医疗机构文件归档及查阅管理办法

医疗机构文件归档及查阅管理办法第一章总则第一条为规范医疗机构各类文件的归档与查阅工作，确保档案资料的真实性、完整性、安全性和可利用性，提高管理效率与服务质量，依据国家相关法律法规及行业标准，结合本院实际，制定本办法。第二条本办法所称文件，是指医疗机构在医疗、教学、科研、管理等各项活动中形成的，具有保存价值的文字、图表、声像、电子数据等不同形式的历史记录。文件归档是指将处理完毕且具有保存价值的文件，按照规定的要求和方法整理后，交档案管理部门保存的过程。查阅是指因工作需要或其他合法事由，对已归档文件进行查看、复制、摘录等利用行为。第三条本办法适用于医疗机构内部各科室、部门以及所有涉及文件形成、处理、归档、保管和利用的人员。第四条文件归档及查阅管理工作遵循以下原则：（一）统一领导、分级负责：在医疗机构统一领导下，由档案管理部门负责统筹规划和监督指导，各科室、部门指定专人（兼职档案员）负责本科室文件的初步整理、积累和向档案管理部门移交。（二）真实准确、完整规范：归档文件必须真实反映各项活动的客观情况，内容完整，手续齐全，格式规范。（三）及时归档、科学管理：各项工作中形成的文件材料，应在规定时间内整理归档，档案管理部门应采用科学方法进行分类、编目、保管和统计。（四）安全保密、依法利用：严格执行国家保密法律法规，确保档案安全，防止失泄密事件发生。在遵守保密规定的前提下，为各项工作提供便捷、有效的档案利用服务。第二章文件分类与归档范围第五条文件归档范围主要包括但不限于以下类别：（一）行政管理类：医疗机构设立、变更、年检、考核、评比等相关文件；上级部门及本单位印发的各类决议、决定、命令、通知、通报、报告、请示、批复、会议纪要等；工作计划、总结、统计报表；各类合同、协议、章程；内部管理制度、岗位职责等。（二）医疗业务类：医疗质量控制、医疗安全管理、医疗技术准入、临床路径、诊疗规范等相关文件；门急诊日志、处方、会诊记录、手术记录、麻醉记录、护理记录、各种检查检验报告单、出院小结等（按照病历管理相关规定执行）；医疗纠纷处理相关材料；传染病报告、预防保健、健康教育等公共卫生相关文件。（三）科研教学类：科研立项、课题申报、研究过程记录、科研成果、论文、著作、专利等相关材料；教学计划、大纲、教材、讲义、课件、学生名册、成绩册、实习实训材料等。（四）财务资产类：财务预算、决算、会计凭证、账簿、报表；各类资产（设备、药品、耗材等）的采购、验收、保管、维修、报废等相关文件材料。（五）人事管理类：职工录用、聘用、调配、考核、奖惩、职称评聘、工资福利、教育培训、离退休、人事档案等相关材料。（六）基建设备类：基本建设项目的可行性研究、规划、设计、施工、监理、竣工验收等相关文件材料；医疗设备、办公设备的申购、论证、采购、安装、调试、验收、使用、维护、报废等相关文件材料。（七）其他具有保存价值的文件材料。第六条各科室、部门应根据本办法第五条规定，结合自身工作实际，明确本科室文件的具体归档范围，并报档案管理部门备案。第三章归档要求与流程第七条文件材料形成后，承办人员应及时将其整理、收集，确保齐全完整。不得随意丢弃、隐匿或据为己有。第八条归档文件材料应符合以下要求：（一）文件材料应为原件，一般不得用复印件归档。如有特殊情况无法提供原件的，复印件须注明原件保管处，并由相关负责人签字确认。（二）文件材料用纸规格应符合国家相关标准，字迹清楚、图样清晰、签章完备。手写文件应使用蓝黑墨水、碳素墨水或墨汁书写，不得使用铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水等易褪色材料。（三）外文材料若需归档，应附有中文译本。（四）声像、电子等特殊载体文件，应同时收集其文字说明和相应的技术参数，并确保载体有效、内容可读。第九条归档时间：（一）行政管理类、业务管理类等文件，一般应在办理完毕后的次年第一季度内整理归档。（二）年度性文件，如工作计划、总结、统计年报等，在年度终了后三个月内归档。（三）基建项目文件，在项目竣工验收后三个月内归档。（四）科研课题文件，在课题完成或鉴定验收后三个月内归档。（五）医疗业务中形成的具有长期保存价值的文件（如病历），按照《病历书写基本规范》及医院相关规定定期归档。（六）其他专项工作文件，在工作结束后一个月内归档。第十条归档流程：（一）科室整理：各科室兼职档案员负责本科室形成文件的收集、鉴别、分类、排序、编号、装订，填写《文件材料归档移交清单》。（二）部门审核：科室负责人对本科室整理好的归档文件及清单进行审核，确保准确、完整。（三）移交归档：审核无误后，由科室兼职档案员将归档文件及《文件材料归档移交清单》一并移交档案管理部门。（四）接收登记：档案管理部门对移交的文件材料进行验收，核对无误后，双方在《文件材料归档移交清单》上签字，各执一份备查。档案管理部门对接收的文件进行进一步整理、编目、入库。第四章档案保管与维护第十一条档案管理部门应具备符合《档案馆建筑设计规范》要求的档案库房，配备必要的设施设备，如温湿度调控设备、防火、防盗、防虫、防鼠、防高温、防光、防尘、防磁等设备，确保档案安全。第十二条档案保管期限分为永久、长期、短期三种。具体划分标准参照国家及行业相关规定执行。档案管理部门应在档案整理编目时明确标注保管期限。第十三条档案入库应按照分类方案和排架要求进行有序排放，做到定位存放，便于查找。定期对档案进行清点核对，发现问题及时处理并报告。第十四条档案管理部门应建立健全档案库房管理制度，严格执行库房出入登记制度。非档案管理人员未经许可不得进入库房。档案管理人员进入库房应履行相应手续。第十五条加强档案的日常维护工作，对破损、褪色、霉变的档案要及时进行修复、复制或做其他技术处理。对声像、电子等特殊载体档案，应定期检查其存储状况，适时进行转存或备份，确保数据安全。第十六条积极推进档案数字化建设，按照相关标准和规范对纸质档案进行数字化扫描、著录、存储和管理，建立档案管理信息系统，提高档案管理和利用的效率。电子档案的管理应符合国家关于电子文件归档与电子档案管理的要求。第五章档案查阅与利用第十七条档案查阅利用是档案工作的重要环节，应在确保档案安全和保密的前提下，为单位各项工作服务。第十八条查阅权限：（一）本单位内部人员因工作需要查阅一般档案，须经所在科室、部门负责人批准，到档案管理部门办理查阅登记手续。查阅重要或涉密档案，须经单位分管档案工作的领导批准。（二）外单位人员查阅档案，须持单位介绍信和有效身份证件，说明查阅目的和范围，经档案管理部门负责人同意，必要时报单位分管档案工作的领导批准。（三）涉及患者隐私、商业秘密、工作秘密及其他不宜公开的档案，查阅权限从严控制，须经单位主要领导批准。（四）公、检、法等机关因办案需要查阅相关档案，须持单位介绍信和办案人员有效证件，经档案管理部门负责人批准后，方可查阅。第十九条查阅手续：（一）查阅档案须填写《档案查阅申请表》，注明查阅人姓名、单位、证件名称及号码、查阅事由、查阅档案的年代、类别、编号、内容摘要等。（二）档案管理部门工作人员对《档案查阅申请表》及相关证明材料进行审核，符合条件的，予以办理查阅手续；不符合条件的，应说明理由。第二十条查阅要求：（一）查阅档案应在指定的阅档室进行。确因工作需要借出档案的，须经档案管理部门负责人批准，严格履行借阅登记手续，限期归还。档案一般不得带出单位。（二）查阅档案时，应爱护档案，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案材料。如发现档案有破损、缺页等情况，应立即向档案管理人员报告。（三）查阅涉密档案，必须严格遵守国家保密法律法规及本单位保密制度，不得擅自摘抄、复制、拍摄、传播涉密内容。（四）查阅档案时，原则上不得在档案材料上批注、勾画。确需摘录的，应注明摘录日期、摘录人，并由档案管理人员核对签字。（五）严禁查阅与自身工作无关的档案材料。第二十一条档案复制与摘录：（一）因工作需要复制档案材料，须经档案管理部门负责人批准。复制件须由档案管理部门加盖档案证明章，方可作为有效凭证使用。（二）摘录档案内容，须注明档案的出处和日期，并由档案管理人员核对无误后签字确认。第二十二条查阅完毕，档案管理人员应及时将档案收回、核对、入库。借阅的档案应按期归还，如需续借，须办理续借手续。第二十三条档案利用结束后，查阅人应填写《档案利用效果反馈表》，反馈利用情况。档案管理部门应定期对档案利用情况进行统计分析。第六章档案鉴定与销毁第二十四条对于已到保管期限的档案，档案管理部门应会同相关业务部门组成档案鉴定小组，对其进行价值鉴定。第二十五条鉴定工作应严格按照档案保管期限规定进行。经鉴定，仍有保存价值的档案，应重新划定保管期限；确无保存价值的档案，应提出销毁意见，报单位分管档案工作的领导批准后，方可销毁。第二十六条档案销毁前，应编制《档案销毁清册》，详细列明销毁档案的文号、题名、形成时间、保管期限、数量、鉴定意见等内容。第二十七条档案销毁必须严格按照规定程序进行，由两人以上负责监销。监销人在档案销毁前应认真核对《档案销毁清册》与实物，销毁后在《档案销毁清册》上签字，并注明销毁日期和地点。《档案销毁清册》应永久保存。严禁个人私自销毁档案材料。第七章责任追究第二十八条对在档案归档及查阅管理工作中做出显著成绩的科室和个人，医疗机构应给予表彰和奖励。第二十九条对违反本办法规定，有下列行为之一的，视情节轻重，对相关责任人给予批评教育、组织处理或纪律处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任：（一）不按规定收集、整理、移交档案材料，造成档案材料丢失、损毁的；（二）擅自涂改、勾画、抽取、撤换、增删、伪造、损毁档案材料的；（三）在档案查阅、复制、摘录、传递、使用过程中违反保密规定，造成失泄密的；（四）擅自提供、复制、摘抄、拍摄、公布档案内容的；（五）未按规定手续擅自销毁档案或造成档案严