机关采购监督制度

PAGE机关采购监督制度一、总则（一）目的为加强机关采购活动的监督管理，规范采购行为，提高采购资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，根据国家有关法律法规和行业标准，结合本机关实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本机关各部门、所属单位及使用财政性资金进行的采购活动，包括货物、工程和服务的采购。（三）基本原则1.依法依规原则采购活动必须严格遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购行为合法合规。2.公开透明原则采购信息应及时、准确、完整地向社会公开，采购过程应接受社会监督，保证采购活动的公开透明。3.公平竞争原则营造公平竞争的市场环境，鼓励符合条件的供应商参与采购活动，确保采购结果的公平公正。4.诚实信用原则采购当事人应诚实守信，严格履行各自的权利和义务，不得隐瞒真实情况、提供虚假材料或采取不正当手段谋取私利。（四）职责分工1.采购管理部门负责制定采购计划，组织采购活动的实施，协调采购过程中的相关事宜，对采购项目进行验收等。2.财务部门负责审核采购预算，监督采购资金的支付和使用，对采购项目进行财务核算等。3.审计部门负责对采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性、采购资金的使用效益等，对发现的问题提出审计意见和建议。4.纪检监察部门负责对采购活动中的违规违纪行为进行调查处理，维护采购活动的廉洁性。5.使用部门负责提出采购需求，参与采购项目的技术要求制定、验收等工作，对采购项目的质量和适用性负责。二、采购预算管理（一）预算编制1.使用部门应根据工作需要和实际情况，提前编制采购预算，明确采购项目的名称、规格、数量、金额等内容。2.采购预算应按照财政部门的要求和本机关的财务管理制度进行编制，确保预算的科学性、合理性和准确性。3.采购预算编制完成后，应报经本机关领导审批，并按照规定程序报财政部门审核备案。（二）预算执行1.采购活动应严格按照批准的采购预算执行，不得擅自调整预算。如因特殊情况需要调整预算的，应按照规定程序办理审批手续。2.采购管理部门应根据采购预算和采购计划，合理安排采购资金，确保采购项目的顺利实施。3.财务部门应加强对采购资金的管理，严格按照预算控制采购资金的支付，对超预算支出的项目不予支付。（三）预算监督1.审计部门应定期对采购预算的执行情况进行审计监督，检查预算执行的合规性和有效性。2.纪检监察部门应加强对采购预算执行过程的监督检查，对违反预算管理规定的行为进行严肃处理。三、采购计划管理（一）计划制定1.采购管理部门应根据本机关的工作需要和采购预算，制定年度采购计划，明确采购项目的名称、规格、数量、采购时间等内容。2.采购计划应按照采购项目的性质和特点进行分类编制，确保采购计划的科学性和合理性。3.采购计划编制完成后，应报经本机关领导审批，并按照规定程序报财政部门备案。（二）计划调整1.如因工作需要或其他特殊原因需要调整采购计划的，采购管理部门应及时提出调整申请，说明调整的原因、内容和时间等。2.采购计划调整申请应报经本机关领导审批，并按照规定程序报财政部门备案。（三）计划执行1.采购管理部门应按照批准的采购计划组织实施采购活动，确保采购项目按时、按质、按量完成。2.在采购计划执行过程中，如发现采购项目的需求发生变化或其他特殊情况需要调整采购计划的，应按照规定程序办理调整手续。四、采购方式管理（一）公开招标1.公开招标是政府采购的主要方式，适用于采购金额较大、技术复杂、专业性强的采购项目。2.采购管理部门应按照国家有关规定，编制公开招标文件，明确采购项目的技术规格、商务条款、评标标准等内容。3.公开招标应通过法定媒体发布招标公告，邀请符合条件的供应商参加投标。4.评标委员会应按照招标文件规定的评标标准和方法，对投标文件进行评审，确定中标供应商。（二）邀请招标1.邀请招标适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的项目。2.采购管理部门应从符合相应资格条件的供应商中，通过随机方式选择三家以上的供应商，并向其发出投标邀请书。3.邀请招标的程序和要求与公开招标基本相同，但在招标文件的编制、评标标准等方面可根据项目特点进行适当调整。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的项目，技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的项目，采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的项目，不能事先计算出价格总额的项目。2.采购管理部门应成立谈判小组，与符合资格条件的供应商就采购项目的技术、商务等方面进行谈判。3.谈判小组应根据谈判情况，要求供应商进行最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中确定成交供应商。（四）单一来源采购1.单一来源采购适用于只能从唯一供应商处采购的项目，发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的项目，必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。2.采购管理部门应组织相关人员对单一来源采购项目进行论证，说明采用单一来源采购方式的理由和依据。3.单一来源采购项目应报经本机关领导审批，并按照规定程序报财政部门批准。（五）询价1.询价适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。2.采购管理部门应向三家以上的供应商发出询价通知书，要求其在规定时间内报价。3.采购管理部门应根据供应商的报价情况，选择报价最低且符合要求的供应商作为成交供应商。五、采购程序管理（一）采购申请1.使用部门根据工作需要，填写采购申请表，明确采购项目的名称、规格、数量、预算金额、申请理由等内容。2.采购申请表应经使用部门负责人签字确认，并报采购管理部门审核。（二）采购审批1.采购管理部门对采购申请表进行审核，审核内容包括采购项目的必要性、预算合理性、采购方式的适用性等。2.采购申请表经采购管理部门审核通过后，报本机关领导审批。（三）采购实施1.采购管理部门根据批准的采购申请，按照规定的采购方式组织实施采购活动。2.在采购实施过程中，采购管理部门应与供应商保持密切沟通，及时了解采购项目的进展情况，协调解决采购过程中出现的问题。（四）合同签订1.采购项目确定成交供应商后，采购管理部门应与成交供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务。2.采购合同应按照国家有关法律法规和本机关的合同管理制度进行签订，确保合同的合法性、有效性和完整性。（五）验收付款1.采购项目完成后，采购管理部门应组织使用部门等相关人员对采购项目进行验收，验收内容包括货物的规格、数量、质量等，工程的质量、进度等，服务的内容、标准等。2.验收合格后，采购管理部门应按照采购合同的约定，及时办理付款手续。财务部门应严格审核付款申请，确保付款依据充分、手续齐全。六、采购文件管理（一）文件编制1.采购管理部门应根据采购项目的特点和要求，编制采购文件，包括招标文件、谈判文件、询价通知书等。2.采购文件应明确采购项目的技术规格、商务条款、评标标准、合同条款等内容，确保采购文件的完整性和准确性。（二）文件审核1.采购文件编制完成后，应报采购管理部门负责人审核，审核内容包括采购文件的合法性、合规性、完整性等。2.采购文件经审核通过后，方可发布。（三）文件保存1.采购管理部门应妥善保存采购文件，包括采购申请、采购审批文件、采购文件、投标文件、评标报告、采购合同等。2.采购文件的保存期限应按照国家有关规定执行，确保采购文件的可追溯性。七、采购信息公开管理（一）公开内容1.采购管理部门应及时在本机关网站等指定媒体上公开采购项目的采购信息，包括采购项目名称、采购方式、采购预算、采购文件、采购结果等。2.采购信息应确保真实、准确、完整，不得隐瞒或虚假披露采购信息。（二）公开时间1.采购信息应在采购活动开始前规定时间内公开，确保供应商有足够的时间获取采购信息并参与采购活动。2.采购结果应在评审结束后规定时间内公开，接受社会监督。（三）公开监督1.审计部门应加强对采购信息公开情况的审计监督，检查采购信息公开的及时性、准确性和完整性。2.纪检监察部门应加强对采购信息公开过程的监督检查，对违反信息公开规定的行为进行严肃处理。八、采购绩效评价管理（一）评价指标1.采购管理部门应建立采购绩效评价指标体系，包括采购成本、采购质量、采购效率、采购合规性等方面的指标。2.采购绩效评价指标应科学合理、客观公正，能够全面反映采购活动的绩效情况。（二）评价方法1.采购绩效评价应采用定性与定量相结合的方法，通过对采购项目的实际执行情况与评价指标进行对比分析，得出评价结果。2.采购绩效评价可采用自我评价、内部评价、外部评价等方式进行。（三）评价结果应用1.采购管理部门应根据采购绩效评价结果，总结经验教训，提出改进措施，不断提高采购管理水平。2.采购绩效评价结果应作为本机关各部门和所属单位绩效考核的重要依据，对采购工作成绩突出的部门和个人给予表彰奖励，对采购工作存在问题的部门和个人进行督促整改。九、监督检查与责任追究（一）监督检查1.审计部门应定期对采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性、采购资金的使用效益等。2.纪检监察部门应加强对采购活动的日常监督检查，对采购过程中的违规违纪行为进行及时发现和处理。3.采购管理部门应建立内部监督检查机制，定期对采购工作进行自查自纠，发现问题及时整改。（二）责任追究1.对在采购活动中违反法律法规和本制度规定的单位和个人，应依法依规追究其责任。2.对因采购活动中