人事档案管理流程标准操作手册

人事档案管理流程标准操作手册前言人事档案是组织在招录聘用、考察考核、职务任免、职称评聘、教育培训、工资调整、奖惩处分等工作中形成的，反映个人政治思想、道德品行、学习工作经历、专业素养、工作实绩、廉洁自律、遵纪守法以及家庭状况、社会关系等情况的，以文字、图像、声像等不同形式记录下来的历史材料。它是组织人事工作不可或缺的重要信息资源，是员工个人经历和德才表现的真实记载，也是组织客观评价和使用员工的基本依据。为规范我单位人事档案管理工作，提高档案管理科学化、制度化、规范化水平，确保人事档案材料的真实、完整、安全和有效利用，依据国家有关档案管理的法律法规及相关政策规定，结合我单位实际情况，特制定本手册。本手册适用于我单位所有员工人事档案的建立、接收、收集、鉴别、整理、保管、转递、利用、保密和销毁等管理工作。全体档案管理人员及相关人员均应严格遵守本手册规定，确保人事档案管理工作有序进行。一、人事档案管理原则人事档案管理工作遵循以下基本原则：1.真实性原则：档案材料必须真实可靠，如实反映员工的个人情况和历史事实。严禁伪造、篡改、抽取、销毁档案材料。2.完整性原则：确保档案材料的齐全完整，收集归档员工在各个时期形成的具有保存价值的各类材料，避免重要信息缺失。3.保密性原则：人事档案属于党和国家的核心机密，档案管理人员必须严格遵守国家保密法律法规，严守档案纪律，不得泄露档案内容。4.规范性原则：档案的建立、收集、整理、归档、保管、利用、转递等各个环节都必须严格按照规定的程序和标准进行操作。5.安全性原则：采取有效措施，保障档案实体和信息的安全，防止档案损坏、丢失、失泄密。二、人事档案的建立与接收（一）新员工档案的建立1.材料收集：新员工入职后，人力资源部门应及时收集其以下材料：*身份证复印件（正反面）*学历、学位证书复印件及学信网验证报告*职业资格证书复印件*与原单位解除或终止劳动合同的证明（如有）*近期免冠照片*《员工入职登记表》及其他需要存档的个人信息材料2.材料审核：档案管理人员对收集到的材料进行认真审核，核对材料的真实性、完整性和规范性。对不符合要求的材料，应及时通知相关人员补充或更正。3.档案组建：审核无误后，为新员工建立个人档案，按照档案材料归档顺序进行整理、装订，并编写档案号。（二）员工档案的接收1.外部转入档案接收：员工因调动、录用等原因从外部单位转入档案时，档案管理人员应认真核对档案转递通知单与档案材料是否相符，检查档案材料是否齐全、密封是否完好。2.材料清点与登记：开封后，仔细清点档案内材料的种类和数量，与档案转递通知单所列项目逐一核对。如有缺失或疑问，应及时与原档案管理单位联系核实。3.接收登记：对接收无误的档案，在《人事档案接收登记簿》上进行详细登记，包括档案号、姓名、转入单位、转入日期、材料份数等信息。三、人事档案材料的收集与归档（一）材料收集范围档案管理人员应定期或不定期收集员工在工作期间形成的以下各类材料：1.履历材料：个人简历等；2.考核、考察、鉴定材料：各类考核登记表、鉴定材料、民主评议材料等；3.学历学位、专业技术职务、职业资格、学术评议、教育培训材料：学历学位证明、成绩单、专业技术职务任职资格评审表、聘任书、职业资格证书、培训结业证书等；4.政治历史情况审查材料：审查结论、调查旁证材料等；5.党团材料：入党志愿书、入党申请书、转正申请书、党员登记表、民主评议党员登记表、不合格党员处置材料、退党材料、入团志愿书等；6.奖励材料：各类奖励审批表、先进模范事迹材料、嘉奖令、荣誉证书复印件等；7.处分材料：处分决定、调查报告、本人检查或说明、撤销处分决定等；8.招录聘用、任免、调动、工资、待遇、出国、退（离）休、死亡等材料：录用审批表、聘用合同、干部任免审批表、调动介绍信、工资变动审批表、出国审批材料、退（离）休审批表、死亡报告、抚恤材料等；9.其他有参考价值的材料：如体检表、重要家庭成员及社会关系材料等。（二）材料收集要求1.及时性：各类应归档材料形成后，相关部门或人员应在规定时间内（一般为材料形成后一个月内）将其移交档案管理部门。2.真实性：移交的材料必须是办理完毕的正式材料，手续齐全，内容真实。复印件须注明原件保管单位或经组织核实并加盖公章。3.规范性：材料格式、内容应符合档案管理规定，书写工整、清晰，使用蓝黑墨水或碳素墨水书写，不得使用圆珠笔、铅笔或易褪色的墨水。（三）材料归档与整理1.材料审核：档案管理人员对收集到的材料进行审核，检查材料是否属于归档范围、手续是否完备、内容是否真实、格式是否规范。2.材料排序：按照《干部档案材料收集归档规定》确定的材料归档顺序进行排序。一般顺序为：履历材料；自传和思想汇报材料；考察考核、鉴定材料；学历学位等材料；政治历史情况审查材料；党团材料；奖励材料；处分材料；招录聘用等材料；其他材料。3.材料整理：对破损、卷角、折皱的材料进行修补、平整；对大于A4规格的材料进行折叠；对字迹模糊或易褪变的材料进行复制，复制件与原件一并归档。4.入卷登记：将整理好的材料归入相应的档案袋（盒），并在《档案材料入卷登记簿》上进行登记，注明材料名称、份数、页数、入卷日期等。四、人事档案的日常管理与维护（一）档案存放1.库房要求：档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防高温、防光、防尘等条件。配备必要的温湿度调控设备、消防器材和监控设备。2.存放规范：档案应存放在专用的档案柜内，按照档案号顺序排列。档案柜应保持清洁、干燥。不同类别、不同状态的档案应分区存放。（二）档案借阅与利用1.借阅权限与审批：*因工作需要借阅人事档案，必须严格履行借阅审批手续。借阅部门填写《人事档案借阅审批单》，经部门负责人签字同意，报人力资源部门负责人审批。查阅中层及以上管理人员档案或有特殊情况的，需报请单位分管领导审批。*公检法等机关因办案需要查阅相关人员档案，须持单位介绍信和办案人员有效证件，经人力资源部门负责人批准。2.借阅要求：*借阅档案一般应在指定的阅档室进行。确因工作需要带出阅档室的，须经人力资源部门负责人批准，严格履行借阅登记手续，并限期归还。*借阅人员应爱护档案，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案材料，不得擅自复制、拍摄、摘录档案内容。*借阅档案的期限一般不超过规定工作日，确需延长的，应办理续借手续。3.归还与核对：借阅人员归还档案时，档案管理人员应仔细核对档案材料是否齐全、有无损坏，并在《人事档案借阅登记簿》上注明归还日期。发现问题及时处理。（三）档案转递1.转递条件：员工因调动、辞职、辞退、解除劳动合同、开除、退休等原因离开本单位，或因其他原因需要转出档案时，应及时办理档案转递手续。2.材料准备：转递前，档案管理人员应检查档案材料是否齐全，确保应归档材料已全部归档。3.转递方式：档案转递应通过机要交通或派专人送取，严禁个人自带或通过普通邮寄方式转递。特殊情况需由本人自带的，须经人力资源部门负责人批准，并由本人签字确认。4.转递登记：转递档案时，填写《干部（职工）档案转递通知单》，注明材料份数、页数，并由接收单位在回执上签字盖章后存档备查。在《人事档案转递登记簿》上详细记录转递情况。（四）档案保密档案管理人员必须严格遵守国家保密法律法规和单位保密制度，严守档案纪律，不得向无关人员泄露档案内容。严禁在非保密场所谈论档案内容，不得私自复制、摘抄、传播档案信息。五、人事档案的信息化管理（一）档案信息系统的建立与维护有条件的单位应建立人事档案信息管理系统，对档案信息进行数字化管理。指定专人负责系统的日常维护和数据更新，确保系统安全稳定运行。（二）档案材料的数字化处理1.扫描与著录：对纸质档案材料进行规范化扫描，生成符合要求的数字图像，并对数字图像进行著录，录入相关metadata信息。2.数据审核与存储：对扫描和著录的数据进行审核，确保数字图像清晰、完整，著录信息准确无误。审核通过后，按照规定格式存储到档案信息系统中。3.数字档案的管理：数字档案的管理应遵循国家相关电子档案管理规定，确保其真实性、完整性、可用性和安全性。定期进行数据备份和校验。（三）电子档案的利用与保密电子档案的借阅、利用和保密管理，参照纸质档案的相关规定执行。严格控制电子档案的访问权限，防止信息泄露和非法篡改。六、人事档案的鉴定与销毁（一）档案鉴定对于已故人员档案，按照国家有关规定进行鉴定。鉴定工作由人力资源部门会同相关部门组成鉴定小组进行，确定档案的保存价值和保存期限。（二）档案销毁1.销毁范围：经鉴定确无保存价值的档案材料或已超过规定保存期限的档案。2.销毁审批：对需要销毁的档案材料，由鉴定小组提出销毁意见，填写《人事档案销毁清册》（注明档案号、姓名、材料名称、份数、销毁原因等），报单位分管领导批准后，方可销毁。3.销毁实施：档案销毁应有两人以上负责监销，并在指定地点进行。监销人在档案销毁后，应在《人事档案销毁清册》上签字，并注明销毁日期和方式。《人事档案销毁清册》应永久保存。七、人事档案管理人员的职责与要求1.政治素质：档案管理人员应具有较高的政治觉悟和良好的职业道德，严守纪律，廉洁奉公。2.业务能力：熟悉档案管理业务知识和相关政策法规，掌握档案收集、整理、保管、利用、转递等技能，具备一定的计算机操作能力。3.工作责任心：热爱档案工作，认真负责，细致严谨，确保档案