学校财会档案管理制度

PAGE学校财会档案管理制度一、总则（一）目的为了加强学校财会档案管理，保证财会档案的安全与完整，充分发挥财会档案在学校经济管理中的作用，根据《中华人民共和国会计法》、《会计档案管理办法》等法律法规，结合学校实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校各部门、各单位在经济活动中形成的财会档案管理。（三）定义学校财会档案是指学校在各项经济业务活动中形成的，记录和反映学校财务状况和经营成果的，具有保存价值的会计凭证、会计账簿、财务报告等各种形式的会计资料。（四）管理原则1.统一领导、分级管理原则。学校财会档案管理工作在学校领导的统一领导下，由财务部门负责组织实施，各部门、各单位协助做好本部门、本单位财会档案的收集、整理、保管等工作。2.依法管理原则。严格遵守国家有关法律法规和行业标准，确保财会档案管理工作合法合规。3.完整准确原则。保证财会档案的真实性、完整性和准确性，如实反映学校经济业务活动情况。4.安全保密原则。采取有效措施，确保财会档案的安全，防止档案丢失、损坏和泄密。二、管理职责（一）财务部门职责1.负责制定学校财会档案管理制度，并组织实施。2.指导和监督各部门、各单位的财会档案管理工作。3.负责收集、整理、归档学校的财会档案，建立健全财会档案管理制度。4.定期对财会档案进行检查、鉴定和销毁，确保档案的安全与完整。5.按照规定向学校档案管理部门移交财会档案，并办理相关手续。（二）档案管理部门职责1.负责接收、保管和提供利用学校移交的财会档案。2.对保管的财会档案进行整理、编目、统计等工作，建立健全档案检索体系。3.按照规定对到期的财会档案进行鉴定和销毁，并将鉴定和销毁情况报学校领导审批。4.协助财务部门做好财会档案的查阅、借阅等工作。（三）各部门、各单位职责1.负责本部门、本单位财会档案的收集、整理和保管工作，并定期向财务部门移交。2.严格遵守学校财会档案管理制度，不得擅自销毁、涂改、伪造财会档案。3.积极配合财务部门和档案管理部门做好财会档案的管理工作。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.会计凭证：包括原始凭证和记账凭证。原始凭证是指在经济业务发生时取得或填制的，用以记录和证明经济业务发生或完成情况的原始书面证明；记账凭证是指会计人员根据审核无误的原始凭证，按照经济业务的内容加以归类，并据以确定会计分录后所填制的会计凭证。2.会计账簿：包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片及其他辅助性账簿。总账是指按照总分类账户分类登记经济业务的账簿；明细账是指按照明细分类账户分类登记经济业务的账簿；日记账是指按照经济业务发生的时间先后顺序逐日逐笔登记的账簿；固定资产卡片是指记录固定资产详细情况的卡片；其他辅助性账簿是指除上述账簿以外的其他用于记录经济业务的账簿。3.财务报告：包括月度、季度、年度财务报告。月度、季度财务报告是指反映学校月度、季度财务状况和经营成果的书面报告；年度财务报告是指反映学校年度财务状况和经营成果的书面报告，包括资产负债表、利润表、现金流量表、所有者权益变动表及附注等。4.其他财会资料：包括银行对账单、余额调节表、纳税申报表、财务审计报告、财务分析报告、经济合同、协议等。（二）收集要求1.各部门、各单位应按照规定及时将本部门、本单位的财会档案收集齐全，并移交财务部门。2.财务部门应定期对收集到的财会档案进行整理，确保档案的完整性和准确性。3.对于零散的财会资料，应按照类别和时间顺序进行整理，装订成册，并编制目录。（三）整理方法1.会计凭证的整理：按照记账凭证的编号顺序，将原始凭证附在记账凭证后面，加具封面、封底，并在封面上注明单位名称、年度、月份、凭证种类、起止号码、凭证张数等内容。2.会计账簿的整理：按照账簿的种类和编号顺序，将账簿中的账页逐一核对，确保账页完整、准确，并在账簿封面注明单位名称、年度、账簿名称、起止日期等内容。3.财务报告的整理：按照报告的种类和时间顺序，将财务报告装订成册，并在封面上注明单位名称、年度、报告种类、报告日期等内容。4.其他财会资料的整理：按照资料的类别和时间顺序进行整理，分类装订成册，并编制目录。四、档案的保管（一）保管期限1.会计凭证：保管期限为30年。2.会计账簿：保管期限为30年。3.财务报告：年度财务报告永久保管，月度、季度财务报告保管期限为10年。4.其他财会资料：银行对账单、余额调节表保管期限为10年；纳税申报表保管期限为10年；财务审计报告、财务分析报告保管期限为10年；经济合同、协议等根据实际情况确定保管期限。（二）保管地点1.财务部门应设置专门的财会档案保管室，配备必要的档案保管设备，如档案柜、保险柜、防火设备、防潮设备、防虫设备等，确保财会档案的安全保管。2.档案管理部门应设置专门的数据存储设备，对电子财会档案进行备份存储，并定期进行检查和维护，确保电子档案的安全。（三）保管要求1.财会档案应分类存放，排列有序，并建立健全档案检索体系，便于查找和利用。2.档案保管人员应定期对财会档案进行检查，发现问题及时处理，并做好检查记录。3.对于电子财会档案，应定期进行备份，并异地存放，防止因自然灾害、意外事故等原因导致档案丢失。4.严格遵守档案保管的安全保密制度，非档案管理人员不得擅自进入档案保管室，未经批准不得查阅、借阅财会档案。五、档案的查阅与借阅（一）查阅范围1.学校内部人员因工作需要查阅财会档案的，应经财务部门负责人批准，并办理查阅登记手续。2.外部单位因审计、检查等工作需要查阅财会档案的，应持单位介绍信，并经学校领导批准，由财务部门指定专人陪同查阅，并办理查阅登记手续。（二）查阅要求1.查阅人员应爱护财会档案，不得在档案上涂改、标记、污损、抽换、拆卷等。2.查阅人员只能查阅与工作需要相关的部分档案，不得擅自扩大查阅范围。3.查阅人员如需复印或摘录财会档案的，应经财务部门负责人批准，并办理相关手续。（三）借阅范围1.学校内部人员因工作需要借阅财会档案的，应经财务部门负责人批准，并办理借阅登记手续。2.外部单位因特殊原因需要借阅财会档案的，应持单位介绍信，并经学校领导批准，由财务部门指定专人陪同借阅，并办理借阅登记手续。（四）借阅要求1.借阅人员应妥善保管借阅的财会档案，不得转借他人，不得擅自带出学校。2.借阅人员应按照规定的期限归还借阅的财会档案，如需延期归还的，应办理延期手续。3.借阅人员归还借阅的财会档案时，应确保档案的完整无损，如有损坏或丢失的，应承担相应的赔偿责任。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织学校成立由财务部门、档案管理部门等相关人员组成的财会档案鉴定小组，负责对到期的财会档案进行鉴定。（二）鉴定方法1.鉴定小组应根据国家有关法律法规和学校财会档案管理制度的规定，对到期的财会档案进行逐卷审查，确定档案的保管价值。2.对于保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。3.对于正在项目建设期间的建设单位的财会档案，不得销毁，应在项目竣工决算后按照规定进行整理归档。（三）销毁程序1.经鉴定小组鉴定后，确无保存价值的财会档案，应编制财会档案销毁清册，列明销毁档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。2.财会档案销毁清册应经学校领导审批后，由财务部门和档案管理部门共同派人监销。3.监销人员应在销毁前认真核对要销毁的档案与销毁清册上的内容是否一致，销毁后应在销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告学校领导。七、档案的信息化管理（一）信息化建设目标1.建立学校财会档案信息化管理系统，实现财会档案的电子化存储、检索、利用等功能。2.提高财会档案管理工作的效率和质量，方便学校内部人员和外部单位查阅、借阅财会档案。（二）信息化管理措施1.财务部门应配备必要的计算机设备和软件，对财会档案进行电子化处理，并建立健全电子财会档案管理制度。2.电子财会档案应按照规定的格式和标准进行存储，