档案室进出管理制度（32篇）

档案室进出管理制度（32篇）

档案室进出管理制度篇1

第一条为加强企业信用档案管理，促进档案工作为企业生产经

营和社会诚信体系建设服务，根据《中华人民共和国档案法》、

《上海市档案条例》、《企业档案管理规定》和上海市人民政府

《关于加强本市社会诚信体系建设的意见》，制定本办法。

第二条本办法所称企业信用档案，是指企业在生产经营、日常

管理、信用借贷等活动中形成的映本企业、客户、合作者信誉状况,

对国家、社会和企业具有保存价值的各种记录。

第三条本办法适用于本市国有和国有控股企业、市和区（县）档

案馆，其他企业参照执行。

第四条企业信用档案是企业档案和社会诚信体系的重要组成部

分，企业应将信用档案纳入档案全宗、国有资产管理和信用制度建

设范围，依法实行统一管理。

第五条企业信用档案管理工作接受档案行政管理部门的监督、

指导。

第六条企业档案部门负责本企业信用档案管理，并对所属机构、

下属（控股）企业信用档案管理实行监督、指导。

第七条企业应将本企业各部门形成的信用文件材料按规定纳入

归档范围（归档范围见附件一），并确定保管期限和密级，实行归档

保存。客户服务、技术服务等部门形成的映客户信用和企业售后服

务等情况的材料，可根据需要，延长在所在部门的存放期限，但须

办理归档手续，编报档案目录。

第八条映本企业、客户、合作者信用状况的电子数据，应按国

家有关电子文件归档管理的规定进行归档。重要的电子信用文件（含

数据）应打印成纸质文本保存。归档的电子信用数据及其元数据应拷

贝至耐久性好的载体上，脱机保存。

第九条企业档案部门应定期收集企业所属部门、下属（控股）企

业形成的信用档案目录、重要信用档案信息，加强对本企业系统信

用档案的监管。

第十条归档信用文件材料的整理应遵循企业档案分类原则，保

持归档文件材料的完整、准确。

第十一条市属国有和国有控股企业、市档案馆档案接收范围内

的企业应于每年6月底以前，将上一年形成的重要信用档案信息按

市档案行政管理部门规定的数据格式报送市档案馆（信息报送范围见

附件二）。

第十二条区（县）属国有和国有控股企业、区（县）档案馆档案接

收范围内的企业应于每年6月底以前，将上一年形成的重要信用档

案信息按市档案行政管理部门规定的数据格式报送区（县）档案馆（信

息报送范围见附件二）。

第十三条鼓励其他企业向其工商注册地的市或区（县）档案馆报

送企业信用档案信息。

第十四条企业应将信用档案管理纳入企业档案信息化和企业信

息系统建设，采用先进技术，提高信用档案管理水平。

第十五条企业档案部门应汇编文件级信用档案目录、重要信用

档案全文，及时开发信用档案资源，做好提供利用工作。

第十六条政府职能部门、司法部门因国家或公共利益需要利用

企业信用档案的，企业应当提供。

第十七条市和区（县）档案馆应主动做好企业信用档案信息的收

集工作，开辟企业信用档案信息服务窗口，按国家有关规定提供查

询服务。

第十八条企业c档案馆提供利用和公布信用档案，应当遵守国

家有关规定，不得损害国家、社会和其他组织的利益，不得侵犯他

人的合法权益C

第十九条在企业信用档案管理中有违档案法律、法规行为的，

由档案行政管理部门或者有关组织依法查处。

第二十条本办法由上海市档案局负责解释。

第二十一条本力、法自20_年5月1日起施行。

档案室进出管理制度篇2

一、目的：

为进一步严格实施食品生产许可制度，强化日常监管，提高食

品企业生产条件和质量管理能力，建立健全突发事件应急管理和不

安全食品召回体系，确保人民群众身体健康和生命安全。建立食品

生产企业信用档案前监管档案，完善信用体系建设基础工作。

二、适用范围：

适用于所有食品生产企业。

三、内容：

（一）信用档案的建立：食品生产企业信用档案信息分为：企业

基础信息、表彰及不良行为记录信息、信用等级的评定等方面内容。

1、企业基本概况：生产企业名称、生产企业许可证、法定代表

人（企业负责人）、质量负责人、注册地址、生产或经营地址（含托生

产地址和跨省设立生产场地）、生产或经营范围、邮编、联系电话等;

2、严格执行食品原辅料、食品添加剂、食品相关产品采购查验

制度和产品的过程检验、出厂检验以及产品销售记录制度；

3、变更事项：《食品生产企业许可证》许可事项及登记事项变

更情况记录;

4、质量体系考核报告或认证证书及跟踪检查记录；

5、监督检查、抽查记录及跟踪检查记录；

6、质量投诉、举报核查和处理记录；

7、重产品质量事故、不良事件的调查、处理报告；

8、日常检查情况记录和整改情况报告；

9、表彰记录、处罚记录、不良行为记录；

10、信用管理、信用评定记录；

11、监督管理部门依法实施检查的其他记录。

（二）信用档案的管理：企业信用档案可与业务档案统一管理，

应做到及时更新和完善，保证企业信用信息实时、真实、准确、完

整。

（三）信用等级评定：企业信用等级分为A级（诚信等级）、B级

（基本诚信等级）、C级（警示等级）、D级（失信等级）四级分类管理；

企业信用等级实行动态管理，食品生产企业信用等级按照年度信用

得分高低每年评定进行一次评定，满分为100分，最低分为0分。

得分在90-100分为A级，80-90分为B级，70-80分为C级，70（不

含70）分以下为D级。

（四）激励与惩戒：监管部门可根据企业的信用情况实行分类管

理对信誉好的企业，应给予表彰和鼓励;对被认定为警示等级的企业,

应加强日常监管，督促企业完善生产管理，增强诚实守信意识，规

范其生产经营行为；对被认定为失信等级的企业，要增加检查频次。

对严重失信行为或严重违法违规行为必要时可向社会公布或曝光。

四、监督与责任：

食品生产企业的工作人员，提供不真实的企业信用等级信息，

或利用工作之便，违规定提供、更新、披露、使用企业信用档案信

息，侵犯其合法权益，造成不良后果的，追究当事人责任。

档案室进出管理制度篇3

一、努力学习档案管理业务，严格执行档案管理制度、规定和

规范。

二、负责各类档案的收集、整理、立卷、归档工作。

三、负责档案的保管、借阅、回收工作。

四、负责对各科室档案资料管理的检查指导。

五、严格遵守档案管理和保密制度，不得造成档案的毁损、丢

失、泄密，不得擅自提供、复制档案，确保档案的安全。

六、完成其它工作任务。

档案室进出管理制度篇4

为提高公司基础安全管理水平，加强安全生产档案资料管理，

进一步建立健全各类安全管理基础台帐，特制定本制度。

一、安全生产基础档案建立目的：

安全生产档案是对公司安全管理工作的真实记载，映公司贯彻

国家法律法规、标准的具体体现，它的完整性、规范性、准确性映

公司的安全生产管理水平和状况，并对提高公司的安全生产管理形

象奠定强有力的基础保障。

二、安全生产基础档案建立和保管部门：

公司安全生产基础档案由综合科负责建立和保管；

三、安全生产基础档案构成体系：

L驾驶人员档案

2.车辆技术档案

3.安全生产领导机构和管理机构档案

4.安全生产会议、例会档案

5.安全生产教育、培训记录档案

6.安全隐患排查治理档案

7.交通违法行为处理档案

8.开展各种安全管理活动记录档案

9.道路交通事故档案

10.开展安全检查记录档案;

11.安全生产各类工作方案、目标、计划、总结、应急预案档案

12.上级主管部门下发各类文件档案。

四、基础档案管理要求：

1.综合科认真建立各类安全管理基础档案，在工作中不断总结

和完善；

2.各类安全生产的档案记录应记录及时、书写认真、保持整洁;

3.档案应由专人妥善保管，随时接受管理部门检查；

4.因保管不善，造成重要档案资料遗失的，按公司规定追究档

案管理人员责任。

档案室进出管理制度篇5

为了保证村民委员会工作连续性，依法维护村级经济及全体村

民的权益，特制定村民委员会换届工作移交制度。

一、移交时间：上一届村民委员会应当在新一届村民委员会产

生之日起十日内完成移交。

二、移交的内容为：文书档案、会计档案、科技档案（包括基

建档案、设备档案）、婚姻档案、特殊门类载体档案（包括照片档

案、声像档案、实物档案）。

三、移交工作由镇人民政府主持。

四、档案移交手续

1.各门类档案移交时，均需填制一式两份案卷目录和移交登记

簿，双方签定后各保留一份。

2.移交的各门类档案，必须符合标准。

3.移交时，必须连同档案检索工具（案卷目录、归档文件目录

等）一并移交。对拒绝移交或无故拖延移交的，由村党组织、镇党

委政府给予批评教育，并督促其加以改正。

五、对移交过程中发现有重大问题的，按《村民委员会组织法》

和《档案法》的相关规定依法查处。

档案保管制度

1、村级要有档案室和档案柜，档案实行统一集中管理。

2、档案管理做到防火、防盗、防尘、防潮、防鼠、防虫、防光、

防霉等工作。

3、对形成的档案要分类、编号、排列入柜。

4、定期检查档案保管状况，室内严禁吸烟，不许堆放杂物。

5、档案室应由专人管理，进出档案室应随手关门。

6、档案收进和借出要及时登记，账目要与实物档案相符。

7、档案人员变更，要严格交接手续。

档案保密制度

1、非档案工作人员未经同意不得进入档案库房和擅自抽取档案、

资料。

2、凡是在本村工作活动中形成的各种会议记录、干部考察材料

均属保密范围。

3、凡查阅属于保密的文件或涉及个人的文件材料，须经村分管

领导批准。

4、查阅利用者不得在翻阅与自己查阅内容无关的文件材料。

5、查阅利用者未经允许不得擅自摘抄档案。

6、查阅涉及有关个人内容的档案材料，严禁传播扩散。

7、查阅利用者必须自觉保密，防止泄密事件的发生。

档案工作人员的工作职责

1、热爱本职工作，遵守岗位纪律。

2、钻研档案业务，提高业务水平。

3、保障本村档案的完整与安全。

4、按规定时间，收集、整理和管理档案，做到分类准确、装订

整齐、书写规范、编号准确。

5、及时上架排列，编制检索工具。

6、做好保卫、保密和“八防”工作，杜绝档案资料丢失、损坏

和其他意外事故的发生。

7、档案人员因调整工作岗位，应办理交接手续，编制移交清单。

档案鉴定、销毁制度

1、根据国家有关档案保管期限的规定，制定本村档案保管期限

表，定期对档案进行鉴定，准确判定档案的存毁。

2、对确无保存价值的档案可以进行销毁。

3、档案鉴定工作应在分管负责人的领导下，和有关人员组成鉴

定小组，进行鉴定销毁。

4、档案鉴定小组成员应根据本村的《档案保管期限表》的规定,

对保管期满的档案进行审查、鉴定，销毁。

5、销毁档案必须经过鉴定，形成鉴定报告，编制销毁清册，并

报村委会领导批准，方能销毁。

6、销毁时注意保密，指定专人监销，监销人应在销毁清册上签

字。

档案利用制度

1、查档前必须填写档案利用登记表。

2、档案一般不能借出档案室，确因工作需要必须借出档案室，

需经村主任或分管领导批准。

3、凡查阅村党组（支部）、村委会的会议记录，必须经村党组

（支部）书记、村主任批准。

4、查阅利用档案时，不许加减字，改变文件内容，更不得拆卷、

抽页、涂画、撕扯C

5、本村档案室一般不对外提供利用。确因工作需要，查阅利用

人必须出具单位介绍信，说明查阅目的、为容、经村委会主任或分

管领导同意、批准，方能提供利用。

档案室进出管理制度篇6

1、安全档案管理工作是一项科学的工作，是学校管理工作的重

要组成部分，因此安全档案管理人员要有强烈的责任心，严格执行

《中华人民共和国档案法》，迅速、准确、及时地将各类安全方面

的信息、资料、文件归档。

2、档案人员应按档案资料收集范围及时收集各种档案资料，并

将筛选后的资料分类装订。编制目录，进袋入档。档案袋，档案卷

的规格要求符合上级有关部门的统一要求。

3、档案室是机密部位，非工作人员未经批准，不得随便入室内。

4、各类资料进入档案室，必须严格登记制度，借还制度，机密

资料、人事档案严防丢失、严防泄密事件的发生。

5、档案管理人员不得将无关人员带进档案资料室，不得外泄档

案中的机密，档案资料人员在工作中所用的各种草稿、废纸等，不

得乱扔乱抛，应按保密纸处理和销毁。

6、按《档案法》规定，要求做好收集、整理装订工作。

档案室进出管理制度篇7

档案员工作职责

一、认真学习《档案法》和档案专业知识，熟悉和掌握档案管

理业务知识，努力提高档案管理现代化水平。

二、负责做好本单位各类档案资料的收集、鉴定、整理、编目、

归档、保管以及档案统计、移交登记工作。

三、熟悉室藏所有档案资料的内容，积极按要求做好档案借阅、

利用工作。

四、遵守保密纪律，认真执行档案工作的各项管理制度。接受

上级业务主管机关的业务指导和监督。

五、负责档案库房日常管理，做好档案安全管理工作。

六、负责本单位日志的收集，做好大事记、基础数字汇编等档

案编研工作。

七、宣传贯彻档案工作法律法规，提高集体档案意识，对本单

位各股室业务人员的整理、归档工作进行指导、监督、检查。

立卷归档制度

一、归档范围

归档范围按国家档案部门和上级业务部门规定执行，必须齐全、

完整，一般包括：文书档案、科技档案（基建、设备类）、业务档

案、财会档案，并注重收集照片、录音录像、磁盘、磁带等不同载

体的档案。

二、归档要求

1、本单位拟发的文件材料，经办人应负责收集完整（如底稿与

正文、请示与批复）后向档案室归档；参加有关会议带回的文件材

料应交办公室登记后归档；收文要及时登记，凡有登记编号的收文,

经办人办理结束后及时退还办公室。

2、文件材料办理完毕应及时登记归档，文书档案收集归档一般

在次年5月底前完成，科技档案按项目整理归档，应在项目完成三

个月内完成归档和移交，业务档案、会计档案与文书档案整理同时

进行，由业务部门或会计机构保管使用一年后，向单位档案室移交。

3、整理的档案，装具统一，档案盒、目录格式符合国家标准，

做到整齐美观。

档案移交制度

一、本单位档案实行集中统一管理，各股室形成的各类文件材

料，按要求归档完毕后，及时向档案室移交。

二、移交的档案资料要保证按归档要求，做到整理规范、档号

编制规范、编目清晰。

三、移交时登记造册，交接双方应根据移交目录认真核对，交

接双方履行签字手续，以明确责任。

四、档案人员根据要求，对不符合移交质量的档案，有权要求

移交人员重新整理后再移交。

五、档案工作人员调离工作后，必须办完移交手续后，方可离

岗办理调离手续。

档案保管制度

一、本单位所有档案实行集中统一管理，任何科室和个人不得

以任何理由拒绝移交。

二、定期对室藏档案保管状况进行全面检查，作好温湿度记录,

保证室藏档案与案卷（归档）目录相符。

三、建立档案接收移交登记簿，凡进、出档案做到及时登记。

定期对档案进行监销，监销档案登记造册，经单位负责人签字后，

报请同级档案行政部门同意后进行销毁。

四、档案室配置防盗、防火、防光、防高温、防潮等必要保护

设施，定期投放防鼠、防虫药，并定期清洁，保持室内干净卫生。

五、除档案人员外，其他人员不得进入档案室，严禁在档案室

内吸烟。

六、因保管不善造成档案损毁和丢失，按档案法有关规定，追

究档案人员责任。

七、档案人员下班离开工作岗位时，应关门加锁，切断电源。

档案保密制度

一、档案人员要认真学习《档案法》，树立保密观念，增强保

密意识，自觉遵守保密纪律，做到不泄密不失密。

二、国家秘密文件和资料，由档案人员负责收发、登记、传递

传阅，妥善保管和按时清退，不得随意扩大阅文范围。

三、凡属国家秘密文件、资料、档案，不得自行抄录和翻印，

确因工作需要的，经文件制发机关批准同意后方可翻印。

四、“三密”文件资料和其他重要档案，只限于档案室或其他

指定地点查阅，不得带出机关和带回家中查阅。

五、非档案人员未经同意不得擅自进入档案室，更不得随意翻

阅文件、档案。

六、发现涉密档案资料丢失、被盗或档案内容泄密，必须立即

报告及时追查，对当事者依照《保密法》的有关规定追究责任。

档案借阅利用制度

一、建立档案借阅及利用效果登记簿。凡借阅档案，必须履行

借阅登记手续，并做好利用效果反馈工作。

二、外单位人员查阅档案，须持单位介绍信，经本单位负责人

同意后方可查阅。因工作需要确需外借的，必须经主管领导批准。

借出的档案不得私自翻印，不得转借他人，做到按期归还，不得遗

失。

三、查阅档案不得在档案上圈划、涂改，造成污损，不得拆散、

剪裁、撕毁或抽走档案资料。对私自涂改、撕毁档案者，按照《档

案法》有关规定追究当事人法律责任。

四、借阅档案归还时，档案人员要仔细进行清点、检查，并做

好归还及利用效果记载。

档案统计制度

一、严格按《统计法》的规定开展档案统计工作，不虚报、漏

报、瞒报。

二、根据上级业务部门和档案业务主管部门的要求，做好本单

位的统计工作，建立健全各种统计表，统计数据以原始记载为依据,

做到及时、完整、准确。

三、在档案利用方面，做好利用人次、利用效果的统计工作。

四、对移交归档的档案数量进行统计，做到帐物相符，完整齐

全，进出手续登记完备。

五、对档案的销毁、更改及上级要求的其他统计数据，及时准

确填报，本单位内部档案的移交要手续清楚、按章办事。

档案室进出管理制度篇8

一、档案工作人员应严格贯彻执行国家保密法规，遵守保密纪

律，明确保密职责，维护档案的平安与完整。

二、保密文件材料，档案的密级划分，变更和解密，必须按照

国家有关制度和规定办理。保密档案及文件材料，要妥为保管，绝

密档案要单独保管,

三、档案库房设施符合八防的要求，要安装铁门（防盗门）铁

窗，凡遇重大节假日应提前对库房的平安保密设施进行检查，发现

问题及时处理。

四、不该说的国家秘密不说，不该知道的国家秘密不问，不该

看的国家秘密不看，不该记录的国家秘密不记录。

五、不准私自或在无保密保障的情况下复制、使用、存放、销

毁属于国家秘密的,文件、档案、资料和物品。不准将属于国家秘密

的文件、档案、资料和物品作为废品出售“

六、不准借阅秘密档案资料，查阅秘密档案或文件，应履行审

批手续，并限于在保密室或档案室内阅览，不得抄录和带出，不得

向别人透露秘密文件的内容。

七、不准携带属于国家秘密的文件、档案、资料和物品外出开

会、参观、学习、游览、探亲、访友和办私事，如确因工作需要，

须经保密部门审查批准，同时指定专人保管。

八、不准向家属、子女、亲友及其他不应该知悉者谈论国家秘

密。九、定期进行保密文件、档案、资料和物品的清查工作、发现

问题，及时报告。

十、不准隐瞒泄密事件，对于造成失密、泄密的人员或事件要

及时报告，并视其情节依法追究责任。

档案室进出管理制度篇9

一、档案室工作人员应认真履行岗位职责，提高警惕，注意防

范，自觉维护室内安全。

二、建立完善的防火消防安仝管理，把各项消防安仝措施落到

实处。

三、认真做好室内消防器材的管理、检查与使用。

四、严禁在库房内吸烟、点火、使用电炉、电水壶、电热杯、

酒精炉。严禁将易燃、易爆、剧毒、放射性等物品带入库内。

五、严禁非工作人员进入库内，凡来档案室查档者必须持有合

法证件（单位证明、身份证、工作证）。

六、每日下班前做好关窗、锁门、切断电源等工作，定期检查

消防安全设施情况，发现问题及时果断地处理解决。

七、坚持节假日和非常时期的值班制度，建立突击队伍，随时

准备紧急情况下档案的抢救与转移。

档案室进出管理制度篇10

立卷归档制度

一、归档范围

归档范围按国家档案部门和上级业务部门规定执行，必须齐全、

完整，一般包括：文书档案、科技档案（基建、设备类）、业务档

案、财会档案，并注重收集照片、录音录像、磁盘、磁带等不同载

体的档案。

二、归档要求

1、本单位拟发的文件材料，经办人应负责收集完整（如底稿与

正文、请示与批复）后向档案室归档；参加有关会议带回的文件材

料应交办公室登记后归档；收文要及时登记，凡有登记编号的收文,

经办人办埋结束后及时退还办公室。

2、文件材料办理完毕应及时登记归档，文书档案收集归档一般

在次年5月底前完成，科技档案按项目整理归档，应在项目完成三

个月内完成归档和移交，业务档案、会计档案与文书档案整理同时

进行，由业务部门或会计机构保管使用一年后，向单位档案室移交。

3、整理的档案，装具统一，档案盒、目录格式符合国家标准，

做到整齐美观。

档案移交制度

一、本单位档案实行集中统一管理，各股室形成的各类文件材

料，按要求归档完毕后，及时向档案室移交。

二、移交的档案资料要保证按归档要求，做到整理规范、档号

编制规范、编目清晰。

三、移交时登记造册，交接双方应根据移交目录认真核对，交

接双方履行签字手续，以明确责任。

四、档案人员根据要求，对不符合移交质量的档案，有权要求

移交人员重新整理后再移交。

五、档案工作人员调离工作后，必须办完移交手续后，方可离

岗办理调离手续。

档案保管制度

一、本单位所有档案实行集中统一管理，任何科室和个人不得

以任何理由拒绝移交。

二、定期对室藏档案保管状况进行全面检查，作好温湿度记录,

保证室藏档案与案卷（归档）目录相符。

三、建立档案接收移交登记簿，凡进、出档案做到及时登记。

定期对档案进行监销，监销档案登记造册，经单位负责人签字后，

报请同级档案行政部门同意后进行销毁。

四、档案室配置防盗、防火、防光、防高温、防潮等必要保护

设施，定期投放防鼠、防虫药，并定期清洁，保持室内干净卫生。

五、除档案人员外，其他人员不得进入档案室，严禁在档案室

内吸烟。

六、因保管不善造成档案损毁和丢失，按档案法有关规定，追

究档案人员责任。

七、档案人员下班离开工作岗位时，应关门加锁，切断电源。

档案保密制度

一、档案人员要认真学习《档案法》，树立保密观念，增强保

密意识，自觉遵守保密纪律，做到不泄密不失密。

二、国家秘密文件和资料，由档案人员负责收发、登记、传递

传阅，妥善保管和按时清退，不得随意扩大阅文范围。

三、凡属国家秘密文件、资料、档案，不得自行抄录和翻印，

确因工作需要的，经文件制发机关批准同意后方可翻印。

四、“三密”文件资料和其他重要档案，只限于档案室或其他

指定地点查阅，不得带出机关和带回家中查阅。

五、非档案人员未经同意不得擅自进入档案室，更不得随意翻

阅文件、档案。

六、发现涉密档案资料丢失、被盗或档案内容泄密，必须立即

报告及时追查，对当事者依照《保密法》的有关规定追究责任。

档案借阅利用制度

一、建立档案借阅及利用效果登记簿。凡借阅档案，必须履行

借阅登记手续，并做好利用效果反馈工作。

二、外单位人员查阅档案，须持单位介绍信，经本单位负责人

同意后方可查阅。因工作需要确需外借的，必须经主管领导批准。

借出的档案不得私自翻印，不得转借他人，做到按期归还，不得遗

失。

三、查阅档案不得在档案上圈划、涂改，造成污损，不得拆散、

剪裁、撕毁或抽走档案资料。对私自涂改、撕毁档案者，按照《档

案法》有关规定追究当事人法律责任。

四、借阅档案归还时，档案人员要仔细进行清点、检查，并做

好归还及利用效果记载C

档案统计制度

一、严格按《统计法》的规定开展档案统计工作，不虚报、漏

报、瞒报。

二、根据上级业务部门和档案业务主管部门的要求，做好本单

位的统计工作，建立健全各种统计表，统计数据以原始记载为依据,

做到及时、完整、准确。

三、在档案利用方面，做好利用人次、利用效果的统计工作。

四、对移交归档的档案数量进行统计，做到帐物相符，完整齐

全，进出手续登记完备。

五、对档案的销毁、更改及上级要求的其他统计数据，及时准

确填报，本单位内部档案的移交要手续清楚、按章办事。

档案室进出管理制度篇11

1、基层档案室的基本功能

随着档案卷宗的不断增加，档案室基础条件的改善，为发挥档

案本身的作用提供了良好的基础。从实际情况来看，档案室应当具

有如下功能：

（一）资料收集。基层档案室要收集和整理本单位所有的归档

材料，因此需要档案人员具备全局意识，及时将所要收集的材料全

部按时归档，并进行整埋，以确保所搜集材料的全面性和完整性，

避免相关材料的缺失。

（二）信息保存。对所保存的档案材料，基层档案室应该在归

类整理基础上，保证档案信息的时效性，对关乎本单位发展大局的

资料要进行重点保存和维护，以保证信息的完整和准确，为单位发

展创造条件。

（三）开发利用。基层档案的开发利用是一项长期艰苦的,工作。

要结合本单位工作实际，本着“以人为本”的理念，在做好基础工

作的前提下，努力挖掘本单位保存的档案的潜力，对已有的档案进

行开发，目的是要充分发挥出档案本身作用，为本单位的各项事业

发展服务。与此同时，对档案中信息加以充分利用，为领导决策提

供依据。

（四）档案编研。长期以来，基层档案室对自身所管理的档案

的编研在较低水平上徘徊。档案本身的作用没有得到有效发挥。档

案管理人员要不断提高自身的业务素质，重视档案编研工作。在档

案编研工作中，挖掘档案本身价值。为更好的利用档案的信息资源

创造良好条件。

2、基层档案室存在问题

基层档案室的水平建设直接关系到资源利用以及档案作用发挥，

基层档案室虽然长期存在但是多数基层单位档案室投入不足，管理

方式落后。档案人员素质不能适应档案信息化建设与发展。基层档

案室管理人员的素质与快速发展的高等职业技术教育不相适应，不

仅制约了档案信息化发展，同时成为制约基层档案管理水平提高的

重要因素。为提高基层档案管理、利用水平。

（一）档案意识不强，领导重视不够。很多基层档案室的工作

不能与其他工作同步发展有些领导干部的档案意识薄弱，认为档案

可有可无，认识不到档案在社会和人民群众生活中的重要性。

（二）档案室管理机制和设施不健全。各项管理制度落实不到

位，管理设施不健全分管领导不过问，导致基层档案室管理混乱。

（三）档案管理人员更换频繁，专业知识差。管理人员身兼众

职，没有时间系统学习档案业务知识，加之更换频繁，许多档案管

理人员没有长远工作的思想，档案知识贫乏管理水平跟不上。

3、基层档案室发展方向

基层档案长期是在一个较为封闭的系统内运作的，缺乏自身活

力，导致已有的资源、能量、以及自身发展都受到较大限制。要提

高基层档案室服务能力的实践探索，加强单位内部文档一体化管理,

与信息化建设发展同步，加强基层档案室的内部文档的一体化管理

工作，更新档案管理软件，同时将文件的接收、管理环节，以及分

类、鉴定、整理、归档、著录、标引、检索、调阅、登记、统计等

全部文书管理与档案管理环节进行统一管理，并将在日常管理活动

中生成的数据、文件表格、单据等均在计算机网络上进行传递、交

换、处理和管理，达到了电子档案目录、索引自动生成，并实现了

及时归档。

（一）增强档案意识。档案室要完善档案室管理制度，加强档

案室工作的领导。领导把档案工作纳入全年工作的议事日程。建立

健全档案室管理制度，是做好档案是管理制度的重要保证。制定档

案保管期限表，归档范围，分类编目方法等规定。把分散在各科室

和各人手中文件材料收集齐全，立卷归档，集中到档案室统一由档

案员管理和利用，做好档案借阅登记，利用效果登记等各种登记，

手续要齐全。

（二）更新服务观念。要改变“等人上门”的被动服务为主动

服务，及时为单位各部门提供宝贵的信息资料。创建一个单位档案

室齐抓共管的良好氛围，形成一个以档案室为基地，以档案员为纽

带，全员参与的档案管理机制。强化服务能力，是做好基层档案室

工作的动力。基层档案工作必须树立服务意识，明确服务是档案的

根本宗旨。档案工作就是要以服务为主线，一切档案的保管保护都

是为了利用服务。只有搞好服务，基层档案工作才能创造更大发展

空间。运用各种管理手段，不断提升档案管理人员的业务素质和业

务能力，打造出具有较高水平的人才队伍，为做好档案管理工作奠

定一个良好基础，通过培养一流的管理人员建立一流的文档信息资

源，才能得到一流的文档信息服务结果。司时，档案管理者需坚定

信念，始终明确目标，同？r要求档案管理者强化责任感，有甘于

奉献，吃苦耐劳的精神，默默无闻，兢兢业业，才能使基层档案管

理和利用工作有更大的发展空间。

档案室进出管理制度篇12

为摸清家底，核实数据，从数据中反映档案的成效，特制订

《档案统计制度》C

一、档案统计的范围包括收集管理归档入库的档案、移交的档

案、鉴定销毁的档案和查阅利用的各类档案。

二、档案统计的基础是做好登记。必须对入库、移交的档案进

行分类和总量登记；鉴定销毁的档案必须进行造册和数量登记；查

阅和利用档案必须进行总量和定向分析数量的统计。

三、凡入库的档案每年归档后及时分类统计；凡移交的档案，

在移交时及时统计；凡鉴定销毁的档案，在登记造册、审批核销后

一次性统计；凡查阅利用档案按月、按查阅人次、利用各类案卷的

数量统计，并作好统计后的查阅利用档案分析。

四、档案统计必须简明清楚、记载完整、数字正确。

档案室进出管理制度篇13

一、档案建立

（一）建立健全学校各类档案，为学校各级领导，上级有关领

导部门分析、总结、部署、调度学校工作和对学校工作作出决策提

供准确、可靠的依据。并确定一名副职校领导具体负责和指导资料

的收集、分析、筛选、立卷、归档等建档工作。

（二）学校建立档案资料室，由人事秘书专职管理，按《中学

档案资料收集范围细目》（附后）建立档案。教导处、总务处等行

政职能部门和团设档案柜分别管理。

（三）全面系统地建立健全学校档案、教师档案和学生档案，

学校档案按类以时间为序建立，教师的一般人事档案，一般职务档

案和业务档案按人头建立，学生学籍档案按届，按班分类建立。

二、档案立卷

（一）档案人员应按资料收集范围及时收集各种档案资料，并

将筛选后的资料分类装订、编制目录，进袋入档。档案袋，档案卷

的规格要符合上级有关部门的统一要求。

（二）卷宗必须注明保存的期限。凡注明“暂存”的资料一般

以一年为期限；注明“短期”的一般以五年为期限；注明“长期”

的由学校根据实际需要决定保存期限。

（三）凡档案资料收集范围细目中未编入，照片档案盒，但确

有使用、保存价值的其它资料，学校可根据需要自行决定是否保留。

三、档案补充

（一）教职工任免、考核、晋升专业技术职务、调资、入党、

入团、奖惩等材料要及时收入个人档案。

（二）外来文件、函件由收文员（或人事秘书）统一分类编号

登记，交校有关领导阅后，即立卷归档。

（三）校内印发的文件是档案补充的重点，平时校长室、教导

处、教科室、总务处、团支部、少先队部应将此类文件分类保存，

每学期结束时，集中交档案人员立卷归档。

四、档案转递

教职工因工作调动，需要转递档案，必须按上级有关部门通知

的转递项目逐项登记，文书档案盒，严密包封，并加盖密封章，通

过机要转递，不得公开邮寄或交本人自带。

五、档案查阅

（一）校外人员来校查阅档案，必须持有单位介绍信，经学校

主要领导批准后方可到档案资料室查阅档案；查阅者不得查阅本人

或亲属的人事档案、职务档案；未经同意不得摘抄档案材料，经同

意摘抄的材料须经档案资料室人员仔细核对并签署意见；查阅者不

得将档案材料拿出资料室。

（二）校内人员借阅业务档案、学生学籍档案必须经有关领导

同意后方可借阅，并要办理登记手续，会计档案盒，在规定期限内

完好无损地归还。

六、档案安全保密

（一）档案资料室门窗要加固，要备有消防器材，保持整洁、

干燥，自然通风，严禁吸烟和放置易燃、易爆、易引鼠入室的物品。

（二）档案管理人员不得将无关人员带进档案资料室，不得外

泄档案中的机密，档案资料室人员在工作中所用的各种草稿、废纸

等，不得乱仍乱抛，应将保密纸处理或销毁。

3、学校档案安全管理制度

1、学校安全工作建立安全档案，并设专人管理，由李媛媛老师

负责。

2、上级主管部门关于学校安全工作下发的文件、通知、通报、

讲话、检查情况记录、整改意见、措施等必须归档备查。

3、学校制定的安全管理计划各种安全管理制度，突发安全事故

应急预案和组织领导机构等材料都要装订归档。

4、学校自查安全隐患、整改措施、落实情况等材料必须及时归

档。

5、对于突发安全事故，应同步介入收集相关材料归档备查。

6、学校和各部门及每一个教职员工层层签订的责任书，学校和

家长签订的安全责任书都要装订归档管理。

7、学校每周的安全值班记录要装订好后归档管理。

8、学校安全工作档案实行借还登记制度，按档案管理条例进行

管理。

9、管理人员随时搞好安全档案的保管，注意防盗、防火、防蛀、

防潮湿、防遗火。

10、管理人员随时注意收集整理安全管理材料并及时归档。若

发生遗漏和失误要追究管理者的责任。

11、管理人员有权向安全事故处理小组提供有关方面的材料依

据和被认可的证明材料。

档案室进出管理制度篇14

档案室是学校档案存放的重要场所，因此必须采取必要的措施,

以保证档案资料的储存和安全，为强化对档案资料的科学管理，特

制定以下制度：

1、档案室钥匙要专橱保管，不准随身携带，门窗要及时关闭上

锁。

2、档案室柜具要编制顺序号，排列整齐，便于工作。

3、非本室工作人员不得擅自进入，因工作需要进入时，要由本

室工作人员陪同。

4、注意档案室内外的温、湿度，定期分析、积累资料，要根据

室内外的温、湿度情况，随时通风，除湿降温。

5、档案室要有数量充足的消防器械，工作人员要熟练地掌握使

用方法。室内严禁吸烟，严禁存放易燃品及其它物品。

6、室内要经常打扫，柜具要定期擦拭，随时放置防虫、防鼠药

品，保持室内外清洁卫生。

7、对档案资料的借出归还，要有严格的检查登记制度。

档案室进出管理制度篇15

1目的

为规范安全管理体系文件的管理，对包括职业健康安全在内的

管理体系运行中使用的各类文件实施有效控制，以确保各过程、环

节/场所使用的文件具有统一性、完整性、正确性和有效性，与体系

运行相关的部门均使用有效的现行版本文件，防止误用作废文件。

对安全记录档案进行有效控制，以证实符合规定要求，为安全

管理体系有效运行提供客观证据，在必要时实现可追溯性。

2范围

本程序包含了文件的编写、审批、发放、使用、更改及作废等

子过程。规定了各过程负责人的职责，适用于各过程管理体系文件

的控制。

本程序包括记录的填写、收集、保管、处置等子过程。适用于

公司各部门的综合管理体系运行中形成的所有记录的控制。

3职责

3.1各过程管理部门职责:

3.1.1负责确定所管理的过程的文件需求。

3.1.2负责对所需的文件进行策划并安排专人编写。

3.1.3负责过程管理文件的（程序、规定、制度、表格）组织编

制。

3.L4负责严格执行过程管理文件的规定，并按规定的表格做

好相应的记录。

3.1.5负责文件更改内容等。

3.2生产部职责：

3.2.1负责管理手册的编制。

3.2.2负责体系的认证和日常维护管理工作。

3.3各部门负责本部门各过程文件的编制、评审和批准。

3.4各部门负责本部门记录的建立与管理。

4程序内容

4.1确定文件种类

4.1.1为便于文件管理，根据不同的管理方式将综合管理体系

文件分为外来文件、综合管理体系文件。

4.1.2外来文件：外来文件系指国家、地方政府部门发布的法

律、法规、条例和标准（见法律法规的识别与评价程序）；上级部门下

发的通知、要求、规定和办法；相关方的期望和要求。

4.1.3综合管理体系文件

a.方针、目标加指标；

b.实现方针、目标和指标的策划；

c.控制各业务过程的程序、规定、指导书、表格。

4.L4资料和记录

相关的资料包括但不限于：

a.各类分析/评价/统计数据（如osha统计分析数据）;

b.特种设备（如压力容器等）及其附件的安全技术监察（检测）资

料；c.建设（工程）项目可行性研究报告、hse预评价报告、设计方

案和图纸、hse专篇、竣工验收报告及相关审查结论和批复意见；

d.各类检查、教育培训、演习及其他活动记录；

e.专项风险评价、环境因素识别及环境影响评价报告；

f.化学危险品安全标签、安全技术说明书、储存、使用防护指

南;

g.危化品应建立一栏三卡（职业危害公告栏、毒物周知卡、安全

操作卡、异常工况处置卡）

h.设施的设计、运行技术资料；

i.供应商和承包商档案；

j.作业许可证等；

k.其他资料。

4.2提出文件的编制和修改需求

4.2.1公司所有人员都有提出编制和修改文件的权利，但是必

须向过程负责人提出申请。

4.2.2过程负责人确定所管理的过程的文件需求。

4.3指定编写人

4.3.1如需要编制或修改，对所需的文件进行策划并安排专人

编写。

4.3.2管理手册由生产部负责编制；部门各过程管理类文件（管

理过程的程序、规定、表格）由过程负责人负贡组织编制；

4.4进行编写

4.4.1按照体系文件编写的格式要求进行文件编写。文件格式

基本内容:

a.目的：明确编制本文件要达到的目的

b.范围：本文件使用的范围，包括活动范围、职能范围和管理

范围

c.定义：需要对使用人解释的术语或词汇

d.职责：本文件中的主要职责划分，包括本文件的责任部门

e.程序/规定内容：针对各项活动提出具体的要求、职责、时限

f.相关文件：编制本文件所依据的文件或引用的文件

g.相关记录：本文件涉及到的文件、表格和记录

h.修改记录：本文件每次修改的主要概要的记录

i.文件概要/流程：规定类文件的概要及程序文件的流程图

4.4.2文件的编号按如下要求：

记录编号

文件层别号

文件类别（四）

公司代号jp

其中：序号为阿拉伯数字，如：01,02,03等;

文件类别为：管理手册用01标识，程序文件用02标识，公司

级管理性制度用03标识，部门自有的安全管理制度用部门拼音首字

母组合标识，如生产部用qg标识。

例子：

文件编号：jp-aq-0201《法律法规标准规范管理程序》

表格编号：编号jpl-aq-0201/01（适用法律法规标准和其他要

求清单），其中01表示对应程序的第一张记录。

所有文件（包括表格）必须有版本标识，如有文件更新，版本随

之更新。

4.5评审和审批

4.5.1文件评审。文件由编制人在文件原件编制人栏中签字，

交部门主管审核同意，再送交

相关部门主管审阅会签（由部门主管确定会签部门的数量），并

由4.5.2文件批准人应对文件进行仔细审核后，如果同意在批准栏

签字；如果不同意将文件返回文件编写人（或部门），待修改完毕后再

批准。

4.5.3文件审批权限。

a.质量、环境、职业健康安全方针、总目标、管理手册、管理

评审计划及报告、最高管理层职责、公司各部门的主要负责人职责

由管理者代表审核，总经理批准。b.过程管理文件（程序、规定、

制度、表格）由过程负责部门主管审核，安全生产负责人批准。

C.技术类工艺操作规程、工艺指标等、产品标准由技质部主管

审批。d.各部门内部适用的文件由本部门负责人批准。

4.6发放控制

4.6.1生产部发布综合管理体系文件,建立外发文件清单，该清

单内容包括：文件名称、编号、版本、发放日期、数量、发至、接

收人等。该文件清单在修改、增加/删减文件过程中应保持最新状态。

4.6.2各过程负责人将所编写的文件经授权批准人批准后，将

书面文件及电子版文件一同送交生产部，生产部保存文件原件。

4.6.3各部门需建立《文件控制清单》，在发布/修改文件的同

时，文件与文件清单保持一致。

4.7使用控制

4.7.1生产部组织负责更新管理体系有关文件，保证体系文件

始终保持最新有效状态；每季度备份一次电子版文件。

4.7.2管理体系相关的文件必须妥善保存；各部门负责保管本部

门相关文件；不得在文件上乱涂画改，不准私自外借，确保文件的清

晰、易于识别和检索。

4.8文件更新

4.8.1文件更改时，由过程管理部门持原批准人批准的文件（原

件一份、电子一份）、填写《文件更改通知单》，到办公室登记备案

后。同时更新《文件控制清单》，

生产部保存批准的文件原件。同时各部门下发的综合管理体系

受控书面文件应立即回收并更新，填写《文件与回收记录》，防止

作废文件非预期使用。

4.8.2当文件在实施过程中因组织结构、产品、工作流程、法

律法规、标准等发生变化时，原文件编写单位负责组织对文件进行

评审。如果需要进行修改，由原文件编写单位负责提出

文件更改申请后组织对文件进行编写并按原文件的审批程序进

行审批。

4.9安全记录管理

4.9.1建立记录清单

安环部制订安全记录台帐，使用统一表格。内容包括：记录名

称、保管人、收集方法、保存年限、索引、介质、处置、类别等。

4.9.2安全记录的使用

按规定的项目填写，所有记录应及时、真实，字迹整洁、清楚,

不得随意涂改，不能使用铅笔填写。

4.9.3收集

定期对安全记录进行收集并整理记录，放到指定的地点保存或

交档案室存档。

4.9.4储存、保护

记录可以是纸质或电子媒体，对于电子媒体形式的记录，必须

保证所保存的记录不被非记录人员或计算机病毒干扰，应留有备份。

记录保存要做到防潮、防火、防蛀虫鼠害、防止丢失、防磁等,

同时还要做好标识C

保存期限依据“安全记录台帐”中保存的期限规定。

4.9.5处置

记录保存人按照“安全记录台帐”中规定的处置要求在保存期

满后进行处置，包括销毁或归档。

档案室进出管理制度篇16

1、贯彻执行档案工作的政策和法规，热爱本职工作，刻苦钻研

业务，不断提高档案工作水平。

2、负责对各部门档案立卷的业务指导，做好各类档案的接收、

归档工作。

3、按照“六防”要求，做好库房管理和档案保管工作，定期进

行检查，保证各类档案的完整安全。

4、按规定作好档案的利用接待工作，并根据利用者要求做到热

情接待，详细提供c

5、加强组织纪律，严守档案秘密，严禁档案信息私自外传。

档案室进出管理制度篇17

一、归档范围

归档范围按国家档案部门和上级业务部门规定执行，必须齐全、

完整，一般包括：文书档案、科技档案（基建、设备类）、业务档

案、财会档案，并注重收集照片、录音录像、磁盘、磁带等不同载

体的档案。

二、归档要求

1、本单位拟发的文件材料，经办人应负责收集完整（如底稿与

正文、请示与批复）后向档案室归档；参加有关会议带回的文件材

料应交办公室登记后归档；收文要及时登记，凡有登记编号的收文,

经办人办理结束后及时退还办公室。

2、文件材料办理完毕应及时登记归档，文书档案收集归档一般

在次年5月底前完成，科技档案按项目整埋归档，应在项目完成三

个月内完成归档和移交，业务档案、会计档案与文书档案整理同时

进行，由业务部门或会计机构保管使用一年后，向单位档案室移交。

3、整理的档案，装具统一，档案盒、目录格式符合国家标准，

做到整齐美观。

档案移交制度

一、本单位档案实行集中统一管理，各股室形成的各类文件材

料，按要求归档完毕后，及时向档案室移交。

二、移交的档案资料要保证按归档要求，做到整理规范、档号

编制规范、编目清晰。

三、移交时登记造册，交接双方应根据移交目录认真核对，交

接双方履行签字手续，以明确责任。

四、档案人员根据要求，对不符合移交质量的档案，有权要求

移交人员重新整理后再移交。

五、档案工作人员调离工作后，必须办完移交手续后，方可离

岗办理调离手续。

档案保管制度

一、本单位所有档案实行集中统一管理，任何科室和个人不得

以任何理由拒绝移交。

二、定期对室藏档案保管状况进行全面检查，作好温湿度记录,

保证室藏档案与案卷（归档）目录相符。

三、建立档案接收移交登记簿，凡进、出档案做到及时登记。

定期对档案进行监销，监销档案登记造册，经单位负责人签字后，

报请同级档案行政部门同意后进行销毁。

四、档案室配置防盗、防火、防光、防高温、防潮等必要保护

设施，定期投放防鼠、防虫药，并定期清洁，保持室内干净卫生。

五、除档案人员外，其他人员不得进入档案室，严禁在档案室

内吸烟。

六、因保管不善造成档案损毁和丢失，按档案法有关规定，追

究档案人员责任。

七、档案人员下班离开工作岗位时，应关门加锁，切断电源。

档案保密制度

一、档案人员要认真学习《档案法》，树立保密观念，增强保

密意识，自觉遵守保密纪律，做到不泄密不失密。

二、国家秘密文件和资料，由档案人员负责收发、登记、传递

传阅，妥善保管和按时清退，不得随意扩大阅文范围。

三、凡属国家秘密文件、资料、档案，不得自行抄录和翻印，

确因工作需要的，经文件制发机关批准同意后方可翻印。

四、“三密”文件资料和其他重要档案，只限于档案室或其他

指定地点查阅，不得带出机关和带回家中查阅。

五、非档案人员未经同意不得擅自进入档案室，更不得随意翻

阅文件、档案。

六、发现涉密档案资料丢失、被盗或档案内容泄密，必须立即

报告及时追查，对当事者依照《保密法》的有关规定追究责任。

档案借阅利用制度

一、建立档案借阅及利用效果登记簿。凡借阅档案，必须履行

借阅登记手续，并做好利用效果反馈工作。

二、外单位人员查阅档案，须持单位介绍信，经本单位负责人

同意后方可查阅。因工作需要确需外借的，必须经主管领导批准。

借出的档案不得私自翻印，不得转借他人，做到按期归还，不得遗

失。

三、查阅档案不得在档案上圈划、涂改，造成污损，不得拆散、

剪裁、撕毁或抽走档案资料。对私自涂改、撕毁档案者，按照《档

案法》有关规定追究当事人法律责任。

四、借阅档案归还时，档案人员要仔细进行清点、检查，并做

好归还及利用效果记载。

档案统计制度

一、严格按《统计法》的规定开展档案统计工作，不虚报、漏

报、瞒报。

二、根据上级业务部门和档案业务主管部门的要求，做好本单

位的统计工作，建立健全各种统计表，统计数据以原始记载为依据,

做到及时、完整、准确。

三、在档案利用方面，做好利用人次、利用效果的统计工作。

四、对移交归档的档案数量进行统计，做到帐物相符，完整齐

全，进出手续登记完备。

五、对档案的销毁、更改及上级要求的其他统计数据，及时准

确填报，本单位内部档案的移交要手续清楚、按章办事。

档案室进出管理制度篇18

为了加强本校档案工作的业务建设，逐步实现档案工作规范化,

全面提高档案管理水平，有效地为教育事业和各项工作服务，为国

家积累档案史料，根据《中华人民共和国档案法》、《国家行政机

关公文处理办法》、国家档案局《机关档案工作业务建设规范》的

有关规定，结合本校的具体情况，特制定本制度。

档案工作管理体制

1、档案工作实行统一领导，分级管理的原则。本校在公务活动

中形成的具有保存价值的全部档案均由本校综合档案室集中统一管

理。

2、加强对档案工作的领导，明确分管校长，并列入议事日程。

办公室由主任具体分工主管档案工作。

3、建立健全档案管理网络，由各部门配备专职档案人员，业务

上受档案室指导并配合检查。

4、本校综合档案室同时接受上级主管部门和地方档案行政管理

部门的业务指导、监督和检查。

档案工作基本任务

1、集中统一管理本校在工作活动中形成的、除人事档案外的各

种门类载体的全部档案，积极提供利用，为本校各项工作服务。

2、指导、检查、督促文件的形成、积累、整理、归档工作。

3、制订档案工作计划和管理规定。

4、办理领导交办的其他有关档案业务工作。

档案收集制度

应当归档的文件材料，必须由各部门兼职档案员收集齐全，分

类整理，编制移交清单，按规定时间移交学校综合档案室集中管理,

任何个人或部门都不得据为己有或拒绝移交。

1、日常工作中形成的应归档的文件材料，各部门一律在次年的

第一季度内整理完毕，向档案室移交。文书档案应在第二年的六月

底以前完成归档工作；教学档案应在第二学年的九月底以前完成归

档工作。

2、基建工程、设备仪器在项目完成后或告一段落时，经办部门

应将归档材料组成保管单位，经负责人审定后向档案室移交。

3、一次专题会议、一次活动结束后，应及时将归档文件材料向

档案室移交。

4、因公外出参观、学习、考察和参加各种会议，获得的'文件

材料在一个月内向档案室移交。

5、会计文件材料，一般次年的第一季度由财会人员完成整理立

卷，在财务部门保存一年后向档案室移交。

6、声像材料要用文字标出摄像、录音、摄影的对象、时间、地

点、内容和作者，应及时向档案室移交。

档案整理制度

档案室在接收到各部门档案材料后，要按照本校《学校档案分

类方案》和《学校档案档号编制方法》的有关要求，分类整理，并

编制归档文件目录、案卷目录等。

1、文书档案实行以件为单位进行整理归档，应当按照《归档文

件整理规则》的有关要求整理编目。

2、教学档案实行以卷为单位进行整理归档，应当按照《机关档

案工作业务建设规范》的有关要求整埋编目。

3、会计档案按照《会计档案管理办法》、《会计档案案卷格式》

的有关要求整理编目。

4、基建、设备、科研档案按照《科学技术档案案卷构成的一般

要求》的有关要求整理编目。

5、照片档案按照《照片档案管理规范》的有关要求整理编目。

6、录音、录像档案按照《磁性载体档案管理与保护规范》的有

关要求整理编目。

7、计算计光盘、激光视盘和激光唱盘等档案应按《电子文件归

档管理规范》的有关要求整理编目。

8、实物档案包括各种荣誉奖品的、宣传纪念品等不同载体和不

同物质形态的实物原件，应当按件编写说明和编制目录。

档案保管制度

1、档案员每季度要对库房档案管理状况进行一次全面检查，发

现问题要及时向分管主任汇报，并采取有效措施，保证档案的安全。

2、库房做到防盗、防光、防火、防潮、防虫、防鼠、防高温，

室内严禁存放易燃、易爆、易腐蚀的物品，杜绝有害气体和物理污

染窜入室内。

3、做好库房温、湿度记录，定期进行，发现超过规定的温、湿

度时，要及时采取降温、降湿措施。

4、对胶片、照片、录音带、录像带等采取特制的装具进行保管。

5、定期打扫库房卫生，做到窗明地净，箱柜无灰尘，室内无蛛

网，橱柜架排列有序。

6、下班前认真检查门窗，切断库房电源，保证档案的安全。

档案保密制度

1、加强保密教育，认真学习贯彻《保密法》，充分认识档案工

作的重要性、机要性，自觉保守党和国家的机密。

2、健全保密制度，严格遵守接待、保管、安全、保卫等有关保

密规定，杜绝工作差错。

3、开展保密检查，定期对室藏档案资料进行检查，发现泄密事

件及时追查，并报告领导及有关部门。

4、严格调阅制度，健全借阅手续。凡外地、外来单位来查阅档

案者，须持单位介绍信，严禁将档案带出阅档室。

5、不得让无关人员随意进入档案库房。

6、无保存价值的档案资料及文件材料，严格办理销毁审批手续,

统一送市保密回收站销毁。

7、凡违反保密规定造成损失的，根据情节轻重给予相应处罚，

构成犯罪的依法追究刑事责任。

档案利用制度

1、档案人员熟悉室藏档案情况和主动了解学校各项工作对利用

档案的需要，积极主动地做好提供利用工作。

2、档案室必须编制《归档文件目录》、《案卷目录》、《全引

目录》，并根据利用工作的需要编制专题文件目录（卡片）等检索

工具。

3、建立计算机文件级目录数据库，实现计算机管理和检索档案,

做到调卷迅速、准确。

4、档案室利用档案资源，开展档案的编研工作，编写全宗介绍、

组织沿革、大事记、基础数字汇编、发文汇集、专题文件汇集等汇

编资料。

5、外单位来档案室借阅档案，应按规定办理借阅手续，在档案

室阅览室或指定地点阅档，不得外借。查阅档案时，不允许在案卷

上圈划、批注、污损、涂改、剪裁、撕页、折卷。

6、本校工作人员或基层单位因工作需要查阅档案时，一般应在

档案室内阅看，不得外借，如特殊情况需外借时，须经分管领导批

准，办理登记批准手续，约定归还日期。借阅者不得将案卷转借他

人。

7、秘密级档案须经领导批准后方可查阅，阅者对所借档案负有

保密和安全责任，并须在档案室阅办，阅后及时归还，不得擅自转

借、损坏、拍照或复印。

8、凡经批准查阅的档案，如需摘抄、复制（EQ,须经档案专

管干部审核，确认无误后加盖证明章才能生效。

9、档案利用反馈工作，由利用者或档案人员填写《档案利用效

果登记簿》。

档案统计制度

1、档案统计工作的主要内容包括：档案室人员、经费、设备、

面积情况；室藏档案资料的种类和数量情况；档案的收集、整理、

鉴定、保管、检索、利用、编研情况，以表、册等形式提示它们的

过程、现状和变化C

2、统计数据必须准确可靠，不得马虎草率和弄虚作假。

3、定期、不定期地进行帐物核对，做到帐物相符。

4、建立统计台帐，及时做好平时原始数据的登记工作，注意积

累统计资料。

5、统计报表应注明填报单位、时间、填表人、审核人。填写时

一律用阿拉伯数字书写，字迹工整清晰。

档案鉴定制度

1、根据国家档案局1987年12月4日颁发的《关于机关档案保

管期限的规定》、《文字档案保管期限表》，结合本校的具体情况,

制定本校档案保管期限表，定期对档案进行鉴定，准确地判定档案

的存毁。

2、为了保证鉴定工作有组织、有监督地进行，必须建立档案鉴

定工作小组，由校分管档案的领导、档案人员和有关业务部门的代

表组成。

3、鉴定应采取直接鉴定法，按照档案的实际情况以案卷为单位,

逐件逐张地审查，直接判定其价值。对一时难以判定价值的档案，

应采取保存从宽，销毁从严；孤本从严，复本从宽的处理方法。

4、对鉴定后需要销毁的档案，必须确认已无价值，经分管领导

审批，并报区文教局、档案局后再行销毁。

5、销毁失去保存价值的档案须由鉴定小组提出意见，登记造册,

经校分管领导批准后，由二人在指定地点监销，监销人要在销毁清

册上注明“已销毁”字样和销毁日期、地点，并由监销人签字。

6、档案销毁清册应归入全宗卷，以留存查。

档案室进出管理制度篇19

第一章：总则

第一条：为加强云南省各级国家综合档案馆的档案安全管理，

使档案安全管理工作制度化、规范化、科学化，确保国家档案资源

的绝对安全，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国

档案法实施办法》、《中华人民共和国政府信息公开条例》和《云

南省档案条例》及相关规定，结合我省实际，制定本办法。

第二条：本办法适用于全省各级国家综合档案馆（以下简称档

案馆）。专业、部门档案馆和企事业单位档案馆（室）可参照本办

法。

第二章：档案安全管理体制

第三条：档案馆应高度重视档案安全管理工作，把档案安全管

理列入年度工作计划，统筹安排工作所需经费。

第四条：档案馆应实行档案安全管理目标责任制，以主要负责

人为档案安全管理工作第一责任人。由主要负责人和相关人员组成

档案安全管理工作领导小组，负责监督、检查本单位的档案安全管

理工作，发现问题，及时采取有效措施，杜绝一切档案安全隐患。

做到责任明确，措施到位。

第五条：档案馆应建立档案的收集、统计、鉴定与销毁、利用

与开放、库房管理、保密保卫、消防安全及档案人员岗位责任等档

案安全管理规章制度。

第六条：档案馆要加强作为政府信息公开查阅场所的建设。公

开政府信息，不得危及国一家一安一全、公共安全、经济安全和社

会稳定。

第七条：档案馆应组织工作人员学习《档案法》、《保密法》、

《消防法》、《政府信息公开条例》等法律法规，按照国家档案局

和省档案局有关要求积极开展档案安全宣传、教育活动。

第三章：档案僧库设施和设备

第八条：档案馆库房建筑应符合《档案馆建筑设计规范》

(JGJ25-20_)要求，库房设置远离水源、火源、污染源。各类用

房符合《档案馆内各类用房面积规定》要求，无危房。

第九条：档案馆库房面积应满足本地区应进馆档案接收的需要,

符合国家有关标准要求。

第十条：档案馆各类用房门窗、照明及各种供电线路、管道等

应经常检查，并定期维护、更换。

第十一条：档案馆库房严禁明火装置，严禁存放易燃、易爆物

品，不得存放杂物C

第十二条：档案、资料、检索工具应配备适应需要的装具，符

合《档案装具》(DA/T6—92)行业标准。特殊载体档案应使用专门

的档案装具°所有装具和档案包装材料使用前应进行消毒灭菌处理C

第十三条：档案馆库房应配备防火、防盗监控设备及报警系统,

配有符合档案安全保管要求的消防器材，并定期检查，及时维护、

更换。

第十四条：档案馆库房应配备保证档案安全保管的温、湿度测

量和控制设备，并定期检查、维护。

第十五条：档案馆库房应采用防紫外线光源，配有防高温、防

潮、防污染、防虫、防鼠、防光等设施设备，并定期维护、更换。

第四章：档案移交接收工作

第十六条：档案馆应按照国家有关规定做好纸质档案及电子档

案接收工作，保证到期应进馆档案按质按量接收进馆。

笫十七条：档案移交与销毁应按照规定履行相关手续，建立档

案移交和销毁清册C

第十八条：接收进馆的档案经消毒杀虫处理后方可入库上架，

消毒杀虫情况应