项目招投标流程手册

项目招投标流程手册第一章引言招投标作为项目采购的核心环节，是实现资源优化配置、保障交易公平透明、控制项目风险的重要机制。本手册旨在规范企业内部招投标全流程操作，明确各阶段职责分工与操作要求，保证项目从需求梳理到履约管理的合规性、高效性与可控性。手册适用于各类工程、货物及服务采购项目，涵盖招投标前期准备、文件编制、组织实施、结果应用等全生命周期管理内容，参与各方需严格遵循本流程规范，共同维护招投标活动的严肃性与公信力。第二章项目需求梳理与立项准备2.1项目需求界定招投标活动的前提是清晰、可量化的项目需求。项目需求需由需求部门牵头，联合技术、财务、采购等部门共同梳理，明确项目目标（如功能实现、质量标准、交付周期）、技术参数（如规格型号、功能指标、兼容性要求）、预算范围（含最高限价及明细构成）及边界条件（如实施场地、接口规范、验收标准）。需求界定需避免模糊表述，例如“高功能服务器”应明确具体配置（CPU型号、内存容量、存储类型等）、使用场景（如并发用户数、数据处理量）及验收测试方法。2.2立项申报与审批需求明确后，由需求部门编制《项目立项申请表》，附可行性研究报告（含市场需求分析、技术可行性、经济效益测算、风险评估等内容），提交至企业决策机构（如项目评审委员会）审批。审批重点核查项目必要性、预算合理性、资源匹配度及与企业战略的一致性。审批通过后，项目进入招投标准备阶段；若未通过，需根据反馈意见调整需求后重新申报。2.3招标方式确定根据项目金额、敏感程度及市场情况，确定招标方式：公开招标：适用于金额较大、通用性较强的项目，需通过指定媒体发布招标公告，邀请不特定的潜在投标人参与；邀请招标：适用于技术复杂、有特定资质要求或涉及商业秘密的项目，需向3家及以上具备相应资质、业绩良好的单位发出投标邀请；竞争性谈判/询价：适用于紧急采购、金额较小或规格标准统一的项目，通过多轮谈判或比价确定成交方。2.4模板工具：《项目立项审批表》序号核心要素填写说明1项目名称与需求文档一致，体现项目核心内容（如“XX办公楼智能化系统采购项目”）2项目类型工程类/货物类/服务类3需求部门提出项目需求的部门4项目预算含最高限价及明细（如设备费、安装费、运维费等），需财务部门审核确认5项目周期需求提出至最终交付的整体时间，明确关键节点（如招标完成、开工、验收）6可行性分析摘要简述市场需求、技术方案、经济效益、风险评估（300字以内）7附件清单可行性研究报告、技术规格书、需求部门负责人签字确认的需求文档等8审批意见按流程由需求部门负责人、采购部门、财务部门、分管领导、决策机构逐级签字第三章招标文件编制与审核3.1招标文件核心构成招标文件是招投标活动的“纲领性文件”，需具备完整性、规范性与无歧义性，主要包括以下模块：投标人须知：招标流程、投标文件组成、密封要求、投标截止时间、开标地点、无效投标情形等；项目概况与技术要求：项目背景、目标、详细技术参数（需量化，避免“优质”“先进”等主观表述）、交付标准、验收方法；投标人资格条件：营业执照、资质证书（如ISO体系认证、专项资质）、类似项目业绩（近3年不少于X个同类项目）、财务状况（资产负债率≤X%）、团队配置（项目经理需具备X年以上经验）等；评标办法：明确评标因素（如技术方案、商务报价、企业实力、服务承诺）及权重（如技术占40%、报价占50%、服务占10%），综合评分法需列出详细打分规则；合同主要条款：付款方式（如预付款30%、到货验收支付60%、质保金10%）、违约责任（如逾期交货每日按合同额0.5%支付违约金）、知识产权约定、争议解决方式等。3.2文件编制与内部审核招标文件由采购部门牵头，联合技术、法务、财务部门共同编制。编制完成后需履行三级审核：技术审核：核查技术参数的准确性、合理性，避免设置排他性或倾向性条款（如“仅限XX品牌”），需确认参数与项目需求完全匹配；商务审核：审核预算与报价要求的一致性，付款方式、违约责任等条款是否符合企业财务制度与法律法规；法务审核：检查合同条款的合法性，保证无违反《招标投标法》《采购法》等法律法规的内容，明确双方权利义务。审核通过后，由采购部门负责人签字确认，形成最终版招标文件。3.3模板工具：《招标文件会签审批表》审核环节审核部门审核重点审核意见（签字/日期）一审技术部门技术参数合理性、可实现性，无倾向性条款二审财务部门预算合规性，报价要求、付款方式与企业制度一致三审法务部门合法性审查，条款无歧义，符合法律法规最终审批采购部门负责人整体流程合规性，文件完整性，审核意见闭环第四章招标公告发布与潜在投标人邀请4.1公告发布（公开招标适用）公开招标需通过企业指定的官方平台（如内部采购网、省级以上发改委备案媒介）发布招标公告，公告内容需包含：项目名称、编号、预算、资格条件、获取招标文件的时间与地点、投标截止时间、联系方式等。公告发布时间不得少于5个工作日，保证潜在投标人充分获取信息。4.2投标邀请（邀请招标适用）邀请招标由采购部门根据企业合格供应商库或市场调研结果，筛选3家及以上符合资格条件的潜在投标人，编制《投标邀请函》，内容包括：项目概况、招标文件获取方式、投标截止时间、邀请方联系方式等。邀请函需加盖企业公章，可通过邮件、快递或专人送达，并保留送达凭证。4.3招标文件获取潜在投标人需在规定时间内缴纳文件费（如适用，金额需合理，不得以营利为目的），凭法定代表人证件号码明、授权委托书（如委托他人办理）及营业执照复印件获取招标文件。采购部门需登记投标人信息，记录获取时间、文件编号、联系人等信息，保证可追溯。4.4模板工具：《潜在投标人信息登记表》序号投标人名称统一社会信用代码获取文件时间文件编号联系人联系方式授权委托书编号缴费金额（元）1XX公司XXXXXXXXXXXXXXXX202X-XX-XXZB-202X-001张三XXXXQTZL-202X-0015002XX公司XXXXXXXXXXXXXXXX202X-XX-XXZB-202X-002李四139XXXX5678QTZL-202X-002500第五章投标文件编制与递交5.1投标文件准备投标人应严格按照招标文件要求编制投标文件，通常分为技术标、商务标两部分：技术标：需响应所有技术参数，提供详细的技术方案（如设计图纸、实施流程、技术保障措施）、项目团队配置（附人员资质证书复印件）、设备选型说明（附设备参数检测报告）、服务承诺（如质保期2年、7×24小时响应）等；商务标：包括投标报价明细（需分项报价，如设备费、安装费、运输费，总价不得高于预算最高限价）、资格证明文件（营业执照、资质证书、业绩合同复印件）、财务报表（近1年资产负债表、利润表）、法定代表人证件号码明及授权委托书（如需）。投标文件需逐页加盖投标人公章，由法定代表人或其授权代理人签字，并按要求密封（外层封套注明“项目名称、编号、’投标文件’字样，不得开启的标记”，内层按技术标、商务标分别密封）。5.2投标文件递交与签收投标人需在投标截止时间前将密封的投标文件递交至指定地点（如采购部门办公室或开标现场），逾期送达的将被拒收。采购部门安排专人接收投标文件，检查密封情况（如封套破损、未按要求标记，当场说明并记录），核对投标人信息后，出具《投标文件签收凭证》（注明项目名称、编号、递交时间、文件密封情况、签收人、投标人代表签字），双方各执一份。5.3模板工具：《投标文件签收记录表》序号投标人名称文件密封情况（完好/破损）递交时间封套标记是否规范签收人投标人代表签字备注1XX公司完好202X-XX-XX09:00规范王五张三无2XX公司完好202X-XX-XX09:15规范王五李四技术标单独密封第六章开标与评标流程6.1开标程序开标应在投标截止时间的同一时间、同一地点公开进行，由采购部门组织，邀请所有投标人代表参加（或委托公证处公证）。开标流程检查文件密封：当众检查投标文件密封情况，如密封破损或未按要求标记，需由投标人代表确认是否接受，否则按无效投标处理；唱标：依次拆开投标文件封套，宣读投标人名称、投标报价、投标有效期、质量承诺等关键信息（技术标不公开拆封，进入评标环节再评审）；记录与确认：记录员填写《开标记录表》，由投标人代表签字确认，对唱标内容有异议的需当场提出，逾期不予受理。6.2评标委员会组建评标由依法组建的评标委员会负责，成员为5人以上单数，其中技术、经济等方面的专家不得少于总数的三分之二。专家需从省级以上人民有关部门组建的评标专家库中随机抽取，业主代表（需求部门、采购部门人员）不得超过1人。评标专家需签署《评标专家承诺书》，承诺客观、公正履行职责，与投标人无利害关系。6.3评标过程评标采用封闭式评审，分为初步评审与详细评审两个阶段：初步评审：检查投标文件是否实质性响应招标文件要求，如资格条件是否达标、投标保证金是否缴纳、报价是否超过最高限价、文件是否按要求盖章签字等，有一项不满足即视为无效投标；详细评审：评标委员会按照招标文件载明的评标办法，对有效投标文件进行打分。技术标重点评审方案可行性、技术参数匹配度、团队能力等；商务标重点评审报价合理性、企业资质与业绩、付款方式等。评分过程需独立进行，不得相互串通，评分表需由评委签字确认。6.4模板工具：《评标打分表》（综合评估法示例）评标因素权重评分标准投标人A得分投标人B得分技术方案40%技术参数响应度（15分）、方案可行性（15分）、创新性（10分）8578商务报价40%基准价=（有效投标报价平均值）×95%，报价=基准价得满分，每高于1%扣2分，每低于1%扣1分（最低得0分）9288企业实力10%资质等级（3分）、类似业绩（4分）、财务状况（3分）87服务承诺10%质保期（3分）、响应时间（4分）、培训方案（3分）98总分100%8579第七章定标与结果公示7.1评标报告形成评标结束后，评标委员会需编制《评标报告》，内容包括：项目概况、评标委员会组成、评标标准与方法、投标文件评审情况（有效/无效投标名单）、评审结果（推荐中标候选人排序）、评标委员会成员签字等。评标报告需客观反映评审过程，对未中标单位需简要说明未中标原因（如技术方案不达标、报价过高）。7.2定标与审批采购部门将评标报告提交至企业决策机构（如总经理办公会、董事会）审批。决策机构根据评标报告推荐的中标候选人顺序（一般为1-3名），结合企业战略、成本控制等因素确定中标人。若评标委员会推荐的中标候选人不符合要求，决策机构可要求重新评标或暂停项目。7.3中标结果公示确定中标人后，需在企业官方平台公示中标结果，公示期不少于3个工作日。公示内容需包含：项目名称、编号、中标人名称、中标金额、评标办法、项目负责人联系方式、异议受理渠道等。公示期内如收到异议，由采购部门会同相关部门核实处理，无异议后进入签约环节。7.4模板工具：《中标通知书》中标通知书致：XX公司根据项目招标文件（编号：ZB-202X-001）及评标报告，我方确定贵公司为“XX项目”的中标人，中标金额：人民币XX万元（大写：XX），中标范围：XXX（如设备采购、安装调试等）。请贵方于收到本通知书后30日内，到我方办理合同签订手续。联系人：某XXXX-XXXXXXXXXX企业（盖章）202X年XX月XX日第八章履约管理与过程8.1合同签订与交底中标人接到中标通知书后，需按约定时间与采购部门签订正式合同。合同条款需与招标文件、投标文件保持一致，双方签字盖章后生效。合同签订后，由采购部门组织需求部门、技术部门、中标人召开合同交底会，明确项目目标、实施计划、沟通机制、验收标准等，保证各方理解一致。8.2履约过程跟踪项目实施过程中，采购部门需联合需求部门、技术部门定期跟踪履约情况（如进度节点、质量标准、资金使用等），填写《项目履约跟踪表》，对发觉的问题（如延期交付、质量不达标）及时书面通知中标人整改，并跟踪整改结果。重大变更（如技术参数调整、预算增减）需履行变更审批手续，签订补充合同。8.3验收与结算项目完成后，由需求部门牵头，联合技术、采购、财务部门组成验收小组，按照合同约定的标准进行验收（如技术参数测试、功能演示、文档核查等）。验收合格的，出具《项目验收报告》；不合格的，出具整改通知书，要求中标人在限期内整改，整改后重新验收。验收通过后，财务部门根据合同约定及验收报告办理结算手续，支付剩余款项（扣除质保金）。8.4模板工具：《项目履约跟踪表》跟踪日期跟踪内容计划进度实际进度差异说明整改措施责任人跟踪人签字202X-XX-XX设备到货100%100%无无张三某某202X-XX-XX安装调试完成100%90%人员调配不足增加安装人员李四某某第九章风险防控与争议处理9.1招投标风险识别招投标活动需重点防范以下风险：合规风险：招标文件设置排他性条款、评标过程违反法定程序、应公开招标而采用邀请招标等，可能面临行政处罚或合同无效；廉政风险：招标人与投标人串通泄露标底、评标专家收受好处影响评审公正性，需建立利益冲突申报制度；履约风险：中标人低价中标后偷工减料、延期交付，需通过投标保证金、履约保证金及严格验收机制约束；信息泄露风险：技术参数、预算等敏感信息未加密处理，可能导致围标串标，需限定知悉人员范围并签订保密协议。9.2常见争议处理9.2.1投标质疑投标人对招标文件、开标结果有异议的，需在投标截止时间10日前或公示期内以书面形式向采购部门提出，附相关证据材料。采购部门需在3个工作日内答复，答复不满意的，可向同级采购管理部门投诉。9.2.2评标争议评标委员会成员对评分存在分歧时，需以多数意见为准，并记录在《评标报告》中。若发觉评标专家存在违法违规行为（如倾向性打分），由采购部门报请专家管理部门取消其评标资格，涉嫌犯罪的移送司法机关。9.2.3合同纠纷履约过程中发生纠纷的，双方应优先通过友好协商解决；协商不成的，可依据合同约定的仲裁条款向仲裁委员会申请仲裁，或向人民法院提起诉讼。9.3模板工具：《质疑投诉处理流程表》环节办理时限责任部门处理要求异议受理收到后1个工作日内采购部门核实异议材料是否齐全，不符合要求的退回补正异议核查受理后3个工作日内采购+技术部门调取招标文件原件、开标记录、评标报告等，必要时约谈异议方异议答复核查完成后2个工作日内采购部门出具书面答复，说明处理依据及结果，异议方签字确认投诉转交异议答复后5个工作日内采购部门异议方不服答复的，协助向监管部门提交投诉材料并配合调查第十章档案管理全流程10.1档案归档范围招投标全过程需归档保存以下资料，保证可追溯性：准备阶段：立项申请表、可行性研究报告、招标方式审批文件；招标阶段：招标文件（含澄清、修改文件）、招标公告/邀请函、潜在投标人信息登记表；投标阶段：投标文件（含正本副本）、投标保证金缴纳凭证、签收记录表；开评标阶段：开标记录表、评标报告、专家签到表及承诺书；定标阶段：中标通知书、合同文本、履约保证金缴纳凭证；履约阶段：合同交底记录、履约跟踪表、验收报告、结算凭证。10.2档案整理与保管档案由采购部门指定专人负责管理，按“一项目一档案”原则编号归档，每套档案需包含档案袋（注明项目名称、编号、归档日期）及目录清单。电子档案需加密存储，纸质档案存入专用档案柜，保管期限不少于10年（重大项目不少于15年）。查阅档案需经采购部门负责人批准，并登记《档案查阅记录表》。10.3模板工具：《招投标档案目录清单》档案编号档案名称份数归档日期密级存放位置查阅说明ZB-202X-001-01项目立项审批表1份202X-XX-XX内部公开A区-03-柜-01层查阅需经采购经理批准ZB-202X-001-02招标文件终稿3份202X-XX-XX机密B区-05-柜-02层仅限评标专家及项目负责人查阅ZB-202X-001-03评标报告1份202X-XX-XX内部公开A区-03-柜-01层复印件需加盖档案专用章第十一章制度设计与持续优化11.1分级授权机制根据项目金额、敏感度设置分级审批权限，明确各层级决策范围：基层决策：预算50万元以下、技术标准统一的小额采购，由采购部门负责人审批；中层决策：预算50万-200万元的项目，需分管副总牵头，联合技术、财务部门集体决策；高层决策：预算200万元以上或涉及核心技术的重大项目，提交总经理办公会审议。11.2供应商动态管理建立供应商准入、评价、退出机制，定期