销售合同管理与签约流程模板

销售合同管理与签约流程模板一、适用范围与典型应用场景标准产品销售：如工业设备、快消品等有明确规格和定价的产品的销售合同管理；定制化服务销售：如软件开发、工程服务等需根据客户需求定制方案的销售合同管理；长期合作协议：如年度供货框架协议、战略合作协议等持续性业务的合同管理。涉及角色包括销售代表、销售经理、法务专员、财务专员、部门负责人及客户方对接人。二、全流程操作步骤详解1.需求确认与合同立项操作内容：销售代表与客户对接，明确采购需求（产品/服务规格、数量、交付时间、质量标准、预算等），形成《客户需求确认函》（双方签字盖章）；销售代表根据需求填写《合同立项申请表》，附客户基本信息（名称、统一社会信用代码、联系方式等）、需求明细、预计合同金额、项目背景等，提交销售经理审核。责任方：销售代表（主导）、销售经理（审核）输出成果：《客户需求确认函》《合同立项申请表》（审批通过）2.合同起草与内部审核操作内容：销售代表根据立项通过的需求，使用公司标准合同模板起草合同，核心条款需包括：双方主体信息（名称、地址、法定代表人等）；标的物详情（名称、型号、规格、数量、单价、总价）；交付与验收（时间、地点、方式、标准、流程）；付款方式（预付款、进度款、尾款比例及支付节点）；违约责任（违约情形、赔偿计算方式、争议解决方式）；保密条款、知识产权、不可抗力等通用条款。销售经理审核合同商务条款（金额、交付周期、付款方式等），保证与客户需求一致；法务专员审核合同法律条款（主体资格、违约责任、争议解决等），规避法律风险；财务专员审核合同财务条款（付款节点、税务处理、发票类型等），保证符合财务制度。责任方：销售代表（起草）、销售经理（商务审核）、法务专员（法律审核）、财务专员（财务审核）输出成果：合同定稿（经销售、法务、财务审核通过）3.合同谈判与修订操作内容：销售代表与客户就合同条款进行谈判，重点沟通价格、交付时间、付款方式等分歧点；谈判达成一致后，销售代表根据谈判结果修订合同，形成《合同修订记录》（注明修订内容及双方确认方式），由客户方对接人签字确认（可通过邮件、扫描件等书面形式）。责任方：销售代表（主导谈判）、客户方对接人（确认）输出成果：谈判后合同修订版、《合同修订记录》4.合同审批与签署操作内容：销售代表将最终版合同、审批流程表（含销售经理、法务、财务、部门负责人审批意见）提交至上级负责人审批；审批通过后，由法务专员或授权销售代表安排签署：线下签署：双方法定代表人或授权代表签字并加盖公章/合同章，签署一式三份（客户方、公司方、财务归档各一份）；线上签署：通过合法电子签约平台（如e签宝、法大大等）完成签署，保证电子签名与实体公章具有同等法律效力。签署完成后，销售代表将合同原件扫描存档，并同步更新《合同台账》。责任方：销售代表（提交审批）、法务专员/授权代表（组织签署）、部门负责人（最终审批）输出成果：签署完成合同原件、《合同台账》更新5.合同履行与跟踪操作内容：销售代表根据合同约定，协调生产/服务部门履行交付义务，同步向客户发送《发货通知》或《服务启动通知》；客户验收后，销售代表收集《验收合格证明》，并提交财务专员申请开具发票；财务专员根据合同约定节点催收款项，销售代表配合客户完成付款流程；履行过程中若出现变更（如交付延迟、需求调整），需签订《补充合同》或《变更协议》，履行原审批流程。责任方：销售代表（协调履约）、生产/服务部门（执行交付）、财务专员（收款与开票）输出成果：《发货通知》《验收合格证明》《补充合同》（如有）6.合同归档与复盘操作内容：合同履行完毕或终止后，销售代表将合同原件、审批文件、签署记录、履约凭证（验收单、付款凭证等）整理成册，提交至档案管理部门归档；每季度/年度，销售部门组织合同复盘会，分析履约中的问题（如逾期交付、客户投诉等），总结经验并优化合同模板及流程。责任方：销售代表（资料整理）、档案管理部门（归档）、销售部门（复盘）输出成果：合同档案（完整资料归档）、《合同复盘报告》三、关键环节配套表格模板1.合同立项申请表项目名称客户名称销售负责人预计合同金额（元）需求明细（可附页说明产品/服务规格、数量、交付时间等）立项理由□新客户开发□老客户增购□定制化项目□其他：________销售经理意见签字：________日期：______部门负责人意见签字：________日期：______2.合同评审表合同编号标的物名称客户名称评审日期评审维度评审意见评审人日期商务条款（销售）□通过□不通过（需说明：________）*XX202X-XX-XX法律条款（法务）□通过□不通过（需说明：________）*YY202X-XX-XX财务条款（财务）□通过□不通过（需说明：________）*ZZ202X-XX-XX综合结论□同意签署□修订后重审□拒绝签署3.合同签署审批单合同编号签署方签署方式预计签署日期□线下签署□线上签署合同摘要（核心条款：金额、交付时间、付款方式等）销售部门意见签字：________日期：______法务部门意见签字：________日期：______总经理意见签字：________日期：______4.合同履行跟踪表合同编号履行阶段计划时间实际时间责任人完成情况□交付准备□生产/服务执行□验收□付款□正常□延期问题描述（如延期，说明原因及解决方案）客户反馈（附客户沟通记录或验收意见）5.合同归档登记表合同编号归档日期档案编号保管期限资料清单□3年□5年□长期（合同原件、审批文件、履约凭证等）归档人审核人四、操作规范与风险提示1.条款严谨性合同中“标的物名称、规格、数量”等核心信息需与《客户需求确认函》完全一致，避免模糊表述（如“一批”“大概”）；付款节点、违约责任、争议解决方式等条款需明确具体（如“尾款于验收合格后30日内支付”“逾期付款按日万分之五支付违约金”）。2.审批完整性合同必须经过销售、法务、财务及部门负责人逐级审批，严禁“先签署后审批”或简化审批流程；涉及金额较大（如超过公司权限标准）或特殊业务（如跨境销售），需提交至总经理或董事会审批。3.履约过程管控销售代表需定期跟踪合同履行进度，提前3-5天向客户发送交付提醒，保证按期履约；如遇不可抗力（如自然灾害、政策变化）导致无法履约，需在事件发生后24小时内通知客户，并提供相关证明材料，协商变更或解除合同。4.档案管理规范合同档案需统一存放于公司档案室，电子档案备份至服务器，保证防火、防潮、防丢失；档案查阅