企事业单位档案管理规范指引

企事业单位档案管理规范指引一、总则（一）目的与意义档案作为企事业单位各项活动的原始记录，是维护历史真实面貌、保障单位合法权益、促进科学决策的重要依据。规范档案管理，旨在确保档案的真实、完整、安全和有效利用，提升单位治理能力和管理水平，为单位可持续发展提供坚实的信息支撑。（二）基本原则1.真实性原则：档案内容必须真实反映单位各项活动的客观情况，做到实事求是，杜绝虚假。2.完整性原则：确保归档文件材料的齐全完整，避免残缺、遗漏，全面反映事项的来龙去脉。3.规范性原则：档案的收集、整理、鉴定、保管、利用、销毁等各环节均应遵循统一标准和程序。4.安全性原则：采取有效措施，保障档案实体与信息的安全，防止失泄密、损毁和丢失。5.可利用性原则：在安全保密的前提下，优化档案管理流程，便于档案信息的检索和利用，发挥档案的价值。（三）适用范围本指引适用于各类企事业单位（以下统称“单位”）的档案管理工作。各单位可根据自身性质、规模和业务特点，参照本指引制定具体的实施细则。二、档案管理机构与人员（一）管理机构1.单位应明确档案管理的牵头部门，可根据实际情况设立专门的档案管理部门或指定相关部门（如办公室、综合管理部）负责统筹、协调和组织实施本单位的档案管理工作。2.各业务部门应指定专人（兼职档案员）负责本部门文件材料的收集、整理、预归档，并配合档案管理部门做好档案移交工作。（二）人员配备与职责1.档案管理人员应具备良好的政治素质、职业道德和专业技能，忠于职守，廉洁奉公，并保持相对稳定。2.档案管理部门主要职责：*贯彻执行国家及上级有关档案工作的法律法规和方针政策；*制定和完善本单位档案管理规章制度；*负责档案的接收、整理、鉴定、保管、统计、利用和销毁工作；*指导和监督各部门的文件材料形成、积累和预归档工作；*组织档案管理人员的业务培训和学习交流。3.部门兼职档案员职责：*负责本部门日常工作中形成的文件材料的收集、积累和初步整理；*按照规定时间和要求向单位档案管理部门移交归档文件材料。三、档案的收集与整理（一）收集范围档案收集应覆盖单位各项工作活动，主要包括：1.行政管理类：单位设立、变更、撤销及法人登记等文件；各类会议纪要、决议；工作计划、总结、报告；规章制度、通知、批复等。2.业务管理类：与单位核心业务相关的规划、方案、合同、协议、项目申报与审批材料、业务报表、分析报告等。3.财务管理类：会计凭证、账簿、报表、审计报告等（按财会档案管理规定执行）。4.人事管理类：职工录用、任免、奖惩、工资、职称、培训、考核、离退休等材料。5.科研技术类：科研项目立项、研究报告、实验记录、成果鉴定、专利证书等。6.基建工程类：工程项目立项、勘察设计、施工、监理、竣工验收等全过程文件材料。7.设备仪器类：设备仪器的购置合同、开箱验收、安装调试、使用维护、报废处置等材料。8.声像实物类：反映单位重要活动的照片、录音录像、荣誉证书、奖杯、印章等。9.其他具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门应在各项工作活动结束后，及时收集形成的文件材料，确保不丢失、不遗漏。2.归档的文件材料应为原件，若为复印件，需注明原件保管处及复印原因，并由相关负责人签字确认。3.文件材料应手续齐全，格式规范，字迹清晰，符合长期保存要求。（三）整理工作1.分类：按照档案的形成规律和内在联系，结合单位实际情况，确定统一的分类方案（如年度-机构-问题分类法或年度-问题分类法等），并保持分类体系的稳定性。2.编号：依据分类方案对档案进行系统化编号，便于识别和管理。3.排列：在同一类目内，按照文件材料形成的时间顺序或逻辑关系进行排列。4.编目：*填写卷内文件目录、备考表；*编制案卷封面，注明案卷标题、编号、起止日期、保管期限、份数、页数等。*对于声像档案、实物档案，应单独建立台账，详细记录其内容、载体、形成时间、制作人、存放位置等信息。四、档案的保管与利用（一）档案保管1.库房要求：档案库房应符合《档案馆建筑设计规范》要求，具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防光、防尘等“九防”措施。配备必要的温湿度调控设备、消防器材和监控设备。2.装具管理：档案应使用符合标准的档案柜、档案盒（袋）进行存放，做到排列有序，标识清晰。3.库房管理：建立库房管理制度，严格控制非档案管理人员进入。定期对库房温湿度进行监测和调控，定期进行安全检查和卫生清扫。4.保密管理：严格执行国家保密法律法规，对涉密档案实行专人、专库（柜）、专柜管理，严格履行借阅审批手续。（二）档案利用1.利用范围：单位内部人员因工作需要可查阅相关档案；外部单位或人员查阅档案，须持单位介绍信及有效身份证件，经档案管理部门负责人批准。2.利用手续：查阅档案应填写《档案查阅登记表》，注明查阅目的、档案名称、查阅人信息等。涉密档案的查阅，需报请单位分管领导批准。3.利用要求：*查阅档案时，应爱护档案，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案材料。*未经批准，不得擅自复制、拍摄、摘录档案内容。确需复制的，须经档案管理部门同意，并由档案管理人员负责操作。*档案一般不得带出档案库房。确因特殊情况需借出的，须经单位分管领导批准，严格履行借阅登记手续，并限期归还。4.利用服务：档案管理部门应积极提供档案咨询服务，为利用者提供便利条件，提高档案利用效率。对利用效果显著的案例，应做好记录。五、档案的鉴定与销毁（一）档案鉴定1.成立档案鉴定工作小组，由单位分管领导、档案管理部门及相关业务部门人员组成。2.档案鉴定主要包括确定档案的保管期限和对已到保管期限档案的存毁价值进行鉴定。3.保管期限分为永久、定期（长期、短期）。应根据档案的历史价值、现实价值和利用价值，按照国家有关规定和单位实际情况划定。4.定期对已到保管期限的档案进行鉴定。对仍有保存价值的档案，应重新划定保管期限；对确无保存价值的档案，提出销毁意见。（二）档案销毁1.对经鉴定确需销毁的档案，由档案管理部门编制《档案销毁清册》，报单位分管领导审批后，方可销毁。2.档案销毁应有两人以上负责监销，并在《档案销毁清册》上签字确认。监销人应对销毁全过程进行监督，确保档案彻底销毁。3.《档案销毁清册》应永久保存。六、档案的数字化转型（一）数字化原则档案数字化应遵循真实性、完整性、可用性、安全性原则，确保数字化成果与原档案一致，metadata信息完整，便于检索利用，并采取严格的安全保密措施。（二）数字化流程1.数字化前处理：对拟数字化的档案进行清点、整理、修复，去除装订物，确保扫描质量。2.扫描与著录：按照相关技术标准对档案进行扫描，生成符合要求的数字图像。同时，对档案的核心著录项进行数字化著录，建立档案目录数据库。3.数据处理与存储：对扫描图像进行纠偏、去污、拼接等处理，确保图像清晰。数字档案应存储在安全可靠的服务器或存储介质中，并进行定期备份。4.数据验收与归档：对数字化成果进行质量验收，合格后进行归档管理，确保数字档案的长期可读。（三）数字档案管理1.建立或选用符合标准的档案管理系统，对数字档案进行统一管理。2.加强数字档案的安全管理，采取身份认证、权限控制、数据加密、病毒防护等技术措施，防止数据丢失、篡改和泄露。3.数字档案与纸质档案具有同等效力（法律、法规另有规定的除外）。在利用时，应优先提供数字档案。七、责任与保障（一）组织领导单位领导应重视档案管理工作，将其纳入单位整体发展规划和年度工作计划，定期研究解决档案工作中的重大问题，为档案工作提供必要的人、财、物保障。（二）制度建设单位应根据本指引及国家相关法律法规，结合自身实际，制定和完善档案管理实施细则、档案分类方案、保管期限表等具体规章制度，并确保有效执行。（三）业务培训定期组织档案管理人员和部门兼职档案员进行业务培训，学习档案法律法规、业务知识和操作技能，不断提高档案队伍的专业素质。（四）检查与考核将档案管理工作纳入单位年度工作考核范围，定期对各部门档案管理工作