制度，企业可以确保档案分类工作的规范性和一致性，提高档案分类工作的质量和效率。

####3.技术保障

技术保障是档案分类工作顺利开展的重要手段。随着信息技术的不断发展，档案分类工作越来越多地依赖于先进的技术手段，如计算机技术、网络技术、数据库技术等。

企业应加大对档案分类技术的投入，引进先进的档案分类设备和软件，提高档案分类工作的自动化和智能化水平。例如，可以采用扫描仪、复印机、打印机等设备对档案进行数字化处理，采用数据库管理系统对档案进行存储和管理，采用搜索引擎技术对档案进行快速检索。

此外，企业还应加强档案分类技术的研发和创新，探索新的档案分类方法和技术，不断提升档案分类工作的质量和效率。

####4.人员保障

人员保障是档案分类工作顺利开展的关键。企业应加强对档案管理人员的培训，提高档案管理人员的业务素质和责任意识。档案管理人员应具备扎实的专业知识和管理技能，能够熟练掌握档案分类的方法和技巧，能够胜任档案分类工作的各项任务。

档案管理人员的培训内容主要包括：

-档案分类的基本理论和方法；

-档案分类的实践操作；

-档案管理的相关法律法规；

-档案管理的职业道德和规范。

通过加强对档案管理人员的培训，企业可以提升档案管理人员的业务能力和综合素质，为档案分类工作的顺利开展提供有力的人力支持。

###二、档案分类的持续改进

档案分类工作是一个持续改进的过程，需要不断根据实际情况进行调整和完善。企业应建立档案分类工作的持续改进机制，定期对档案分类工作进行评估和改进，不断提升档案分类工作的质量和效率。

####1.档案分类工作的评估

档案分类工作的评估是持续改进的基础。企业应建立档案分类工作的评估体系，定期对档案分类工作的质量、效率、效果等进行评估，发现问题并及时改进。

档案分类工作的评估指标主要包括：

-档案分类的完整性：确保所有应归档的档案都被分类；

-档案分类的准确性：确保档案被正确归入相应的类别；

-档案分类的一致性：确保同一类档案采用相同的分类标准和方法；

-档案分类的效率：确保档案分类工作的高效完成；

-档案分类的效果：确保档案分类工作满足企业的需求。

通过对档案分类工作的评估，企业可以了解档案分类工作的现状和问题，为持续改进提供依据。

####2.档案分类工作的改进

档案分类工作的改进是持续改进的关键。企业应根据评估结果，制定改进措施，对档案分类工作进行改进。

档案分类工作的改进措施主要包括：

-完善档案分类方案：根据实际情况，对档案分类方案进行完善，确保分类方案的合理性和可行性；

-优化分类方法：根据实际情况，优化分类方法，提高分类工作的效率和质量；

-加强培训：加强对档案管理人员的培训，提高档案管理人员的业务素质和责任意识；

-引进新技术：引进先进的档案分类技术和设备，提高档案分类工作的自动化和智能化水平；

-加强沟通协调：加强与各部门的沟通协调，确保档案分类工作的顺利进行。

通过对档案分类工作的改进，企业可以不断提升档案分类工作的质量和效率，满足企业不断发展的需求。

####3.档案分类工作的创新

档案分类工作的创新是持续改进的动力。企业应鼓励档案管理人员的创新，探索新的档案分类方法和技术，