行政单位档案管理规范操作手册

行政单位档案管理规范操作手册第一章总则1.1目的与依据为规范本单位档案管理工作，提高档案管理科学化、制度化、规范化水平，确保档案的真实、完整、安全和有效利用，依据国家有关档案法律法规及行业标准，结合本单位实际，特制定本手册。1.2适用范围本手册适用于本单位及所属机构的各类档案管理活动。凡本单位在行政管理、业务开展、公务活动中形成的具有保存价值的各种形式和载体的历史记录，均依照本手册进行管理。1.3基本原则档案管理工作遵循统一领导、分级负责，真实准确、完整系统，规范整理、安全保密，依法利用、服务发展的原则。第二章档案的收集与整理2.1档案收集各部门应指定专人负责本部门应归档文件材料的收集工作。收集范围包括但不限于：*上级机关下发的需贯彻执行的文件材料；*本单位制发的各类正式文件、会议纪要、工作计划、总结、报告等；*本单位在各项业务活动中形成的记录、图表、合同、协议、凭证等；*本单位召开会议形成的会议材料；*本单位人员任免、奖惩、考核、工资等人事材料（按人事档案管理规定执行）；*其他具有保存价值的文件材料。收集工作应及时、完整，确保应归档的文件材料不遗漏、不丢失。一般应在相关工作结束后或按规定时限（如年度结束后）完成收集。2.2档案整理档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。*分类：可采用年度、组织机构、问题等分类方法，分类体系应保持统一和稳定。*编号：按照分类方案和排列顺序对档案进行编号，编号应具有唯一性和可追溯性。*排列：同一类别内的档案应按照一定顺序排列，如时间顺序、重要程度等。*编目：包括编制卷内文件目录、案卷目录等。目录项目应规范、准确，便于检索。*装订：归档文件材料应按照规范要求进行装订，做到整齐、牢固，便于翻阅。装订前应去除金属物，对破损文件进行修复。第三章档案的鉴定与保管3.1档案鉴定档案鉴定工作包括对档案价值的鉴定和保管期限的划定。*成立档案鉴定小组，负责对本单位档案进行定期鉴定。*根据国家有关档案保管期限的规定，结合本单位实际，确定档案的保管期限（永久、定期）。*对已到保管期限的档案，应按照规定进行鉴定，确无继续保存价值的，经批准后予以销毁，并做好销毁记录。严禁个人私自销毁档案。3.2档案保管档案保管应具备适宜的条件，确保档案的安全与完整。*库房要求：档案库房应符合防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防光、防尘等“九防”要求。保持适宜的温湿度。*装具要求：档案应存放在符合标准的档案柜、架内。不同载体的档案应分别存放。*日常管理：建立档案库房管理制度，严格执行入库、出库登记手续。定期对档案进行清点核对和检查，发现问题及时处理。对破损、褪色的档案应及时进行修复和复制。第四章档案的利用与开发4.1档案利用档案利用工作应在遵守国家有关法律法规和保密规定的前提下，积极为单位各项工作服务。*建立健全档案利用制度，明确利用范围、方式和审批手续。*单位内部人员因工作需要查阅档案，须按规定办理借阅手续。*外单位查阅本单位档案，须持单位介绍信和有效身份证件，经本单位相关负责人批准。*查阅档案时，应爱护档案，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案材料。未经批准，不得擅自复制、拍摄、摘录档案内容。*档案一般不得带出档案库房。确因特殊情况需要借出的，须经单位分管领导批准，严格履行借阅登记手续，并限期归还。4.2档案开发积极开展档案信息资源的开发利用工作，编研档案资料，如大事记、组织沿革、基础数据汇编、专题资料等，为领导决策、业务工作和社会利用提供有价值的参考。第五章档案的数字化管理5.1基本原则档案数字化应遵循真实性、完整性、可用性、安全性的原则。*真实性：数字化副本应与原件内容一致，确保其作为凭证的法律效力。*完整性：对档案进行全面数字化，确保数字档案的系统性。*可用性：数字档案应具备良好的可读性和检索性。*安全性：保障数字档案在采集、存储、传输、利用过程中的信息安全。5.2数字化加工*明确数字化加工的范围和优先级。*选择合适的扫描设备和扫描分辨率，确保扫描图像清晰、不失真。*对扫描后的图像进行处理，如去污、纠偏、裁剪等。*准确著录档案元数据，确保数字档案的可检索性。*对数字档案进行命名和存储，建立规范的文件夹结构。5.3数字档案管理*建立数字档案管理系统，实现对数字档案的有效管理和利用。*数字档案应定期进行备份，防止数据丢失。备份介质应异地存放。*建立数字档案的权限管理机制，严格控制不同用户对数字档案的访问权限。*确保数字档案管理系统的软硬件环境稳定可靠，定期进行维护和升级。第六章档案的安全保密6.1安全保密制度严格执行国家档案安全保密法律法规，建立健全本单位档案安全保密制度。*明确档案安全保密责任人，落实保密措施。*档案管理人员应严格遵守保密纪律，严守档案秘密。*定期进行保密检查，及时发现和消除泄密隐患。6.2涉密档案管理涉密档案的管理应严格按照国家有关保密规定执行。*涉密档案应单独存放，专人管理。*查阅、复制、传递涉密档案，须严格履行审批手续，并遵守相关保密规定。*涉密档案数字化应符合国家保密标准，确保信息不泄露。第七章人员职责与培训7.1人员职责明确档案管理人员的岗位职责，包括档案的收集、整理、保管、利用、鉴定、统计、数字化、安全保密等工作。档案管理人员应忠于职守，廉洁奉公，具备专业知识和技能。7.2业务培训定期组织档案管理人员参加业务培训和学习交流活动，不断提高其业务素质和管理水平。单位其他人员也