《Windows 桌面设置》-项目九

项目九企业员工信息表任务4：插入图片任务5:工作表管理任务6:网格线的隐藏任务7:打印工作表知识拓展技能训练上一页项目目标制作企业内部经常使用的一类电子信息表格，用于存储企业员工的各种基本信息，要求表格美观大方，又要求表格结构合理，具有一定通用性。项目效果如图9-1所示。返回需求分析企业员工信息表主要用于管理企业员工的各种基本信息，在结构上建立能表示基本信息的十个基本字段，依次录人数据，有规律数据可以自动填充，隔行设置底纹效果，为整个表格添加粗细不一的边框线，并在表格左上角插入公司LOGO图片，最后为整个表格数据设置水平垂直方向的居中对齐方式。返回方案设计1.总体设计首先建立工作簿文件，并在默认工作表中建立电子信息表格，输入表格中的数据，并对整体表格进行格式设置，插入图片并美化工作表，删除多余工作表，给现有工作表重新命名，关闭并保存工作簿文件。然后对保存后的工作表进行打印设置，并按要求将工作表打印输出。2.任务分解任务1:新EXCEI文档建立及保存任务2:数据的输入任务3:格式设置任务4:插入图片任务5:工作表管理任务6:网格线的隐藏仟务7:打印工作表下一页返回方案设计3.知识准备1)单元格单元格就是工作表中的一个小方格，是存储数据的最小单位。2)单元格区域单元格区域是选择的多个单元格的总称。字母“A1：D3”这种表示不正确，中间的冒号应该要英文冒号“:”，“A1：D3”表示A1到D3的矩形单元格区域。3)工作表工作表就是一张表格(如sheet1sheet2……)，是单元格的集合。4)工作簿工作簿是用来管理工作表的文件(*.xls)。上一页下一页返回方案设计5)网格线在编辑区显示的单元格边框参考线，是一种辅助线条。6)页边距页边距是指页面四周的空自区域。通俗理解，是打印内容到页边缘上、下、左、右的距离。7)页眉和页脚“页眉”-指出现在文档每页顶部的内容，好像是文档的眉毛;常用来设置文档的提示要点或公司的标志;“页脚”-指出现在文档每页底部的内容，好像是文档的脚;常用来设置页码等。打开Excel，打开“文件”菜单，选择“页面设置”命令，弹出“页面设置”对话框，打开“页眉/页脚”选项卡，单击“自定义页眉”或“自定义页脚”按钮，可以在左中右的位置添加相应内容及图片。上一页返回任务1:新EXCEL工作簿建立及保存1.任务描述工作簿是Excel文档的文件存储形式，扩展名为“.xls”，由多个工作表组成，建立的空自工作簿默认由sheet1,sheet2,sheet3三张工作表组成。首先应该知道工作薄的建立、命名及保存方法。2.操作步骤(1)单击“开始”/“程序”/“MicrosoftOffice”/“MicrosoftOfficeExcel2003"命令。(2)Excel2003启动后，默认打开一个空自Excel工作簿，由sheet1，sheet2,sheet3三张工作表组成，默认定位在sheet1工作表，此时可以输入数据，如图9-2所示。下一页返回任务1:新EXCEL工作簿建立及保存(3)打开“文件”菜单，选择“保存”命令，这是第一次保存工作簿文件，将会自动打开“另存为”对话框。(4)在“另存为”对话框由文件位置、文件名、保存类型三部分组成，顶部是文件保存位置的设置，通过下拉列表框选择工作簿文件的保存位置，本例选择“D：\”(D盘根目录)。在“文件名”后的文本框中输入新工作簿的文件名“企业员工信息表”，在“保存类型”下拉列表框中选择“MicrosoftOfficeExcel工作簿（*.xls)”，如图9-3所示。上一页下一页返回任务1:新EXCEL工作簿建立及保存(5)如果想要加强工作簿的安全性，可以通过设置工作簿的权限密码来加以保护。单击“另存为”对话框右侧的“工具”中的“常规选项”命令，弹出“保存选项”对话框，在该对话框中的“打开权限密码”和“修改权限密码”后的文本框中输入新的密码，单击“确定”按钮，此后再次打开该工作簿的时候会弹出输入密码对话框，密码正确才可访问，如图9-4所示。(6)各项设置完成，单击“保存”按钮，完成工作簿的保存。上一页返回任务2:数据的输入1.任务描述Excel允许用户在工作表的单元格中输入中、英文字符、数字、公式等数据。在工作表中输入数据，首先要选中单元格，然后直接通过键盘输入内容，或在编辑栏中输入。2.操作步骤(1)使单击选中单元格A1，然后输入数据表标题“企业员工信息表”。依次A3至J3单元格中输入“员工编号”“员工姓名”“所在部门”“职务”“籍贯”“出生日期”“毕业院校”“联系电话”“Email”“入职时间”等标题，如图9-5所示。(2)使选中A4单元格，输入第一个员工的编号“sy0001”。下一页返回任务2:数据的输入(3)使用Excel的自动填充功能快速输入其他员工编号。单击A4单元格，将鼠标指向该单元格右下角的小黑方块(填充柄)，当指针变为黑色+字的时候，拖动填充柄至单元格A14，然后释放鼠标左键。鼠标经过的A5至A14将自动填充为“sy0002”-“sy0011”，如图9-6所示。(4)接着依次输入员工各项具体信息，注意在输入“出生日期”和“入职时间”时，应按照日期格式来输入，如2002-07-08。当完成某一单元格的数据输入后，按Enter键可自动定位到下方单元格，按下Tab键或向右方向键可定位到右方单元格。上一页返回任务3:格式设置1.任务描述工作表数据输入完成后，还要对工作表进行必要的美化操作，即格式化工作表，基本的格式设置包括单元格字体、对齐方式、数字格式、边框底纹以及行高和列宽。2.操作步骤(1)右击A1单元格，选择“设置单元格格式”，弹出“单元格格式”对话框，打开“字体”选项卡，设置“字体”为“黑体”，“字形”为“加粗”，“字号”为“20号”，如图9-7所示。(2)单击“确定”按钮，返回工作表。(3)单击单元格A3，拖动鼠标至单元格J3，选中A3-J3区域，右击，选择“设置单元格格式”命令，弹出“单元格格式”对话框，打开“字体”选项卡，设置字体“颜色”为“自色”，“字形”为“加粗”，单击“确定”按钮，返回工作表。下一页返回任务3:格式设置(4)单击单元格A3，拖动鼠标至单元格J14，选中A3-J14单元格区域，然后在选中区域右击，选择“设置单元格格式”命令。(5)在打开的“单元格格式”对话框中，打开“对齐”选项卡，在“水平对齐”下拉列表框中选择“居中”，在“垂直对齐”下拉列表框中选择“居中”，如图9-8所示。(6)设置完成，单击“确定”按钮，返回工作表。(7)选中单元格区域A1-J1，单击“格式工具栏”中的“合并及居中”按钮，单元格区域合并成一个单元格A1，并实现标题“企业员工信息表”跨列居中，如图9-9所示。上一页下一页返回任务3:格式设置(8)为了符合中国的日期表示习惯，单击选中单元格J3，并向下拖动鼠标，选中J3-J14数据区域，右击，打开“单元格格式”对话框，打开“数字”选项卡，从“分类”列表框中选择“日期”格式，并在右边列表框中选择“2001年3月”样例，单击“确定”按钮，该区域中的所有日期自动转换为“2001年3月”的格式显示，如图9-10所示。(9)在工作表中，列宽的默认值是8.38，用户可以根据需要调整大小。将鼠标放置在A列列标上，并拖动其至J列，选中A-J列，将鼠标置于任意选中列标中间，当指针形状变成时，双击，将自动根据单元格内容设置为最合适列宽。(10)选中列标题A3-J3，右击，打开“单元格格式”对话框，打开“图案”选项卡，从“颜色”选项组选择“灰色”，然后从“图案”下拉列表框中选择“实心”图案，如图9-11所示。上一页下一页返回任务3:格式设置(11)选中列标题A4-J4，右击，打开“单元格格式”对话框，打开“图案”选项卡，从“颜色”选项组选择“浅灰色”，然后从“图案”下拉列表框中选择“实心”图案。(12)重复执行上述操作，将每行数据都设置成颜色相间的样式，达到增强工作表的视觉效果的目的，如图9-12所示。(13)选中“A3:J14”单元格区域所有的员工信息记录，右击打开“单元格格式”对话框，打开“边框”选项卡。上一页下一页返回任务3:格式设置(14)在“线条”选项组中的“样式”列表框中选择“细实线”的线条样式，并单击“预置”选项组中“内部”图标，为表格添加内部边框。(15)继续选择“样式”中的“双线”样式，并单击“外边框”，通过在“边框”选项组单击“左边框”和“右边框”按钮取消外部边框的左右边框，如图9-13所示。(16)设置完毕，单击“确定”按钮，返回工作表。此时表格已设置为外粗、内细、两边开口的边框。同时也可为表头“企业员工信息表”与表格之间用设外框的方法设置分隔线，为表头标题添加“双底框线”，效果如图9-14所示。上一页返回任务4：插入图片1.任务描述Excel中，还可以插入剪贴画、图片文件、艺术字等图片。与Word不同的是，图片总浮于文字上方。2.操作步骤(1)选中A1单元格，单击“插入”/“图片”/“来自文件”命令，打开“插入图片”对话框，选择“sy.jpg”，如图9-15所示，单击“插入”按钮。(2)双击插入的图片，打开“设置图片格式”对话框，打开“大小”选项卡，按比例缩放图片大小。(3)拖动图片到适当位置，效果如图9-16所示。返回任务5:工作表管理1.任务描述工作表有默认sheet1,sheet2,sheet3三个工作表，不方便识别，应该给工作表起一个贴切的名称，当工作表数目不符合要求的时候，可以增加或删除工作表。2.操作步骤(1)在Excel窗口下面的工作表标签区，右击sheet1标签，从快捷菜单中选择“重命名”，此时sheet1工作表标签反显显示，直接在此输入新的工作表名“企业员工信息表”，按Enter键确认，如图9-17所示。(2)按下Ctrl键，并分别单击Sheet2和Sheet3，选中这两张多余的工作表后，右击选中的工作表标签，从弹出的快捷菜单中选择“删除”命令，多余的工作表就会从工作簿中清除。返回任务6:网格线的隐藏1.任务描述网络线是用来对齐数据，划分单元格的，打印的时候不会显示，当表格制作完成后，可以把工作表中的网格线隐藏掉，使得工作表视图更清晰。2.操作步骤(1)打开“工具”菜单，选择“选项”命令，打开“选项”对话框，如图9-18所示。(2)打开“视图”选项卡，在“窗口选项”区域组中，取消“网格线”复选框，单击“确定”按钮，返回工作表，此时网格线就被隐藏起来了。返回任务7:打印工作表1.任务描述为了达到更好的输出效果，打印前还需要对工作表进行必要的页面设置及打印设置。2.操作步骤(1)打开“文件”菜单，选择“页面设置”命令，打开“页面设置”对话框。(2)打开“页面”选项卡，在“纸张大小”下拉列表框中选择A4，在“方向”选项组中选择横向，如图9-19所示。(3)打开“页边距”选项卡，分别调节上、下边距为“2.5"，左、右边距为“1.9",“居中方式”选项组中选择“水平”。经过这样的设置后，工作表在打印纸张上始终是水平居中对齐的，如图9-20所示。下一页返回任务7:打印工作表(4)打开“页眉/页脚”选项卡，单击“自定义页眉”按钮，打开“页眉”对话框，如图9-21所示。在“右”文本框中输入页眉文字“品居商贸有限公司”，并将其选中，然后单击“字体”按钮，在弹出的“字体”对话框中设置“字体”为“隶书”，“大小”为"12"，单击“确定”按钮退出“字体”对话框，此时刚定义的页眉将会出现在“右”列表框。再单击“确定”按钮退出“页眉”对话框，如图9-21所示。(5)单击“确定”按钮完成所有的页面设置，返回工作表。(6)打开“文件”菜单，选择“打印预览”命令，切换至打印预览窗口查看打印效果，如图9-22所示，单击“关闭”按钮退出预览状态。(7)打开“文件”菜单，选择“打印”命令，单击“确定”按钮完成打印。上一页返回知识拓展1.单元格的格式化要对单元格或区域进行格式设置，可以先选中需要格式化的单元格或区域，然后打开“格式”菜单，选择“单元格”命令，或右击在快捷菜单中选“设置单元格格式”命令，弹出的“单元格格式”对话框，如图9-23所示。然后在对话框中设置有关的信息。利用Excel的格式工具栏中的按钮也可以设置一些常见的格式。在“单元格格式”对话框中有下列选项卡。“数字”:可以对各种类型的数字(包括日期和时间)进行相应的显示格式设置。Excel可用多种方式显示数字，包括“数字”“时间”“分数”“货币”“会计”“科学记数”等格式。“对齐”:可以设置单元格或区域内的数据值的对齐方式。缺省情况下，文本为左对齐，而数字则为右对齐。下一页返回知识拓展“文本”项可设置“水平对齐”(左、居中、靠右、填充、两端对齐、分散对齐和跨列居中)和“垂直对齐”(靠上、居中、靠下、两端对齐和分散对齐)。“方向”项可以直观地设置文本按某一角度方向显示。“文本控制”项包括“自动换行”、“缩小字体填充”和“合并单元格”。当输入的文本过长时，一般应设置它自动换行。一个区域中的单元格合并后，这个区域就成为一个整体，并把左上角单元的地址作为合并后的单元格地址。“字体”:可以对字体(宋体、黑体等)、字形(加粗、倾斜等)、字号(大小)、颜色、下划线、特殊效果(上标、下标等)格式进行定义。上一页下一页返回知识拓展“边框”:可以对单元格的边框(对于区域，则有外边框和内边框之分)的线型、颜色等进行定义。“图案”:可以对单元格或区域的底纹的颜色及图案等进行设置。“保护”:可以对单元格进行保护，主要是锁定单元格和隐藏公式，但这必须是在保护工作表(菜单“工具”-“保护”-“工作表”)的情况下才有效。上一页下一页返回知识拓展2.行高和列宽的调整在新建的工作簿中，工作表的行和列都用缺省值，也就是标准行高和标准列宽。如果输入或生成的数据比较大，超出了标准的高度和宽度，就需要对行高和列宽进行调整。1)使用菜单命令可按以下方式之一调整列宽。设置列宽:选定要调整宽度的列，单击“格式”/“列”/“列宽”命令，在弹出的“列宽”对话框中输入所需要的列宽，单击“确定”按钮。自动匹配列宽:选定要调整宽度的列，单击菜单“格式”/“列”/“最适合的列宽”命令，可以把列宽调整到该列单元格中实际数据所占宽度最大的那个单元格的宽度。上一页下一页返回知识拓展设置标准列宽:单击“格式”/“列”/“标准列宽”命令，在弹出的“标准列宽”对话框中输入所要设置的标准列宽值，单击“确定”按钮。注意:此设置值就称为以后的标准列宽，也是它的默认值。除非再次重新设置。行高的调整方法与此类似，只是操作时单击“格式”/“行”命令。2)用鼠标直接操作移动鼠标对准要调整列宽的列号右边的分割线，当指针变为箭头形状时，就可按住鼠标左键左右拖动至需要的宽度，然后释放鼠标即可。当指针变为箭头形状时，双击鼠标左键，就可把该列的列宽自动调整为“最适合的列宽”。用同样的方法可以调整行高。上一页下一页返回知识拓展3)行、列的隐藏选中要隐藏的一列或多列，单击“格式”/“列”/“隐藏”命令，就可把选中的列隐藏起来。隐藏的列不显示，也不打印。要想取消隐藏，可先选择包含了隐藏列的区域，然后单击“格式”/“列”/“取消隐藏”命令。例如，假设原来隐藏了D-F列，现在要取消隐藏，可以先选中C-G列，然后单击“格式”/“列”/“取消隐藏”命令。用同样的方法可以实现对行的“隐藏”及“取消隐藏”。上一页下一页返回知识拓展3.工作表中的插入操作在工作表中输入数据后，可能会发现数据错位或遗漏，这时就需要在工作表中插入单元格、区域或行和列，以满足实际的要求。一个工作表中的行数和列数是固定的。所谓插入，实际上只是使插入区域的数据向右移动或向下移动，使插入区域空出来。插入操作不允许把工作表“末端”的数据挤掉。例如，假定在第65536行(即最后一行)有数据，不管在什么位置插入一行，Excel都会显示一个警告，不允许插入。1)插入行或列插入行的操作步骤:先选中要插入处的行，再打开“插入”菜单，选择“行”命令，被选中的行及其以下的所有行下移，插入位置出现空自行。如果要一次插入多行，可以选中多行后，再做插入操作。上一页下一页返回知识拓展插入列的操作步骤:先选中要插入处的列，再打开“插入”菜单，选择“列”命令，被选中的列及其右边的所有列右移，插入位置出现空自列。一次插入多列，可选中多列后，再做插入操作。2)插入区域操作步骤是:选中要插入的区域，打开“插入”菜单，选择“单元格”命令，弹出“插入”对话框，如图9-24所示。插入对话框中有四个单选按钮，意义如下。“活动单元格右移”:表示把选中区域的数据右移。“活动单元格下移”:表示把选中区域的数据下移。“整行”:表示当前区域所在的行及其以下的行全部下移。“整列”:表示当前区域所在的列及其以右的列全部右移。在对话框中选定所需的项，单击“确定”按钮，就完成了插入操作。

上一页下一页返回知识拓展3)插入剪切(或复制)的单元格Excel可以将从别处剪切(或复制)的区域插入到当前工作表中。步骤是:选中被剪切或复制的区域，单击“剪切”或“复制”按钮。选定目标区域的左上角单元格。单击“插入”/“剪切单元格”或“复制单元格”命令，弹出“插入粘贴”对话框，如图9-25所示。在对话框中设置了插入的方式后，单击“确定”按钮完成操作。4.工作表中的删除“删除”操作不同于“清除”操作，“清除”是清除数据使区域变空。而“删除”不但删去了数据，而且用其右方或下方的单元格把区域填充。当然，“删除”或“清除”区域中也可能包含了被别处引用的公式。“删除”操作步骤如下所述。上一页下一页返回知识拓展(1)选中要删除的区域。(2)打开“编辑”菜单，选择“删除”命令，弹出“删除”对话框。对话框的4个单选按钮与“插入”对话框相似，只是移动方向正好相反。(3)在“删除”对话框中选定所需的项，单击“确定”按钮完成操作。5.自动填充数据Excel提供的自动填充功能，可以快速地录入一个数据序列。例如日期、星期、序号等。利用这种功能可将一个选定的单元格，按列方向或行方向给其相邻的单元格填充数据。1)"填充柄”、“序列”对话框①填充柄，所谓“填充柄”是指位于当前区域右下角的小黑方块。将鼠标指向填充柄时，鼠标的形状变为黑十字。

上一页下一页返回知识拓展通过拖动填充柄，可以将选定区域中的内容按某种规律进行复制。利用“填充柄”的这种功能，可以进行自动填充的操作。如果选定的单元格中包含有Excel提供的可扩展序列中的数字、日期或时间段，利用“填充柄”可以自动填充按序列增长的数据。例如，选定的单元格中的内容为“一月”，则可以快速在本行或本列的其他单元格中填入“二月”、“三月”……“十二月”等。②“序列”对话框，从“序列”对话框中可以了解到Excel提供的自动填充功能。单击“编辑”/“填充”/“序列”命令，可以打开