学校采购监督制度汇编

PAGE学校采购监督制度汇编一、总则（一）目的为了加强学校采购活动的监督管理，规范采购行为，提高采购资金使用效益，保证采购质量，防范采购风险，依据国家相关法律法规和行业标准，结合学校实际情况，制定本制度汇编。（二）适用范围本制度适用于学校各部门、各单位使用财政性资金、自有资金及其他资金进行的采购活动，包括货物、工程和服务的采购。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购行为合法合规。2.公开透明原则：采购信息应公开透明，采购过程应接受社会监督，保证采购活动公平公正。3.公平竞争原则：鼓励符合条件的供应商参与竞争，通过公平竞争选择优质的供应商和采购产品。4.诚实信用原则：采购当事人应诚实守信，履行各自的权利和义务，保证采购活动顺利进行。（四）职责分工1.学校采购管理部门负责制定和完善学校采购管理制度，组织实施采购活动。审核采购项目的采购需求、采购方式、采购预算等。监督采购项目的执行情况，协调解决采购过程中的问题。2.学校财务部门负责审核采购项目的预算安排，监督采购资金的使用。参与采购合同的审核，办理采购资金的支付手续。3.学校审计部门负责对采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性、采购资金的使用效益等。对采购项目进行绩效评价，提出审计意见和建议。4.使用部门负责提出采购需求，参与采购项目的论证、评审等工作。配合采购管理部门做好采购合同的签订、验收等工作。二、采购预算管理（一）预算编制1.使用部门应根据工作需要和事业发展规划，编制年度采购预算。采购预算应明确采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额等内容。2.采购管理部门对使用部门提交的采购预算进行审核，审核内容包括采购需求的合理性、采购预算的准确性等。审核通过后，报学校财务部门汇总。3.学校财务部门根据学校年度预算安排和采购管理部门审核意见，编制学校年度采购预算草案，报学校领导审批。（二）预算执行1.采购项目应严格按照批准的采购预算执行，不得擅自调整采购预算。如因特殊原因需要调整采购预算的，应按照规定的程序办理审批手续。2.采购管理部门应根据采购预算和采购进度，及时向学校财务部门申请采购资金，确保采购项目顺利实施。3.学校财务部门应按照采购合同约定和资金支付规定，及时支付采购资金，不得无故拖延或拒绝支付。（三）预算监督1.学校审计部门定期对采购预算的执行情况进行审计监督，检查采购预算的执行是否符合规定，有无超预算采购等问题。2.采购管理部门应定期向学校领导汇报采购预算的执行情况，及时发现和解决预算执行过程中存在的问题。三、采购方式管理（一）公开招标采购1.达到公开招标数额标准的采购项目，应当采用公开招标方式采购。公开招标数额标准按照国家和地方有关规定执行。2.采购管理部门应按照规定的程序组织公开招标采购活动，包括发布招标公告、发售招标文件、开标、评标、定标等环节。3.公开招标采购应邀请不少于三家符合条件的供应商参加投标，评标应按照招标文件规定的评标标准和方法进行，确保评标结果公正公平。（二）邀请招标采购1.符合下列情形之一的采购项目，可以采用邀请招标方式采购：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。2.采购管理部门应从符合相应资格条件的供应商中，通过随机方式选择三家以上供应商，并向其发出投标邀请书。3.邀请招标采购的程序和要求与公开招标采购基本相同，但在招标公告发布、供应商邀请等方面有所区别。（三）竞争性谈判采购1.符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。2.采购管理部门应成立谈判小组，谈判小组由学校代表和有关专家共三人以上单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。3.谈判小组应与符合资格条件的供应商就采购项目的技术、价格、服务等条款进行谈判，在规定的时间内确定成交供应商。（四）单一来源采购1.符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源方式采购：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。根据学校教学、科研等特殊需要，必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.采购管理部门应组织相关人员对单一来源采购项目进行论证，论证通过后报学校领导审批。3.单一来源采购应与供应商就采购项目的价格、服务等条款进行协商，确定成交价格和成交供应商。（五）询价采购1.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。2.采购管理部门应成立询价小组，询价小组由学校代表和有关专家共三人以上单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。3.询价小组应向符合资格条件的供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格。询价小组根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。（六）采购方式变更1.采购项目在实施过程中，因特殊原因需要变更采购方式的，应按照规定的程序办理审批手续。2.采购方式变更应经学校采购管理部门审核，报学校领导批准，并在采购活动开始前向相关部门和供应商说明变更原因。四、采购程序管理（一）采购申请1.使用部门根据工作需要，填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额、采购用途等内容。2.采购申请表应经使用部门负责人签字确认，并报采购管理部门审核。（二）采购审批1.采购管理部门对采购申请表进行审核，审核内容包括采购需求的合理性、采购预算的准确性、采购方式的合规性等。2.审核通过后，采购申请表报学校领导审批。学校领导根据学校实际情况和采购管理制度，对采购项目进行审批。（三）采购实施1.采购管理部门根据学校领导审批意见，组织实施采购活动。采购活动应按照选定的采购方式进行，严格遵守采购程序和相关规定。2.在采购过程中，采购管理部门应与供应商保持密切沟通，及时了解采购项目的进展情况，协调解决采购过程中出现的问题。（四）合同签订1.采购项目确定成交供应商后，采购管理部门应与成交供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、售后服务等条款。2.采购合同签订前，采购管理部门应将合同文本送学校财务部门、审计部门等相关部门审核，审核通过后报学校领导签字盖章。3.采购合同签订后，采购管理部门应及时将合同副本送使用部门、学校财务部门等相关部门备案。（五）验收管理1.使用部门负责采购项目的验收工作。验收人员应按照采购合同约定和相关标准，对采购项目的数量、质量、规格型号等进行验收。2.验收合格后，验收人员应填写验收报告，验收报告应包括采购项目的名称、规格型号、数量、验收情况等内容。验收报告经验收人员签字确认后，报采购管理部门备案。3.如发现采购项目存在质量问题或其他不符合合同约定的情况，使用部门应及时通知采购管理部门，采购管理部门应与供应商协商解决。协商不成的，可按照合同约定通过法律途径解决。五、采购合同管理（一）合同签订1.采购合同应采用书面形式，明确双方的权利和义务。合同内容应符合法律法规和行业标准的要求，不得损害学校和供应商的合法权益。2.采购合同签订前，采购管理部门应组织相关人员对合同条款进行审核，审核内容包括合同的合法性、完整性、准确性等。审核通过后，报学校领导签字盖章。（二）合同履行1.采购合同签订后，双方应按照合同约定履行各自的义务。采购管理部门应督促供应商按时、按质、按量履行合同义务，确保采购项目顺利实施。2.在合同履行过程中，如因特殊原因需要变更合同条款的，应按照规定的程序办理审批手续，并签订补充合同。（三）合同变更1.采购合同变更应经双方协商一致，并签订书面协议。变更协议应明确变更的内容、变更的原因、变更后的合同条款等。2.采购合同变更协议签订前，采购管理部门应将变更协议文本送学校财务部门、审计部门等相关部门审核，审核通过后报学校领导签字盖章。（四）合同终止1.采购合同履行完毕或因其他原因需要终止的，双方应按照合同约定办理终止手续。合同终止后，双方应清理合同债权债务，妥善处理相关事宜。2.采购合同终止后，采购管理部门应将合同终止情况报学校财务部门、审计部门等相关部门备案。六、采购监督管理（一）内部监督1.学校采购管理部门应建立健全内部监督机制，加强对采购活动的全过程监督。定期对采购项目进行检查，发现问题及时整改。2.学校财务部门应加强对采购资金的监督管理，确保采购资金专款专用，防止资金挪用、浪费等问题。3.学校审计部门应定期对采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性、采购资金的使用效益等。对审计发现的问题，提出审计意见和建议，督促相关部门整改落实。（二）外部监督1.学校采购活动应接受社会监督，采购信息应及时公开，接受社会公众的查询和监督。2.学校应积极配合财政、监察、审计等部门的监督检查，如实提供采购活动的相关资料和情况。（三）投诉处理1.供应商对采购活动有异议的，可以向学校采购管理部门提出质疑。采购管理部门应在规定的时间内