询价监督制度

PAGE询价监督制度一、总则（一）目的为了规范公司采购询价行为，加强对询价过程的监督管理，确保采购活动公开、公平、公正，提高采购资金使用效益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有采购项目的询价活动，包括但不限于原材料采购、设备采购、服务采购等。（三）基本原则1.合法性原则：询价活动必须严格遵守国家法律法规和相关行业标准。2.公正性原则：确保询价过程和结果公平公正，不受任何不正当因素干扰。3.公开性原则：询价信息应在规定范围内公开，接受公司内部监督。4.效益性原则：在保证采购质量的前提下，降低采购成本，提高经济效益。二、询价流程（一）采购申请1.各部门根据业务需求，填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格、数量、预算等信息，并提交至采购部门。2.采购申请表需经部门负责人审核签字，确保采购需求真实合理。（二）询价准备1.采购部门接到采购申请后，对采购项目进行分类整理，确定询价方式和询价对象。2.收集询价对象的相关信息，包括企业资质、信誉、产品质量、价格水平等，建立询价对象数据库。3.根据采购项目的特点和要求，制定询价文件，明确询价的范围、标准、程序等内容。（三）询价实施1.采购部门向选定的询价对象发送询价文件，要求其在规定时间内提交报价文件。2.询价对象应按照询价文件的要求，详细填写报价明细，包括产品规格、数量、单价、总价、交货期、售后服务等内容，并加盖单位公章。3.采购部门对收到的报价文件进行初步审查，检查报价文件的完整性、准确性和合规性。（四）询价评审1.成立询价评审小组，成员包括采购部门代表、技术专家、财务人员等，人数一般不少于三人。2.询价评审小组对报价文件进行详细评审，综合考虑产品质量、价格、交货期、售后服务等因素，进行比较和评估。3.评审过程中，可要求询价对象对报价文件进行澄清或说明，但不得改变报价文件的实质性内容。4.根据评审结果，确定中标候选人，并形成询价评审报告。（五）结果公示1.采购部门将询价评审结果在公司内部进行公示，公示期一般不少于三个工作日。2.公示期间，接受公司员工的监督和质疑，如有异议，可向采购部门提出书面意见。3.采购部门对异议进行调查核实，如确实存在问题，及时调整询价结果。（六）合同签订1.根据询价评审结果，确定中标供应商后，采购部门与中标供应商签订采购合同。2.采购合同应明确双方的权利和义务，包括产品规格、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务等内容。3.采购合同签订后，报公司相关领导审批，并加盖公司公章。三、询价监督职责（一）监督部门公司设立专门的监督部门，负责对询价活动进行全过程监督。（二）监督职责1.审查询价文件的合法性和合规性。监督采购部门制定的询价文件是否符合国家法律法规和公司内部规定，是否存在歧视性条款或不合理要求。2.监督询价过程的公正性和公开性。检查采购部门是否按照规定的程序进行询价，是否向所有询价对象提供平等的机会，询价信息是否及时、准确地公开。3.参与询价评审过程。监督询价评审小组的组建是否符合规定，评审过程是否公正、透明，评审结果是否合理。4.受理投诉和举报。对公司员工或其他相关方提出的关于询价活动的投诉和举报进行调查核实，及时处理违规行为。5.定期对询价活动进行检查和评估。总结经验教训，发现存在的问题，提出改进建议，不断完善询价监督制度。四、询价信息管理（一）信息收集1.采购部门在询价过程中，应收集询价对象的相关信息，包括企业营业执照、税务登记证、组织机构代码证、产品质量认证、业绩证明等。2.同时，收集询价对象的报价文件、产品样本、技术方案等资料，建立询价信息档案。（二）信息整理1.采购部门对收集到的询价信息进行整理和分类，确保信息的准确性和完整性。2.将询价信息录入公司内部信息管理系统，方便查询和使用。（三）信息保密1.询价信息属于公司商业秘密，采购部门和相关工作人员应严格保密，不得泄露给无关人员。2.在询价过程中，如需向询价对象提供公司内部信息，应事先经过审批，并要求询价对象签订保密协议。五、违规处理（一）违规行为界定1.询价对象提供虚假报价文件或隐瞒重要信息的。主要包括提供虚假的产品规格、数量、价格、质量标准等信息，或隐瞒产品存在的质量问题、售后服务承诺无法兑现等情况。2.采购部门工作人员与询价对象串通，谋取不正当利益的。如泄露询价底价、帮助询价对象围标、串标等行为。3.询价评审小组成员违反评审纪律，影响评审结果公正性的。例如，接受询价对象的贿赂、偏袒特定询价对象、违反评审程序等。4.监督部门工作人员玩忽职守，未能有效履行监督职责的。如对违规行为视而不见、不及时处理投诉举报等。（二）处理措施1.对于询价对象的违规行为，一经查实，取消其参与公司采购项目的资格，并根据情节轻重，依法追究其法律责任。2.对于采购部门工作人员的违规行为，给予警告、罚款、降职、撤职等处分，情节严重的，依法解除劳动合同，并追究其法律责任。3.对于询价评审小组成员的违规行为，取消其评审资格，并给予相应的纪律处分，情节严重的，依法追究其法律责任。4.对于监督部门工作人员的违规行为，给予警告、罚款、降职、撤职等处分，情节严重的，依法解除劳