档案监督检查与考核制度

PAGE档案监督检查与考核制度一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在公司各项工作中的作用，依据国家有关法律法规和行业标准，结合公司实际情况，制定本档案监督检查与考核制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案形成、整理、保管、利用等过程中的监督检查与考核工作。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵循国家档案法律法规和行业标准，确保档案管理工作合法合规。2.客观公正原则：监督检查与考核过程中应秉持客观公正的态度，如实反映档案管理工作的实际情况。3.注重实效原则：以提高档案管理水平、保障档案有效利用为目标，注重监督检查与考核结果的实际应用。二、档案监督检查（一）监督检查主体与职责1.公司档案管理部门负责对公司各部门的档案管理工作进行定期和不定期的监督检查。其职责包括：制定监督检查计划，组织实施检查工作，对发现的问题提出整改意见，并跟踪整改落实情况。2.各部门负责人为本部门档案管理工作的第一责任人，负责组织本部门的档案整理、保管和利用等工作，并配合公司档案管理部门的监督检查。（二）监督检查内容1.档案管理制度执行情况检查各部门是否建立健全档案管理制度，明确档案管理岗位职责。查看档案管理制度的落实情况，包括档案收集、整理、归档、保管、借阅等环节的操作是否符合规定。2.档案收集与整理检查档案收集的完整性，是否涵盖了本部门工作活动中形成的各类文件材料。查看档案整理是否规范，分类是否合理，编号是否准确，装订是否整齐。3.档案保管检查档案保管条件是否符合要求，是否有专门的档案库房，库房设施是否齐全、完好。查看档案存放是否有序，是否采取了防火、防潮、防虫、防盗等措施。4.档案利用检查档案借阅登记制度是否执行到位，借阅手续是否完备。查看档案利用效果，是否满足公司各项工作的需求，是否对档案利用情况进行了记录和统计。（三）监督检查方式1.定期检查公司档案管理部门每年制定详细的定期检查计划，明确检查时间、内容和范围。定期检查可采取全面检查或抽样检查的方式，对各部门的档案管理工作进行系统评估。2.不定期检查根据公司工作需要或发现的问题线索，档案管理部门可随时组织不定期检查。不定期检查重点针对特定部门、特定档案或档案管理中的突出问题进行深入调查。3.专项检查针对档案管理中的重要事项或专项工作，如档案数字化建设、档案安全保密等，开展专项检查。专项检查由档案管理部门牵头，相关部门配合，确保专项工作的顺利推进和规范执行。（四）监督检查程序1.制定检查方案根据监督检查的目的、内容和范围，制定详细的检查方案，明确检查人员、时间安排、检查方法和步骤等。2.实施检查检查人员按照检查方案要求，通过查阅档案资料、实地查看、询问相关人员等方式，对被检查部门的档案管理工作进行全面检查。检查过程中应做好记录，详细记录检查发现的问题及相关证据。3.反馈意见检查结束后，检查人员应及时向被检查部门反馈检查意见，指出存在的问题，并提出整改建议。在反馈意见时，应与被检查部门进行充分沟通，确保其理解问题所在及整改要求。4.整改落实被检查部门应根据反馈意见，制定具体的整改措施，明确整改责任人及整改期限。整改完成后，被检查部门应向档案管理部门提交整改报告，说明整改情况。5.跟踪复查档案管理部门对被检查部门的整改情况进行跟踪复查，验证整改措施的落实效果。对整改不到位的部门应责令其继续整改，直至达到要求。三、档案考核（一）考核主体与对象1.公司档案管理部门负责组织对各部门档案管理工作的考核。2.考核对象为公司各部门及其负责人。（二）考核内容1.档案管理工作目标完成情况考核各部门档案管理工作是否达到年初制定的工作目标，如档案收集的完整性、整理的规范性、保管的安全性等。2.档案管理制度执行情况参照档案监督检查内容，考核各部门档案管理制度的执行力度和效果。3.档案工作创新与贡献评估各部门在档案管理工作中是否有创新举措，如采用新技术提高档案管理效率，或通过档案利用为公司创造显著效益等。（三）考核周期档案考核每年进行一次，与公司年度绩效考核同步开展。（四）考核方法1.自评各部门在每年年底前，对照档案管理工作目标和考核内容，进行自我评估，总结工作成绩与不足，形成自评报告。2.部门互评组织各部门之间进行互评，通过相互交流和评价，促进各部门之间的学习与借鉴。互评结果作为考核的参考依据之一。3.档案管理部门评价档案管理部门根据日常监督检查情况、各部门自评报告及互评结果，对各部门档案管理工作进行综合评价，确定考核得分。（五）考核评分标准1.档案管理工作目标完成情况（40分）全面完成档案管理工作目标，得3040分。基本完成工作目标，但存在一些小问题，得2029分。未完成工作目标，存在较多问题，得019分。2.档案管理制度执行情况（40分）严格执行档案管理制度，无违规行为，得3040分。制度执行基本到位，但有个别轻微违规现象，得2029分。存在较多违规行为，严重影响档案管理工作，得019分。3.档案工作创新与贡献（20分）有显著创新举措并取得良好效果，为公司档案管理工作做出重要贡献，得1520分。有一定创新尝试，取得一定成效，得1014分。无创新举措，档案工作无突出贡献，得09分。（六）考核结果应用1.考核结果作为公司对各部门年度绩效考核的重要组成部分，与部门绩效奖金挂钩。2.对档案管理工作成绩突出的部门和个人，给予表彰和奖励，如颁发荣誉证书、给予物质奖励等。3.对考核不合格的部门，责令其限期整改，并视情节轻重对部门负责人进行诫勉谈话或绩效扣分处理。四、档案管理责任追究（一）责任追究情形1.因工作失误或故意行为，导致档案丢失、损坏或泄露的。2.违反档案管理制度，擅自涂改、销毁、伪造档案的。3.在档案收集、整理、保管、利用等过程中，不履行职责，造成档案管理混乱的。（二）责任追究方式1.批评教育：对情节较轻的责任人，给予批评教育，责令其改正错误。2.绩效扣分：根据责任大小，扣除责任人相应的绩效分数，影响其绩效奖金。3.行政处分：对情节严重的责任人，给予警告、记过、记大过、降级、撤职、开除等行政处分。4.法律责任：对因档案管理问题导致公司遭受重大损失或违反法律法规的责任人，依法追究其法律责任。（三）责任追究程序1.发现责任追究情形后，由档案管理部门进行调查核实，收集相关证据。2.档案管理部门提出责任追究建议，报公司领导审批。3.