印章检查监督制度

PAGE印章检查监督制度一、总则（一）目的为加强公司印章管理，规范印章使用流程，防范印章使用风险，保障公司合法权益，特制定本印章检查监督制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及各分支机构、子公司所使用的各类印章，包括但不限于公章、合同专用章、财务专用章、法定代表人章、部门章等。（三）基本原则1.依法合规原则印章的刻制、使用、保管等活动必须严格遵守国家法律法规及相关行业标准。2.审慎用章原则使用印章前必须进行严格审核，确保用章事项合法合规、真实有效，避免不当用章带来的风险。3.专人负责原则明确印章管理的责任主体，指定专人负责印章的保管、使用和检查监督工作，确保印章管理工作的规范有序。4.全程监督原则对印章的使用过程进行全程监督，确保用章行为符合规定程序，防止违规操作。二、印章的刻制与启用（一）印章刻制1.公司各类印章的刻制必须由指定部门统一办理，严禁各部门、各分支机构擅自刻制印章。2.需刻制印章时，由使用部门填写《印章刻制申请表》，详细说明印章名称、用途、规格等信息，并经部门负责人签字确认后，提交至行政管理部门。3.行政管理部门对《印章刻制申请表》进行审核，审核通过后报公司领导审批。4.经公司领导批准后，行政管理部门负责联系具有合法资质的印章制作单位进行刻制。印章制作单位必须严格按照国家相关规定和公司要求进行制作，确保印章质量和安全性。（二）印章启用1.新印章刻制完成后，行政管理部门应及时组织相关人员对印章进行验收。验收内容包括印章的规格、字体、图案、材质等是否符合要求，印章是否清晰、完整，有无损坏等。2.验收合格后，行政管理部门填写《印章启用申请表》，注明印章名称、启用日期、使用范围等信息，并附上印章印模。经部门负责人签字、公司领导审批后，方可启用。3.印章启用时，行政管理部门应在公司内部发布印章启用通知，明确印章的启用时间、使用范围、管理要求等事项，确保公司员工知晓。同时，行政管理部门应将印章启用情况记录在《印章管理台账》中。三、印章的保管（一）保管人员1.公司应指定专人负责印章的保管工作，保管人员必须具备良好的职业道德和责任心，熟悉印章管理规定。2.印章保管人员应相对稳定，如因工作变动需要更换保管人员时，必须办理严格的交接手续。（二）保管方式1.各类印章应分别存放在安全可靠的保险柜或专门的印章保管箱内，并配备必要的防盗、防火、防潮等设施。2.对于重要印章，如公章、合同专用章等，应实行双人保管制度，由两名保管人员分别持有保险柜钥匙或保管箱密码，确保印章安全。（三）保管要求1.印章保管人员应妥善保管印章，不得擅自将印章带出公司或交予他人使用。如因工作需要必须携带印章外出时，必须经过严格的审批程序，并采取必要的安全措施，确保印章安全。2.印章保管人员应定期对印章进行检查，查看印章是否完好无损，如有损坏应及时报告并采取相应措施。同时，印章保管人员应保持印章存放环境的清洁卫生，防止印章受到污染或损坏。3.印章保管人员应严格遵守印章保管纪律，不得私自使用印章或为他人违规使用印章提供便利。如发现印章保管人员有违规行为，公司将严肃处理，情节严重的将依法追究法律责任。四、印章的使用（一）使用范围1.公章的使用范围主要包括公司对外签订的合同、协议、文件、报表等；公司出具的各类证明、介绍信等；公司内部的重要文件、通知、报告等。2.合同专用章的使用范围仅限于公司对外签订合同、协议等经济业务活动。3.财务专用章的使用范围主要包括公司的财务收支、资金结算、税务申报等财务业务活动。4.法定代表人章的使用范围根据公司实际情况和法定代表人授权确定，一般用于特定的重要文件或事项。5.部门章的使用范围由各部门根据工作需要自行确定，但必须在公司规定的范围内使用，不得超出范围使用。（二）使用流程1.用章申请使用部门或个人需要使用印章时，应填写《印章使用申请表》，详细说明用章事项、用章文件名称、用章份数、用章时间等信息，并经部门负责人签字确认。2.审核审批《印章使用申请表》提交至行政管理部门后，行政管理部门对用章事项进行审核，审核内容包括用章事项是否合法合规、用章文件是否齐全、用章手续是否完备等。审核通过后，报公司领导审批。3.印章使用经公司领导审批同意后，印章保管人员凭审批后的《印章使用申请表》在用章文件上加盖印章，并在《印章使用登记表》上登记用章日期、用章事项、用章文件名称、用章份数、用章人等信息。4.用章文件存档用章完毕后，用章部门或个人应将用章文件原件或复印件留存一份，交行政管理部门存档。行政管理部门应按照档案管理规定对用章文件进行整理、归档，以便日后查阅。（三）特殊情况用章1.紧急情况下，如因时间紧迫无法按照正常流程进行审批时，使用部门或个人可通过电话、短信等方式向公司领导请示，经公司领导同意后，可先使用印章，但事后必须及时补办审批手续。2.对于涉及重大事项或金额较大的合同、协议签订等用章，公司领导可根据实际情况组织相关部门进行会审，确保用章事项的合法性、合规性和真实性。五、印章的检查监督（一）定期检查1.行政管理部门应定期对公司印章的保管、使用情况进行检查，检查周期为每季度一次。检查内容包括印章保管是否安全、印章使用流程是否规范、用章文件是否齐全等。2.每次检查结束后，行政管理部门应填写《印章检查记录表》，详细记录检查情况、发现的问题及整改措施等。对于检查中发现的问题，应及时督促相关部门或人员进行整改，确保印章管理工作规范有序。（二）不定期抽查1.公司领导或行政管理部门可根据工作需要，不定期对公司印章的保管、使用情况进行抽查。抽查内容包括印章保管现场、用章文件、《印章使用登记表》等。2.对于抽查中发现的问题，公司将及时进行调查处理，并根据情节轻重对相关责任人进行严肃问责。同时，公司将针对问题制定相应的整改措施，防止类似问题再次发生。（三）专项检查1.在公司开展重大项目、重要活动或涉及重大经济业务时，行政管理部门应组织对相关印章的使用情况进行专项检查，确保印章使用的合法性、合规性和安全性。2.专项检查结束后，行政管理部门应撰写专项检查报告，总结检查情况、发现问题及整改建议等，并提交公司领导审阅。公司领导根据专项检查报告提出的建议，及时采取措施加以改进，防范印章使用风险。六、印章的停用与销毁（一）停用1.因公司名称变更、机构调整、业务终止等原因，需要停用印章时，由行政管理部门填写《印章停用申请表》，注明印章名称、停用原因、停用日期等信息，并经部门负责人签字、公司领导审批后，方可停用。2.印章停用后，行政管理部门应及时通知公司各部门及相关人员，并在公司内部发布印章停用通知，明确印章停用时间、停用后的处理方式等事项。同时，行政管理部门应将印章停用情况记录在《印章管理台账》中。（二）销毁1.对于停用的印章，行政管理部门应按照公司规定进行妥善保管，保管期限为[X]年。保管期满后，经公司领导批准，行政管理部门应组织对印章进行销毁。2.印章销毁时，应采用适当的方式进行，如粉碎、熔化等，确保印章无法恢复使用。销毁过程中，应指定专人负责监督，并填写《印章销毁记录表》，详细记录印章名称、销毁日期、销毁方式、监督人等信息。3.印章销毁后，行政管理部门应将《印章销毁记录表》存档，以备日后查阅核实。同时，行政管理部门应在《印章管理台账》中注明印章已销毁。七、违规处理（一）违规行为界定1.未经审批擅自使用印章的；2.超越印章使用范围使用印章的；3.私自刻制、伪造公司印章的；4.擅自将印章转借他人或带出公司使用的；5.因保管不善导致印章丢失、损坏或被盗用的；6.其他违反印章管理规定的行为。（二）处理措施1.对于发现的违规行为，公司将视情节轻重给予相关责任人批评教育、警告、罚款、降职、撤职等处分。2.如因违规使用印章给公司造成经济损失或其他不良影响的，公司将依法追究相关责任人的法律责任，并要求其承担相应的赔偿责任。3.对于违反印