企业合同管理制度与流程（标准版）

企业合同管理制度与流程（标准版）第1章总则1.1制度目的本制度旨在规范企业合同管理的全过程，确保合同在签订、履行、变更、解除等环节的合法性、合规性与有效性，防范合同风险，保障企业合法权益。依据《中华人民共和国合同法》及相关法律法规，结合企业实际运营需求，制定本制度，以实现合同管理的标准化、规范化和信息化。通过明确合同管理流程与责任分工，提升合同管理效率，降低法律风险，确保企业经营活动的合法性和可持续性。本制度适用于企业所有合同的签订、履行、变更、解除及归档等环节，涵盖采购、销售、工程、服务等各类合同类型。本制度的制定与执行需遵循“合法、合规、高效、风险可控”的原则，确保合同管理与企业战略目标相一致。1.2制度适用范围本制度适用于企业内部所有合同的签订、履行、变更、解除及归档等环节，包括但不限于采购合同、销售合同、服务合同、工程合同、租赁合同等。适用于企业所有部门及岗位，包括法务、财务、采购、销售、项目管理等涉及合同管理的人员。适用于企业与外部单位（如供应商、客户、第三方机构）之间的合同关系，涵盖合同签订、履行、变更、解除等全生命周期管理。适用于企业内部合同管理系统的使用与维护，确保合同信息的准确、完整与可追溯。本制度适用于企业所有合同的归档、查阅、销毁及审计等管理环节，确保合同资料的合规性与可查性。1.3适用主体本制度的适用主体为企业全体员工，包括但不限于法务部、采购部、销售部、财务部、项目管理部门及各业务部门。本制度适用于企业所有合同签订、履行、变更、解除及归档等环节，涵盖合同签署人、审核人、执行人及归档人等角色。适用主体包括企业法定代表人、授权代表、合同签署人、合同执行人、合同审核人及合同归档人。本制度适用于企业与外部单位之间的合同关系，包括供应商、客户、合作伙伴及第三方服务机构。本制度适用于企业合同管理的全过程，包括合同的拟定、签署、履行、变更、解除、归档及归档后的管理。1.4制度管理职责的具体内容法务部负责合同的合法性审查、风险评估及法律合规性确认，确保合同内容符合法律法规及企业内部制度。采购部负责合同的拟定、审核及执行，确保合同条款符合采购需求，并落实合同履行责任。财务部负责合同的财务条款审核及履行过程中的资金管理，确保合同履行与财务核算的一致性。项目管理部门负责合同的执行跟踪与进度管理，确保合同条款在项目实施过程中得到有效执行。合同归档部门负责合同的归档、分类、检索及销毁管理，确保合同资料的完整性和可追溯性。第2章合同签订流程2.1合同签订前的准备合同签订前需完成合同要素的全面审核，包括合同主体、标的、价款、履行期限、违约责任等关键条款，确保内容合法合规，符合企业内部管理制度及法律法规要求。根据《合同法》及相关司法解释，合同签订前应进行风险评估，识别潜在法律风险及商业风险，制定相应的风险应对措施，降低合同履行过程中可能产生的纠纷。企业应建立合同起草、审查、批准三级审批机制，确保合同内容符合企业战略目标，同时满足合同双方的履约能力与诚信原则。合同文本应遵循标准化格式，采用企业统一的合同模板，确保条款表述清晰、逻辑严密，减少歧义，便于后续履行与争议解决。合同签订前需进行法律合规性审查，由法务部门或法律顾问对合同条款进行法律审核，确保其符合现行法律法规及行业规范，避免法律风险。2.2合同签订的程序合同签订应遵循“先审后签”的原则，由合同起草部门根据审批结果起草合同文本，并准备相关附件及补充协议。合同签订需由合同双方代表在合同上签字，并加盖企业公章或合同专用章，确保合同的法律效力。合同签订后，应由合同管理部门进行归档管理，确保合同资料完整、可追溯，便于后续查阅与审计。合同签订过程中，应严格履行合同签署流程，包括签署时间、签署地点、签署人身份验证等，确保签署行为的合法性和真实性。合同签订后，应由合同管理部门进行合同状态更新，记录合同签署情况，作为后续履行及纠纷处理的依据。2.3合同签订的审批流程合同签订需按照企业内部审批权限进行分级审批，一般分为初审、复审、终审三个阶段，确保合同内容符合企业制度与管理要求。初审由合同起草部门负责人进行初步审核，确认合同条款是否符合企业战略目标及业务需求；复审由部门主管或法务部门进行法律合规性审查；终审由企业高层领导或法务总监进行最终审批。审批过程中应留存审批记录，确保审批流程可追溯，避免因审批不严导致合同无效或纠纷。审批完成后，合同应由合同管理部门进行存档管理，确保合同资料的完整性和可查性。审批流程应结合企业实际业务情况，合理设置审批节点，避免因审批流程过长影响合同签订效率。2.4合同签订的签署与备案的具体内容合同签署时，应确保合同双方签字人身份真实、授权有效，签署过程符合企业内部签章管理规定，防止伪造或冒签行为。合同签署后，应按照企业合同管理要求，将合同文本、签署文件、附件、补充协议等资料进行归档，确保合同资料的完整性与可追溯性。合同备案应包括合同编号、签订日期、签署双方信息、合同内容摘要、签署文件、附件清单等关键信息，便于后续履行与争议处理。合同备案应按照企业合同管理系统的规范要求，确保合同信息准确无误，避免因信息不全导致合同履行困难。合同备案完成后，应由合同管理部门进行合同状态更新，记录合同签署及备案情况，作为企业合同管理的重要依据。第3章合同履行管理3.1合同履行的职责分工合同履行的职责分工应明确各相关部门及人员的职责边界，确保合同执行过程中的责任清晰、权责分明。根据《合同法》及相关法律法规，合同履行应由合同签订方、执行方、监督方及法律顾问共同参与，形成“签订—执行—监督—争议解决”的闭环管理机制。企业应建立合同履行岗位责任制，明确合同管理员、执行人、审核人、监督人等角色的职责，确保合同履行过程中各环节有人负责、有人监督。根据《企业合同管理规范》（GB/T36833-2018），合同履行职责应涵盖合同内容的确认、执行、变更、终止等全流程。合同履行过程中，应建立分工协作机制，如采购部门负责合同签订与执行，财务部门负责资金支付与结算，法务部门负责合同合规性审查，项目管理部门负责执行过程中的进度与质量监控。企业应根据合同类型和内容，制定相应的职责分工细则，例如采购合同由采购部门主导执行，技术服务合同由技术部门负责执行，销售合同由销售部门负责执行。合同履行的职责分工应定期进行评估与优化，确保职责划分与企业实际运营情况相匹配，避免职责重叠或遗漏。3.2合同履行的监督与检查合同履行的监督与检查应贯穿合同全过程，包括合同签订后的执行、履约过程中的进度跟踪、质量控制及风险预警。根据《合同法》第77条，合同履行应接受第三方监督，确保合同内容的执行符合约定。企业应建立合同履行的定期检查机制，如季度或月度检查，通过合同台账、执行记录、履约报告等资料进行核查。根据《企业合同管理规范》（GB/T36833-2018），合同履行检查应覆盖合同履行的完整性、合规性、及时性等方面。监督检查应由专人负责，如合同管理员、法务人员或项目负责人，定期对合同执行情况进行评估，发现问题及时反馈并处理。企业应建立合同履行的预警机制，如对合同履行进度滞后、履约质量不达标等情况进行预警，及时采取措施，防止合同违约或损失扩大。监督检查结果应形成书面报告，作为合同履行评价的重要依据，为后续合同管理提供参考，同时作为考核绩效的重要指标之一。3.3合同履行的变更与解除合同履行过程中，如遇特殊情况需变更或解除合同，应遵循法定程序，确保变更或解除的合法性和有效性。根据《合同法》第74条，合同变更或解除应经双方协商一致，并依法进行书面确认。合同变更或解除前，应进行充分的评估和论证，包括变更的必要性、可行性、对双方利益的影响等，确保变更或解除不会造成重大损失。根据《合同法》第93条，合同变更应以书面形式进行，不得擅自变更合同内容。合同解除应遵循法定条件，如一方严重违约、不可抗力事件发生、合同目的无法实现等，解除合同后应依法进行结算，确保双方权益。根据《合同法》第96条，合同解除后，尚未履行的合同义务应终止，已履行的合同义务应完成。合同履行的变更或解除应记录在案，包括变更或解除的依据、双方协商内容、签署时间及签署人等，作为合同管理的重要档案资料。企业应建立合同变更与解除的审批流程，确保变更或解除的程序合法、有效，避免因程序瑕疵导致合同无效或责任不清。3.4合同履行的违约处理的具体内容合同履行过程中，若一方违约，另一方应依据合同约定或法律规定采取相应措施，如要求违约方承担违约金、赔偿损失、继续履行合同等。根据《民法典》第577条，违约方应承担违约责任，包括继续履行、采取补救措施、赔偿损失等。违约处理应根据合同约定的具体条款进行，若合同中未明确约定，应依据《民法典》第584条，违约方应赔偿守约方因此遭受的损失，包括直接损失和间接损失。违约处理应遵循公平原则，确保违约方承担的责任与违约行为的严重程度相匹配，避免责任过轻或过重。根据《民法典》第585条，违约方应赔偿守约方因违约造成的实际损失。违约处理可采取多种方式，如协商解决、调解、仲裁或诉讼等，企业应根据合同约定或法律规定选择合适的处理方式。根据《民法典》第588条，违约方应积极履行义务，协商不成的可向仲裁机构申请仲裁或向人民法院提起诉讼。企业应建立违约处理的流程和机制，包括违约通知、协商、处理、执行等环节，确保违约处理的程序合法、有效，避免因处理不当导致合同纠纷扩大。第4章合同归档与管理4.1合同归档的条件与要求合同归档需在签订后一定期限内完成，通常为合同签订后15个工作日内，以确保合同资料的及时性与完整性。根据《中华人民共和国合同法》及相关法律法规，合同应自签订之日起30日内完成归档。合同归档需符合企业内部档案管理规范，确保合同内容完整、准确，包括合同编号、签订双方信息、合同条款、签署日期、履行情况等关键信息。合同归档应遵循“谁签订、谁归档”原则，由签订部门或人员负责合同的整理、分类与归档工作，确保档案管理的责任到人。合同归档需使用统一的档案格式和编号系统，确保档案的可追溯性与可查性，便于后续查阅与审计。合同归档应定期进行检查与更新，确保档案内容与实际合同情况一致，避免因档案滞后或错误影响企业决策与法律合规。4.2合同档案的管理与保存合同档案应按照合同类型、签订部门、时间顺序等进行分类，采用电子与纸质并存的管理模式，确保档案的多样性与可访问性。合同档案应存储于专用档案柜或电子档案管理系统中，确保档案的安全性与保密性，防止信息泄露或损毁。合同档案应定期进行备份与归档，建议每季度进行一次数据备份，确保在系统故障或数据丢失时能够恢复。合同档案的保存期限应根据合同性质和法律要求确定，一般为合同履行完毕后5年，特殊合同可能需更长。合同档案应由专人负责管理，定期进行归档检查，确保档案的完整性和有效性，避免因管理疏漏导致档案遗失或损坏。4.3合同档案的调阅与借阅合同档案的调阅需遵循“先审批、后调阅”原则，调阅人需填写调阅申请表，并经部门负责人批准后方可进行。合同档案的调阅应严格限定在合同履行、审计、法律审查等必要范围内，避免随意调阅导致信息泄露。借阅合同档案需签订借阅协议，明确借阅期限、归还时间、使用范围及归还责任，确保档案使用过程中的安全与合规。借阅合同档案时，应确保档案处于完好状态，借阅人不得擅自修改或销毁档案内容。合同档案的调阅与借阅应记录在案，作为档案管理的依据，便于后续追溯与审计。4.4合同档案的销毁与归档的具体内容合同档案的销毁需遵循“分类管理、分级销毁”原则，根据合同的履行情况、法律效力及保存期限确定销毁方式。合同档案的销毁应由档案管理部门统一组织，销毁前需进行鉴定和审批，确保销毁的合法性和可追溯性。合同档案的销毁方式包括物理销毁（如粉碎、焚烧）和电子销毁（如数据清除），具体方式应根据档案类型和存储介质确定。合同档案的销毁应记录在档案销毁登记表中，确保销毁过程可追溯，避免因档案销毁不当引发法律风险。合同档案的销毁后，应进行归档管理，确保销毁后的档案信息在法律上仍具有可查性，必要时可进行二次归档或调阅。第5章合同风险防控5.1合同风险识别与评估合同风险识别应基于合同生命周期进行，涵盖签订、履行、变更、终止等阶段，采用系统化的方法如合同分析法、风险矩阵法等，以识别潜在的法律、财务、操作等风险。风险评估需结合企业实际业务情况，运用定量分析（如风险敞口计算）与定性分析（如风险等级划分）相结合，确定风险发生的可能性与影响程度。根据《企业内部控制基本规范》要求，合同风险评估应纳入企业风险管理框架，形成风险清单并定期更新，确保风险识别与评估的动态性。常见合同风险包括履约风险、法律风险、财务风险及合规风险，如某企业因合同条款不明确导致的违约赔偿纠纷，年均发生率约12%。企业应建立合同风险预警机制，通过合同审查、履约跟踪、第三方评估等手段，及时发现并控制风险。5.2合同风险防控措施合同签订前应进行法律审查，确保条款合法合规，引用《民法典》第500条关于合同有效性的规定，避免无效合同风险。建立合同分级管理制度，对重大合同进行专项审查，采用“三审制”（起草、审核、复审）确保内容严谨。引入合同管理系统，实现合同信息数字化管理，提升合同执行效率与风险控制能力，如某企业使用合同管理系统后，合同纠纷率下降30%。对合同履行过程进行动态监控，采用履约跟踪机制，确保合同条款落实，防止履约风险。建立合同履约评估机制，定期对合同执行情况进行分析，及时发现并纠正问题。5.3合同风险的预警与应对风险预警应结合合同履约数据、历史纠纷记录及外部环境变化，采用预警模型（如风险评分模型）进行预测。对高风险合同应制定专项应对预案，包括履约保障措施、争议解决机制及应急资金准备。遇到合同纠纷时，应第一时间启动争议解决程序，如协商、调解、仲裁或诉讼，依据《民事诉讼法》相关规定处理。对于重大合同风险，应由法务、财务、业务等多部门协同应对，形成跨部门联动机制。建立合同风险应对档案，记录风险发生、应对措施及结果，作为后续风险防控的参考依据。5.4合同风险的报告与处理的具体内容合同风险报告应包含风险识别、评估、应对措施及处理结果，遵循企业内部报告制度，确保信息透明。风险报告需由法务、财务、业务等相关部门共同参与，形成多维度的分析报告，确保报告的客观性和权威性。风险处理应明确责任部门与责任人，落实整改措施，并定期进行效果评估，确保风险得到有效控制。对于重大合同风险，应启动专项处理流程，包括风险评估、预案制定、执行监督及后续复盘。风险处理结果应纳入企业风险管控体系，作为后续合同管理的改进依据，形成闭环管理机制。第6章合同法律效力与合规性6.1合同法律效力的确认合同法律效力的确认是合同管理的基础，依据《中华人民共和国民法典》规定，合同自成立时生效，双方当事人应具备相应的民事行为能力，且意思表示真实。根据《合同法》第14条，合同生效需具备要约、承诺、主体合格、内容合法等要素，若存在重大误解或欺诈、胁迫等情形，合同可能被认定为无效或可撤销。合同法律效力的确认还涉及合同形式的合法性，如电子合同需符合《电子签名法》规定，确保数据电文的可靠性和可追溯性。企业应建立合同生效的书面确认机制，如签署、盖章、审批流程，确保合同签署过程符合公司内部合规要求。合同法律效力的确认需结合企业实际业务场景，如服务合同、采购合同等，需根据行业特点和法律法规进行具体分析。6.2合同合规性审查合同合规性审查是确保合同内容符合国家法律法规、行业规范及企业内部制度的重要环节，是合同管理的第一道防线。根据《企业内部控制应用指引》第12号，合同合规性审查应包括法律条款、主体资格、履约能力、风险条款等内容，确保合同内容合法、合规。合同合规性审查需由法务部门、财务部门及业务部门协同完成，形成多部门联合审核机制，降低合同风险。合同合规性审查应重点关注合同中的争议解决条款，如仲裁条款、诉讼管辖等，确保符合《仲裁法》及《民事诉讼法》规定。合同合规性审查需结合企业实际业务，如涉及跨境合同，需参考《联合国国际货物销售合同公约》（CISG）的相关条款。6.3合同法律适用与争议解决合同法律适用涉及合同签订地、合同主体所在地、合同内容等要素，需依据《民法典》第511条及《涉外民事关系法律适用法》进行确定。在合同争议解决方面，《民法典》第588条明确规定，争议应优先通过协商、调解、仲裁等方式解决，若无法达成一致，可诉诸法院或仲裁机构。企业应建立争议解决机制，如设立合同纠纷调解委员会，或与第三方仲裁机构合作，确保争议解决程序合法、高效。合同法律适用与争议解决需结合企业实际情况，如涉及知识产权、数据安全等特殊领域，需参考相关行业规范及司法解释。合同法律适用与争议解决应纳入企业合同管理流程，确保合同履行过程中的法律风险可控。6.4合同法律效力的监督与检查的具体内容合同法律效力的监督与检查应涵盖合同签署后的履行情况、履约进度、变更记录及终止情况，确保合同条款得到有效执行。根据《企业合同管理规范》（GB/T36832-2018），合同履行情况需定期进行评估，包括合同执行率、履约率、违约率等关键指标。合同法律效力的监督与检查应结合合同管理信息系统，实现合同信息的动态跟踪与预警，及时发现潜在风险。企业应建立合同履约评估机制，对合同履行情况进行分析，提出改进建议，提升合同管理效率与合规水平。合同法律效力的监督与检查需纳入企业年度合规审计范围，确保合同管理流程的持续优化与合规性。第7章附则1.1本制度的解释权本制度的解释权归公司法律事务部所有，任何与制度内容相关的疑问或争议均应以该部门为最终解释主体。根据《企业内部控制基本规范》（财会〔2012〕15号）相关规定，制度的解释权应由制定单位明确并书面通知相关执行部门。本制度的解释权在执行过程中如有变更，应通过正式文件发布，并同步更新相关流程文件。为确保制度执行的统一性，法律事务部应定期对制度进行复审，确保其与最新法律法规及公司实际情况保持一致。本制度的解释权在公司内部具有溯及力，即自制度发布之日起生效，适用于所有相关业务环节。1.2本制度的实施日期本制度自2025年1月1日起正式实施，适用于公司所有合同签订、履行及管理相关流程。根据《合同法》（2020年修正版）及相关司法解释，合同管理制度的实施需符合法律要求，确保合同效力与合规性。为确保制度顺利落地，公司将在实施前组织全员培训，并建立制度执行台账，记录制度执行情况。本制度实施后，各部门需在30个工作日内完成制度培训及流程梳理，确保执行无死角。本制度的实施日期与公司年度财务预算编制同步，确保制度执行与公司战略目标一致。1.3本制度的修订与废止的具体内容本制度的修订应遵循“程序合法、内容严谨、执行有效”的原则，修订内容需经法律事务部审核并报公司管理层批准。根据《企业管理制度建设指南》（国办发〔2018〕37号），制度修订应结合企业实际运行情况，确保制度的实用性与可操作性。本制度的废止需由法律事务部提出书面建议，经公司管理层审议通过后方可执行，废止内容应明确废止原因及生效时间。为保障制度的持续有效性，公司应建立制度修订机制，每两年对制度进行一次全面评估与更新。本制度的废止内容需在公司内部公告，并同步更新相关流程文件，确保制度执行的连贯性与一致性。第8章附件8.1合同模板合同模板是企业标准化合同管理的基础，应依据《合同法》及相关法律法规制定，确保条款全面、合法、可操作。模板应包含合同主体信息、合同标的、价款与支付方式、履行期限、违约责任等核心内容，符合《企业合同管理办法》中关于合同要素的要求。为提高合同执行效率，合同模板应采用标准化格式，避免因条款模糊导致的争议。根据《企业合同管理实务指南》，合同模板需具备可复制性，便于内部审核与签署。合同模板应结合企业实际业务类型，如采购、销售、服务等，设置相应的合同类型，确保合同内容与业务需求匹配。参考《企业合同管理体系建设》中的建议，合同模板应定期更新，适应企业经营变化。合同模板应包含电子版与纸质版两种形式，电子版需符合《电子签名法》要求，确保合同签署的合法性和可追溯性。合同模板应由法务部门审核，确保内容符合法律规范，避免因条款不明确引发纠纷。根据《企业合同风险防控指南》，模板审核应涵盖法律合规性、风险提示及责任划分等方面。8.2合同履行记录表合同履行记录表用于记录合同签订、履行、变更、终止等全过程，是合同管理的重要依据。根据《合同管理信息系统建设规范》，应建立标准化的记录模板，确保信息完整、准确。记录表应包括合同编号、签订日期、履行状态、付款情况、履约方信息、问题反馈等字段，便于后续查询与追溯。参考《企业合同管理流程优化研究》，记录表