档案管理制度整合汇编

档案管理制度汇编

目录

一、机关档案管理制度...............................1

二、档案工作岗位责任制.............................4

三、档案立卷归档制度...............................7

四、档案保管制度..................................10

五、档案保密制度..................................11

六、档案利用制度..................................12

七、档案借阅制度..................................13

八、档案交接制度..................................14

九、档案室管理制度.................................15

十、档案库房安全防火管理制度......................17

十一、档案统计制度.................................18

十二、档案鉴定销毁制度.............................19

十三、档案检查工作制度............................21

一、机关档案管理制度

一、为了进一步提高本机关档案工作水平，逐步实现

机关档案管理的规范化、制度化、科学化，依据《中华人

民共和国档案法》和档案管理有关规定，结合工作实际，

制定本制度。

二、机关档案是指在各种会议、活动和机关日常工作

中形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声

像等不同形式的历史记录。

三、机关的档案工作必须严格遵循国家有关法律法

规，依据档案管理有关原则、规定，实行集中统一管理，

确保档案的完整与安全。

四、机关档案工作的组织领导：

（一）机关的档案工作由主管领导，档案员具体负责，其

业务工作接受上级档案部门的指导与监督。

（二）机关档案确定一名领导分管档案工作，档案员负责

本机关各有关资料的收集、整理、归档工作。

（三）办公室应视情况酌情加大投入配备设施，运用计算

机等现代化科技手段管理档案，广泛运用计算机检索，实

现档案管理现代化。

（四）机关各办工作形成的有关资料建档工作，由办公室

牵头，建立档案工作网络，确保机关档案的完整和齐全。

五、本机关档案工作职责

（一）统一管理本机关的全宗档案；

（二）对机关日常形成的文件、材料、声像资料的收集、

整理、立卷、归档工作；

（三）为档案的利用提供服务；

（四）档案的统计、保密和安全管理工作，定期向档案馆

移交永久性的档案。

六、档案的保管期限的确定和立卷归档原则按照上级

档案管理部门的要求规范操作。

七、各类材料的归档时间为:纸质文件、电子文件在次

年三月底前归档，其他材料档案按其完成的时间归档。

八、加强档案的安全保护，健全防盗、防光、防高

温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫等设施，确保档案完

整。

纸质材料档案、声像材料档案等不同载体类型的档

案，应分别保管。

九、档案利用的原则：

（一）档案人员严格遵守保密制度，保守机密。不随意提

供档案或扩大利用范围。

（二）本机关工作人员借阅、利用档案，需办理借阅登记

手续。外单位因工作需要阅查档案，须持单位介绍信，并

经有关领导同意登记后，方可查阅。档案一般不外借，特

殊情况须经主管领导批准。

（二）借阅的档案资料必须妥善保管，并注意保密，不得

转借。各级各类人员查阅、利用档案，对所查阅、借阅的

档案要严加爱护，严禁在案卷上圈划、涂抹、折叠，更不

得拆卷和撕毁。凡失密、损坏档案者，将按档案法和保密

法等有关规定予以处理。

（四）档案借阅用毕后要及时归还。借阅时间一般不得超

过7天;如继续借阅，须另行办理继借手续。

十、对借阅较重要的档案，并已利用的，应及时做好

利用效果的登记工作。

十一、条做好档案的统计工作，每年立卷归档完毕

后，进行统计，填写统计报表，按时报档案行政管理部

门。

十二、条根据保管期限的规定，应对本机关档案定期

进行鉴定。鉴定工作在机关主管档案工作的负责人主持

下，由上级有关部门组成鉴定小组，对已到期的档案进行

鉴定，提出保存或销毁档案。

二、档案工作岗位责任制

一、分管档案工作领导岗位职责

（一）组织全局性的宣传、贯彻、执行《中华人民共和国

档案法》和上级关于档案工作的各项方针政策的活动.

（二）加强对办档案工作的领导，将档案工作纳入的整体

发展规划，列入办议事日程，督促分管部门和办档案部门

要求做好应做的工作。

（三）关心档案工作和档案室的建设与发展，从人力、物

力、财力给予支持，及时解决工作中的重大问题和困难，

改善工作条件，使档案工作与办各项工作协调发展。

二、档案工作办公室主任岗位职责

（一）在分管领导的直接领导下，对综合档案室和档案工

作全面负责。

（二）带领档案人员认真贯彻执行党和国家方针、政策和

法令，遵守档案管理规章制度

（三）组织本办人员进行政治和业务学习，不断提高政治

素质和业务素质。

（四）协助分管领导制定档案工作发展规划、工作计划、

年度案工作领导工作总结及考评。

（五）负责制定和完善各项档案管理制度，督促检查各项

制度的贯彻执行情况。

（六）协调与其他业务部门关系，确保档案资料归档完

整。

（七）负责组织编撰本机关大事记、组织沿革、全宗介绍

等其他参考资料G

（八）做好文秘人员和档案入员的工作，提出具体要求助

他们解决工作中实际困难。

三、档案人员岗位责任制

（一）认真贯彻、执行《档案法》、《保密法》以及有关

档案工作的方针、政策和规定，不断提高政治思想和业务

工作水平。

（二）热爱档案事业、熟悉档案业务、拟定有关档案工作

计划和管理制度。

（三）负责管理全办各种门类和载体的档案，严格接收手

续并把好质量关，做好档案的保管，并为本部门各项工作

提供服务。

（四）对各有关科室形成的各种材料的收集、整理、立卷

和归档进行监督和指导。

（五）认真贯彻《机关文件材料归档范围和文书档案保管

期限规定》、《机关档案工作业务建设规定》，实施科学

管理，积极创造条件，升级达标。

（六）加强基础建设，熟悉本机关室藏档案，编制组织沿

革、大事记、年鉴、基础数字汇编、发文汇集、专题文件

汇集等检索工具和专题资料。

（七）保密档案的管理和利用，必须按照国家有关档案、

保密工作的法律、法规和方针政策的规定办理，确保机关

档案的完整与安全。

（八）贯彻落实“以防为主，防治结合”的原则，做好档

案室的管理工作G

（九）按时向相关部门报送档案工作统计材料。

（十）按照档案保管期限及鉴定工作的规定，定期鉴定档

案，及时做好档案的存毁和向市档案馆移交档案的工作。

三、档案立卷归档制度

一、凡是在工作活动中形成的具有保存价值的文件材

料，均按有关规定对文件进行搜集清理，及时立卷、归

档。

二、对需要立卷归档的文件首先要对其保存价值进行

鉴定，然后划分保管期限。

（一）凡是反映机关主要职能活动和基本历史面貌的，对

本机关、国家建设历史研究有长远利用价值的档案，列为

永久保管。

（二）凡是反映本机关一般工作活动，在较长时间内对机

关工作有查考利用价值的文件材料，列为长期保管°

（三）凡是在较短时间内对本机关有参与利用价值的文件

材料，列为短期保管

三、立卷归档时间：

（一）机关文书档案应坚持做好平时收集，把已处理完毕

的文件按流水号收集齐全，于第二年初进行整理、归档，

六月底前完成归档工作。

（二）机关会计档案在年终立卷后由财务部门暂时保存一

年，第二年六月底前移交综合档案室。

（二）声像档案在每项活动结束后，及时交综合档案室归

档。

（四）其他门类和载体的档案应按有关规定向综合档案室

移交归档。

四、文件整理归档要求：

按照《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规

定》、《机关档案工作业务建设规范》的要求，遵循文件

材料形成的规律和特点，保持文件间的联系，区别不同价

值，便于保管和利用。

（一）不同年度的文件一般不得放在一起归档;但跨年度

的请示与批复，放在复文年归档;没有复文的，放在请示年

归档;跨年度的规划放在针对的第一年归档;跨年度的总结放

在针对的最后一年归档;跨年度的会议文件放在会议开幕年

归档;非诉讼案件放在结案年归档;其他文件材料的归档按有

关规定执行C

（二）文件材料应区别不同情况进行排列。一个问题的请

示、报告、批复应依序排列在一起（批复在前、请示在后，

正件在前、附件在后），印件在前、定稿在后;转发件在前、

原件在后;其他文件材料依照有关规定及其形成规律或特点

进行排列。

（三）文件材料的排列，应按不同门类、载体和不同保管

期限分别排列。文件材料整理后装盒的排列自上而下，自

左向右。排列方法应结合本机关的具体情况，历年来的归

档排列要统一，前后一致。

（四）文件材料整理归档目录应区别不同保管期限，分年

度编制归档目录，在一个全宗内，归档目录号不得重复。

五、分类结束后，填写好档案的卷皮，包括形成档案

的机构名称、案卷标题、编制日期、保管期限、档案号、

案卷录等，封面要求用微机打印，卷内用蓝黑或黑色钢笔

填写，迹工整、清洁。

六、案卷形成整齐美观，装订前去掉金属物，按规定

方法装订。

七、归档后的文件要认真进行保管，定期进行检查防

止丢失、破损、霉变、虫蛀、灰尘污染等情况。

四、档案保管制度

一、综合档案室做到办公、阅档、库房三分开。

二、对立卷归档的档案应按要求系统排列，编写卷号

目录，上架保存。

三、配置足够的档案柜以及相关设备。

四、档案室门窗要牢固，严格做到防盗、防光、防

潮、防尘、防虫、防鼠、防火、防高温。档案库房做到专

人负责、专人管理。库房内不得堆放杂物。

五、经常检查档案存放的情况，发现破损或霉变的档

案，档案人员要认真采取措施，及时进行修补或复制G

六、库房内的档案柜应排列有序、统一编号，做到整

齐划一。

七、对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统

计。

八、借阅档巢要按要求填写借阅登记表。借用档案的

人员必须爱护档案，不得擅自涂改、勾划、前裁、拆散、

翻印、转借或损坏档案。借出和归还档案时，档案人员应

作详细检查，以保证档案的完整与安全。

九、机关档案管理现代化，纳入本单位办公自动化系

统同步发展，逐步实现档案管理的科学化、现代化，提高

档案管理水平和服务效率。

五、档案保密制度

一、建立健全档案领导组织，做到领导落实、组织落

实、人员落实。

二、档案工作是一项重要的机要工作。档案管理人

员，要认真学习有关保密工作指示、决定，严格遵守保密

纪律和保密制度，维护档案的完整与安全。

三、查阅档案人员，应保证对档案材料的绝对保密，

未经许可不准私自抄录和复制，更不能擅自将档案携带出

单位转让他人或拆散，违者追究责任0

四、档案人员应根据国家和秘密及其密级具体范围的

规定划分秘密、机密、绝密等，严格按密级管理办法进行

管理。

五、档案一般不外借，确因工作需要借用的，须经办

领导同意。外单位人员来查阅档案的，须持有单位介绍信

方可接待。

六、秘密以上档案，只限在档案室内查阅，不得外

借，不得复制。确因工作需要的，须经局领导批准可摘抄

有关章节，用完后及时交档案人员处理。

七、档案人员应对保密档案作定期检查，如发现丢失

应及时报告并查明去向，杜绝一切可能危害档案安全和泄

密事件发生。

八、档案库房的门窗必须坚固，严格保卫保密制度，

非档案工作人员不得随意进入库房。

六、档案利用制度

为开发利用档案信息资源，切实有效地为机关各项工

作服务，档案人员必须熟悉档案室所藏档案情况，主动了

解机关各项工作对利用档案的需要，积极做好提供利用工

作。

一、利用范围：

（一）档案室所藏的文书档案、会计档案、声像档案、其

他门类和载体的档案°

（二）档案室利用档案资源收集和编制的全引目录、发文

汇编、组织沿革、大事记等。

二、利用方法：

（一）凡利用者都应按有关规定办理利用手续，查阅档案

时，在阅档室阅览，不允许在案卷上圈划、批注、涂改、

剪裁或拆散档案。

（二）凡经批准查阅的档案，如需摘抄、复制的，须经档

案人员审核同意，秘密以上档案需作必要摘录的，须经办

领导批准，用完后及时交档案人员处理。

（三）档案人员应做好档案利用反馈工作。在向利用者提

供利用的同时，做好《档案查借阅登记》，并附一张《档

案利用效果登记表》，利用工作结束后，由利用者填写,

及时交档案室查存。

七、档案借阅制度

一、档案人员要热情接待查档者，并按有关规定积极

提供方便

二、档案借原则上限于本单位、本系统，对外单位确

需查阅的，必须持有合法身份证明，并经领导批准后方能

查阅。

三、查阅档案时，一般不允许跨科室查阅与自己工作

无关的档案，确实查，需经有关领导同意后方可查阅

四、凡借阅档案者，均按要求办理借阅手续，并填写

《档案借登记簿》

五、借阅档案时间。本机关工作人员借阅档案时，原

则当天归还档案室，如因工作需要暂时不能退还的要向档

案室有关人员说明情况延借，一般不得超过七天;外单位借

阅时要在阅览室查阅，不准带出机关。

八、档案交接制度

一、各科室对国家规定的应立卷归档的材料，必须按

照规定，定期向综合档案室移交，集中管理，任何人不得

据为己有。各科室负责人必须在档案备考表内签字，以示

确认。

二、档案人员要根据国家、省、市关于档案馆接收档

案的范围和年限规定，有计划、有步骤地将永久、长期的

档案连同案卷目录和有关材料，按时向市档案馆移交。

三、凡属进馆的档案，均应按要求进行收集、整理、

鉴定和验收，对不同门类、载体的档案，按有关规定执

行。

四、进馆档案应办理交接手续、交接双方应在移交清

册上签名盖章。移交清册应归入机关全宗卷内保存。

九、档案室管理制度

一、档案管理人员必须贯彻“以防为主，防治结合”

的原则，做好档案室的管理工作，落实防盗、防火、防

光、防高温、防潮、防尘、防虫、防鼠、防霉、防有害气

体等措施。

二、档案库房消防安全“八不准”。不准在档案库区

吸烟;不准在办公区及档案库区使用电炉、取暖器；不准擅

自拉接电线；不准带无关人员进入库区;不准将档案带出库

房和查阅室;不准在消防通道上停车和堆放物品;不准在库房

内堆放易燃易爆物品;不准擅自移动消防设施设备。

三、档案管理人员坚持每天下班前检查门窗是否关

好，电源开关是否关闭。对所保管的案卷，半年进行一次

抽查，年终进行一次全面检查。严禁在档案室抽烟、吐

痰。外来人员未经许可不得进入档案室。

四、新接收的档案资料，必须经过严格核查和消毒处

理后才能进库上架。

五、档案人员工作变动时，对库房内档案要全面清点

核对，准确无误后办理接交手续。

六、档案室管理人员必须做好档案室内外温湿度记

录，做好温湿度的调节工作（标准温度为摄氏14—24℃,相

对湿度为45%—60%）。

七、档案室设施要经常进行检查，坏了要及时报告或

维修，保证各项设施完整正常。

八、档案室的钥匙，不得随意转让他人，特殊情况由

领导批准。

九、严禁在库房存放易燃易爆及其它与档案管理无关

的物品，保持档案室的清洁T.生，坚持做到每周一小扫，

每月一大扫。

十、档案库房安全防火管理制度

一、保管档案必须有专用库房，并要设专人负责管理

库房内应采取有效的防护措施，保证档案安全。

二、档案不得随意堆放。柜架摆放位置应与墙壁保持

10CM以上距离，每行柜架间距不小于60c3（密集架除

外）。

三、库房应保持恒温恒湿，建立温湿度记录。库房的

温

度应控制在14℃〜24C之间，相对湿度应控制在45%〜

60%之。

四、库房内应放置防虫、防鼠药剂，并按要求定期更

换若发现鼠、虫害，及时采取措施消除。

五、库房内应保持清洁，经常清扫，不得堆放与档无

关的物品。

六、库房必须配备灭火器材，确定专人管理。档案人

员应会使用灭火器。要安全使用灭火器设备，不得有明火

装置不得在库房吸烟和存放易然易爆物品。

七、库房内要有防盗措施。下班前要关好门窗，关闭

电源;节假日封闭库房，非档案人员未经许可不得擅自进入

库房。

十一、档案统计制度

一、档案统计工作内容包括:档案工作组织机构和人员

构成情况统计;档案数量统计;档收进和移出统计;档案设

备、装具统计;档案鉴定与销毁情况统计;档案利用效果和效

益情况统计;档案史科编纂与检索工具编制情况统计等

二、档案统计数字要以统一的标准计量单位为准。维

护统计数据的真实性、准确性和可靠性

三、要按照统计工作的内容，建立健全单项和综合性

统计簿册，做到帐物相符

四、统计人员要及时、认真负责的报送档案业务主管

机关要求填报的各种统计报表。

五、做好统计资料的整理、分析与管理工作

十二、档案鉴定销毁制度

一、根据《档案法》和上级有关文件精神，定期对保

管期限已满的档案进行鉴定。

二、鉴定工作要以国家及档案管理机关制定和颁发的

有关鉴定工作的指导性文件为统一的鉴定原则，以保管期

限表规定的期限为鉴定标准；

三、档案鉴定工作由档案鉴定小组负责。档案鉴定小

组由办档案主管领导、业务部门负责人、档案室负责人及

精通业务的专业人员和档案管理人员共同组成。

四、对在整理的归档材料，要以全面的、历史的和发

展的观点鉴定其价值，准确把握归档范围和保管权限，有

异议时由鉴定组裁定。

五、档案保密期满，由鉴定组作出是否变更密级或解

密的决定。

六、档案鉴定前必须制订鉴定方案，有计划有步骤地

进行，确保鉴定质量，正确判定档案价值，对仍有保存价

值的档案，重新划定保管期限，整理立卷，继续保存，对

失去保存价值的档案予以剔除