档案管理制度

档案管理制度一、总则（一）目的与依据为规范本单位档案管理工作，确保档案的真实、完整、安全与有效利用，依据国家相关法律法规及行业规范，结合本单位实际情况，特制定本制度。本制度旨在通过系统化、规范化的管理，充分发挥档案在单位运营、决策参考、历史追溯及法律凭证等方面的重要作用。（二）适用范围本制度适用于单位内部所有部门及全体员工在各项工作中形成的，具有保存价值的各种文字、图表、声像、电子数据等不同形式的历史记录。凡涉及单位核心业务、行政管理、财务审计、人力资源、对外交往等活动中产生的应归档材料，均须遵照本制度执行。（三）管理原则档案管理工作遵循统一领导、分级负责、规范整理、安全保密、依法利用的原则。各部门应指定专人（或兼职人员）负责本部门档案的初步收集、整理和移交工作，确保档案管理工作的连续性和有效性。二、管理机构与职责（一）档案管理部门单位综合管理部门（或指定专门档案管理部门）为档案工作的归口管理部门，负责统筹、协调、指导和监督全单位的档案管理工作。（二）档案管理人员职责1.贯彻执行国家及上级有关档案工作的法律法规和方针政策，制定和完善单位档案管理规章制度及工作细则。2.负责对各部门档案工作进行业务指导和培训，督促各部门做好文件材料的形成、积累、整理和归档工作。3.负责接收、整理、保管、统计单位各类档案，确保档案的系统性、完整性和安全性。4.负责档案的科学管理，积极开发档案信息资源，编制检索工具，为单位各项工作提供档案利用服务。5.严格执行档案保密制度，防止档案失泄密事件发生。6.负责对已超过保管期限的档案进行鉴定，并按规定程序办理销毁手续。（三）各部门职责各部门负责人为本部门档案工作的第一责任人，应指定专人（档案员）负责本部门日常工作中形成的文件材料的收集、整理、预归档，并定期向单位档案管理部门移交。三、档案的形成与收集（一）文件材料的形成各部门在工作中形成的文件材料，应符合国家及单位关于公文处理的规范要求，确保文件材料的真实性、准确性、完整性和有效性。（二）收集范围与要求1.凡是反映本部门主要职能活动和基本历史面貌，对单位工作具有查考利用价值的文件材料，均属收集范围。2.文件材料的收集应及时、完整，做到不遗漏、不积压。日常工作中形成的文件材料，由经办人负责收集；专项工作或重大活动中形成的文件材料，由项目负责人或活动组织者指定专人负责收集。3.电子文件的收集应包括其相应的支持软件、参数和其他相关数据，确保电子档案的可读性和完整性。四、档案的整理与归档（一）整理原则档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（二）整理方法1.分类：按照单位档案分类方案进行分类，一般可分为文书档案、业务档案、财务档案、人事档案、声像档案、实物档案、电子档案等大类，并根据需要设置二级类目。2.组卷/件：文书档案一般以“件”为单位进行整理；业务档案、科技档案等可根据其特点以“卷”或“件”为单位整理。3.排列：同一类别的档案，按照形成时间或重要程度进行系统排列。4.编号：对整理好的档案进行编号，包括全宗号、年度、保管期限、件号（或卷号）等。5.编目：填写卷内文件目录或件内文件目录，编制备考表。6.装订：归档文件应按照规定进行装订，做到整齐、牢固，便于保管和利用。（三）归档时间与要求1.文书档案一般应在次年上半年完成上一年度文件材料的整理归档工作。2.业务档案、项目档案等应在项目完成或告一段落后及时整理归档。3.财务档案由财务部门按照相关规定整理后，在会计年度终了后保管一定年限，再移交档案管理部门。4.归档材料必须是原件（特殊情况可归档具有凭证作用的复印件，并注明原件存放处），手续齐全，字迹清楚，符合归档要求。5.电子档案的归档应符合国家关于电子文件归档与管理的相关标准，确保其真实性、完整性、可用性和安全性。五、档案的保管与保护（一）档案库房管理1.档案库房应符合《档案馆建筑设计规范》要求，具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防光、防尘等“八防”措施。2.库房内保持适宜的温度和湿度（温度一般控制在14-24℃，相对湿度控制在45-60%）。3.库房内严禁存放易燃易爆物品和其他危险品，严禁吸烟和使用明火。4.档案库房应与办公区域分开，非档案管理人员未经许可不得进入库房。（二）档案日常保管1.档案应按照分类方案和编号顺序排列存放，做到柜有号、格有位、件（卷）有序。2.定期对档案进行清点核对，发现问题及时处理并报告。3.建立档案管理台账，对档案的收进、移出、利用、销毁等情况进行详细记录。4.积极采用先进的档案保护技术和设备，对破损、褪色的档案及时进行修复和复制。（三）档案保密管理1.严格执行国家保密法律法规，建立健全档案保密制度，明确保密责任。2.涉密档案应单独存放，采取严格的保密措施，借阅、复制、传递等环节须按保密规定办理。3.档案管理人员应增强保密意识，严守保密纪律，不得泄露档案内容。六、档案的利用与借阅（一）利用范围与权限1.单位内部人员因工作需要，可以利用本单位档案。2.外单位人员查阅本单位档案，须持单位介绍信和有效身份证件，经单位档案管理部门负责人批准。3.查阅涉密档案，须经单位分管领导批准。（二）借阅程序1.借阅档案须填写《档案借阅登记表》，注明借阅档案的名称、编号、借阅目的、借阅期限等。2.档案管理人员对借阅申请进行审核，符合条件的予以借阅。3.借阅档案一般限在档案阅览室查阅。确因工作需要带出档案室的，须经档案管理部门负责人批准，严格履行借阅手续，并限期归还。（三）利用要求1.查阅档案时，应爱护档案，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案材料。2.不得擅自复制、拍摄、摘录档案内容。确需复制的，须经档案管理部门负责人批准，并由档案管理人员负责复制，复制件须加盖档案证明章。3.借阅的档案应按期归还。如需续借，应办理续借手续。4.归还档案时，档案管理人员应认真核对，确认无误后方可注销借阅登记。七、档案的鉴定与销毁（一）档案鉴定1.成立档案鉴定小组，由单位分管领导、档案管理部门及相关业务部门人员组成，负责对已到保管期限的档案进行价值鉴定。2.鉴定小组应根据档案的历史价值、现实利用价值和长远保存价值，按照档案保管期限表，对档案进行逐卷（件）鉴定，提出销毁或继续保管的意见。（二）档案销毁1.对经鉴定确无保存价值的档案，由档案管理部门填写《档案销毁清册》，报单位分管领导批准后，方可销毁。2.档案销毁应有两人以上负责监销，监销人应在销毁清册上签字，并注明销毁时间、地点、方式等。3.严禁个人私自销毁