《Windows 桌面设置》-项目八

项目八《计算机应川基础教程》排版任务6:设置各章分节(下一页)，(这一步很重要，关系到页眉页脚的生成)任务7:设置页眉任务8:设置页脚任务9:修改、添加内容则目录和页眉页脚自动更新知识拓展技能训练上一页项目目标本案例的目标是充分利用Word提供的长文档排版功能，对长文档进行目录自动提取，页眉页脚的自动生成，修改内容后对页眉页码自动更新等高效排版，使学生掌握Word的高级排版，并了解编写长文档的规定格式。项目八完成效果如图8-1所示。返回需求分析本案例《计算机应用基础教程》是一个包含多个章节的教材，计划编写20余万字，采用章、节、目的三级项目编号方式，教材由几个人共同完成。教材编写时需要解决这样一些问题，由于教材是多人参予编写，格式比较混乱，这样就存在需要频繁地进行修改书稿，更新目录，更新页眉页脚的问题，快速的更新是我们需要解决的第一个问题。每当修改文档时采用普通的查找定位是一个烦琐的事，快速进行定位是我们需要解决的第二个问题。有使用过格式刷经验的人都知道，“格式刷”是一个快速复制格式的工具，我们排好一个段落的格式，使用格式刷可以快速复制格式到其他段落，提高排版的效率，但教材的段落有成百上千段，我们每修改一次段落格式，使用格式刷得依次把其他段落刷上一遍，而如果频繁进行修改段落格式，使用格式刷将会把我们变成“粉刷工”，解决格式的一改全改的问题是我们需要解决的第三个问题。下一页返回需求分析我们再看看教材的组成结构:一是封面;二是目录;三是正文。按正规出版图书的规定为。(1)封面后为空白页，每章开始有章名称的第一页称为首页，规定首页位于奇数页，奇数页位于翻开书的我们的右手，还有规定首页不设置页眉页码。(2)当遇到一章结束时为奇数页时，后面跟空白页(即纸背面的偶数页)，并不设页眉页码。(3)偶数页页眉写教材的名称，左对齐;奇数页写各章的名称，右对齐。(4)正文页码从第1章开始计数，目录页码单独计数，格式要与正文区别。上一页返回方案设计1.总体设计针对上面所列的问题和排版规定，我们决定采用大纲式的编写教材的方法，即先列出章、节、目的名称(先做出前三章的)，见“项目8封面与章、节、目素材”，使用样式与格式功能，结合项目编号(多级符号)，对各章、节、目进行编项目符号，这步骤十分重要，将会对后面自动提取页眉产生重大影响。使用大纲视图设定章、节、目3级大纲级别，结合页面视图对章、节、目的目录进行自动提取。添加内容到章节中，并结合页面设置，对页眉页脚进行规定的设置和自动提取生成。内容修改，页眉页脚、目录自动更新设置。下一页返回方案设计2.任务分解任务1:页面设置任务2:标题样式的设置，段落样式的设置，文字样式的设置任务3:项目编号的自动生成任务4:使用大纲视图，设置大纲级别任务5:自动提取目录任务6:设置各章分节(下一页)，(这一步很重要，关系到页眉页脚的生成)

任务7:设置页眉任务8:设置页脚任务9:修改、添加内容则目录和页眉页脚自动更新上一页下一页返回方案设计3.知识准备1)样式的设置与使用样式是应用于文档中的文本、表格和列表的一套格式特征，它是指一组已经命名的字符和段落格式。它规定了文档中标题、题注以及正文等各个文本元素的格式。用户可以将一种样式应用于某个段落，或者段落中选定的字符上。使用样式定义文档中的各级标题，如标题1、标题2、标题3…标题9，就可以智能化地制作出文档的标题目录。使用样式能减少许多重复的操作，在短时间内排出高质量的文档。如，用户要一次改变使用某个样式的所有文字的格式时，只需修改该样式即可，这就叫“一改全改”。下面我们看看样式的规定。上一页下一页返回方案设计①样式按不同的定义来分，可以分为字符样式和段落样式，也可以分为内置样式和自定义样式。②字符样式是指由样式名称来标识的字符格式的组合，它提供字符的字体、字号、字符间距和特殊效果等。字符样式仅作用于段落中选定的字符。在“样式和格式”任务窗格上用带下划线的“a”表示。③段落样式是指由样式名称来标识的一套字符格式和段落格式，包括字体、制表位、边框、段落格式等。在“样式和格式”任务窗格上用段落标记“目”表示。④符号表示表格样式。上一页下一页返回方案设计Word给我们提供了一个“样式和格式”任务窗格，我们可以利用其来设置、修改、使用样式，下面我们对此窗体进行说明，如图8-2所示。“所选文字的格式”选项组:列出了当前选定文字的样式。“全选”按钮:可以选中所有与当前选定内容格式相同的文本。“新样式”按钮:可以新建自定义样式，具体使用方法将在案例中介绍。上一页下一页返回方案设计“请选择要应用的格式”列表框:其内显示一系列的样式，其中高亮显示的为当前选中文字的样式，使用每一条样式右端的下三角按钮可以选择全选、修改、删除、更新等操作。“显示”:可以定制“请选择要应用的格式”列表框内显示的内容，我们可以单击右边的下三角按钮选择，现在就试一下选择“所有样式”，在“请选择要应用的格式”列表框内可以看到所有的Word内置样式。下面我们看一下样式的建立。①单击“新样式”按钮，弹出“新建样式”对话框，如图8-3所示。上一页下一页返回方案设计②在“名称”文本框中输入新样式的样式名。③在“样式类型”下拉列表框中选择样式的适用范围是段落或字符。④在“样式基于”下拉列表框中选择一个基准样式，默认的基准样式是“正文”，如果当前选择了一个段落或是一部分文本，则基准样式的默认值为当前选择的样式。⑤“后续段落样式”下拉列表框中可以设定一个使用此自定义样式的当前段落的后续段落的样式，一也就是我们使用完此样式后按“回车”键时，下一段落的默认使用样式。⑥在“格式”选项组内可以设置字符的格式。更多的格式单击“格式”按钮，在弹起的菜单中可以选择项目进行设置，如图8-4所示。上一页下一页返回方案设计⑦如果选中了“自动更新”复选框，对于使用这个样式的文档做手工格式修改，Word将自动将样式更新。⑧设置完成后单击“确定”按钮，完成新样式的建立。2)多级项目编号的使用项目编号是我们在文档中经常使用的功能，特别是长文档中的章节号使用项目编号生成会给我们带来很大的方便。使用编号方法是在项目条文前右击在弹起的快捷菜单上选择“项目符号和编号”命令即可弹出“编号样式”对话框，如图8-5所示。3)大纲视图与页面视图(扩展普通视图)上一页下一页返回方案设计为了方便文档的编辑，Word提供了多种视图方式，有“页面视图”、“大纲视图”、“普通视图”等，了解这些视图的功能特点，灵活使用这些视图进行文档编辑会使我们的效率有很大提高。“页面视图”:文档以纸张的大小显示，体现了“所见即所得”的风格特点。“大纲视图”:一般的长文档结构比较复杂，各级标题交错，不容易清楚地显示出文档的结构。使用大纲视图显示文档可以以提纲的形式使各级标题和正文分级别显示，还可以只显示部分级别高的标题。这样，文档结构一目了然，给编辑和浏览长文档提供了便利的方法。可以先在大纲视图中编辑好文档框架再填入内容，这种方法对于编辑长文档很有效。本案例就是按照先建立文档结构再填入内容方式编辑的，在案例中进行了较详细的描述，这里就不再细说了。上一页下一页返回方案设计“普通视图”:可以显示文本格式，但简化了页面布局，所以可以便捷地进行文本输入和编辑。在“普通视图”中可以显示文本和段落格式，但多栏将显示为单栏格式，页眉、页脚、页号以及页边距等元素一也不显示。页与页之间用一条虚线表示分页符，插入分页符进行的分页会在虚线上出现“分页符”字样，节与节之间用双行虚线表示分节符。这里我们可以将光标放置到乎动插入的虚线分页标记上，按“delete”键删除分页符。同样方法可以删除分节符。

4)分节符(下一页)的使用

5)索引与目录

6)页眉页脚设置

7)域更新上面几个知识点在本案例中后面进行了较详细的描述，因此，这里就不一一细说。上一页返回任务1:页面设置1.任务描述教材编写组经过讨论初步设定前3章的章、节、目的名称，决定写出本书的结构框架，章、节、目的名称已存为“项目8封面与章、节、目素材.doc”文件，下面对该文档进行页面设置。注意，我们的长文档的编辑即教材的编写就从这里起步了，这个文档就会成为教材的主文档，经过不断地修改添加内容，最终生成完整教材的电子文档，为了不破坏原素材，建议另存为一个文件，可以命名为“计算机基础教程.doc"。2.操作步骤下一页返回任务1:页面设置(1)打开文件“计算机基础教程.doc”，单击“文件”菜单中的“页面设置”命令，打开“页面设置”对话框，如图8-6所示，打开“版式”选项卡，选中“页眉和页脚”选项组中的复选框“奇偶页不同”，这里是设置出版图书规定的偶数页页眉放书名称，奇数页页眉放章名称。(2)继续选中“页眉和页脚”选项组中的复选框“首页不同”，这里设置出版图书规定的每章的首页不设置页眉页脚。(3)单击“节的起始位置”下拉列表框的下三角按钮，选择“奇数页”，设置结果是为了对各章分节时，每章的首页都是从奇数页开始。(4)设置“应用于”下拉列表框的值为整篇文档，一也就是说，“奇偶页不同”等设置适用于整篇文档。上一页下一页返回任务1:页面设置(5)设置好后单击“确定”按钮，这时页面设置基本设置好了。我们会发现封面后面并没有跟空白页，在封面后面进行单击“插入”菜单中的“分隔符”命令，在出现的对话框中选择“分节符类型”选项组中的“下一页”单选按钮，如图8-7所示，单击“确定”按钮，在打印预览视图中可以看见封面后跟空白页，如图8-8所示。上一页返回任务2:标题样式的设置1.任务描述我们接着对前3章的章、节、目的标题样式分别进行设置，并加入项目编号到样式中，我们设定项目编号的样式为“第1章”“第2章”“第3章”，节的编号设置样式为“1.1”“1.2”“1.3”，目的编号样式为“1.1.1”“1.1.2”“1.1.3”

。2.操作步骤下面我们先设置章的样式。(1)打开“格式”菜单，选择“样式和格式”命令，打开“样式和格式”任务窗格，如图8-9所示。下一页返回任务2:标题样式的设置(2)单击“样式与格式”任务窗格的“新样式”按钮，在弹出的“新建样式”对话框中的“属性”区域中设置:“名称”为“章标题”，“样式类型”为’‘段落”，“样式基于”为“标题1"。如图8-10所示。(3)下面接着进行设置，在“新建样式”对话框中单击底部的“格式”按钮，在弹起的菜单中选“段落”命令，弹出“段落”对话框，如图8-11所示，在出现的对话框中设置属性:“段前”为“2行”，“段后”为“3行”，“对齐方式”为“居中”，“大纲级别”为“1级”。上一页返回任务3:项目编号的自动生成1.任务描述样式设定好后，我们把标题加入相应的编号，其实样式的设定和标题编号的设定往往是结合在一起使用。2.操作步骤(1)在“样式和格式”任务窗格中选中“章标题”，在下三角按钮上单击，在弹出的下拉列表中选择“修改”命令，在弹出的“修改样式”对话框中单击“格式”按钮，选择“编号”命令。(2)接着在出现的“项目符号和编号”对话框中打开“多级符号”选项卡，选第2个级别样式，如图8-12所示。下一页返回任务3:项目编号的自动生成注:我们可以单击“重新设置”按钮使对话框中的样式恢复成默认设置。(3)单击“自定义”按钮，在出现的“自定义多级符号列表”对话框中，在1级位置，编号格式“1”的前后插入“第”与“章”，如图8-13所示，单击“确定”按钮。(4)使用格式刷对后续的章标题进行快速格式复制。我们接着设置节的样式和生成编号，与章标题做法十分类似，下面我们就给出不同的属性值，设置方法就不细讲。(1)在“新建样式”对话框中设置属性:“名称”为“节标题”，“样式类型”为“段落”，’‘样式基于”为’‘标题2"‘字体”为’‘黑体”，’‘字号”为’‘四号”，’‘粗体”，如图8-14所示。上一页下一页返回任务3:项目编号的自动生成(2)下面接着进行设置，在“新建样式”对话框中单击底部的“格式”按钮，在弹起的菜单中选择“段落”命令，在出现的对话框中设置属性:“段前”为“1行”，“段后”为’`1行”，’‘对齐方式”为“左对齐”，“大纲级别”为“2级”。最后设置目标题样式。(1)在“新建样式”对话框中设置属性:“名称”为“目标题”，“样式类型”为“段落”，’‘样式基于”为“标题3”“字体”为’‘黑体”，’‘字号”为“5号”，’‘粗体”。(2)下面接着进行设置，在“新建样式”对话框中单击底部的“格式”按钮，在弹起的菜单中选“段落”命令，在出现的对话框中设置属性:“段前”为“1行”，“段后”为“1行”，’‘对齐方式”为“左对齐”，“大纲级别”为“3级”。上一页下一页返回任务3:项目编号的自动生成样式和编号设定好后，我们就可以分别将相应的章、节、日按设定的样式进行格式化，格式化时可以结合格式刷进行，格式刷的使用我们在项目三进行了详细的介绍，这里就不再介绍。三级标题的样式格式如图8-15所示。注:设置标题样式的步骤十分重要，当我们修改一个标题样式时，所有使用该样式的标题都发生改变，这就是我们说的“一改全改”。另外，标题对我们后面的排版产生重大影响，如:目录自动提取生成、页眉自动引用和提取章节标题生成等。上一页返回任务4:使用大纲视图，设置大纲级别1.任务描述大纲视图对长文档来说用处很大，可以清晰地看到整个文档的结构，由于文档在大纲视图下可以按照大纲级别(设置为与标题级别对应)进行折叠显示，可以很方便地进行定位查找和段落、章、节、目间的位置调整，特别是可以使用设置的大纲级别进行目录的自动提取和生成，是目录生成不可缺少的条件。2.操作步骤(1)打开“视图”菜单，选择“大纲”命令，此时Word转换为大纲视图的显示方式，经过前面的设置我们看到大纲级别已经与章节标题的级别一一对应，这里要注意大纲级别与标题的级别不是一回事，他们是两种功能，之所以产生对应结果，是我们在设置样式时将大纲级别一也顺便设置了。下一页返回任务4:使用大纲视图，设置大纲级别下面我们假设大纲级别还没有设置，我们来看大纲级别是如何设置的。(2)将光标置于标题1“第1章计算机基础知识”行中，单击“大纲工具栏级别设定”下拉列表框选择大纲级别为“1级”，此时在“第1章计算机基础知识”前面出现空心十字，十字表示该条大纲后还有下级大纲或内容。同样将光标置于标题2"1.1计算机概述”一行中，设定大纲级别为2级，将光标置于“1.1.1计算机的诞生和发展”一行中(该段落内任意位置)，设置大纲级别为3级，如图8-16所示。(3)使用格式刷对各大纲级别分别复制格式，结果如图8-17所示。上一页下一页返回任务4:使用大纲视图，设置大纲级别注:可以通过双击大纲前面的十字进行文档的折叠和展开，当大纲前面为“一”时表示该大纲下暂时没有下一级内容，通过单击工具栏上的箭头工具可以调整修改大纲的级别和先后顺序。另外按Tab键可以降低该条大纲级别，使用快捷键Shift+tab可以升高大纲级别。上一页返回任务5:目录的生成1.任务描述大纲级别设定好后就可以提取和生成目录了，在“大纲视图”下目录的格式不能完全显示，要看到完整的效果，我们还是转到“页面视图”进行设置。2.操作步骤(1)打开“视图”菜单，选择“页面”命令，这时我们看到“页面视图”，一也就是所见即所得。(2)将光标放到“第1章计算机基础知识”的“计”字的前面，因为“第1章”是编号自动生成，光标是不能放到其前面的。单击“插入”一“引用”一“索引和目录”命令，如图8-18所示。下一页返回任务5:目录的生成(3)在出现的“索引和目录”对话框中打开“目录”选项卡，设置目录的样式，这里选择“格式”为“正式”，“显示级别”为“3级”。如图8-19所示，单击“确定”按钮，产生目录。(4)在目录前插入一空行，输入“目录”两字，对目录进行格式化等操作，效果如图8-20所示。上一页返回任务6:设置各章分节显示1.任务描述教材的各个章包括目录、封面都要采用分节(下一页)方式显示，这步骤虽然很简单，但是设置页眉页脚奇偶页不同、页眉自动提取的基础。2.操作步骤设置光标位于章的最前面，单击“插入”菜单中的“分隔符”命令，在弹出的对话框中选中“下一页”单选按钮，单击“确定”按钮。上一页返回任务7:设置页眉1.任务描述我们按照正规出版物的方式设置页眉，即偶数页眉放书名，奇数页眉放章名称，每章的首页不加页眉。2.操作步骤(1)按照要求需要把默认的首页页眉的横线取消。单击“格式”一“样式和格式”命令，打开“样式和格式”任务窗格，找到页眉样式，如图8-21所示，单击右侧的下三角按钮，选择“修改”，在弹出的“修改样式”对话框中单击“格式”按钮，选择“边框”命令，在出现的“边框和底纹”对话框中将横线删除即可，如图8-22所示。下一页返回任务7:设置页眉(2)我们把素材中的章节内容插入进来，打开素材文件“项目8章节内容素材.doc"，把相应内容复制到章节的相应位置。(3)我们从封面开始设置页眉，如图8-23所示。封面不需要设置页眉，如图8-23所示的那个小按钮，它会自动跳到需要设置的下一项，我们只要记住我们的规则:首页不设页眉页码，偶数页放书名，奇数页放章名。(4)下一项是目录，我们看到目录只有一页，因此不需要设置页眉。我们接着单击“显示下一项”按钮，下一项是“第1章计算机基础知识”首页，也不需要设置页眉，接着单击“显示下一项”按钮，这回出现的是偶数页页眉，我们让页眉左对齐，输入“计算机应用基础教程”的书名，并画个双线来修饰一下，有兴趣的同学可以制作一些小图案，插入效果会更好，如图8-24所示。上一页下一页返回任务7:设置页眉(5)再单击“显示下一项”按钮，这回出现的是奇数页页眉，我们想插入的是章名称，我们让页眉右对齐，放置光标到页眉的右边，打开“插入”菜单，选择“域”命令，此时弹出“域”对话框，我们选择域“SryleRef",该域功能是插入样式中段落的文本，我们先插入章编号，选中“样式名”列表框中的“标题1"，取消“插入段落编号”复选框，选中“更新时保留原格式”，单击“确定”按钮，此时插入的只是编号“第1章”，域对话框如图8-25所示。我们把光标放置到“第1章”后面，再重复一次设置，在出现的“域”对话框中选“标题1"，域选项不设，单击“确定”按钮，这时插入章标题。上一页下一页返回任务7:设置页眉当然我们一也可以在奇数页手工输入章标题，但这样在修改章节内容时不会自动更新，奇数页眉效果如图8-26所示。上一页返回任务8:设置页脚1.任务描述按照出版物规定，页码从正文第1章开始计数，首页不设页码，目录页码单独设置，格式另设。2.操作步骤(1)我们还是从文档的头部开始设置，将视图转换到页脚视图，封面页眉不用设置，单击“显示下一项”按钮，页脚跳转到目录首页，目录暂时只有一页，但还是要设置一下页码格式和开始值，我们单击“页眉和页脚”工具栏的“页码设置”按钮(位置3)，在弹出的对话框设置格式为罗马数字，开始数为“丁”，但不单击“插入页码”按钮(位置1)，如图8-27所示。下一页返回任务8:设置页脚(2)继续单击“显示下一项”按钮，页脚跳转到第1章首页，既然页码计数从此页开始，那么与前节的链接就要断开，因此检查“链接到前一个”按钮是否弹起(图8-27中位置4)，这一步很重要。设置页码格式为1,2,3…，起始页码为1，首页不显示页码，单击“插入页码”按钮。(3)继续单击“显示下一项”按钮，页脚跳转到第1章偶数页，单击“插入页码”按钮，本章所有偶数页添加页码。(4)继续单击“显示下一项”按钮，页脚跳转到第1章奇数页，按下“链接到前一个”按钮(位置4)，单击“插入页码”按钮，本章所有奇数页添加页码。上一页下一页返回任务8:设置页脚(5)继续单击“显示下一项”按钮，页脚跳转到第2章首页，下面只要检查本章首页是否没有页码，可以看到后续各节的页脚“链接到前一个”按钮都被按下如图8-28所示。上一页返回任务9:修改内容使页眉页脚、目录自动更新1.任务描述我们的长文档设置完成后，再来看看是不是能给我们编写文档带来高效率。我们可以设置一些情景进行测验，比如，在文档后面插入第4章的标题，看是否能对目录、页眉页脚进行更新。2.操作步骤(1)在文档最后插入“Excel电子表格”文字，将光标设置到前面排好的章标题处，双击格式刷将格式复制，然后到“Excel电子表格”文字上去刷格式，我们看到结果把我们使用所有格式都设置好了。下一页返回任务9:修改内容使页眉页脚、目录自动更新(2)我们再看对样式进行修改的结果:选中正文一段落，打开“格式”菜单，选择“样式和格式”命令，在出现的“样式和格式”任务窗格中修改段落格式，这样使用该样式的所有段落格式全改。(3)在目录上右击，在弹出的快捷菜单中选“更新域”命令，在出现的对话框中选择“更新页码”或“更新整个目录”对目录的内容和页码进行更新。上一页返回知识拓展(1)个性页眉页脚设置可以在奇偶页插入不同的水印，举例:章标题以图片的形式出现在文档的侧边。以我们的长文档教材为蓝本，我们来设置此功能效果。①打开案例文档“计算机基础教程.doc"，打开“视图”菜单，选择“页眉和页脚”命令，此时进人页眉页脚视图。同样，为了不丢项，我们从封面开始，单击“页眉和页脚”工具栏的“显示下一项”按钮，如图8-29所示，直到需要制作页边特效的页。本案例是到第1章的偶数页，全文页码第2页，首先使用图形图像功能，在左页边距处制作一个斜边矩形。②插入一个纵向文本框，在页边斜边矩形处输入“第1章计算机基础知识”，设置字体“华文行楷”，字号“四号”。下一页返回知识拓展③单击“显示下一项”按钮，此时下一项是奇数页，全文页码第3页，在右边距处制作一个斜边矩形，形状与偶数页的相同，方向“镜像”，可以复制偶数页的斜边矩形，然后单击“绘图”工具栏的“绘图”按钮，在弹起的菜单中选择“旋转或翻转”子菜单中的“水平翻转”命令，如图8-30所示。④插入文本框，输入“第1章计算机基础知识”。⑤后面的章节内容同样，主要是输入章标题时，注意页眉页脚工具栏的“链接到前一个”按钮是否弹起。(2)章标题可以单独占一页。插入分页符(主要区别“分节符类型”选项组中的“下一页”单选按钮)有何不同，如图8-31所示。上一页下一页返回知识拓展(3)修改和删除目录。Word2003所创建的目录是以文档的内容为依据的。如果文档的内容发生了变化，例如:改变了标题或者所在的页，需要更新目录，使它与文档的内容保持一致，Word2003会自动完成这项工作。在创建了目录后，如果想改变目录的格式或者显示的标题数等内容，可以再执行一遍创建目录的操作，重新选择格式、显示级别等选项。在“目录”选项卡中单击“确定”按钮后，屏幕上会出现如图8-32所示的对话框，询问是否替换选定的目录。如果选择“确定”，那么Word2003就会用创建的目录替换原有的目录