公务用车管理与财务报销流程

公务用车管理与财务报销流程一、公务用车管理（一）总则为进一步规范单位公务用车管理，提高公务用车使用效率，降低行政运行成本，确保公务活动顺利开展，根据国家及上级主管部门相关规定，结合本单位实际，制定本办法。本办法适用于单位所有公务用车的配备、使用、保养、维修、保险及驾驶员管理等活动。公务用车管理遵循统一管理、分级负责、厉行节约、安全高效、杜绝浪费的原则。（二）管理机构与职责单位办公室（或指定专门的后勤管理部门，下同）是公务用车的归口管理部门，负责公务用车的统一调度、日常管理、维护保养、费用核算及驾驶员的安全教育等工作。各部门应配合办公室做好公务用车的使用申请、信息反馈等工作，并加强对本部门人员公务用车纪律的教育。（三）公务用车的配备与权属公务用车的配备应严格按照国家及上级部门规定的编制和标准执行，严禁超编制、超标准配备车辆。所有公务用车均属单位固定资产，由办公室统一登记、建档管理，明确车辆权属，任何部门和个人不得擅自占用、处置。（四）公务用车的申请与审批1.申请条件：确因工作需要，且无法通过公共交通等其他方式保障的公务活动，可申请使用公务用车。2.申请流程：用车部门或个人应提前填写《公务用车使用申请单》，注明用车事由、时间、地点、乘车人数、所需车型（若有特殊需求）及经办人联系方式，经本部门负责人签字同意后，报办公室审批。3.审批权限：一般公务出行由办公室负责人审批；部门负责人出行或重要、紧急公务出行，需报请单位分管领导审批；涉及跨区域长途出差等特殊情况，需报请单位主要领导审批。（五）公务用车的调度与使用1.调度原则：办公室根据“先急后缓、统筹安排、注重效率”的原则进行车辆调度，优先保障重要公务、紧急抢险和领导公务出行。2.使用限制：公务用车仅限用于公务活动，严禁公车私用、私驾，严禁将车辆交由非本单位指定驾驶员驾驶。严禁利用公务用车从事任何违法违纪活动。3.里程管理：驾驶员应如实记录行车里程，办公室定期对车辆行驶里程进行统计分析，监控车辆使用效率。4.定点停放：公务用车在非使用期间应统一停放在单位指定地点，节假日除特殊情况并经批准外，一律封存停驶。（六）公务用车的保养、维修与保险1.定期保养：办公室应根据车辆使用说明书要求，制定车辆定期保养计划，并组织实施，确保车辆状况良好。2.维修管理：车辆出现故障需维修时，驾驶员应及时向办公室报告，由办公室审核后，安排到指定的具有资质的维修厂家进行维修。大额维修费用需按审批权限报请单位领导审批。维修过程中换下的旧件应妥善保管，必要时进行核实。3.保险办理：公务用车的保险（包括交强险、商业险）由办公室统一负责办理，选择性价比高的保险公司，确保保险险种齐全、保额合理。（七）驾驶员管理与安全教育1.驾驶员资质：单位驾驶员应具备合法驾驶资格，身体健康，责任心强，并经过单位审核备案。2.安全教育：办公室应定期组织驾驶员进行交通安全法规、职业道德和安全驾驶技能培训，增强驾驶员的安全意识和责任意识。3.行为规范：驾驶员应严格遵守交通法规，文明驾驶，安全行车。出车前应对车辆进行安全检查，确保行车安全。二、财务报销流程（一）总则为规范单位公务用车相关费用的财务报销行为，加强财务管理，控制费用支出，根据国家财经法律法规和单位财务管理制度，制定本流程。公务用车费用报销坚持真实性、合法性、合规性和及时性原则。（二）报销范围与标准公务用车费用报销范围主要包括：燃油费、路桥通行费、停车费、保养费、维修费、保险费、年检费以及经批准的其他与公务用车相关的合理费用。各项费用报销标准应符合国家及单位相关规定，超标准部分原则上不予报销。（三）报销凭证要求1.原始凭证：报销时必须提供合法、合规、真实的原始凭证，如发票（需注明开票日期、单位名称、项目、金额、开票人等要素齐全清晰）、行程单、维修清单、保险单等。2.《公务用车使用申请单》及派车单：作为费用发生的佐证依据，应随报销凭证一同提交。3.其他证明材料：对于特殊情况的费用支出，需提供必要的情况说明或审批依据。（四）报销审批流程1.经办人整理：费用发生后，经办人（通常为驾驶员或用车部门指定人员）应及时整理报销凭证，填写《费用报销单》，并在报销单上签字。2.部门审核：经办人将《费用报销单》及相关凭证交本部门负责人审核，部门负责人应对费用发生的真实性、必要性进行审核并签字。3.办公室复核：办公室对报销凭证的合规性、完整性以及费用是否符合公务用车管理规定进行复核，重点核查派车记录、行驶里程与费用的匹配性，并签字确认。4.财务审核：财务部门对报销凭证的合法性、合规性、金额的准确性以及审批手续的完整性进行审核。5.领导审批：经财务部门审核无误后，按照单位财务审批权限报请相应领导审批。6.付款结算：审批完成后，财务部门根据审批意见办理付款结算手续。（五）公务用车费用的预支与结算1.燃油费预支：可采用公务加油卡方式管理，由办公室统一办理、充值和管理，驾驶员凭卡加油。也可采用驾驶员先行垫付，后按规定报销的方式。2.其他费用：一般情况下，维修、保险等大额费用由办公室统一办理结算，小额零星费用（如停车费、路桥费）可由驾驶员垫付后及时报销。（六）监督与责任财务部门、办公室及单位纪检监察部门应定期或不定期对公务用车费用报销情况进行监督检查，对发现的虚报冒领、超标报销、公车私用等