2026年会议室使用申请表

2026年会议室使用申请表申请项目分类详细说明、选项列表及填写规范（2026年度适用）填写区域/审批意见/备注信息一、申请人及部门基础信息1.申请人姓名：请填写主要负责组织本次会议的全职员工姓名。此姓名将作为系统自动发送会议通知、变更提醒及使用反馈调查的首要联系人。若需他人代为申请，请注明实际使用人。2.员工工号：请输入准确的8位数字工号，系统将自动校验其在职状态及部门归属。非在职人员或外包人员申请需附带总监审批邮件。3.所属部门/科室：请填写完整的四级部门名称（例如：人力资源部-招聘配置科-校园招聘组）。跨部门会议请注明“牵头部门”。4.职位级别：用于校验申请权限。部分董事会议室或VIP接待室仅限总监级（P7级）以上人员申请，或需获得更高级别的预先授权。5.企业邮箱：请确保邮箱地址准确，会议室确认函及门禁临时通行码将发送至此邮箱。建议使用公司分配的官方邮箱，避免使用私人邮箱。6.内部直线电话：请填写分机号，以便行政部在紧急情况下（如设备故障、临时征用）能够迅速联系到现场负责人。7.移动联系电话：请填写11位有效手机号码，用于非工作时间或紧急状况下的即时联络。申请人姓名：__________________员工工号：__________________所属部门/科室：__________________职位级别：__________________企业邮箱：__________________内部直线电话：__________________移动联系电话：__________________二、会议基础时间规划1.申请日期：填写提交本表格的具体日期，格式为YYYY-MM-DD。2.拟使用日期：请填写计划使用会议室的具体日期。2026年度会议室预约系统支持最长提前90天预约，最短需提前4个工作小时（突发紧急会议除外）。3.会议开始时间：请精确到分钟（例如：09:30）。请注意，所有会议室均包含15分钟的设备调试及准备时间，实际入场时间可提前15分钟。4.会议结束时间：请精确到分钟（例如：11:30）。请严格控制会议时长，避免超时占用影响后续使用。如需延时，请至少提前30分钟在系统中查询是否有空档并申请变更。5.会前布置时间：如需特殊桌椅摆放或场外茶歇台搭建，请注明所需提前入场布置的时间段（通常不超过1小时）。6.会后撤场时间：如涉及大量物料回收或垃圾清理，请注明所需延时退出的时间段。7.会议频次：-单次会议：仅申请一次。-定期例会：如每周一上午例会，请注明周期（周/月）及截止日期。-系列会议：连续多天的培训或研讨会，请注明具体起止日期。申请日期：2026年___月___日拟使用日期：2026年___月___日会议开始时间：___:___会议结束时间：___:___会前布置时间：___:___至___:___会后撤场时间：___:___至___:___会议频次：□单次□定期例会（周期：____）□系列会议（至：____）三、会议室类型及规格选择1.会议室编号/名称：请根据实际需求选择，系统将实时显示占用状态：-A类-小型洽谈室（6-8人）：适合1对1面试、小型沟通、电话会议。配备白板、高清显示屏。-B类-中型会议室（12-20人）：适合部门周会、项目复盘。配备投影仪、音响系统、视频会议终端。-C类-大型多功能厅（50-100人）：适合全员大会、培训、产品发布。配备舞台、专业灯光、4K主屏、无线麦克风。-D类-VIP董事会议室（12-16人）：适合高层战略会、重要客户接待。配备全真皮座椅、独立茶水间、降噪系统。-E类-培训教室（30-40人）：适合技能培训、workshop。配备可移动拼接桌椅、书写墙。2.座位布局要求：-课桌式：适合培训，便于记录（默认E类）。-剧院式：适合宣讲，最大化容纳人数（默认C类）。-回字型/口字型：适合讨论，便于互动（默认B类）。-U型：适合小型研讨，视线无遮挡（默认B类）。-鱼骨式：适合分组讨论（默认E类）。3.参会人数预估：请填写实际到场人数（包含内部员工及外部访客）。严禁虚报人数占用大会议室，行政部将不定期抽查，发现违规将取消预约权限。首选会议室：__________________（备选会议室：__________________）座位布局要求：□课桌式□剧院式□回字型□口字型□U型□鱼骨式□其他（请注明）：____________参会人数预估：______人（其中内部员工：____人，外部访客：____人）四、会议主题与背景详情1.会议主题：请简明扼要地概括会议内容（限20字以内），将显示在会议室门口的电子屏上。例如：“Q1季度销售复盘”、“2026新品宣讲会”。2.会议详细议程：请提供详细的会议流程安排，包括每个环节的时间段、议题名称、演讲者/负责人。此信息用于行政部协助准备相关物料（如名牌、席卡）。-示例：09:00-09:10开场致辞（张三）09:10-10:00业务回顾（李四）10:00-10:30茶歇10:30-11:30分组讨论3.会议性质：-内部会议：仅限公司内部员工参加。-外部会议：有客户、供应商、政府人员等非公司员工参加。-机密会议：涉及公司核心战略、财务数据、人事变动等敏感信息，需申请保密会议室，并开启信号屏蔽功能。-招聘面试：请注明，以便行政部提供公司宣传册及面试评估表。4.会议背景及目的：请详细描述召开此次会议的原因、预期达成的目标以及产出的成果。此栏有助于审批人评估资源使用的合理性。会议主题：__________________会议详细议程：________________________________________________________________________________________________________________________________会议性质：□内部会议□外部会议□机密会议□招聘面试会议背景及目的：________________________________________________________________________________________________五、视听设备与技术支持需求1.基础办公设备：-□投影仪（支持HDMI/Type-C转接）-□电动投影幕（100寸/120寸/150寸）-□液晶触摸一体机（86寸/98寸，支持Windows/Android双系统）-□白板（普通白板/电子白板/玻璃书写墙）-□翻页板（需注明数量：____块）-□麦克风（有线麦/无线手持麦/领夹麦/头戴麦，请说明数量）2.网络与远程会议：-□有线网络（需注明接口数量：____个）-□无线WiFi（需注明是否需要专用5G频段）-□视频会议系统（Zoom/腾讯会议/Teams/钉钉，请注明平台）-□电话会议系统（Polycom/传统电话拨入）-□摄像机及云台（需远程控制/特写拍摄）3.高级技术支持：-□现场IT技术支持人员（全程驻场/关键节点支持）-□同声传译设备（需注明语种及接收耳机数量）-□直播/录播服务（需推流地址/存储位置）-□笔记本电脑租赁（请注明配置需求及数量：Windows____台,Mac____台）4.特殊设备备注：如有其他未列出的专业设备需求，请在此详细描述品牌、型号及参数。基础办公设备：□投影仪□电动投影幕□液晶触摸一体机□白板□翻页板（____块）□麦克风（类型：________，数量：____）网络与远程会议：□有线网络（____个接口）□无线WiFi（□普通□专用5G）□视频会议平台：____________□电话会议系统□摄像机及云台高级技术支持：□现场IT支持（□全程□关键节点）□同声传译（语种：____，耳机：____）□直播/录播（地址/位置：________）□笔记本租赁（Win:____,Mac:____）特殊设备备注：________________________________六、餐饮、茶歇及后勤服务1.茶歇服务：-标准茶歇A：包含矿泉水、速溶咖啡/茶包、小饼干、时令水果（按人头计算）。-精品茶歇B：包含现磨咖啡/鲜榨果汁、精品糕点、坚果拼盘、切果盘（按人头计算）。-无餐饮：仅需提供饮用水。-特殊要求：清真食品、无糖食品、素食等。2.正餐安排：-□工作午餐（盒饭，请注明档次：30/50/80元标准）。-□自助餐（请注明时间及预估人数）。-□场内晚宴/酒会（需单独申请场地使用费及服务费）。3.会议物料支持：-□纸笔套装（每人一套）。-□议程表/签到表（打印及装订）。-□席卡/台签（请注明名单，支持中英文对照）。-□横幅/易拉宝/背景板制作（需提供设计稿）。-□鲜花/绿植租赁（讲台鲜花、桌花）。4.礼宾服务：-□前台接待引导（需提供访客名单）。-□专门会议秘书（记录会议纪要）。-□保洁服务（会中清理、会后深度清洁）。茶歇服务：□标准茶歇A□精品茶歇B□仅饮用水□无餐饮特殊饮食需求：__________________正餐安排：□工作午餐（标准：____元/人）□自助餐（时间：____，人数：____）□场内晚宴/酒会会议物料支持：□纸笔套装□议程表/签到表□席卡/台签（名单附后）□横幅/易拉宝/背景板□鲜花/绿植租赁礼宾服务：□前台接待引导（名单附后）□会议秘书□保洁服务七、访客与安全合规管理1.外部访客信息登记：若会议性质为“外部会议”，必须详细登记所有访客信息。未登记访客将无法通过门禁系统。-访客姓名-所属单位/公司全称-职位-身份证号码（用于购买保险及门禁备案）-联系电话-车牌号（用于预约地下停车位）2.信息安全承诺：-申请人在此承诺，会议内容符合国家法律法规及公司商业道德规范。-严禁在会议室从事违法违规活动。-涉密会议严禁开启未经审核的录音录像设备。-会议结束后，需带走所有纸质资料，并擦除白板上的敏感信息，确保“不留密”。3.消防安全须知：-严禁堵塞消防通道和安全出口。-严禁在会议室内吸烟或使用明火。-严禁私拉乱接电线或使用大功率违规电器（如暖风机、电磁炉等）。-如需使用特装搭建物，必须使用阻燃材料并提交消防检测报告。4.资产保管责任：申请人对会议期间带入会场的个人及公司资产负有保管责任。会议结束后请检查个人物品，行政部对遗留物品不承担保管责任，贵重物品遗失后果自负。访客人员列表（可另附页）：1.姓名：____，单位：____，身份证：____2.姓名：____，单位：____，身份证：____3.姓名：____，单位：____，身份证：____...访客车辆车牌：__________________信息安全承诺：本人已阅读并同意遵守《2026年信息安全管理规范》，承诺对会议内容保密，并在会后清理现场。申请人签字：__________________消防安全承诺：本人已阅读并同意遵守《消防安全管理规定》，不违规用电，不堵塞通道。申请人签字：__________________八、费用预算与结算方式1.费用预估：请根据行政部发布的《2026年会议室资源价目表》预估本次会议总成本。-场地费：根据会议室类型及使用时长计算（内部部门通常有免费额度，超出部分或外部使用需付费）。-设备租赁费：特殊设备、同传设备、笔记本电脑租赁费用。-IT支持费：超出基础服务之外的驻场技术支持费用（按工时计算）。-餐饮费：茶歇、正餐、酒水的实际消费金额。-物料制作费：打印、喷绘、横幅制作等费用。-其他费用：停车费、礼品费等。2.成本中心/项目代码：请填写准确的财务成本中心代码（CostCenter）或项目代码（ProjectCode）。所有会议室产生的费用将据此进行月度自动分摊。3.结算方式：-内部转账：默认通过公司内部账务系统月度结转。-现金/支票：仅限外部客户使用，需提前到财务部缴费。-挂账：仅限有签单协议的长期合作客户。4.发票信息：如需开具发票（仅限外部收费会议），请在此提供完整的发票抬头、税号、地址电话及开户行账号。费用预估明细：场地费：________元设备租赁费：________元IT支持费：________元餐饮费：________元物料制作费：________元其他费用：________元合计预估：________元成本中心/项目代码：__________________结算方式：□内部转账□现金/支票□挂账（协议号：____）发票信息：抬头：__________________税号：__________________地址电话：__________________开户行及账号：__________________九、审批流程与签字确认1.部门负责人审批：确认会议的必要性、参会人员的合理性以及预算的归属。部门总监需对会议内容及其产生的费用负责。2.行政/设施部审批：审核会议室资源的可用性、设备配置的可行性以及餐饮后勤的安排。对于大型活动或涉及特装搭建的申请，需评估是否符合安全规范。3.IT部审批（如需要）：涉及网络配置、防火墙开通、特殊软件安装或高端视频会议保障时，需IT经理签字确认资源及技术支持人员到位。4.财务部审批（如需要）：针对产生高额费用的会议、外部收费会议或预算外支出，需财务部审核预算额度及付款方式。5.最终确认：所有审批完成后，行政部将发送最终的“会议预订确认单”。申请人在会议开始前30分钟凭工牌或确认单到前台领取门禁卡及物资。6.变更与取消政策：-取消：请至少提前24小时在系统中取消，以免产生资源浪费扣分。-变更：时间或地点变更需重新走审批流程。-爽约：无故不使用且未提前取消者，将记录在案，累计三次将取消当季度预约权限。部门负责人审批：□同意□不同意（原因：____）签字：__________________日期：2026年___月___日行政/设施部审批：□场地已锁定□设备已配置□后勤已安排□驳回（原因：____）签字：__________________日期：2026年___月___日IT部审批：□技术支持已确认□无需IT支持□驳回（原因：____）签字：__________________日期：2026年___月___日财务部审批：□预算已确认□