物资采购管理制度

第第页物资采购管理制度一、材料采购：（一）、材料采购人员应本着对公司高度负责的态度，在保证材料质量的前提下，努力降低公司经营成本。（二）、本公司的材料采购由设计人员确定品种、规格；由工程部负责询价；在洽谈过程中必须由两人以上参加。（三）、材料采购人员应熟悉建材市场，熟练掌握市场行情，积极采取各种有效手段保证材料的及时供应。（四）、大宗材料的采购应当事先签定供销合同，并报公司财务中心存档。（五）、材料采购人员在购销过程中玩忽职守、以权谋私，在材料质量、价格上给公司造成损失的，公司将视情节轻重给予处罚或辞退；情节严重的可追究其法律责任。1、材料及供应商：（1）必须选择使用当地最好的材料，对主要材料的采购，一律遵循“货比三家”“价比三家”和“三比一算”的采购定价原则，争取采购价格最低、质量最优。(注意材料证明的有效期限并核对原件验证真实性)（2）材料供应商必须与公司签定《材料供应合同》，并将营业执照、有效印章、负责人身份证复印件及供应商亲笔签名留公司备档，由材料助理负责保管。（3）公司须向材料供应商预留印鉴：菱形“材料专用章”+材料助理亲笔签字，发出材料前须认真核对。（4）公司材料助理变更后第一时间以挂号信形式发出告知函，要求与公司签有材料供应合同的材料商立即更换计划部负责人签字的备案资料。（5）材料助理负责监督，严禁参与供应商的选择工作。（6）不遵守以上规定造成损失的，由责任人自负。2、开料：（1）《材料提货单》一式五联（计划存根联、财务记帐2联、供应商联和工长联）统一由计划助理负责登记保管，施工队根据《预算书》、图纸和《家装指定环保基础装饰材料名录》，填写《材料提货单》，经工程部负责人审核签字后交材料助理，材料助理填写材料单价、金额，复核无误后签字并盖“材料专用章”，工队持审核无误后的领料单至供应商处领取材料。材料助理负责保管的菱形材料专用章仅用于签盖材料单。（2）材料单开出后，材料助理按材料供应商分别填写《材料登记表》，登记客户姓名及工队领用材料金额。（3）材料开取必须严格按公司规定比例，工程部负责人严格审核所开材料品牌必须与客户签署的《家装指定环保基础装饰材料名录》进行核对，如需更换公司其他指定品牌材料，需注明更换原因，取得客户同意并签字认可，同时保证所开材料数量必须符合工程预算。（5）经过审核开出的材料单不允许有涂改，对有涂改的材料单，供应商须拒绝发出材料，对丢失《材料提货单》的，供应商不得发出材料，材料助理在对帐时须予以拒付并及时上报工程部负责人予以处理。3、拨付工费：（1）当月开料当月扣回材料款的，每周拨付工费时，将两联材料单和《收付款控制表》、《工费拨付明细单》一起交到财务部。（2）当月开料当月未扣回材料款，每月最后一天，将用于登记应付供应商材料款的一联材料单一次性交到财务部进行核算，另一联由材料助理负责保管，待拨付施工队工费扣回材料款时随《收付款控制表》一起交到财务部。4、对帐、结帐：（1）在约定时间，材料助理将《材料提货单》存根联、《材料登记表》和供应商持有的提货联进行核对，核对无误后，材料助理在供应商持有联上加盖“已核对”章，供应商在《材料登记表》和《材料对帐、结帐单》上签字确认，在对帐完毕2日内将《材料对帐、结帐单》上报公司总经理审批。（2）将公司总经理批复的《材料对帐、结帐单》，与核对无误的《材料登记表》交财务部复核，根据财务部的通知和资金计划，通知供应商在约定时间内进行结算。（3）材料助理在与供应商对帐时，必须检查供应商持有的材料单上签盖的印鉴及签名是否齐全并与所预留印鉴一致，否则不予以核对和结帐。按月支付材料供应商款项时，必须按照所结款项的金额将其持有的、公司开出的材料单付款前全部收回并装订存档保存在财务部。（4）正常合作的供应商材料款，在材料部、财务部核对完毕后须及时清付，不得以任何理由拖延，以提高材料供应商的满意度和配合度。但在合作过程中出现假、伪、非环保等不符合《材料供应合同》约定的材料，须第一时间将详细情况向工程部负责人、公司总经理汇报，同时书面向材料商提出索赔（双倍）且保留寄达回执（邮政专递形式）并保留书面协议、票据等原始资料。当期材料款暂停结算，待问题解决后方可办理对帐、结算手续。如出现严重问题，须同时上报公司法务中心，并提供相关原始资料，在公司法务中心的协助下进行索赔，最大程度的避免公司利益受到损害。二、办公采购：1、办公用品包括：公司固定资产、电脑耗材及低值易耗品。2、采购程序：（1）由各部门经理拟好清单交由行政部，行政部主管交给副总审核，审核无误后行政部采购员进行置办；（2）采购员须对不同的置办品，每个种类挑一到两家签订书面或口头协议，做到择优选买，不从中谋取私利；（3）采购员根据各部门上报须置办物品的清单预算下月采购金额，由行政部经理进行审核，金额在1000元以内的办公用品，由行政部经理签字批准，金额在2000元以内的由总经理签字批准。（4）行政部经理或总经理审批签字后交财务部，由财务部预算、预支采购金额；（5）采购员根据轻重缓急完成当月的采购。3、说明