职业卫生档案管理制度（范本）

职业卫生档案管理制度（范本）第一章总则第一条目的与依据为规范本单位职业卫生档案管理，保障劳动者职业健康权益，落实职业病防治主体责任，依据《中华人民共和国职业病防治法》《工作场所职业卫生管理规定》《用人单位职业卫生档案管理规范》等法律法规，结合本单位实际，制定本制度。第二条适用范围本制度适用于本单位所有产生或存在职业病危害因素的部门、岗位及全体劳动者的职业卫生档案管理工作。第三条定义职业卫生档案是指本单位在职业病危害防治和职业卫生管理活动中形成的，能够准确、完整反映本单位职业卫生工作全过程的文字、图纸、照片、报表、音像资料、电子文档等文件材料。第四条管理原则实行统一领导、分级负责、归口管理、全员参与，坚持一企一档、一岗一档、一人一档、一源一档、一案一档，确保档案真实、完整、准确、安全、可用、可追溯。第二章管理职责第五条管理机构与人员单位主要负责人对职业卫生档案管理工作负总责，保障档案管理所需人员、经费、场地及设施设备。指定职业卫生管理部门（如安全环保部/职业健康科）为归口管理部门，设专职/兼职档案管理员，负责档案的收集、整理、归档、保管、借阅、移交、销毁等全流程管理。各部门负责人为本部门职业卫生档案管理第一责任人，指定专人负责本部门档案资料的收集、初审、报送，确保资料真实、及时、完整。劳动者配合提供个人职业健康相关信息，有权查阅、复印本人职业健康监护档案。第六条档案管理员职责制定档案分类、编号、归档、保管、借阅等细则，建立档案管理台账。指导、督促各部门按时报送档案资料，审核资料完整性、规范性。负责档案的整理、装订、入库、登记、保管，落实防火、防潮、防盗、防鼠、防磁、防高温等防护措施。规范档案借阅、复制流程，做好登记与保密工作。定期检查档案保管状况，及时修复破损档案，定期备份电子档案。负责档案的移交、销毁及与监管部门的对接工作。第三章档案内容与分类第七条核心档案分类（共7大类）（一）建设项目职业卫生“三同时”档案建设项目立项、可行性研究报告、初步设计、施工图设计等文件。职业病危害预评价报告、审核批复文件。职业病防护设施设计专篇、审查批复文件。职业病危害控制效果评价报告、竣工验收批复文件。防护设施施工、安装、调试、验收记录及图纸。（二）职业卫生管理档案职业病防治责任制、职业卫生管理制度、操作规程、应急预案。职业病危害项目申报回执、批复文件。职业卫生管理机构设置、人员任命文件、岗位职责。职业病危害事故报告、调查处理、应急处置、整改记录。职业卫生工作年度计划、总结、考核记录。（三）职业卫生宣传培训档案年度培训计划、方案、课件、教材。培训签到表、考试试卷、成绩记录、培训影像资料。主要负责人、职业卫生管理人员、接害岗位劳动者培训证书。职业病危害告知书、公告栏公示照片、警示标识设置记录。（四）职业病危害因素监测与检测评价档案工作场所职业病危害因素种类清单、岗位分布、接触人员台账。日常监测记录、定期检测报告、检测点位布置图。职业病危害现状评价报告、控制效果评价报告。检测超标整改方案、复查记录、效果验证资料。防护设施（通风、除尘、降噪、排毒等）设计、安装、运行、维护、检修、更换记录。（五）用人单位职业健康监护管理档案职业健康监护年度计划、实施方案。上岗前、在岗期间、离岗时、应急职业健康检查结果汇总表。职业禁忌证、健康损害、职业病人员处理、安置、随访记录。职业健康检查机构资质、委托协议、检查报告签收记录。（六）劳动者个人职业健康监护档案（一人一档）劳动者基本信息：姓名、性别、身份证号、工种、接害工龄、既往病史、家族病史等。职业史、职业病危害接触史（岗位、危害因素、接触时间、浓度）。历次职业健康检查报告、复查结果、医学观察记录。职业病诊断、治疗、康复、鉴定资料。离岗时职业健康检查报告、档案复印件领取签收记录。（七）其他档案防护用品采购、发放、使用、维护、更换、报废记录及检测报告。应急救援设施配置、维护、演练记录。监管部门检查、整改、处罚文书及落实记录。法律法规、标准规范及其他相关资料。第四章档案收集与归档第八条收集要求各部门按职责范围，及时收集本制度第七条所列各类原始资料，确保真实、准确、完整、清晰，不得伪造、篡改、遗漏。电子档案与纸质档案同步收集，电子文件格式规范、可读取，重要电子档案需打印纸质版归档。档案资料需注明形成日期、部门、责任人、签字盖章，确保可追溯。第九条归档时限日常资料（监测记录、培训记录、防护用品发放等）每月5日前报送归档。年度资料（年度计划、总结、检测报告、健康检查汇总等）次年3月31日前完成归档。建设项目“三同时”、评价报告、事故处理等专项资料，在工作完成后15日内归档。劳动者个人档案在入职、体检、岗位变动、离岗后10日内完成更新归档。第十条归档流程各部门收集资料→初审→填写《档案报送清单》→部门负责人签字→报送档案管理员。档案管理员审核→分类、编号、登记→整理装订→入库保管→建立电子台账。档案编号规则：单位代码-年度-类别代码-案卷号-件号（示例：XX-2026-GL-001-001）。第五章档案保管与防护第十一条保管场所设立专用档案室（柜），远离易燃、易爆、高温、高湿、强磁场区域，独立防火分区，耐火等级不低于二级。配置防火、防潮、防盗、防鼠、防虫、防磁、恒温恒湿设施，温度控制在14-24℃，相对湿度45%-60%。纸质档案垂直存放于密集架/档案柜，底层距地面≥15cm，每年倒架一次；电子档案存储于专用服务器，定期异地备份。第十二条保管期限劳动者个人职业健康监护档案：保存至劳动者离职后至少30年；职业病患者档案永久保存。其他职业卫生档案：至少保存30年；重要专项档案（如“三同时”、评价报告、事故档案）永久保存。电子档案与纸质档案保管期限一致，定期进行可读性检测。第十三条保密要求劳动者个人健康档案涉及隐私，严格保密，非经本人同意或法定程序，不得泄露。档案管理员签订《保密协议》，严禁擅自复制、传播、泄露档案内容。电子档案设置访问权限，加密存储，防止数据泄露、篡改。第六章档案借阅与利用第十四条借阅范围本单位各部门因工作需要，可借阅本部门相关档案。劳动者可查阅、复印本人职业健康监护档案，单位无偿提供并签章。职业卫生监管部门、司法机关、职业病诊断/鉴定机构依法查阅、复制档案时，必须如实提供。第十五条借阅流程填写《档案借阅申请表》→部门负责人签字→档案管理员审核→登记借阅信息（借阅人、日期、用途、归还日期）→提供档案。原始档案不外借，仅限档案室查阅；如需复制，经审批后由档案管理员办理，复印件加盖“档案复印件”章。借阅期限一般不超过7天，到期归还；如需延期，重新办理手续。归还时档案管理员检查档案完整性，确认无误后注销借阅登记。第七章档案移交与销毁第十六条移交管理单位分立、合并、解散、破产时，职业卫生档案按国家档案管理规定移交接收单位或指定机构保管。档案管理员变动时，办理档案移交手续，填写《档案移交清单》，双方签字盖章，一式两份，各执一份。电子档案移交需校验数据完整性，确保可读取。第十七条销毁管理达到保管期限且无保存价值的档案，由档案管理员提出销毁清单→职业卫生管理部门审核→单位主要负责人批准→报监管部门备案。销毁时由2名以上人员监销，填写《档案销毁记录》，监销人签字，记录永久保存。严禁擅自销毁档案，涉密档案按保密规定销毁。第八章监督与考核第十八条监督检查职业卫生管理部门定期（每季度）对各部门档案收集、报送情况进行检查。档案管理员每月检查档案保管、借阅、保密情况，发现问题及时整改。接受卫生健康主管部门的监督检查，如实提供档案资料。第十九条考核与奖惩将职业卫生档案管理工作纳入各部门及人员绩效考核。对档案管理工作成绩突出的部门和个人予以表彰奖励。对未按规定收集、报