档案保密管理制度

档案保密管理制度

档案保密管理制度1

1、档案部门和工作人员，必须遵守保密制度，履行保密手续，

严格遵守保密十条原则，确保档案的安全。

2、凡是查询、利用档案，必须经档案管理人员提供。其他任何

人不得直接动用。

3、借阅档案必须严格按照规定办理借阅手续，限期使用，按期

归还。归还、签收档案要认真检查核对，发现问题及时追查。

4、外单位查阅档案，需持所在单位介绍信并经主管领导批准。

若需复印档案，由档案室严格按照审批手续提供，任何单位和个人

一律无权外供。

5、严禁将密级文件带回家中或到领导办公室随意翻阅文件。严

禁携带密级文件、档案资料外出游览、参观、探亲、访友，出入公

共场所。

6、未经批准，不得自行传抄、翻印涉密文件盒带密级的'档案

材料。

7、在利用、查阅档案中，发现有关泄密事件，映立即报告，及

时追查。如造成泄密事件，应依法追究有关当事人的责任。

8、单位领导和保密小组要定期检查保密工作，总结经验，堵塞

漏洞，严防失密、泄密发生。档案保密管理制度2

为切实保障涉密档案的安全，特制定应急救援涉密档案管理措

施。

一、本单位工作人员须严格遵守国家保密法律法规的规定，切

实做好应急救援涉密档案的保密工作。

二、建立涉密档案保密管理责任制，单位主要负责人承担涉密

档案保密管理领导责任，保密管理人员承担涉密档案的保密管理责

任。

三、成果档案管理机构和档案管理人员承担涉密档案的日常管

理工作。设立专门的涉密档案保管库房，按铁门、铁窗、铁柜“三

铁”标准建立涉密档案存放设施，配置必要的监控、防火、防潮等

设施。档案管理人员离开时应关门落锁，发生工作调动时应办理资

料管理交接手续。

四、对涉密档案的使用、传递、复制、保存等情况实行登记管

理制度。凡使用涉密档案须经主管领导批准，并予登记后，方可提

供。涉密档案使用后应及时归档。登记清册须存档保存，要求帐物

相符、记录清晰。任何个人不得擅自复制、转让或转借涉密档案，

不得拷贝、对外传送涉密档案数据。确需复制的，应报原提供成果

的测绘行政部门批准，并向原档案提供部门登记备案。

五、使用基础地理信息数据，须严格遵守《计算机信息系统保

密管理暂行规定》、《计算机信息系统国际联网保密管理规定》等

计算机信息系统保密管理的有关规定，杜绝外传、丢失、泄密事件

的‘发生。

六、处理、传输、存储涉密档案数据的计算机软件和硬件系统

必须采取安全保密防护措施，设置进入登陆密码和屏幕保护密码，

密码应超过八位；安装加密防毒软件。涉密计算机及信息系统应采

取物理隔离措施，不得与互联网、外部网络相联，不使用无线网卡

等无线联网装置。涉密计算机和载体介质未经批准不得带出保密档

案室。使用和维修涉密计算机系统，须有专管人员监督。

七、涉密档案只能用于被许可的使用目的和范围。因使用目的

或应用项目结束等原因，须销毁涉密档案的，必须报本单位主要领

导审批，并报原档案提供单位咯案。

八、销毁涉密档案须经专人清点、核对、登记、造册，由本单

位主管领导和成果资料档案负责部门派员销毁。对销毁的时间、地

点、方式及销毁过程中存在的问题进行记录，与销毁清册、领导批

示一并存档。

九、如发现涉密档案泄密、失密事件，应及时报告单位主管领

导，及时查清事件发生的原因及责任，将事件调查处理到位。档案

保密管理制度3

第一章总则

第一条为加强全省档案信息化建设过程中的保密管理，确保国

家档案信息资源的安全和国家利益不受侵害，根据《中华人民共和

国挡案法》、《中华人民共和国保守国家秘密法》、《江苏省档案

管理条例》和国家其他有关法律法规的规定，制定本办法。

第二条本办法所称的档案信息化建设，亦称档案信息化系统工

程建设，是指档案网络建设、档案管理综合应用系统建设、档案馆

库智能化软硬件系统建设，以及各种载体档案的数字化工程建设

等。

第三条接入电子政务内网的档案管理应用网络，按照《江苏省

电子政务内网保密管理暂行规定》进行管理。依托当地电子政务内

网，接收党政机关等单位电子档案信息数据的计算机网络。其安全

保密解决方案及安全保密产品的选用，按照有关保密管理规定执

行。

第四条档案信息化建设保密管理，实行控制源头、集中管理、

分级负责、突出重点、协调促进的原则。

第五条省档案行政管理部门负责全省档案信息化建设的保密管

理工作，市、县（市、区）档案行政管理部门负责本行政区域内档案

信息化建设的保密管理工作。省保密工作部门负责全省档案信息化

建设保密管理工作的监督、指导和检查，市、县（市、区）保密工作

部门负责本行政区域内档案信息化建设保密管理工作的监督、指导

和检查。档案信息化建设单位，在其职责范围内负责本单位档案信

息化建设保密工作，并接受同级档案行政管理部门的管理。

第六条本办法适用于全省各级党政机关、社会团体、企事业单

位档案信息化建设的保密管理工作。

第二章系统工程建设

第七条档案信息化系统工程建设的规划和设计，应当同步规划

并落实相应的安全保密措施。档案信息化系统工程建设中各类软、

硬件系统的研制、开发和安装，必须符合保密管理要求，做到防泄

密、防窃密。涉及保密的档案信息化系统工程所采取的安全保密措

施应与所处理信息的密级管理要求相一致，并按其最高密级的防护

要求进行防护。

第八条承担档案信息化系统工程建设的系统集成、综合布线、

软件开发、服务咨询及工程监理等单位，必须通过档案行政管理部

门和保密工作部门的保密审查。档案信息化系统工程一般不得交由

境外机构或人员承建。

涉及国家秘密信息的档案计算机信息系统的承建单位，必须具

有《涉及国家秘密的计算机信息系统集成资质证书》。

第九条档案信息化系统工程建设的保密管理实行审核备案制

度。档案信息化工程建设单位在确定档案信息化工程建设项目后、

决定招标前，应向同级档案行政管理部门报送《江苏省档案信息化

系统工程建设项目审核备案表（甲表）》（见表一），通过审核，才可

实施档案信息化系统工程；未通过审核的，应按规定调整后再报审

核。招标或信息化系统工程建设开工后，10日内，向同级档案行政

管理部门报送《江苏省档案信息化系统工程建设项目审核备案表（乙

表）》（见表二）。

第十条县（市、区）档案行政管理部门对本行政区域内档案信息

化系统工程建设项目进行初审，初审合格后报省辖市档案行政管理

部门审核备案；省辖市档案行政管理部门负责本行政区域内档案信

息化系统工程建设项目的审核备案，重大项目报省档案行政管理部

门审核备案；省档案行政管理部门负责省辖市档案行政管理部门及

省级各部门、单位档案信息化系统工程建设项目的审核备案。

第十一条全省各级国家综合档案馆馆藏档案的批量数字化工程

报省档案行政管理部门审核备案。

第十二条涉及国家秘密信息的档案计算机信息系统，应报经省

辖市以上保密工作部门审批通过后，才能运行国家秘密信息。

第三章档案信息保密

第十三条涉及保密和不开放档案的计算机信息系统，应当采用

身份鉴别、访问控制、加密存储和传输、审计跟踪、防电磁泄漏等

安全保密措旋，加强管理。对其系统的访问应当采用权限管理机

制，不得越权操作c未采取安全保密技术防范措施的数据库不得联

入局域网、公共信息网等网络。

第十四条涉及保密和不开放档案的计算机信息系统，不得直接

或间接地与电子政务外网、国际互联网等公共信息网络相联接。

第十五条符合政务公开规定的已公开的现行文件等档案信息应

尽早上网，有关办法按国家规定执行。中共中央文件不得自行上

网。

第十六条凡以提供网上信息服务为目的’而采集的档案信息，除

在其它新闻媒体上已公开的，组织者在上网前，应当征得档案信息

提供单位或个人的同意；凡对网上信息进行扩充或更新，应当执行

上网信息保密审查制度。

第十七条凡在档案网站上开设电子公告系统、聊天室和网络新

闻组等，应由单位保密工作机构审批，明确相关保密要求和责任。

任何单位和个人不得在电子公告系统、聊天室和网络新闻组等、谈

论和传播涉及保密前不开放档案的内容及信息。

第十八条不得在公共信息网络上利用电子邮件传递、转发或抄

送涉及保密和不开放档案的内容及信息。

第十九条涉及保密和不开放档案信息资源载体的复制，即用扫

描、复印、翻拍、手工抄录或印刷等方法仿制原稿，必须执行有关

保密规定，履行相关审批手续。

第四章保密管理制度

第二十条在公共信息网或与公共信息网相联的网络上档案信

息，坚持“谁上网卷负责”的原则。

凡向公共信息网提供或档案信息，必须通过单位保密工作机构

书面审查批准。

第二十一条各级国家综合档案馆上网公开档案目录或全文信

息，必须按照有关信息上网保密规定，建立健全上网信息保密审查

制度，做到由本馆鉴定机构按有关规定逐条鉴定、审阅签字。

第二十二条档案信息化建设保密管理实行单位领导责任制。各

单位应将档案信息化建设保密管理工作列为单位保密工作的重要内

容，明确档案信息化建设保密管理工作的主管领导。

单位网络安仝管理人员和档案管理人员负责本单位档案信息化

建设各项保密措施的落实及日常管理。

第二十三条档案信息化建设单位应根据系统所处理的信息涉密

等级及其重要程度制订相应的管理制度，落实保密措施，并依照有

关保密和档案工作的要求和标准，对档案信息化建设保密管理工作

情况进行年度检查，确保国家秘密的安全。

第二十四条档案信息化建设单位的保密管理人员应经过严格审

查，并保持相对稳定。档案行政管理部门和保密工作部门应定期组

织有关培训和考核C

第二十五条任何单位和个人发现档案信息泄密情况，应及时采

取补救措施，并按有关规定及时向同级档案行政管理部门和保密工

作部门报告。

第二十六条违反本办法规定的，由档案行政管理部门和保密工

作部门责令限期改正；拒不改正的，责令停止实施档案信息化系统

工程建设并向社会公布，同时对相关领导和责任人给予通报批评或

建议给予行政处分；造成严重后果，构成犯罪的，依法追究刑事责

任。档案保密管理制度4

第一条

公司的保密工作档案的收集、整理、归档和使用应严格遵守保

密工作档案管理制度。

第二条

保密工作档案是公司保密工作的原始材料的集结，包括文件、

资料、原始记录资料等，也是公司保密工作的终结反映。

第三条

保密委员会办公室对公司保密工作开展情况进行文字记载，负

责保密工作档案的归口管理。

第四条

保密工作档案要按标准分类立卷、标注密级、统一编号、装订

成册。

第五条适用的原则。

第六条度规定执行。

第七条

保密工作档案的内容应包括如下内容：

保密工作档案的借阅、复制和保管等均按保密管理制保密工作

档案的建立和管理本着规范、及时、完整。

（一）保密教育；（二）涉密人员管理；（三）定密管理；

（四）国家秘密载体管理；（五）要害部门、部位管理；（六）计

算机和信息系统管理；（七）通信及办公自动化设备管理；（A）

宣传报道管理；（九）涉密会议管理；（十）协作配套管理；（十

一）涉外活动管理；（十二）保密监督检查；（十三）泄密事件报

告和查处；（十四）责任考核与奖惩。

第八条

坚持档案实行集中管理的原则，集中保管本单位文书及其它专

门档案，做好“七防”（防火、防盗、防潮、防渍、防有害生物、

防尘、防高温）工作，确保档案的完整与安全。

第九条

档案部门和工作人员，必须遵守保密制度，履行保密手续，严

格遵守保密十条原则，确保档案的安全。

第十条

凡是查询、利用档案，必须经档案管理人员提供。其他任何人

不得直接动用。

第十一条

借阅档案必须严格按照规定办理借阅手续，限期使用，按期归

还。归还、签收档案要认真检查核对，发现问题及时追查。

第十二条

外单位查阅档案，需持所在单位介绍信并经主管领导批准。若

需复印档案，由档案室严格按照审批手续提供，任何单位和个人一

律无权外供。

第十三条严禁将密级文件带回家中或到领导办公室随意翻阅

文件。严禁携带密级文件、档案资料外出游览、参观、探亲、

访友，出入公共场所。

第十四条的档案材料。

第十五条

在利用、查阅档案中，发现有关泄密事件，应立即未经批准，

不得自行传抄、翻印涉密文件盒带密级报告，及时追查。如造成泄

密事件，应依法追究有关当事人的责任。

第十六条

单位领导和保密小组要定期检查保密工作，总结经验，堵塞漏

洞，严防失密、泄密发生。

第十七条

各类文件材料归档实行两套制。立卷归档的文件材料，严禁使

用圆珠笔、铅笔、彩色墨水或复写等不耐久字迹。

第十八条

凡归档的'各类档案材料，档案室负责编制《案卷目录》、《归

档文件目录》等检索工具。

第十九条

对保管期限已满且需销毁的档案材料，须提出销毁申请，编制

《销毁档案目录》，经主管领导审核批准后，档案室和保密办组成

鉴定小组采用直接鉴定的方法，可以实施销毁。

第二十条

不需归档文件材料和失去保管价值的档案，严禁卖给废品收购

部门或个人。

第二十一条

销毁的档案要登记造册，注明顺序号、案卷标题、档号、起止

日期、数量，并附备考表。

第二十二条

执行销毁时，定专人负责，监督销毁，并在销毁表上至少有两

人以上签字证明。档案保密管理制度5

1范围

本制度规定了公司档案保密管理方面的有关内容及要求。

本制度适用于公司档案的保密管理。

2规范性引用文件

下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡

是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）

或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各

方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文

件，其最新版本适用于本标准。

中华人民共和国档案法

中华人民共和国档案法实施办法

中华人民共和国保守秘密法

3职责

3.1山煤集团河曲能源有限公司综合管理部负责档案的保密工

作。

3.2档案管理人员和利用档案人员均应严格遵守《中华人民共

和国保守秘密法》，执行档案保密制度，忠于职守，增强安全保密

观念，认真做好档案安全保密工作。

3.3档案密级由立卷单位根据有关文件确定，档案管理部门进

行复核，密级的变更和解密必须按《中华人民共和国保守秘密法》

和有关行政法律的规定办理。

4管理内容及规定

4.1档案形成部门和管理部门人员要严守公司机密，不准随意

摘抄、传播密级档案内容，不准私自复印涉密档案材料。

4.2档案管理部门在接收、保管、提供利用档案时，按有关规

定认真核对、签字、登记、注销，做到手续严格，账目清楚。

4.3严格执行档案借阅制度，凡具有密级的档案，必须经分管

领导签字同意后方可调阅，限在档案室内查阅。未经批准不准将密

级档案借出，不得随意抄录、复印、拍照、翻版。

4.4外单位来公司查阅和抄录档案时，应严格履行手续，经有

关领导批准后方可查阅。

4.5档案管理人员要有高度的‘责任感，确保档案的完整与安

全，加强管理，防止丢失、泄密。

4.6档案管理人员要严格执行公司有关档案管理规章制度，要

做到不该说的绝对不说，不

该记录的不记，不在公共场所或亲友中谈论机密，不把机密档

案带到有碍机密的场所。

4.7任何人未经批准，不得私自将涉密档案带出档案室，不得

向外传播涉密档案内容。

4.8利用者对所借档案必须妥善保管，及时归还，不得转借他

人，不准携带公出、探亲访友、出入公共场所。

4.9对保管期满、失去保存价值的档案文件要按规定进行鉴定

后销毁，不得以废纸出售。

4.10档案管理人员和查阅档案者，不得有下列行为：

4.10.1擅自提供、抄录、公布保密档案；

4.10.2涂改、伪造保密档案；

4.10.3损毁、丢失、出卖、倒卖保密档案。

4.11发生失密、泄密和档案被盗事件时，要立即报告主管领

导、综合部门，当事者要写出书面报告。

对违反保密规定、造成失泄密和被盗密者，应按其性质及情节

给予严肃处理。

5检查与考核

5.1本办法的执行情况由综合管理部按相关的管理标准进行检

查、考核。

5.2凡违反保密制度和纪律，工作失职，丢失秘密文件，将视

情节轻重，给予相应处分，直至追究刑事责任。档案保密管理制度

6

档案管理制度

1、凡是记录和反映机关工作中具有保存价值的文件材料（包括

党政、人事、保卫、财会、基建等）均属文书档案的归档范围。

2、凡记录和反映在履行审计职能活动中，直接形成的文件、信

函、凭证等的原件及复印件、照片、音像磁带等与审计事项有关的

其他材料，均属审计档案的归档范围。

3、行政文书档案、审计业务档案，分别由文书部门和业务部门

负责整埋、立卷，在次年3月底前向档案室移交；档案室应于次年

6月底前立卷归档完毕。

4、会计档案、声像档案、基建工程和科研课题档案，由承办部

门负责整理立卷，按照规定的标准和事件，及时移交档案室。

5、各类文件材料归档实行两套制。立卷归档的文件材料，严禁

使用圆珠笔、铅笔、彩色墨水或复写等不耐久字迹。

6、凡归档的各类档案材料，档案室负责编制《案卷目录》、

《归档文件目录》等检索工具。

7、审计档案要实行“审计组”负责制的原则。卷内文件材料，

要做到完整、精炼C

8、局机关的发文，纸质文件与电子文件应一并归档；局机关的

收文，需长期保存的，纸质文件应转化成电子文件，网上收文应下

载转换成纸质文件一并归档。

档案鉴定销毁制度

1、对保管期限已满且需销毁的'档案材料，须提出销毁申请，

编制《销毁档案目录》，经主管领导审核批准后，档案室和有关部

门组成鉴定小组采用直接鉴定的方法，可乂实施销毁。

2、不归档文件材料和失去保管价值的档案，严禁卖给废品收购

部门或个人。

3、销毁的档案要登记造册，注明顺序号、案卷标题、档号、起

止日期、数量，并附备考表。

4、执行销毁时，定专人负责，监督销毁，并在销毁表上至少有

两人以上签字证明C

5、档案销毁后，报档案管理部门备案，销毁清册、销毁报告及

审批手续须永久保存。

档案借阅制度

1、凡需借阅本单位档案者，必须经单位主管领导批准，并履行

借阅审批、登记手续。

2、凡属永久保存的密级档案原则上不准借出，只能在档案室内

借阅。如有特殊需要，经主管领导批准，方可借出，但必须按时归

还。

3、密级以上的档案，未经批准不得复制、摘抄、转借他人或公

开展览等。

4、所需查阅的档案材料一般不得携出档案室。遇特殊情况，必

须借出时，按照规定办理借出手绫。如到规定时间还需借用，应办

理续借手续。

5、借阅者应爱护档案资料，严禁涂改、勾划、转借、拆卷、增

删和抽页。档案归还时须清点无误，方能签收。如发现损害档案，

视情节给予处理C

6、借用档案者如多次出现超期借用、并且有意推迟归还日期，

档案室有权取消其借阅档案资格。

7、外单位人员因工作需要借阅档案，须持所在单位介绍信，经

主管领导批准后，方可借阅。

8、如遇借阅人员将档案丢失，应及时报告档案部门，写出书面

材料，以利于及时采取措施。档案保密管理制度7

一、档案是国家的宝贵财富，企业各q类档案本身具有机要性

质，因此，档案部门和工作人员，必须遵守保密制度，履行保密手

续，严格遵守保密十条原则，确保档案的安全。

二、凡是利用档案，必须经档案人员提供，任何人不得直接动

用。

三、借阅档案必须严格按照档案借阅制度办理手续，限期使

用，按期返还，返还档案要认真检查核对，发现问题及时追查。

四、利用绝密、机密档案以及引进技术资料、科研成果、发明

创造、专利、新产品、新工艺等技术文件材料，须严格履行审批手

续，未经批准的，严禁提供利用。

五、外单位查阅档案，需持介绍信经公司领导和主管部门批

准。复制档案和外供图纸和技术文件，统一由公司档案信息中心严

格按照审批手续提供，任何单位和个人一律无权外供。对于擅自向

外转借、提供图纸资料和技术文件等档案材料者，必须追查责任，

对于严重损害国家前我公司利益者，要依法追查刑事责任。

六、停产或已生产完毕的‘产品图纸和技术文件材料以及其他经

鉴定审批拟销毁的档案资料，统一按公司下文件由公司档案信息中

心组织回收，统一销毁，其他任何单位和个人一律无权处理或自行

销毁。

七、发现有关泄密事件，应立即报告，及时追查。

八、不允许传抄、自行翻印机密文件和带密级的档案材料。

九、不允许将机密文件带回家中和到领导办公室随意翻阅文

件。严禁携带机密文件、档案资料游览、参观、探亲、访友，出入

公共场所。

十、单位领导和保密小组要定期检查保密工作，总结经验，堵

塞漏洞严防失密、泄密发生。档案保密管理制度8

一、设置专门的档案室，安装防盗设备、配备灭火器材，标示

严禁烟火标志。

二、配置合格的档案箱、柜；钥匙专人保管。无关人员不得进

入档案室。

三、建立健全档案登记、传阅、归档、借阅等制度，防止档案

丢失、泄密。

四、档案要由政治上可靠的专人保管；档案管理人员要自觉遵

守保密纪律，档案内容不外传。严禁任何人私自保管档案。

五、报废的、过期的.档案材料及档案工作中形成的不需进档的

草稿纸，要进行登记，经主管领导审批，送往有关地点监督销毁，

确保保密安全。

六、采取有效措施，防止档案人为的、自然的损坏。档案保密

管理制度9

—市档案局档案保管保密制度

一、档案管理人员和利用者均应树立保密观念，贯彻执行《档

案法》和《保密法》，共同保守档案机密。

二、对各类档案均应按规定的范围进行查、借阅，并严格履行

手续。查、借阅机密档案要经主管领导批准。

三、对机密档案要严格管理，不得将机密档案私自带出档案室

或外传，对机密档案内容不得自行摘抄、拍照、翻印或复制。

四、凡涉及档案机密的人员一律不准在家庭、子女及无关人员

面前谈论有关档案机密内容，不得在普通电话、明码电报和私人通

信中暴露档案机密C

五、利用者对所借档案文件、技术图纸等必须妥善保管，及时

归还，不得转借他人，不准携带公出、探亲访友、出入公共场所。

六、对保管期满、失去保存价值的'档案文件要按规定销毁，不

得以废纸出售。

七、发生失密、泄密和档案被盗事件时，要立即报告主管领

导、保密或保卫部门，当事者要写出书面报告。对违反保密规定、

造成失泄密和被盗密者，应按其性质及情节给予严肃处理。

—市档案局档案库房管理制度

一、档案库房是档案资料保护和贮存的重要基地，是提供利用

档案的中心，除领导批准外，非本室工作人员不得入内。

二、保管档案必须有专用库房，并设专人负责管理。库房内应

采取有效的防护措施，保证档案安全。

三、档案进出库房，要建立严格的登记制度，包括档案收进入

库，库存档案调出室外及日常的调阅、归还。

四、档案库房应设有防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、

防高温、防强光的措施。

五、对新接收入库档案要严格检查，对有虫蛀、发霉及其它问

题的档案须经科学处理后方可入库。

七、库房内应保持清洁，不得堆放与档案无关的物品。

八、每学期结束前，要对案卷进行总清点，检查帐、卡、物是

否相符。