行政印章检查监督制度

PAGE行政印章检查监督制度一、总则（一）目的为加强公司行政印章的管理，确保印章使用的合法性、严肃性和安全性，维护公司的正常运营秩序，特制定本检查监督制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有行政印章的管理、使用及检查监督活动。行政印章包括但不限于公司公章、法定代表人章、合同专用章、财务专用章、部门章等。（三）基本原则1.依法合规原则严格遵守国家法律法规及相关行业标准，确保印章使用符合规定要求。2.安全保密原则加强印章的安全防范措施，防止印章被盗用、冒用或滥用，保障公司信息安全。3.分级管理原则根据印章的重要性和使用范围，实行分级管理，明确各级管理职责。4.审批监督原则印章使用必须经过严格的审批程序，并接受相关部门的监督检查。二、印章管理职责（一）印章管理部门职责1.公司办公室为行政印章的归口管理部门，负责制定和完善印章管理制度，指导、监督各部门印章管理工作。2.负责印章的刻制、启用、保管、停用、销毁等工作，并建立印章管理档案。3.审核印章使用申请，对不符合规定的申请予以退回，并说明理由。4.定期组织对印章使用情况进行检查，发现问题及时整改，并向上级领导报告。（二）印章使用部门职责1.各部门负责本部门印章的日常使用管理，指定专人负责印章保管，并严格按照规定程序使用印章。2.对印章使用的真实性、合法性负责，确保印章使用符合公司业务需要和相关规定。3.配合印章管理部门做好印章检查监督工作，及时提供印章使用情况的相关资料。（三）印章保管人职责1.负责印章的日常保管，确保印章存放安全，防止印章损坏、遗失或被盗用。2.严格按照印章使用审批程序，办理印章使用手续，不得擅自使用印章。3.对印章使用情况进行登记，记录印章使用时间、用途、使用人等信息，并定期将登记情况报送部门负责人。4.发现印章存在异常情况或使用过程中出现问题，应及时向部门负责人报告，并采取相应措施。三、印章刻制与启用（一）印章刻制1.公司因工作需要刻制行政印章时，由使用部门提出申请，经公司领导审批后，由办公室统一办理刻制手续。2.刻制印章必须选择具有合法资质的印章制作单位，并签订印章制作合同，明确双方权利义务。3.印章刻制完成后，制作单位应提供印章印模及相关证明文件，办公室负责对印章进行验收。验收合格后，填写《印章刻制登记表》，记录印章名称、规格、数量、启用时间等信息。（二）印章启用1.新印章启用前，办公室应在公司内部发布启用通知，明确印章的使用范围、审批程序等事项。2.启用印章时，应在印章启用登记表上注明启用日期，并由印章保管人签字确认。3.原印章停用后，应及时将停用印章交回办公室，由办公室统一封存保管，并按照规定程序进行销毁。四、印章保管（一）保管方式1.公司行政印章应指定专人保管，实行专柜存放，确保印章存放安全。2.印章保管人应配备专用保险柜或保险箱，并设置密码和钥匙，密码和钥匙应分别保管，不得由同一人掌握。3.印章保管人因特殊原因需要临时离岗时，应将印章交由部门负责人指定的其他人员代管，并办理交接手续。（二）保管要求1.印章保管人应严格遵守印章保管制度，不得擅自将印章带出办公室或交他人使用。2.印章保管人应定期对印章进行检查，确保印章完好无损，如有损坏或遗失，应及时报告并采取相应措施。3.印章保管人应妥善保管印章使用登记记录，不得擅自销毁或涂改，以备查阅。五、印章使用（一）使用范围1.公司行政印章的使用范围应严格按照公司相关规定执行，主要用于公司对外签订合同、协议、文件、信函等，以及对内发布通知、通报、报告等文件。2.严禁将公司行政印章用于任何违法违规或与公司业务无关的活动。（二）使用流程1.用印申请使用部门或个人需要使用印章时，应填写《印章使用申请表》，详细注明用印事项、用印文件名称、份数、用印时间等信息，并经部门负责人审核签字。2.审批根据用印事项的性质和重要程度，按照公司规定的审批权限进行审批。一般事项由部门负责人审批，重要事项需经公司领导审批。3.用印印章保管人在收到经审批的《印章使用申请表》后，应认真核对用印内容与申请表一致，并在规定位置加盖印章。用印时应确保印章清晰、端正，不得模糊、歪斜或遗漏。4.登记印章保管人在用印后，应及时在《印章使用登记簿》上记录用印时间、用印事项、用印文件名称、份数、用印人等信息，并由用印人签字确认。（三）特殊情况用印1.紧急情况下需要使用印章，但无法及时履行审批程序的，使用部门或个人应电话请示相关领导同意后，先进行用印，并在事后及时补办审批手续。2.使用法定代表人章时，如法定代表人无法签字审批，可由法定代表人授权的其他人员代为签字审批，但必须提供法定代表人的授权委托书。六、印章检查与监督（一）定期检查1.公司办公室应定期组织对行政印章的使用情况进行检查，检查周期为每季度一次。2.检查内容包括印章保管情况、使用审批程序执行情况、用印登记记录等。检查人员应认真填写《印章检查记录表》，详细记录检查情况。3.对检查中发现的问题，检查人员应及时向印章管理部门反馈，并提出整改意见。印章管理部门应根据整改意见，及时采取措施进行整改，并将整改情况书面报告公司领导。（二）不定期抽查1.公司领导或相关部门可根据工作需要，不定期对行政印章的使用情况进行抽查。2.抽查方式包括查阅用印登记记录、实地查看印章保管情况、询问相关人员等。抽查人员应做好抽查记录，并及时向公司领导汇报抽查情况。（三）监督投诉1.公司员工有权对行政印章管理和使用过程中的违规行为进行监督投诉。投诉方式包括书面投诉、电话投诉等。2.公司办公室应设立专门的投诉邮箱或电话，并向全体员工公布。对收到的投诉信息，办公室应及时进行调查核实，并将处理结果反馈给投诉人。七、印章停用与销毁（一）印章停用1.因公司机构调整、业务变更、印章损坏等原因，需要停用行政印章时，由使用部门提出申请，经公司领导审批后，由办公室发布停用通知。2.印章停用后，印章保管人应及时将印章交回办公室，并办理交接手续。办公室应对停用印章进行封存保管，并在印章管理档案中注明停用日期。（二）印章销毁1.对于不再使用或已损坏的行政印章，由办公室提出销毁申请，经公司领导审批后，按照规定程序进行销毁。2.印章销毁应选择具有资质的销毁单位进行，并签订销毁合同。销毁过程中，应安排专人现场监督，确保印章彻底销毁。3.销毁完成后，销毁单位应出具销毁证明文件，办公室应将销毁证明文件存档，并在印章管理档案中注明销毁日期。八、违规处理（一）违规行为界定1.未经审批擅自使用印章的；2.超越印章使用范围使用印章的；3.印章保管人擅自将印章交他人使用或带出办公室的；4.伪造、变造印章使用记录的；5.因保管不善导致印章遗失、被盗用或损坏的；6.其他违反印章管理规定的行为。（二）处理措施1.对于违反印章管理规定的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚。处罚措施包括警告、罚款直至解除劳动合同等。2.因违规