公司印章管理与借用制度标准范本

公司印章管理与借用制度标准范本第一章总则第一条目的与依据为规范公司各类印章的刻制、保管、使用及借用流程，确保印章使用的合法性、严肃性和安全性，防范潜在风险，维护公司整体利益，依据国家相关法律法规及公司实际运营需求，特制定本制度。第二条适用范围本制度适用于公司及所属各部门、分支机构（以下统称“各单位”）的所有印章管理活动。公司任何员工涉及印章的刻制、领用、保管、使用、借用、交接、变更、废止及销毁等行为，均须严格遵守本制度规定。第三条印章定义与分类本制度所称印章，是指公司在经营管理活动中行使职权、对外承担法律责任和对内进行管理所使用的法定印记。主要包括但不限于：1.公司公章：代表公司法人资格，用于公司对外正式文件、合同、协议、证明等具有法律效力的文书。2.法定代表人印章：用于需法定代表人签章的文件、报表、银行票据等。3.财务专用章：用于公司财务收支、银行结算、税务申报等财务活动。4.合同专用章：用于公司对外签订各类经济合同、合作协议等。5.部门印章：用于公司内部各部门之间的业务沟通、工作指令传达等内部管理事务，不具备对外法律效力（另有规定的除外）。6.其他专用印章：如发票专用章、项目专用章等，根据其特定用途进行管理。第四条管理原则公司印章管理遵循“统一规范、分级负责、专人保管、严格审批、全程留痕”的原则。第二章印章的刻制与启用第五条印章刻制1.公司各类印章的刻制均须由需求部门提出申请，详细说明印章名称、规格、用途及保管责任人，经公司指定管理部门（如行政部或综合管理部，下同）审核，按审批权限报公司领导批准后，由指定管理部门统一到公安机关认可的正规刻章单位办理刻制手续。2.严禁任何部门或个人未经批准擅自刻制公司印章或伪造、变造公司印章。3.新印章刻制完成后，指定管理部门应组织验收，核对印章名称、规格、样式，并登记备案，预留印模存档。第六条印章启用1.新印章正式启用前，应由指定管理部门发布印章启用通知，明确印章的启用日期、使用范围、保管部门及保管人等事项，并附印模。2.启用通知应分发至公司各相关部门及外部合作单位（如需）。3.未正式启用的印章不得投入使用。第三章印章的保管第七条保管责任1.公司各类印章实行专人保管责任制，保管人原则上为各部门负责人或其指定的责任心强、工作严谨的正式员工，并报指定管理部门备案。2.印章保管人应与公司签订《印章保管责任书》，明确保管职责与遗失、滥用等情况的责任承担。3.保管人变更时，须办理严格的交接手续，填写《印章交接登记表》，由部门负责人监督交接，并报指定管理部门备案。第八条保管要求1.印章应存放在安全、保密的地方（如带锁的抽屉、保险柜等），做到人离章锁，严禁随意放置或委托他人代管（经批准的交接期间除外）。2.非工作时间，印章必须入柜上锁，确保万无一失。3.严禁将印章带出公司办公场所（经特殊审批的借用情况除外）。4.保管人应定期检查印章状况，确保印章完好无损。如发现印章有异常或损坏，应立即报告部门负责人及指定管理部门。5.保管人不得擅自将印章交予他人使用，不得在空白纸张、空白合同、空白介绍信等无明确内容的载体上加盖印章。第四章印章的使用与借用第九条使用范围与审批1.印章使用必须严格限定在其授权范围内，不得超越权限使用。2.使用公司公章、合同专用章、法定代表人印章等具有对外法律效力的印章，须由用印部门填写《印章使用申请表》，详细注明用印事由、文件名称、份数、接收单位等信息，经部门负责人审核、指定管理部门复核，按审批权限报请公司领导批准后方可用印。3.使用财务专用章，须遵循公司财务管理制度的相关规定，由财务负责人或其授权人员审批。4.使用部门印章，由部门负责人审批，仅限于内部管理事务，不得用于对外承诺、签订合同等具有法律约束力的行为。5.对于常规性、重复性且风险较低的用印事项，可经公司领导批准后制定简化审批流程，但仍需履行必要的登记手续。第十条用印审核与登记1.审批人及印章保管人对用印文件的内容负有审核责任，确保文件内容真实、合法、合规，符合公司利益，文字表述准确无误。2.对不符合审批程序、内容不明确或存在疑问的用印申请，印章保管人有权拒绝用印，并及时向上级报告。3.每次用印均需在《印章使用登记薄》上详细记录，包括用印日期、用印部门、用印人、文件名称、份数、审批人、用印事由等信息，并由用印人签字确认。4.印章保管人应妥善保管《印章使用登记薄》及相关用印申请材料，以备查验。第十一条用印规范1.印章加盖应清晰、端正、完整，位置适当（通常为文件落款处或指定位置），不得压盖文字内容。2.一份文件需加盖多枚印章时，应确保各印章均符合用印规范。3.严禁在已涂改的文件上加盖印章。如需修改，应重新制作文件并履行审批程序。4.电子印章的使用，参照国家相关法律法规及公司电子签名管理规定执行，确保其安全性和有效性。第十二条印章借用1.因特殊情况（如异地签约、紧急事务处理等）确需将印章带出公司使用的，必须提出书面借用申请，详细说明借用事由、借用时间、地点、携带人及担保措施等，经部门负责人、指定管理部门审核，报请公司主要领导批准。2.印章借用仅限指定人员携带，并对印章在借用期间的安全及使用负全部责任。3.借用印章应严格按照批准的用途和时限使用，不得超范围、超时限使用。4.印章借出后，携带人应确保其安全，防止遗失、被盗或滥用。使用完毕后，须立即归还，并办理归还登记手续，由保管人核对印章完好情况。5.原则上，公司不提倡印章外借。确需外借的，必须从严控制，确保风险可控。第五章印章的变更、废止与销毁第十三条印章变更因公司名称变更、法定代表人变更、印章损坏或样式调整等原因需要更换印章的，应按照本制度第二章“印章的刻制与启用”的规定办理新印章的刻制和启用手续，并同时对旧印章进行处理。第十四条印章废止1.出现以下情况之一时，印章应予以废止：（1）公司名称变更或法定代表人变更；（2）印章使用年限过长导致模糊不清或损坏无法继续使用；（3）部门撤销或职能调整；（4）其他需要废止印章的情形。2.废止印章应由保管部门提出申请，经指定管理部门审核，报公司领导批准后，办理废止手续。第十五条印章销毁1.废止的印章不得随意丢弃或自行处理，应由指定管理部门统一登记造册，提出销毁申请，报公司领导批准后，由两人以上负责监销，并填写《印章销毁登记表》，存档备查。2.销毁方式应确保印章无法再被使用（如粉碎、熔毁等）。3.对具有保存价值的废止印章，可按档案管理规定封存保管。第六章责任追究第十六条责任追究1.任何部门或个人违反本制度规定，擅自刻制、启用、使用、保管、借用、变更、废止或销毁印章，或因保管不善导致印章遗失、被盗，或滥用印章给公司造成损失的，公司将视情节轻重，对相关责任人给予批评教育、经济处罚、行政处分，直至追究法律责任。2.印章保管人因工作调动、离职等原因未按规定办理印章交接手续的，将不予办理相关手续，并追究其相应责任。3.审批人对不符合规定的用印申请予以批准，或对用印文件内容审核不严，导致公司损失的，应承担相应的领导责任。第七章附则第十七条制度解释本制度由公司指定管理部门（如行政部或综合管理部）负责解释。第十八条制度修订本制度根据国家法律法规变化及公司经营管理需要，可适时进行修订，修订程序同制定程序。第十九条生效日期本制度自发布之日起正式施行。原有相关规定与本制度不一致的