公共机构档案资料保管标准操作流程

公共机构档案资料保管标准操作流程一、引言档案资料是公共机构在履行职能、开展业务活动过程中形成的具有保存价值的历史记录，是机构决策、行政管理、历史研究的重要依据。为规范公共机构档案资料管理，确保档案的真实、完整、安全和有效利用，依据国家有关档案法律法规及相关标准，结合本机构实际，制定本标准操作流程。本流程适用于本机构内各类档案资料的收集、整理、保管、利用、鉴定与销毁等管理环节。二、档案资料的收集与归档（一）收集范围各部门应将在公务活动中形成的，反映本部门主要职能活动、具有查考利用价值的各类文字、图表、声像、电子等不同形式的历史记录，均纳入收集范围。具体包括但不限于：政策文件、会议纪要、工作计划、工作总结、请示批复、合同协议、统计报表、调研材料、重要会议记录、声像资料等。（二）归档要求1.及时性：各项工作完成后，承办人员应及时将相关材料整理后移交本部门档案管理员。年度结束后规定期限内，各部门应完成年度档案资料的初步整理与归档工作。2.完整性：归档材料应齐全完整，手续完备。每份文件的正件、附件、定稿、正本、副本及重要的修改稿均应收集齐全。3.规范性：归档材料应符合形成规律，便于后续整理和利用。手写材料应字迹清晰、规范，使用符合档案保管要求的书写材料。（三）交接手续档案移交时，移交部门与档案管理部门（或专职档案员）应办理交接手续，填写《档案交接登记表》，注明材料名称、份数、页数、形成日期、移交人、接收人及交接日期等信息，双方签字确认，确保责任明确。三、档案资料的整理与分类（一）分类原则档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。应根据本机构档案分类方案进行，分类方案应具有稳定性和可扩展性。（二）整理步骤1.区分全宗：明确档案的形成单位或组织。2.分类：按照档案分类方案，将归档材料归入相应的类目。3.排列：在同一类目内，按照文件形成的时间顺序或逻辑关系进行系统排列。4.编号：对排列好的档案材料按照一定规则进行编号，固定其位置。5.装订：对需要装订的纸质档案，应采用符合档案保护要求的装订材料和方法进行装订，做到整齐、牢固，便于翻阅。（三）著录与编目1.著录：按照国家档案著录规则，对档案的题名、责任者、形成时间、页数、文号、保管期限等核心要素进行准确、规范的著录。2.编目：依据著录结果，编制档案目录，包括案卷目录、卷内文件目录等，确保目录与档案实体相符，便于检索。四、档案资料的保管与存放（一）库房要求档案库房应符合《档案馆建筑设计规范》要求，具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防光、防尘等“九防”措施。1.温湿度控制：库房内温度应控制在适宜范围，相对湿度保持在合理区间，并配备温湿度调控设备和监测仪器，定期记录。2.照明通风：避免阳光直射，采用防紫外线灯具；保持库房空气流通，必要时安装通风设备。3.安全设施：配备必要的消防器材、防盗门窗、监控设备，并定期检查维护，确保有效。（二）装具要求档案应存放在符合国家标准的档案装具内，如档案柜、档案盒等。装具应坚固耐用、防潮、防虫，便于档案的存取和保护。不同保管期限和类型的档案应分类存放。（三）存放管理1.有序排列：档案应按照分类编号顺序在装具内有序排列，并在装具上标明档案的类别、年度、保管期限等信息，便于查找。2.定期检查：档案管理员应定期对库存档案进行检查，发现问题及时处理，检查情况应有记录。重点检查档案是否完好、有无虫蛀、霉变、鼠咬等现象，以及库房温湿度是否正常。3.库房管理：建立库房管理制度，非档案管理人员未经许可不得进入库房。档案管理人员进入库房应履行登记手续。库房内严禁吸烟和存放易燃易爆物品。五、档案资料的利用与服务（一）利用原则档案利用应遵循“为机构工作服务、为社会利用服务”的原则，在确保档案安全和保密的前提下，提供便捷高效的利用服务。（二）利用手续1.本机构内部人员查阅档案，须出示有效工作证件，经相关负责人批准后，方可查阅。查阅涉密档案，须严格按照保密规定办理审批手续。2.外部单位或个人查阅档案，须持单位介绍信和有效身份证件，说明查阅目的和范围，经本机构档案管理部门负责人批准后，方可查阅。3.所有查阅人员均需填写《档案查阅登记表》。（三）利用方式1.查阅：查阅档案一般在指定的阅档室进行。查阅者应爱护档案，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案材料。2.复制：因工作需要复制档案，须经档案管理部门负责人批准，由档案管理人员负责复制，复制件须加盖档案证明章。3.摘录：查阅者可对档案内容进行摘录，摘录件须经档案管理人员核对并签字盖章。（四）利用反馈鼓励利用者对档案利用效果进行反馈，以便改进档案管理和服务工作。六、档案资料的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由机构分管领导、档案管理部门及相关业务部门人员组成，负责对已到保管期限的档案进行价值鉴定。（二）鉴定程序1.档案管理部门提前对已到保管期限的档案进行梳理，提出初步鉴定意见。2.档案鉴定工作小组按照国家有关档案保管期限规定，对档案进行集体鉴定，确定其存毁。3.对确无保存价值的档案，应填写《档案销毁清册》，详细列明销毁档案的名称、数量、形成时间、保管期限等。（三）销毁审批与监销1.《档案销毁清册》须报本机构负责人审批。对于涉密档案的销毁，还须报请上级主管部门批准。2.档案销毁应在指定地点进行，由两人以上负责监销。监销人员应对照《档案销毁清册》，核对待销毁档案，确认无误后，方可进行销毁，并在《档案销毁清册》上签字。销毁过程应做好记录，《档案销毁清册》及销毁记录应永久保存。七、档案资料的安全与保密（一）安全保密制度严格执行国家档案安全保密法律法规，建立健全本机构档案安全保密制度，明确各级人员的保密责任。（二）涉密档案管理涉密档案应单独存放，专人管理，严格按照保密级别进行管控。涉密档案的查阅、复制、传递、销毁等环节，须严格遵守国家保密规定。（三）技术防护积极采用先进的档案保护技术和管理手段，如电子档案的备份与加密、档案库房的智能化监控等，提高档案安全保障能力。定期对档案管理系统及数据进行备份，防止数据丢失或损坏。八、人员与责任（一）人员要求档案管理人员应具备良好的政治素质和业务能力，忠于职守，廉洁奉公，熟悉档案业务知识和相关法律法规。档案管理人员应保持相对稳定，并定期参加档案业务培训。（二）岗位职责明确档案管理人员的岗位职责，包括档案的收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁、保密等工作，并建立考核机制。（三）责任追究对在档案管理工作中玩忽职守、违反档案法律法规和本流程规定，造成档案损坏、丢失、泄密等不良后果的