非招标监督制度

PAGE非招标监督制度一、总则（一）目的为了加强对公司/组织非招标活动的监督管理，规范非招标行为，保证采购活动的公平、公正、公开，维护公司/组织的合法权益，提高资金使用效益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内所有非招标采购活动，包括但不限于货物采购、服务采购、工程采购等，且采购金额未达到依法必须招标规模标准的项目。（三）基本原则1.合法性原则：非招标活动必须严格遵守国家法律法规和行业标准，确保活动的全过程合法合规。2.公平公正原则：对待所有参与非招标活动的供应商或服务商，给予平等的机会，不偏袒任何一方，保证采购结果的公正性。3.公开透明原则：非招标活动的程序、标准、结果等信息应向相关利益方公开，接受监督。4.效益原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑成本效益，实现资金的合理使用。二、监督职责分工（一）采购部门职责1.负责制定非招标采购计划，明确采购需求、预算、时间要求等。2.组织实施非招标采购活动，包括供应商选择、采购文件编制、谈判或询价等环节。3.对采购过程中的文件资料进行整理和归档，并及时向监督部门提供相关信息。（二）监督部门职责1.制定非招标监督工作方案，明确监督的重点环节、方法和频率。2.对非招标采购活动的全过程进行监督检查，包括采购程序的合规性、采购文件的合法性、供应商资格审查的准确性等。3.受理对非招标采购活动的投诉举报，对违规行为进行调查核实，并提出处理意见。4.定期对非招标采购活动进行总结分析，提出改进建议，完善监督制度。（三）其他部门职责1.配合采购部门和监督部门开展非招标采购活动，提供必要的技术支持和信息。2.对采购项目的实施情况进行监督，及时反馈问题。三、非招标采购程序（一）采购申请与审批1.使用部门根据实际需求填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格、数量、预算等内容，并提交至本部门负责人审核。2.部门负责人对采购申请的必要性、合理性进行审核，签署意见后报分管领导审批。3.分管领导根据公司/组织的整体规划和资金状况，对采购申请进行审批，批准后交采购部门组织实施。（二）采购方式选择1.采购部门根据采购项目的特点、金额大小、时间要求等因素，选择合适的非招标采购方式，如询价采购、竞争性谈判采购、单一来源采购等。2.对于采用询价采购方式的项目，采购部门应向至少三家符合资格条件的供应商发出询价通知书，要求其在规定时间内报价。3.对于采用竞争性谈判采购方式的项目，采购部门应制定谈判文件，邀请不少于三家符合资格条件的供应商参与谈判。谈判过程应记录在案，谈判结果应经采购部门负责人和监督部门审核确认。4.对于采用单一来源采购方式的项目，采购部门应提供充分的理由和依据，经公司/组织内部审批后实施。（三）供应商选择与管理1.采购部门应建立供应商库，对供应商的资格、信誉、业绩等进行评估和管理。2.在选择供应商时，采购部门应从供应商库中选取符合条件的供应商，并进行资格审查。资格审查内容包括营业执照、资质证书、业绩证明、财务状况等。3.采购部门应与选定的供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括采购标的、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等条款。（四）采购实施与验收1.采购部门按照采购合同的约定，组织供应商实施采购项目。在采购过程中，应及时与供应商沟通协调，确保项目顺利进行。2.采购项目完成后，采购部门应组织相关部门和人员进行验收。验收内容包括采购标的的数量、质量、规格等是否符合合同要求。验收合格后，由验收人员签署验收报告。（五）采购付款1.采购部门根据采购合同和验收报告，填写付款申请单，经相关部门审核后报财务部门。2.财务部门按照公司/组织的财务制度和付款流程，对付款申请进行审核，审核通过后办理付款手续。四、监督内容与方法（一）采购程序监督1.检查采购申请是否按照规定的流程进行审批，审批手续是否齐全。2.监督采购方式的选择是否符合规定，是否存在擅自改变采购方式的情况。3.审查供应商选择过程是否公平公正，是否存在违规指定供应商或排斥潜在供应商的行为。（二）采购文件监督1.检查采购文件的编制是否符合法律法规和行业标准的要求，是否包含采购项目的基本信息、采购要求、评审标准等内容。2.审查采购文件中的条款是否合理、明确，是否存在歧视性或倾向性条款。（三）谈判与询价监督1.参与谈判或询价过程，监督谈判或询价人员是否按照规定的程序和标准进行操作。2.检查谈判或询价记录是否完整、准确，是否能够反映谈判或询价的真实情况。（四）合同签订与履行监督1.审查采购合同的签订是否符合法律法规的要求，合同条款是否与采购文件一致。2.监督采购合同的履行情况，检查供应商是否按照合同约定提供货物或服务，采购部门是否按照合同约定支付款项。（五）监督方法1.文件审查：查阅采购申请、采购文件、谈判记录、合同等相关文件资料，检查其合规性和完整性。2.现场监督：对采购活动的现场进行实地查看，如开标、谈判、验收等环节，观察活动的实际开展情况。3.询问调查：与采购部门人员、供应商、参与采购活动的相关人员进行询问，了解采购活动的具体情况，核实相关信息。4.数据分析：对采购数据进行统计分析，如采购金额、采购频率、供应商分布等，发现潜在问题。五、投诉与处理（一）投诉受理1.任何单位或个人对公司/组织非招标采购活动中的违规行为有权向监督部门投诉。投诉应采用书面形式，明确投诉事项、理由和相关证据。2.监督部门收到投诉后，应进行登记，并在规定时间内决定是否受理。对于符合受理条件的投诉，应予以受理，并向投诉人发出受理通知书；对于不符合受理条件的投诉，应向投诉人说明理由，并告知其不予受理。（二）投诉调查1.监督部门受理投诉后，应组织相关人员对投诉事项进行调查核实。调查过程中，应充分听取被投诉人的陈述和申辩，收集相关证据。2.调查人员应客观、公正地开展调查工作，如实记录调查情况，并形成调查报告。调查报告应包括投诉事项、调查过程、调查结果、处理建议等内容。（三）投诉处理1.监督部门根据调查结果，对投诉事项作出处理决定。处理决定应包括维持原采购结果、变更采购结果、重新组织采购等内容。2.监督部门应将投诉处理结果及时通知投诉人、被投诉人和相关部门。对于处理结果不服的，投诉人可在规定时间内申请复查。六、违规责任追究（一）对采购部门的责任追究1.采购部门在非招标采购活动中存在违规行为，如违反采购程序、擅自改变采购方式、与供应商串通等，给公司/组织造成损失的，应承担相应的赔偿责任。2.对采购部门直接负责的主管人员和其他直接责任人员，视情节轻重，给予警告、记过、记大过、降级、撤职、开除等处分。（二）对供应商的责任追究1.供应商在非招标采购活动中存在违规行为，如提供虚假材料、恶意低价竞争、不履行合同义务等，公司/组织有权取消其供应商资格，并要求其承担相应的赔偿责任。2.情节严重的，将依法追究供应商的法律责任。（三）对其他相关人员的责任追究1.参与非招标采购