人事档案管理工作规范及流程

人事档案管理工作规范及流程人事档案管理是组织人事工作的重要组成部分，是一项基础性、机密性极强的工作，其规范化、科学化管理对于单位人力资源开发、人才队伍建设、以及维护组织与个人的合法权益均具有不可替代的作用。为确保人事档案材料的真实、完整、安全和有效利用，特制定本规范及流程。一、人事档案管理的基本原则人事档案管理工作应严格遵循以下原则：1.真实性原则：档案材料必须真实可靠，如实反映个人经历、政治思想、业务能力、工作表现、奖惩等情况，严禁弄虚作假或擅自涂改、抽取、伪造档案材料。2.完整性原则：档案材料应全面、系统地收集和整理，确保反映个人全貌的关键材料不缺失、不遗漏，力求档案材料的连续性和完整性。3.保密性原则：人事档案属于党和国家的核心机密，档案管理人员必须严格遵守国家保密法律法规，严守档案纪律，不得泄露档案内容，确保档案信息安全。4.规范性原则：档案的建立、收集、整理、保管、查阅、转递、利用等各个环节都必须严格按照规定的程序和标准进行操作，确保管理工作的制度化、标准化。5.服务性原则：在严守保密纪律和管理规定的前提下，为人事决策、干部选拔任用、职称评聘、教育培训、权益保障等工作提供准确、及时的档案服务。二、档案的建立与接收档案的建立与接收是人事档案管理的起点，必须从严把关。1.新员工档案建立：*员工入职后，人力资源部门应及时为其建立人事档案。建档对象包括单位正式录用、聘用的各类人员。*收集材料：主要包括但不限于《干部履历表》（或《职工履历表》）、《干部任免审批表》（如适用）、录用（聘用）审批表、劳动合同、学历学位证明、成绩单、职业资格证书、奖惩材料、政治历史情况审查材料、党团组织材料、工资变动审批表、考核材料等。*材料审核：对收集的材料要认真核对其真实性、完整性和规范性，发现问题及时与相关部门或个人沟通解决。材料不齐全的，应督促其补充。2.外部档案接收：*接收外单位转来的档案，须认真核对档案转递通知单与档案材料是否相符，检查档案密封是否完好，包装是否规范。*核对无误后，在《档案接收登记簿》上详细登记，并由接收人签字确认。对不符合要求的档案，应退回原单位处理。三、档案材料的收集与归档档案材料的收集与归档是保证档案内容充实、准确的关键环节。1.材料收集范围：应根据档案管理规定，明确需要归档的材料范围。凡是反映员工个人政治思想、道德品行、学习工作经历、专业素养、工作实绩、廉洁自律、遵纪守法以及家庭状况、社会关系等情况，以文字、图像、声像等不同形式记录下来的材料，均属收集归档范围。2.收集要求：*及时性：各类应归档材料形成后，相关部门或个人应在规定时间内（一般为材料形成后一个月内）主动向人力资源部门档案管理岗位提交。*齐全性：确保每份材料的各个组成部分完整无缺，如审批表需有审批意见和签字盖章。*规范性：材料格式、填写规范、印章等应符合要求。复印件须注明原件保管单位或经组织核实并加盖公章。3.材料归档：*鉴别：对收集到的材料进行鉴别，确定其是否属于归档范围，材料是否真实、有效。*分类排序：按照档案材料的性质和《干部档案材料分类目录》（或单位内部规定的分类标准）进行分类，并在每一类内按材料形成时间或逻辑关系排序。*编写页码：对每份材料编写页码，页码位置应规范统一（一般在材料右上角，无字页面不编页）。*填写卷内目录：根据材料分类和排序结果，逐项填写《卷内文件目录》，包括序号、材料名称、材料形成时间、页码、备注等。*装订：将整理好的材料装订成册，做到整齐、牢固、美观，便于翻阅。四、档案的日常管理与维护档案的日常管理与维护是确保档案安全、完整和延长档案寿命的重要保障。1.库房管理：*档案库房应符合《档案馆建筑设计规范》要求，具备防火、防潮、防虫、防盗、防高温、防光、防尘等“七防”措施。*配备必要的温湿度调控设备、消防器材和监控设备。*库房内严禁吸烟和存放易燃易爆物品。*保持库房整洁卫生，定期进行环境检查和设备维护。2.档案存放：*档案应存放在专用的档案柜中，排列有序，便于查找。柜内可放置防虫、防潮药剂，并定期更换。*不同类型、不同状态的档案应分区存放，如在职人员档案、离退休人员档案、已故人员档案等。*建立档案存放位置索引，以便快速定位。3.定期核对与清点：*档案管理人员应定期对库存档案进行核对清点，一般每年至少进行一次全面核对，确保账物相符，发现问题及时处理并上报。*对破损、褪色、霉变的档案材料，应及时进行修补、复制或托裱，确保档案的耐久性。4.档案信息化管理：*积极推进人事档案数字化建设，按照国家和行业标准对纸质档案进行数字化扫描、著录、存储和备份。*建立健全档案信息管理系统，确保数字档案的真实性、完整性、可用性和安全性。*数字档案与纸质档案具有同等效力，但应注意数字档案的长期保存和备份策略。五、档案的查阅与利用档案的查阅与利用是档案价值实现的重要途径，必须严格遵守规定，规范操作。1.查阅权限与审批：*因工作需要查阅档案，必须严格履行审批手续。查阅本单位管理的干部档案，须由所在部门提出申请，经人力资源部门负责人批准后，方可查阅。查阅重要档案或涉及敏感信息的，须报请单位分管领导或主要领导批准。*公检法等机关因办案需要查阅相关人员档案，须持单位介绍信和办案人员有效证件，经单位相关领导批准。*严禁任何组织或个人私自查阅、复制、摘抄、拍摄、公布档案内容。2.查阅程序与要求：*查阅人员须在指定的阅档室查阅，档案一般不得带出阅档室。确因特殊情况需要借出档案的，须经单位主要领导批准，严格履行借阅登记手续，并限期归还。档案借出期间，借阅单位和个人对档案的安全、保密负全部责任。*查阅档案时，必须爱护档案，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案材料。*查阅者应在《档案查阅登记簿》上详细记录查阅人、查阅事由、查阅时间、查阅档案名称/编号、批准人等信息。*查阅过程中，如需摘录或复制档案内容，须经档案管理负责人批准，并由档案管理人员负责摘录或复制，复制件须加盖档案管理部门证明章。3.查阅纪律：*查阅档案时，必须遵守国家保密法规和单位档案管理规定，严格遵守保密纪律。*不得向无关人员泄露档案内容。查阅到的档案信息，不得用于规定用途以外的其他目的。六、档案的转递与销毁档案的转递与销毁是档案生命周期管理的最后环节，同样需要规范操作。1.档案转递：*员工因调动、辞职、辞退、解除劳动合同、开除、退休、升学、参军等原因离开本单位，或因其他原因需要转出档案时，人力资源部门应及时将其人事档案按规定转递至新的档案接收单位。*档案转递应通过机要交通或派专人送取，严禁个人自带或通过普通邮寄方式转递。*转递前，应对档案材料进行认真核对、整理，确保材料齐全、准确。*填写《干部（职工）档案转递通知单》，详细注明材料份数、页数，并由接收单位在回执上签字盖章后存档备查。2.档案销毁：*对于已超过规定保管期限且无继续保存价值的档案，或经批准予以销毁的档案，必须严格按照规定程序进行销毁。*档案销毁前，应由档案管理部门提出销毁意见，报单位主管领导批准后，编造《档案销毁清册》。*销毁档案时，必须有两人以上负责监销，防止档案遗失或泄密。监销人应在《档案销毁清册》上签字，并注明销毁时间、地点和方式。*《档案销毁清册》应永久保存。七、人事档案管理的责任与监督1.管理责任：人力资源部门是人事档案管理的职能部门，负责人事档案工作的组织领导和具体实施。档案管理人员是直接责任人，应认真履行职责，严格遵守档案管理各项规定。2.人员要求：档案管理人员应具备良好的政治素质和业务能力，忠于职守，廉洁奉公，严守纪律，熟悉档案业务知识，并保持相对稳定。3.监督检查：单位应定期对人事档案管理工作进行监督检查，及时发现和纠正存在的问题，对在档案管理工作中