档案规范化及数字化加工采购（第一期）招标文件

临海市政府采购

招标文件

（电子投标、不见面开标方式）

项目名称：临海市社会保险事业管理中心档案规范化整理及数字化加工采

购（第一期）

目录

第一章投标邀请.................................................2

第二章招标需求.................................................7

第三章投标人须知..............................................31

第四章评标办法及评分标准......................................42

第五章合同主要条款............................................47

第六章投标文件格式...........................................50

一、资格响应文件格式............................................50

二、商务技术文件格式............................................53

三、报价文件格式................................................62

第一章投标邀请

根据《中华人民共和国玫府采购法》、《中华人民共和国政府采购法实施条例》、《政

府采购货物与服务招标投标管理办法》等规定，经临海市财政局批准，受临海市人力资源

和社会保障局委托，现就临海市社会保险事业管理中心档案规范化整理及数字化加工采购

（第一期）进行公开招标,欢迎具备本项目投标人的资格要求且能够及时提供相关货物及

服务的供应商前来投标。

1.项目概况

项目名称：临海市社会保险事业管理中心档案规范化整理及数字化加工采购（第一期）

采购单位：临海市人力资源和社会保障局

采购规模及内容概述：综合业务档案、旧档案、国企退休人事档案等资料的档案规范化整

理及数字化加工，包括除尘消毒、整理、扫描、目录建库、上架等工作。详见第二章招标

需求。

采购预算：71.71万元

采购组织类型：分散采购

采购标段数：1

采购方式：公开招标

▲项目周期：自合同签订之日起8个月内完成本项目内容。

采购文件公告期限：5个工作日

该项目已具备条件，现对该项目进行公开招标。

2.投标人资格要求

(1)满足《中华人民共和国政府采购法》第二十二条规定；未被“信用中国”

(sdf.Ikjcreditchina.gov.cn)>中国政府采购网()列入失信被执

行人、重大税收违法案件当事人名单、政府采购严重违法失信行为记录名单。

(2)具有与本采购项目相适应的商品经营或服务能力的供应商；

(3)本项目不接受联合体投标。

3.报名

本项目无需报名，投标人须到临海市公共资源交易中心网站

(sdf.lkj〃sdf.Ikjlinhai.gov,cn/ggzyjy/)注册、提交审核通过后方可参力口投标，注

册、审核联系电话。投标人未在临海市公共资源交易中心网站完成注册而造成无法登陆临

海市公共资源交易中心网站--每日直播平台一后台和无法发布开标后系列公告等产生的

后果由投标人自行承担。

4.招标文件的获取

采购文件售价：免费

获取方式：凡有意参加投标者，在2021年10月18H8:30前，到临海市公共资源交易中

心网站注册审核通过后可自行下载采购文件或到浙江政府采购网(网址

https:〃zfcg.czt.zj.gov,cn/)上获取。

招标文件答疑：投标人对采购文件提出质疑的，应当在获取采购文件或者采购文件公告期

限届满之日起7个工作日内以书面形式提出，否则被质疑人可不予接受。

5.投标保证金

本项目不收取投标保证金。

6.投标说明

(1)本项目实行电子投标，投标人应按照本项目招标文件和政采云平台的要求编制、加密

并递交投标文件。投标人在使用系统进行投标的过程中遇到涉及平台使用的任何问题，可

致电政采云平台技术支持热线咨询，联系方式：。

(2)投标人通过政采云平台电子投标工具制作投标文件，电子投标工具请供应设自行前往

浙江政府采购网下载并安装，(下载网址：

https:〃customer.zcygov.cn/CA-driver-downloacPutnFwebTogin-front.75ab4087.0.0

.f8e5d230c7c411ea9e54c97a8e384567)电子投标具体流程详见本招标公告附件：“政采云

供应商项目采购-电子招投标操作指南.pdf”。

(3)投标人应在开标前完成CA数字证书办理。(办理流程详见

https"/middle,zcygov.cn/ca/apply/edit,完成CA数字证书办理预计——周左右，请各投

标人自行把握时间，汇信客服电话：，天谷客服电话）。

（4）投标人应当在投标截止时间前完成电子投标文件的传输递交，并可以补充、修改或者

撤回电孑投标文件。补充或者修改电了•投标文件的，应当先行撤回原文件，补充、修改后

重新传输递交。投标截止时间后传输、递交的投标文件，将被拒收。

（5）本招标文件中关于电子招投标内容、流程如与政采云系统中最新的内容、操作不一致

的，以政采云系统中的要求为准。

7.投标文件的组成、效力

（1）本项目实行电子投标，供应商应准备电子投标文件，本项目线下无需提供任何备份投

标文件。电子投标文件，按政采云平台项目采购一电子招投标操作指南及本招标文件要求

编制。

（2）未在“政府采购云平台”传输递交电子投标文件的，投标无效。

8.投标截止时间及电子投标文件的递交

电子投标文件投标截止时间：2021年10月18日8:30分00秒，投标人应于投标截止时间

之前将电子投标文件上传到“政府采购云平台”。投标截止时间前未完成传输电子投标文

件的，投标无效。

9.临海市公共资源交易办公管理系统及开评标期间出现网络故障或停电时的应急处理措

施：

（1）开评标期间出现网络故障或停电如短时间内（半天内）可以排除并能恢复正常使用的，

为不耽误项目进度，招标人（代理机构）经项目行政监管部门批准后可宣布待故障排除后

再进行正常开标活动；

（2）开评标期间出现网络故障或停电在短时间内不能排除，且无法恢复正常使用的，招标

人（代理机构）报项目行政监管部门批准同意后，可宣布暂停招标活动，招标人（代理机

构）应办理延期开标手续，并及时发布更正公告择日另行开标。

10.开标

开标时间：2021年10月18日8:30时。

开标地点：“政府采购云平台”线上开标、直播开标室：开标时间后30分钟内（具体时间

以政采云系统显示的解密截止时间为准），供应商须登录“政采云”平台，用“项目采购-

开标评标”功能解密投标文件，投标人未按时解密或解密失败的，其投标文件为无效标。

11.发布公告的媒介

本次招标公告同时在浙江省政府采购网、临海市公共资源交易中心网上发布。

12、其他事项

（1）本项目询标将通过政采云视频询标（视频讲标）系统协助进行问题澄清。投标人登

录政采云系统——进入开标大厅-一进入本项目一一就可以进入政采云视频询标系统。政

采云视频询标（视频讲标）系统在询标时需要投标人电脑配置有摄像头、音箱和必要的网

瑜宽，请投标人开标前予以提前准备，以免延误询标（浏百触议用谷WS器，网络

带宽不少于50兆，请勿用无线，以免出现卡顿现象).政采云视频会议系统目前不支持手

机客户端。

(2)除注明要求进口产品外，投标时进口产品比例不得超过50%；

(3)根据《浙江省政府采购供应商注册及诚信管理暂行办法》浙财采监字【2039】28号

文件，请各投标供应商及时办理浙江政府采购网“政府采购正式供应商”的注册手续。

13、联系方式

附件

政府采购支持中小企业信用融资相关事项的通知

为了充分发挥政府采购政策功能,进一步支持和促进中小企业发展，临海市财政局向临

海市金融（保险）系统发起了“政采贷”、“政采保”融资服务倡议，得到了全市16家银

行、1家保险公司响应，供应商若有融资意向，请同以下银行（保险）联系人对接。

政采保联系方式

合同（质量）履约按履约保证金

阳光财产保险股份有

年费率1%（1.5%）,每单保函最

限公司临海支公司

低保险费为500元（300元）。

政采贷联系方式

序号银行简称贷款年利率政采贷联系人联系电话

1工商银行3.8%起

2农业银行3.8%起

3中国银行3.85%起

4建设银行4.35%起

5浦发银行4.785%起

6兴业银行4.0%起

7泰隆银行5.4%起

8浙商银行5.00%起

9农发银行2.85%起

10光大银行3.9%起

11湖商银行4.8%起

12邮储银行3.85%起

13温州银行4.35%起

14交通银行3.85%起

15民生银行3.85%起

16宁波银行4.785%起

第二章招标需求

一、项目概况

为加强档案管理，维护档案真实性、完整性和信息安全，充分利用和发挥本单位档案

信息管理系统和台州市统一部署的社保电子档案管理服务平台的潜能，提高工作效率，更

好地服务于民众，为进一步提高档案管理服务工作水平，减少档案转递产生的风险，达到

档案管理服务制度化、规范化、信息化、网络化的目标。根据《中华人民共和国档案法》

等相关规定，拟对室臧社保档案及国企退休人事档案进行规范化整理和数字化拦描。本次

项目计划对临海市人力资源和社会保障局下属单位临海市社会保险事业管理中心约46700

卷（件）档案进行规范化整理或数字化加工，并将加工好的数据完整导入本单位档案信息

管理系统和台州市人力社保电子档案管理服务平台提供利用，同时数字化加工成果符合临

海市档案馆规范化数字档案馆达标技术参数标准。

按照《浙江省社会保险业务档案管理办法》的通知浙人社发（2011）211号、《社会

保险业务档案管理规定（施行）》、《国家档案局令（第8号）》、《浙江省社会保障管

理办法》、《归档文件整理规则》、《会计档案管理办法》、《文书档案案卷格式》等相

关标准执行。

临海市社保中心现有档案室已经不能满足日常各类档案存放，导致大量档案在库房积

JS,极不利于档案的存放、保管和利用。鉴于临海市人力资源和社会保障局新库房的契机,

整理规范后的档案结合库房布局规划，规范上架入库。现根据临海市社会保险事业管理中

心要求，须在8个月内完成本项目档案清点消毒、档案整理、条目著录、档案扫描、数据

挂接、数据移交、上架入库工作。

二、采购内容

项目预估数量及预算单价备注

序号服务内容卷（件）数纸质档案合计数量电子档案合计最高限价（元/工作要求

（卷/件）数量（页/条）卷/件/页/条）及标准

结合业务科室需

1400140025

求进行前期预整

被征地失土保险、

1理,再进行扫描、

211补缴、合同制

著录；长期永久

工人保险等档案

4410000.5

//扫描，短期不扫

描

20002000/28

国企退休干部人按照人事档案数

2

事档案字化整理标准

//3222000.5

会计凭证、养老保整理、目录建库

378007800/10

险手册等

城乡居民养老保

险、2002年前会进行整理前的分

计报表及缴费票拣、消毒、除尘、

45000500015

据等、养老金台账除虫等，再进行

明细等旧档案资整理、FI录建库

料

更换档案袋、张

企业退休人事档

53050030500/3贴标签、编辑目

案

录

备注:

1、本项目含部分条目著录或补录工作，条目与扫描同价，单位：元/条；涉及名字列

表，5个名字折算一条。

2、本项目投标报价只报单价及总价，总预算71.71万元。本项目合同采用固定单价合

同，上表中明确的数量为预估数量，根据投标单价结合实际完成量结算，按上表序号顺序

逐项进行，采购人有权调整服务内容的排序。最终结算总价不超过合同价的士10%,且不超

过总预算价。总预算用完或结算价已达到合同价的110%时，如本项目仍未完工，则未完成

部分由采购人另行按规定处理。

3、2021年起，社保业务档案按照国标标准整理，并且封面及档案盒采用专业档案盒

打印设备打印，采用喷墨打印技术，不得采用手写或印章模式。

三、项目总体要求

1、中标人须按照国家、行业的最新规范、标准及采购人的项目要求，对现有业务及人

事档案进行规范化整理.，并对长期和永久档案进行数字化加工。档案整理、电子数据必须

满足人社部信息化建设档案数字化技术规范的最新要求和临海市档案馆档案接收进馆的最

新要求。

2、中标人应建立适应本项目档案整理和数字化加工工作需要的组织机构，确保档案整

理和数字化加工工作顺利开展和按期完成。

3、确保在扫描过程中不对档案原件造成二次损伤。保证档案扫描图像与原件一致、整

洁、清晰。做好档案资料原件、复印件鉴别相关工作。

4、中标人应当在采购人指定的办公场所进行设场加工。加工扫描过程所需的所有软硬

件设备由中标人提供，并按采购人的安全要求进行设备处理及网络布线，以及数字化加工

中的软硬件和网络的维犷工作。中标人须负责在加工场内安装视频监控设备，施工录像要

求全部保存。对整个加工过程进行实时监控，以确保档案的安全性。

5、为了保证档案实体和档案信息的安全及扫描质量，中标人要有必要措施保证一支相

对稳定、技术熟练的档案数字化服务队伍，参与项目实施的人员要严格遵守采购人的保密、

安全各项要求，聘用人员不得有违法犯罪的记录，不得采用临时聘用人员。

6、中标人不得出现丢失、损坏、损毁档案或档案材料内容；泄露档案内容信息（包括

档案实物内容信息和数字化数据信息）；私自圈划、涂改、复制、抽取或伪造档案材料；

擅自处理或销毁档案材料等严重违反安全保密要求的行为。如发生以上情况，乙方须承担

补救责任和损害赔偿责任，直至追究法律责任，采购人有权解除合同。

中标人在正确履行服务合同后，采购人将以实际整理加工完成的档案数量进行合同结

算，中标人在投标文件中所报单价作为本次服务采购最终结算依据，按照实际整理加工完

成的数量乘以综合单价算出项目结算价。

7、数字化加工软件要求

（1）具有网络版功能，局域网内实现统一管理

（2）具备借还卷、档案扫描（质检）、影像处理（质检）、条目著录（质检）、索引

（质检）、数据转换、成果质检等全系档案数字化加工流程管理。

（3）具备生成本项目所需数字化加工成果技术要求的数据转换功能（多页TIFF、双层

pdf）o

（4）具备功能齐备的影像处理功能：自动纠偏、居中、印章加深、去黑边等。

（5）数字化加工成果质检（参数检测）等总检功能。对成果数据进行逻辑性检测、参

数（尺寸、分辨率、容量）检测；对图像的可读性、留白页、完整性、涉密关键词检测。

对最终数字化加工成果进行自定义比例抽检，生成质检单等。

（6）具有OCR识别功能等。

以上功能在投标文件中提供相关介绍说明。

8、培训及售后服务要求

（1）提供免费培训，培训内容为档案整理、数字化加工以及加工系统软件使用等相关

培训，具体培训方案由投标人自拟。

（2）售后服务：投标人对照评分标准，提供详细的售后服务方案。

四、参考规范和标准

在本项目档案规范化整理和数字化加工过程中应严格执行以下规范和标准：

（一）档案管理主要法规

《中华人民共和国行业标准（DA/T31-2005）纸质档案数字化技术规范》

《中华人民共和国保守国家秘密法》

《中华人民共和国保守国家秘密法实施办法》

《关于严禁用涉密计算机上国际互联网的通知》（中保委[2003]4号）

《计算机病毒防治管理办法》（中华人民共和国公安部令第51号）

《计算机信息系统保密管理暂行规定》（国保发L1999」ll号）

《档案数字化外包安全管理规范》（档办发（2014）7号）

《中华人民共和国档案法》

《文书档案案卷格式》（GB9705——88）

《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894--2002）；

《档案交接文据格式》（GB/T13968-92）；

《中央档案馆档案接收标准》

《国家行政机关公文格式》（CB/T9704—1999）

《照片档案管理规范》（CB/T11821—2002）

《中国档案机读目录格式》（CB/T20163-2006）

《档案著录规则》（DA/T18—1999）

《浙江省省直单位纸质档案数字化实施细则》（浙档（2007）4号）

《归档文件整理规则》（DA/T22-2000）

（二）行业规范标准

中华人民共和国国家标准GB/T31599-2015《社会保险业务档案管理规范》

《中华人民共和国社会保险法》；

《中华人民共和国人力资源和社会保障部、国家档案局令（第3号）》

《社会保险业务档案管理规定（试行）》

《浙江省社会保险业务档案管理办法》（浙人社发［201U211号）

《浙江省劳动和社会保障系统档案工作目标管理省级认定办法》（浙档［2008］54号）

《浙江省人力资源和社会保障厅关于开展社会保险业务档案管理达标工作的通知》（浙

人社发［2011］212号）

五、技术要求

（一）总则

严格管理，明确责任，严格落实质量管理措施，各关键工作环节须安排有档案管理工

作经验的专业人员进行实时监督和质量管控，确保各环节工作符合规范和质量要求，建立

完整、规范的工作记录。数字化满足真实性、完整性、可用性、安全性特征，工作质量能

完全匹配档案信息系统、政务云、一体化的要求。

（二）档案清点消毒要求

对临海市社会保险事业管理中心所有室藏档案整理前进行档案消毒、除尘除虫工作，

便于更好得进行档案整理及数字化加工；清点和梳理档案，对超出保管期限、重复件、毁

坏严重件档案进行清点工作。

1、档案清点

对室藏档案进行清点，对超出保管期限、重复件、毁坏严重件档案进行清点工作，按

业务种类及年份完成分类，便于更好地进行档案整理及数字化加工。对目前存放在各个档

案室的档案材料进行分类，按照国家标准及临海市人力资源和社会保障局的要求，进行系

统性的清点和梳理。按同一类别的档案原则上存放在档案室,对不需归档材料单独存放一个

档案室，最终达到“一室一类”的前期效果，同时对部分浸水档案进行简易处理，保证档

案的可利用，待用户单位确认后，再进行下一步归档工作。

2、档案消毒

为确保档案安全和项目规范，中标方需提供专业的消毒设备，消毒技术符合国家标准，

消毒前期准备和消毒质量及管理要求等流程需符合国家、省、市档案部门的规范和要求。

（1）消毒前期准备

登记项目时间、数量、档号、交卷人、收卷人。

登记要求交接手续清楚，避免档案丢失。

消毒比较珍贵或有特殊要求的档案，应根据档案消毒原则和质量标准，针对档案破损、

虫蛀、霉变及纸张、字迹材料状况，制定消毒方案，确定消毒材料和技术处理方法。

（2）档案消毒质量及其管理要求

档案消毒质量要求：消毒成品应保持档案原貌，不得损害原件上任何历史痕迹，不得造

成文字等信息消褪扩散。归还档案时应保持原来的卷内文件顺序。

管理要求：档案是历史的真实记录，档案消毒人员在对档案进行消毒时，应保持档案内

容的完整，不得损坏、丢失、涂改档案内容。应坚持宁缺勿伪，严防档案失真；消毒室应做

到防盗、防火、防尘、防鼠、防虫霉，室内严禁吸烟；下班时，工作人员要切断一切电源，

关好门窗，以确保档案安全。

技术要求：消毒过程中必须确保档案的安全完整，严格遵守《中华人民共和国行业标准

（da/t35-2007）档案虫霉防治一般规则》及约定的标准，不得对档案原件造成二次损伤；

消毒人员严格遵守档案管理的相关规定及档案部门的相关制度，认真做好档案的保密和保护

工作。

（三）整理要求

中标人需要根据《中华人民共和国档案法》、《社会保险业务档案规定（试行）》（人社

部国家档案局3号令）、《浙江省社会保险业务档案管理办法》（浙人社发（2011）211号）、

《社会保险业务档案管理规范》（GB/T31599-2015）、《纸质档案数字化规范》（DA/T31—2017）

等规定整理档案内容，包括对案卷内情况进行登记、拆卷、分件、排序、拟标题；档案案卷

级和文件级条目著录、目录数据校对、补录、目录打印和建库；档案卷盒更换、盒内卷内目

录和备考表制作打印及目录册打印装订等工作环节，使之整齐美观、排列规范，组成有序体

系的过程。

1、档案资料的整理原则及进出库管理制度

社会保险业务档案，由业务经办人员将收集的档案资料，遵循业务经办的规律和特点，

保持文件之间的内在联系，依照《社会保险业务档案保管期限表》，采取以案卷为单位，

按“年度—业务环节，，或“色度—险种—业务环节，，的分类方法进行整理。遵循不同年度、

不同保管期限、不同类别、不同险种的档案资料归入不同案卷，不得混合组卷。

档案进出库交接必须严格执行档案进出库管理制度，制定并填写纸质档案数字化加工过

程交接登记表单，详细记录档案整理后每份文件的起始页号和页数。中标单位必须在加工场

所设立临时档案库房，建立管理制度，指定专人（组长）管理档案实体，并建立《借用档案审

批单》、《归还档案登记表》等工作流程单，做好调档交接等各环节的登记工作。

2、业务、会计档案规范化整理

档案整理符合国家、省、市档案局和业务、会计档案标准，确保整理后的案卷质量达到

采购人要求和《归档文件整理规则》及其他有关业务档案管理规定的要求，包括但不限于以下

主要工作内容：

（1）将收集的档案首先去除金属物、装订绳、多余的卷皮封底，展平褶皱页。

（2）修复、托裱破损文件资料。用易褪变材料书写的档案资料应予复制，材料的规格

过小（小于B5）的应粘贴在A4纸上，大于A4的应裁剪或折叠。裱贴时，应在左边留出20

—25mm装订边。

案卷所有材料统一规格，整理齐整。字迹不清或用易褪色墨水、传真热敏纸等无法长

期保存材质形成的档案资料要同时留存复印件。

（3）多部门留存同一资料时，多份文件资料原则不上得重复归档。部门间通过协商确

定归档部门，原则上一式多份或多个环节办理的经办资料由业务办结的部门负责归档。

（4）非纸质资料要附文字说明，实物与其文字说明一并归档，少数民族文字或外文资

料若有汉译文的应与汉译文一并归档，无译文的要译出标题后归档。

（5）具有永久、长期保存价值的电子文件，必须形成一份纸质文件随同电子文件一并

归档。

（6）组卷

1）同一年度、同一保管期限、同一类别、同一业务环节的档案资料可以放在一个案卷

中。

2）单一主表档案资料数量较多的可组成多卷。

3）同一年度、同一险种、同一保管期限、同一类别的页数较少的不同主表，可以组成

一卷。

卷内文件资料，应按照主表在前，附件在后；审核结果在前，审核依据在后；重要凭

证在前，次要凭证在后；办结时间早的在前，办结时间晚的在后的原则排序。

①一笔业务办理多人的明细表或汇总表，应按照明细表或汇总表的顺序整理主、附件。

②社会保险审计稽核档案资料，根据工作流程按工作方案、稽核（审计）通知书、工

作记录、工作底稿、稽核（审计）报告、整改意见书顺序排列，可一事一卷，亦可多事一

卷。

（7）编写页码。凡有图文的卷内文件材料页面均需编写页码、避免重码、空码、过码。

与本材料无关内容的图文不需编码。页码位置在正面的右上角，反面的左上角，用铅笔使

用阿拉伯数字按顺序编流水页码，多张材料粘贴在一张纸上的应按材料逐件编码。一个主

表页较多或一个主表的附件较多而组成若干卷的，应编一个大流水页码。

（8）按照以上步骤整理完成后，要将每卷档案资料超齐并用金属夹夹起，集中摆放在

整理箱中，避免发生新的错乱和丢失。

3、档案资料的立卷要求

档案资料的立卷是指各部门专、兼职档案员将所属单位组卷整理后的档案资料，根据

年度和内容确定其类别、保管期限、案卷封皮、案卷目录、备考表的过程。

（1）确定类别。社会保险业务档案分为十类，所有业务资料都要归入这十类之中，要

根据业务所属环节确定档案资料类别。资料大类内容见下表：

社会保险业务资料国标分类基本大类表

类别类别代码

社会，呆险管理类GL

社会保险费征缴类ZJ

养老保险待遇类YL

失业保险待遇类SB

医疗保险待遇类YB

工伤保险待遇类GS

生育保险待遇类SY

社会保险稽核监管类JH

社会保险基金收缴结算类JS

社会保险业务统计报表类TJ

（2）确定归档年份。档案资料应归入档案形成的年度，业务的办结时间、审批时间即

是档案的形成时间。

（3）确定保管期限。根据卷内主表对照《社会保险业务档案保管期限表》，准确划分

各类档案资料的保管期限，同一案卷具有两个以上主表时，保管期限确定原则“就长不就

短”。

（4）编制卷内目录。卷内文件目录是提示文件内容和成分的一览表，按照卷内文件的

排列顺序编写，置于案卷的首页。

目录的输入要完整、规范、建立卷内目录要把每一份主件都列入目录之中，不能漏录,

合并录入、简化录入，附件不录入卷内目录中。要充分利用案卷内档案资料主件上所具有

的信息，建立卷内目录要以有利于查询和准确定位为原则。

①序号：资料序号，以主件为单位，一事一件（一笔一件）、一件一号。

②单位代码：一级单位代码。

③单位名称：一级单位全称或通用简称。

④身份证号：参保人的身份证号，如无身份证号或发现身份证填写不正确应采取相应

措施加以补救。

⑤文件题名：同一保管期限、同一类别的不同主表组合立卷的，录入每份资料的实际

名称，并逐件录入。

⑥日期：文件资料形成日期，即办结日期或审批日期，填写8位，如：“2011.01.01^

g.页号：填写每份文件资料所在的页号。最后一份资料的页码填写起止页。

（5）填写备考表。卷内备考表是用以说明卷内文件存在状况的表格，置于案卷的末页

（见附件3）。

①备考表中的件、页：填写卷内文件材料的实际件数和总页数。

②填写本卷在整理和管理过程中有需要特殊说明的问题，包括卷内文件缺损、修改、

补充、移出、销毁等情况。如果无情况，可不填写。

③立卷人：完成立卷后，由立卷者签名。

④检查人：由案卷质量检查人（各部门兼职档案员）签名。

⑤立卷时间：填写完成立卷的时间，包括年月日。

4、人事档案规范化整理

人事档案整理工作必须严格参照中共中央组织部《干部档案工作条例》、《干部档案整理

工作细则》、《关于做好文件改版涉及干部人事档案有关工作的通知》等干部人事档案整理工

作的规范要求进行，对档案材料必须做到认真鉴别、分类准确、编排有序、目录清楚、装订

整齐。通过整理，使每卷（份）人事档案达到完整、真实、条理、精练、实用的要求。

人事档案数字化加工工作必须严格按照人事档案数字化技术规范要求进行，利用先进可

行的计算机及相关技术，通过完整严谨的加工流程，将纸质人事档案转化为数字档案，必要

时需对原始影像数据进行高清加工处理，形成准确完整的档案信息数据库和档案影像数据库

（包括直接扫描采集的原始图像数据和经过加工处理的高清图像数据）。

应根据人事档案管理应用系统信息采集的内容和要求，正确地完成基础信息、学习履历

信息、工作履历信息、职称技能信息、政治面貌信息、亲属信息、特殊工种信息、违法违纪

信息、档案转接信息、、特殊人群标识信息和备注信息等档案信息的采集、录入、核对等工

作，并确保上述信息准确、完整。

档案材料影像文件应与档案材料相对应，符合阅读习惯、内容完整准确、页面干净、文

字清晰、照片真实、红蓝章颜色明显突出。档案材料影像文件采用标准JPEG图像格式存储，

并按照档案材料分类要求，形成档案影像数据库。影像标准应符合相关国家及行业标准。

（四）档案数字化技术要求

1、档案扫描

（1）按采购人要求规范扫描范围，对室藏业务档案进行扫描。扫描影像存储格式：采

用300dpi24位真彩色TIFF\JPG\JPEG格式;扫描后图像清晰、不失真、完整、不影响图

像的利用效果。

（2）对不宜拆卷的成册材料，应采用零边距扫描仪，保证图像边缘清晰、有效区域扫

描完整；反面字迹颜色比正面浓时，应倒映反面文字扫描，以确保图像质量。

（3）扫描时必须绝对保证档案载体的安全，原则要求使用平板扫描仪进行扫描，如符

合调整扫描条件的，经采购人同意可以采用调整扫描仪进行扫描。

（4）扫描登记，认真填写纸质档案数字化转换过程交接登记表单，登记扫描页数，核

对每份文件的实际扫描页数与档案整理时填写的文件页数是否一致，不一致时应注明具体

原因和处理方法。

2、图像处理

（1）图像数据质量检查

1）对图像偏斜度、清晰度、失真度等进行检查。发现不符合图像质量要求时，应重新

进行图像的处理。

2）由于操作不当，造成扫描的图像文件不完整或无法清晰识别时，应重新扫描。

3）发现文件漏扫时，应及时补扫并正确插入图像。

4）发现扫描图像的排列顺序与档案原件不一致时，应及时进行调整。

5）认真填写相关表单，记录质检结果和处理意见。

（2）纠偏

对出现偏斜的图像应进行纠偏处理，以达到视觉上基本不感觉偏斜为准，偏度小于等

于1度，对扫描件进行180度或90度旋转，保证字体向上。

（3）去污

对图像页面中出现的影响图像质量的杂质，如黑点、黑线、黑框、黑边等应进行去污

处理。处理过程中应遵循在不影响可懂度的前提下展现档案原貌的原则。

（4）图像拼接

对大幅面档案进行分区扫描形成的多幅图像，应进行拼接处理，合并为一个完整的图

像，以保证档案数字化图像的整体性。

（5）裁边处理

采用彩色模式扫描的图像应进行裁边处理，去除多余的白边，以有效缩小国像文件的

容量，节省存储空间。

3、格式转换

（1）对经处理合格后的彩色图像（TIFF）,按业主要求进行OCR识别，并按“件”为

单位转换成双层PDF。

（2）对经处理合格后的彩色图像（TIFF）,无法进行OCR识别的，按“件”为单位转

换成单层PDF。

4、数据存储

（1）以实体档案文件档号建立扫描图像文件夹。单页影像（A4幅面为基准）不大于1MB。

（2）文件电子影像存储为TIFF、PDF格式，扫描后的电子文件需分别存储至光盘、移

动硬盘中向采购人移交，其具体要求如下：

1）以TIFF格式文件用硬盘存储一套，PDF格式文件用移动硬盘备份一套。

2）所有存储介质中均需存储对应图像文件的目录。

3）同一案卷和同一份文件，不跨越两个光盘或移动硬盘存储。

4）盘盒表面标示编号（按采购人数据编号规则要求编制），单片包装盒上注明盘内目

录索引信息。

5）盘内须记录所存储数据的情况说明。

6）硬盘储存完成后，进行数据校对，以确保档案资料无遗漏及正确性、可读性。

7）涉密数据必须单独存储，要求在采购人的全程监管下以TIFF、PDF格式分别备份在

移动硬盘上。

5、目录著录

在本批次档案数字化加工过程中，中标人须按采购人要求，著录文件级、案卷级电子

目录。具体包括全宗号、分类号、险种、年度、盒号、件号、单位名称、人员姓名、身份

证号码、养老手册号、形成时间、保管期限、档号、页数、件数、整理人、整理时间等。

核对著录项目是否完整、著录内容是否规范、准确，发现不合格的数据应要求进行修

改或重录。

6、数据挂接

档案数字化转换过程中形成的目录数据库与图像数据库，通过质检环节确认为“合格”

后，通过网络及时加载到数据服务器汇总。扫描图像以档号命名，必须符合采购人档案综

合管理系统数据批量导入要求。要求所有扫描数据提交前均采用相应软件进行批量挂接和

检测，确保目录与对应全文对接的正确率达到100%。

7、数据交付

最终交付移动硬盘备份两份、PDF数据系统挂接一份、采购方服务器存储一份。移动

硬盘为知名品牌.，并且非同一品牌。

数据备份后应在相应的备份介质上做好标签，一边查找和管理。填写纸质档案数字化

备份管理登记表单。

六、质量要求

1、中标单位提交严格的质量控制方案，其中内容包括：质量控制目标、质量保障计

划、质量保障方案、质量控制流程、质量保障措施等。

2、质量自检：中标单位必须建立严格的质量检测体系，对整理和数字化后的数据进

行自检，自检达到临海市人力资源和社会保障局数据质量标准后，才能提交临海市人力资

源和社会保障局验收。投标方需在投标材料中详细说明拟采用的质检方案。

3、过程管理：中标人在档案整理和数字化各环节均应进行详细的登记，建立工作日

志完工验收时应提交工作日志、质量检验、验收记录等资料。

七、验收要求

1、中标单位数据自检合格后，递交临海市人力资源和社会保障局验收。验收的内容

包括整理后档案实体、档案目录、图像及图像挂接成果。验收时，抽检的比率不低于20%。

要求各项目的合格率均不低于99%o合格率二抽检合格的文件数/抽检文件总数X100机

2、档案目录各著录项目内容准确，其中，身份证、姓名、企业名称等关键性字段的合

格率要求达到99%o

3、档案整理分类正确、组卷合理、排列有序；档号编制唯一、科学；档案格式符合国

家、行业标准，装订美观、卷（件）内各页顺序正确、不压字、不倒页、不漏页。

4、扫描图像符合临海市人力资源和社会保障局和临海市档案馆要求，数据挂接至临海

市人力资源和社会保障局电子档案管理服务平台，准确率达到100%。

5、数据验收合格后，中标单位需提交电子数据一式两份分别移交给临海市人力资源和

社会保障局及相关主体单位。在数据移交后的三年中，如发现较大质量问题，中标人必须

无偿返工，直至验收合格为止。

八、保密与安全

1、中标人必须保证档案内容与档案载体的安全，并在合同中进行责任约定；中标人在

工作中必须与采购人做好档案的安全交接，并有记录。

2、要求中标人建立档案数字化服务各环节的安全保密管理机制，确保档案原件和数字

化档案信息的安全。

3、在采购人规定的工作间进行加工操作，不得在存在安全隐患的地点加工档案，加工

场地的监控设备对扫描全过程进行24小时监控。

4、中标人负责对所有参加本项目的工作人员进行审查和培训，要求工作人员做到：①

严格遵守相关的各项管理规定、保密要求和工作制度；②加工地点内严禁吸烟；工作期间

严禁会客。③工作人员统一穿着无兜的工作服进入加工场地，衣服外套、手机和包等随身

物品统一放在指定的位置，不准带入工作现场。④在工作现场内，不该说的不说、不该问

的不问、不该看的不看、不大声喧哗；工作过程中产生的碎纸、废盘等工作垃圾不得自行

处理，必须交由档案管理人员统一销毁；正常情况下，加工每一页档案资料在操作人员手

中停留时间不能过长，不得无故查看、记录和相互议论档案内容；原档案磨损、残缺、不

清晰的，需经采购人具体指导并在案卷备考表上签字说明后方可实施修改。⑤工作人员不

得携带非用户单位提供的办公文具；不得携带移动通讯设备、移动硬盘、U盘等信息存储

设备。⑥工作人员暂时外出（如吃饭）时，均应将加工场地及时锁门。当天未加工完成的

档案资料一律交由专职人员清点后存放到库房。⑦每位工作人员必须填写每天的工作记录

（时间、内容、数量等），作为保密工作检查的依据。

5、扫描现场的计算机采用专用安全屏蔽网线，扫描现场的计算机及其它设备不能以任

何方式连接广域网、局域网。

6、在备份数据的计算机上设置密码，防止数据泄密；每位计算机操作员设置独立的开

机密码，开机密码符合保密要求。

7、各项工序产生的数据，均需存入档案部门指定的存储器，加工人员不得对数据进行

拷贝、备份。工作结束后应将所有与本项目相关的资料数据或加工文档交档案员保管并签

收。

8、全部扫描工作完成并已通过验收后，工作电脑上的全部数据必须在采购人技术人员

的监督下彻底销毁。

9、中标单位须在合同中进行责任约定（保密安全协议另签）；中标单位须对其聘用的

工作人员进行身份审查和登记备案（不得有外籍人员），并签订保密协议，同时工作人员

身份证、个人简历及相关证件复印件交临海市人力资源和社会保障局审核保存；中标单位

在工作期间必须遵守临海市人力资源和社会保障局的相关保密制度。

10、档案整理和数字化后成果所有权属临海市人力资源和社会保障局，各种统计资料、

影像资料、光盘资料、纸质资料及各种清单等项目加工中的所有信息资料在项目结束时都

必须完整完全移交，不得下载、留存、持有和使用临海市人力资源和社会保障局的任何档

案信息，违者承担法律责任并予严厉经济处罚。

11、为保证档案原件的安全和信息安全，中标单位在整理和数字化过程中所使用的所

有数字化设备和软件有安全隐患的一律不得使用。进入作业现场的计算机设备等应做相应

处理，封闭所有计算机存储设备外围接口。数据存储服务器不得与其他部门公用，计算机

硬盘不得带离作业现场。项目完成时，所有在项目过程中使用设备须经临海市人力资源和

社会保障局检查，清除所有的留存信息并作安全技术处理，中标单位须将所有使用过的存

储器全部交给临海市人力资源和社会保障局处理。

12、项目安全保障要求：

规范项目保障措施。该项要求中标单位在培训保障、人员保障、产量保障、质量保障

和设备保障上提供完整的措施。

制定现场管理制度。包括对员工纪律、考勤管理、物品管理、卫生管理、休息管理、

操作管理、档案保护、档案保密等儿个方面的制度建设。

提供保密管理方案。保密管理方案要求包括保密管理原则、组织机构与工作职责、人

员管理、保密载体管理、保密场所与设备管理、保密项目管理、泄密事件处理、保密纪律

等内容。

提供保密管理系统。系统需要符合国家档案局保密档案数字化加工管理规定，具备全

流程的保密安全管理，年度信息填报，涉密人员等级，涉密载体登记，保密检查，自动生

成风险评估报告等功能。

完善安全管理方案。安全管理方案的完善包括安全管理原则、现场安全管理、人员安

全管理、设备安全管理、档案安全管理、信息安全措施以及项目应急方案。

九、其他要求

1、临海市人力资源和社会保障局不提供档案整理和数字化所需的设备，整个项目实施

过程中需要的耗材（如包角纸、档案盒，档案袋、隔页纸等），电脑、扫描仪、打印机、

复印机、装订机等由中标人提供。

2、双方各指定专人做好档案的清点交接工作，相关表单随同档案一起交接。

3、投标单位应有较强的本地化服务能力，配有较强的专业技术队伍，能确保驻场服务

和售后现场服务响应，要求投标人在投标同时成立项目组，指定专人负责该项目，项目负

责人必须为投标人公司中层以上管理人员，并列出具体的项目操作标准及流程、项目实施

计划、人员及保证措施。

4、参与项目实施的项目负责人档案相关专业和需负责过3个以上档案整理和数字化项

目，且有3年以上相关工作经验及社保证明，根据岗位要求，必须保证到位率达到100%。

参与项目实施的工作人员必须具有一定的档案整理及档案扫描工作经验，所有参与项目实

施的工作人员要有很高的纪律性和自觉性，遵守保密规定；中途不得随意更换工作人员，

如需更换应事先征得临海市人力资源和社会保障局同意。

5、各投标人在投标时要特别强调指出所承诺的服务内容，其中包括：所承诺的服务期

后的服务方式和费用。服务响应时间、项目完成时间、公司的技术力量、技术服务内容、

保密措施和质量水平、培训项目等。

十、其他商务要求

服务时间及

按招标要求执行服务任务。用户指定地点。

地点

1.自项目总体验收合格之日起一年为免费维护期。服务期内中标供应商

为需求方提供项目免费维护和培训。

2.中标供应商提供在线响应服务，故障响应时间不超过2小时，在发生

严重故障时，立即赶赴现场。当系统出现问题时，供应商承诺不论问题

是由哪一方产生，都将协助需求方及有关供应商使系统尽快恢复正常。

3.后期数据移交档案馆过程中，如有改动，需要提供相关技术服务。

4.售后服务技术支持人员发生变化时，中标供应商及时以书面形式通知

售后服务及需求方。

培训要求5.在项目实施过程中，中标供应商对需求方有关人员进行相关设备、软

件原理、操作方法、使用技巧、日常维护等方面进行免费培训，并提供

相关文档。

6.7*24小时电话响应，对于在使用过程中的故障，工程技术人员则在2

小时内做出明确响应和安排，3小时内做出故障诊断报告。

7.定期跟踪。验收完毕后，应定期跟踪和回访使用情况（每年至少一次）。

及时了解存在的问题，并随时给予解决.在维护期内保证提供技术支持

力量，同时承诺提供永久技术支持。

十一、人事档案袋、档案盒式样及装订要求

样式一：人事档案外袋、案卷封皮要求

人事档案外袋样式（纸质）

要求：必须结实牢固、便于竹写文字和档案标识标签的粘贴、便于上架摆放和实物盘

点。

纸张：外层为牛皮纸，本色；内层为铜版纸，白色。具体见纸样。外袋印刷字体为正

红色。成品无线绳，封口舌内

楷体，72磅，居中，正红色

人事档案

宽45mm,S25mm,正红色

粘贴条码处

楷体，20磅，居中，正红色

人事档案案卷封皮（材质：牛皮纸）

将体・崎.居中.正虹色

人事档案

COmmTI50mm

帖贴♦胃

憎悴.30磅.邛中,il：tr.fc

5chim

封面封二封三封底

样式一：散材料袋样式要求

散材料袋样式（材质：透明塑料）

单位：mm

散材料

305

220

样式三：参考材料袋样式要求

参考材料袋样式（材质：透明塑料）

单位：mm

参考材料

305

220

样式四：目录纸样式要求

297

210

样式五：人事档案装订要求

干部人事档案材料和目录采用国际标准A4纸型(297X210nun)o材料左边应留有25mm的装订边。

A4纸型的干部人事档案材料和目录按照靠左下对齐的方式打3孔装订，中间孔距上、下孔(从孔中心

算起)83mm,下孔距材料底边54mm,孔中心距左边沿12mm,孔直径为5mm.

样式六：人事档案条码粘贴标签样式

1、人事档案外袋标签：100mmX50mm

6725

李云云

IIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIII

2、人事档案案卷卷皮标签：30mmX200mm

6您

李

云

云

女

’

十二、社保业务档案装订要求

27

GB/T31599—2015

B2卷内文件目录禅式

卷内文件目录样式见用B.2・

卷内文件目录

族僮代科贝9

件9大杵总名亳成年乂

会保障9研）(tt«)

001

002

003

004

005

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007

008

009

010

011

012

013

014

015

016

017

01S

019

020

EER.2卷内文件目录样式

28

GB/T31599—2015

B5档案盒中背样式

档案盒“华样式虹阳R5.

全宗号

XXX

年度

XXMX

保管期限