印章管理制度

印章管理制度第一章总则第一条目的与依据为规范单位印章管理，确保印章使用的安全、规范、有效，维护单位合法权益，防范经营风险，依据国家相关法律法规及本单位实际情况，特制定本制度。第二条适用范围本制度适用于单位及所属各部门、分支机构所有印章的制作、刻制、领取、保管、使用、停用、缴销及销毁等管理活动。任何涉及单位印章的行为，均须遵守本制度规定。第三条印章定义本制度所称印章，是指单位在对外交往、内部管理中行使职权、明确责任、具有法律效力或特定证明作用的各类印记，包括但不限于单位公章、法定代表人章、财务专用章、合同专用章、发票专用章、部门章及其他专用印章。第四条管理原则印章管理遵循“统一管理、分级负责、权责一致、安全规范”的原则。坚持“专人保管、审批用印、用印登记、全程可控”的基本要求。第二章管理机构与职责第五条管理部门单位办公室（或行政部，下同）是印章管理的归口部门，负责统筹协调印章的全生命周期管理，包括制度的制定与修订、印章的刻制审批、登记备案、监督检查等工作。第六条部门职责各业务部门负责本部门职责范围内用印事项的真实性、合规性审核，并配合办公室做好相关印章管理工作。财务部门负责财务类专用印章（如财务专用章、发票专用章等）的专业管理与使用监督，其管理细则可参照本制度另行制定或在本制度框架内予以明确。第七条责任人单位法定代表人是单位印章管理的第一责任人。各印章保管人是该印章使用安全的直接责任人，对印章的保管和使用负直接责任。第三章印章的种类与制作第八条印章种类单位印章主要包括：（一）单位公章：指冠以单位法定全称，代表单位对外发生法律效力的印章。（二）法定代表人章：指单位法定代表人的个人名章，用于特定的法定手续或授权行为。（三）财务专用章：用于单位财务收支、银行结算等财务活动的专用印章。（四）合同专用章：用于单位对外签订各类合同、协议时使用的专用印章。（五）发票专用章：用于单位开具发票时加盖的专用印章，其样式和规格须符合税务部门规定。（六）部门章：单位内部各部门在其职责范围内，用于内部管理、沟通协调的印章，一般不得对外使用。（七）其他专用章：根据单位业务需要设立的，用于特定用途的印章，如项目章、档案专用章等。第九条印章制作与刻制（一）单位公章、法定代表人章、财务专用章、合同专用章等具有重要法律效力的印章，由办公室根据单位设立批文或相关决议，统一向公安机关指定的刻制单位申请刻制。（二）部门章及其他专用章的刻制，须由需求部门提出书面申请，详细说明印章名称、用途、保管人等，经本部门负责人审核、办公室复核、单位分管领导（或法定代表人）批准后，由办公室统一安排刻制。（三）所有印章的刻制，均须符合国家相关规定的标准和样式。刻制完成后，办公室应及时办理备案手续，并留存印模。第四章印章的领取与保管第十条印章领取印章刻制完成后，由办公室通知保管部门或保管人办理领取手续。领取时，领用人须在《印章领用登记表》上签字确认，明确保管责任。第十一条保管要求（一）专人保管：各类印章必须指定责任心强、工作严谨的正式员工专人保管。原则上，单位公章由办公室指定专人保管；财务专用章、发票专用章由财务部门指定专人保管；合同专用章由法务部门或业务主管部门指定专人保管；部门章由各部门负责人或其指定人员保管。保管人名单应报办公室备案。（二）安全存放：印章应存放在保险柜、带锁文件柜等安全可靠的地方。保管人离开工作岗位或下班时，必须将印章锁好，不得随意放置或交他人代管。（三）保密义务：保管人应严格遵守保密规定，不得擅自将印章带出指定保管地点，不得将印章转借他人，不得泄露用印信息。（四）人员变动：印章保管人因工作调动、离职、退休等原因需要更换时，必须办理印章交接手续，填写《印章交接登记表》，由原保管人、新保管人及监交人（一般为部门负责人或办公室人员）共同签字确认，并及时报办公室备案。交接过程中，应仔细核对印章的完整性。第五章印章的使用第十二条使用范围各类印章应严格按照其规定的用途和范围使用，不得超范围用印。（一）单位公章：用于以单位名义发出的正式文件、函件、报表、证明材料、对外承诺、重要合同协议（若合同专用章未涵盖）等具有法律效力或重要行政效力的文件。（二）合同专用章：仅限于对外签订各类经济合同、合作协议等法律文件。（三）财务专用章：用于单位对外开具的票据、银行结算凭证、财务报表及其他财务类文件。（四）其他印章按其设定的用途使用。第十三条用印审批（一）用印须履行审批程序。申请人应填写《用印审批单》，详细注明用印文件名称、份数、用印事由、用印种类、申请人、部门等信息，并附需用印的文件原件或复印件。（二）审批权限：1.单位公章的使用，须经部门负责人审核、办公室复核，报请单位分管领导或法定代表人批准。涉及重大事项的用印，必须由法定代表人亲自审批或其书面授权的代理人审批。2.合同专用章的使用，须经业务部门负责人审核、法务部门（或指定审核人）审查合同合规性、财务部门（如需）审核相关条款，报请单位分管领导批准；重大合同的用印，须报请法定代表人批准。3.财务专用章、发票专用章的使用，按照财务管理制度规定的审批流程执行。4.部门章及其他专用章的使用，由部门负责人或其授权人员审批。（三）《用印审批单》是用印的唯一依据，无审批单或审批手续不全的，保管人有权拒绝用印。第十四条用印规范（一）审核核对：保管人在用印前，须对《用印审批单》的审批手续是否完备、用印文件内容与审批单是否一致、文件内容是否合规合法等进行认真核对。（二）准确清晰：用印时应确保印章清晰、端正地加盖在文件的指定位置（如落款处或骑缝处），不得模糊不清、歪斜或压字。（三）严禁空白：严禁在空白纸张、空白介绍信、空白合同、空白票据等无具体内容的载体上加盖印章。如确因特殊情况（如银行开户等）需要在特定格式的空白凭证上预盖印章，须经单位法定代表人特批，并严格控制份数，使用后及时核销。（四）登记备案：每次用印后，保管人应在《印章使用登记表》上详细记录用印日期、用印文件名称、份数、审批人、申请人、用印事由、印章名称等信息，并由申请人签字确认。重要文件的用印，可留存复印件或扫描件备查。（五）多人用印：涉及多枚印章同时使用的文件，应分别履行各自的用印审批程序。（六）电子印章：如使用电子印章，其申请、审批、使用、管理等应符合国家及单位关于电子印章的相关规定，确保其安全性和法律效力。第十五条外出用印原则上禁止携带印章外出使用。确因特殊情况（如异地签约、紧急事务处理等）必须外出用印的，须由用印部门提出书面申请，详细说明外出事由、时间、地点、携带人、用印文件内容等，经部门负责人审核、办公室复核，报请单位法定代表人批准。外出用印时，须有两人以上共同前往，确保印章安全，并在用印后立即归还。办公室应对外出用印情况进行跟踪管理。第六章印章的停用、缴销与销毁第十六条印章停用出现下列情况之一时，印章应予以停用：（一）单位名称变更、机构撤销或合并；（二）印章因磨损、变形、字迹模糊等原因无法继续使用；（三）印章样式、规格不符合规定需要更换；（四）其他需要停用印章的情形。印章停用，由原保管部门或办公室提出，经审批后，及时通知相关部门和人员停止使用。第十七条印章缴销停用的印章，保管人应在规定期限内将其缴回办公室。办公室在《印章缴销登记表》上做好登记，由缴销人、接收人签字确认。第十八条印章销毁（一）对于已缴销且确定不再使用的印章，由办公室提出销毁申请，报单位分管领导及法定代表人批准后，统一组织销毁。（二）销毁印章时，应有两名以上监销人员在场，并在《印章销毁登记表》上记录销毁时间、地点、方式、参与人员等信息，监销人员签字确认。（三）具有重要保存价值的废旧印章，可由办公室封存保管，不予销毁。第七章责任追究第十九条责任追究任何单位或个人违反本制度规定，擅自刻制、使用、出借、转让、复制、涂改、伪造、损毁、遗失印章，或因保管不善、违规用印导致单位声誉受损、经济损失或产生其他不良后果的，单位将根据情节轻重，对相关责任人给予批评教育、经济