企业对外合同审批与执行记录表

适用场景与核心价值本工具适用于企业对外签订各类经济合同时的内部审批流程管理及执行过程跟踪，涵盖采购合同、服务协议、销售订单、合作框架协议等对外经济往来场景。通过标准化记录合同从起草到履行的全生命周期信息，可实现审批流程规范化、执行进度透明化、责任追溯清晰化，有效降低合同风险，保障企业合法权益，同时为后续合同管理、财务审计及业务复盘提供数据支撑。全流程操作指引一、合同起草与信息录入由业务部门根据合作需求，明确合同核心要素（合同主体、标的物/服务内容、金额、履行期限、权利义务、违约责任等），填写《企业对外合同审批与执行记录表》中“合同基本信息”部分，同时附上合作方资质文件、需求说明等附件。保证信息真实、完整，关键条款（如付款方式、争议解决方式）需符合公司内部制度及法律法规要求。二、多级审批流程部门初审：业务部门负责人对合同的业务必要性、条款合理性进行审核，重点核对合作方信息、需求匹配度及成本预算，签署审核意见并提交至下一环节。法务审核：法务部门重点审查合同合法性、合规性，包括条款是否存在法律风险、违约责任是否明确、争议解决方式是否约定清晰等，对修改条款标注具体意见并反馈至业务部门。财务审核：财务部门审核合同涉及的金额准确性、付款条件与预算匹配度、税费承担方式及资金安排合理性，保证符合公司财务制度。管理层审批：根据合同金额及重要性，由分管副总/总经理/董事会进行最终审批（例如：金额低于10万元由分管副总审批，10万-50万元由总经理审批，50万元以上需董事会审议）。审批人需对合同整体风险进行把控，签署“同意”“修改后同意”或“不同意”的明确意见。三、合同签订与备案审批通过后，由授权签约人（如法定代表人或其委托人）与合作方正式签订合同，并在“合同签订信息”栏填写签订日期、签订地点、合同份数及存放部门（如原件由档案室统一保管，业务部门留存复印件）。签订后1个工作日内，将审批完成的记录表及合同复印件提交至行政部/档案室备案。四、执行跟踪与进度更新合同履行过程中，由业务部门指定专人作为执行负责人，定期跟踪履约进度（如按周/月），在“执行记录”栏详细记录各阶段进展：阶段划分：按合同约定节点（如供货阶段、验收阶段、付款阶段）划分；关键信息：各阶段起止时间、负责人、实际完成情况（如“第一批次货物于X月X日送达，验收合格”）、存在问题（如“因对方原因，第二阶段延迟3天”）及解决措施；交付物记录：附上阶段性成果证明（如验收单、验收报告、服务确认函等），保证执行过程可追溯。五、变更与补充管理若合同履行过程中需变更条款（如金额调整、履行期限延长、服务范围增减），需由业务部门提交《合同变更申请》，参照原审批流程完成变更审批，并在“变更记录”栏填写变更内容、双方确认方式（如签订补充协议）、变更生效日期及审批结果。变更后的合同文本需重新备案。六、完成归档与总结合同履行完毕或终止后，业务部门需在10个工作日内完成执行总结，填写“合同履行结果”（如“全部履行完毕”“部分履行并解除”“未履行及原因”），并附上最终交付物、结算凭证、终止协议等材料，连同审批及执行记录表一并移交档案室，形成完整合同档案。标准化记录模板企业对外合同审批与执行记录表合同基本信息合同编号（按公司编号规则填写，如“HT-2024-XXX”）合同名称（例如：“XX办公设备采购合同”“XX项目技术服务协议”）对方单位全称对方统一社会信用代码签订日期年月日合同类型□采购□销售□服务□合作□其他______合同金额（大写）合同金额（小写）元履行期限自年月日至年月日主要条款摘要（简要列明核心内容：如标的物名称/服务内容、付款方式、交付/验收标准等）合同附件清单（例如：对方资质文件、技术参数表、验收标准等，注明份数）审批流程记录环节审批人/部门合同起草业务部：_________部门初审业务负责人：______法务审核法务部：_________财务审核财务部：_________管理层审批分管副总/总经理：__合同签订授权签约人：______备案确认行政/档案部：_____执行过程记录阶段负责人（例如：合同准备阶段）业务部：_________（例如：首批供货阶段）采购部：_________（例如：服务实施阶段）技术部：_________（例如：最终验收阶段）质量部：_________变更记录变更日期年月日变更原因（例如：需求调整、政策变化、对方违约等）变更内容（详细列明修改条款，如“履行期限延长至X月X日”“合同金额调整为XX元”）双方确认方式□签订补充协议□对方书面确认函□邮件往来记录（编号：______）审批结果（参照原审批流程填写审批人及意见）合同履行结果履行状态□全部履行完毕□部分履行并解除□未履行（原因：______）最终结算金额元归档材料清单（例如：合同原件、最终验收报告、付款凭证、终止协议等）归档日期年月日归档人关键注意事项与风险提示审批权限不可逾越：严禁跳过审批环节或简化审批流程，金额较大或重要合同需严格按照分级审批标准执行，保证各环节责任到人。条款严谨性审查：法务审核需重点关注合同主体资格（如对方是否具备履约资质）、违约责任是否对等、争议解决方式是否明确（如约定管辖法院），避免“霸王条款”或模糊表述。执行进度动态跟踪：执行负责人需定期更新进度，对延迟、异常情况及时上报，并采取补救措施，防止因执行脱节导致合同纠纷。资料归档完整性：合同履行过程中产生的所有书面材料（如验收单、沟通函、变更协议）需与审批记录表一并归档，保证档案资料齐全、可追溯，保存期限符合公司档案管理规定。保密与信息管理：涉