统计局采购业务管理制度

PAGE统计局采购业务管理制度一、总则（一）目的为规范统计局采购业务管理，加强采购活动的内部控制，提高采购资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，依据国家有关法律法规和行业标准，结合本局实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于统计局机关及所属事业单位的采购活动，包括货物、工程和服务的采购。（三）基本原则1.依法依规原则采购活动必须严格遵守国家法律法规和相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.公开透明原则采购信息应全面、及时、准确地公开，采购过程应接受社会监督，保证采购活动的透明度。3.公平竞争原则营造公平竞争的市场环境，鼓励符合条件的供应商参与采购活动，确保采购结果公正合理。4.诚实信用原则采购当事人应诚实守信，履行各自的权利和义务，不得隐瞒真实情况、提供虚假材料或进行不正当竞争。（四）职责分工1.采购管理部门负责制定采购计划，组织采购活动，审核采购文件，协调采购过程中的相关事宜，监督采购合同的执行。2.财务部门负责采购资金的预算管理、支付审核和账务处理，对采购资金的使用情况进行监督检查。3.需求部门提出采购需求，参与采购文件的编制和评审，协助采购管理部门进行采购合同的签订和验收工作。4.监察部门对采购活动进行全程监督，受理采购活动中的投诉举报，查处违规违纪行为。二、采购计划管理（一）采购需求的提出1.需求部门应根据工作需要，结合实际情况，提前提出采购需求。采购需求应明确采购项目的名称、规格型号、数量、技术参数、质量要求、服务标准等内容。2.采购需求应进行充分论证，确保需求的合理性和必要性。对于重大采购项目，应组织相关专家进行论证，并形成论证报告。（二）采购计划的编制1.采购管理部门根据需求部门提出的采购需求，结合本局预算安排和采购实际情况，编制采购计划。采购计划应明确采购项目的名称、采购方式、采购时间、采购预算等内容。2.采购计划应按照规定的程序进行审批。一般采购项目的采购计划由采购管理部门负责人审批；重大采购项目的采购计划应报局领导审批。（三）采购计划的调整1.在采购计划执行过程中，如因特殊情况需要调整采购计划，需求部门应及时向采购管理部门提出申请。采购管理部门应根据实际情况进行审核，并按照规定的程序进行审批。2.采购计划调整后，采购管理部门应及时通知相关部门和供应商，并对采购活动进行相应的调整。三、采购方式管理（一）公开招标1.公开招标是指采购人依法以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。2.达到公开招标数额标准的采购项目，应当采用公开招标方式。公开招标数额标准按照国家有关规定执行。3.采用公开招标方式采购的，采购管理部门应按照规定发布招标公告，编制招标文件，组织开标、评标和定标等活动。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人依法从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并以投标邀请书的方式邀请其参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用邀请招标方式采购：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。3.采用邀请招标方式采购的，采购管理部门应按照规定发布投标邀请书，编制招标文件，组织开标、评标和定标等活动。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件不少于三家的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用竞争性谈判方式采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。3.采用竞争性谈判方式采购的，采购管理部门应按照规定成立谈判小组，制定谈判文件，组织谈判活动，确定成交供应商。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物、工程和服务的采购方式。2.符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用单一来源方式采购：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。3.采用单一来源方式采购的，采购管理部门应按照规定进行公示，并报财政部门批准。采购管理部门应与供应商协商签订采购合同。（五）询价1.询价是指采购人向三家以上潜在供应商发出询价单，对供应商一次性报出的价格进行比较，最后按照符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商的采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的政府采购项目，可以采用询价方式采购。3.采用询价方式采购的，采购管理部门应按照规定成立询价小组，制定询价文件，组织询价活动，确定成交供应商。四、采购文件管理（一）采购文件的编制1.采购管理部门应根据采购方式和采购项目的特点，编制采购文件。采购文件应包括采购公告、招标文件、投标文件、谈判文件、询价文件等。2.采购文件应明确采购项目的基本情况、采购需求、采购方式、采购程序、评审标准、合同条款等内容，确保采购文件的完整性和准确性。3.采购文件应按照规定的程序进行审核。一般采购项目的采购文件由采购管理部门负责人审核；重大采购项目的采购文件应报局领导审核。（二）采购文件的发售1.采购文件发售前，采购管理部门应将采购文件的发售时间（不少于五个工作日）、地点、售价等信息在指定媒体上公布。2.潜在供应商应按照采购文件的要求，在规定的时间内购买采购文件。采购管理部门应向购买采购文件的潜在供应商提供采购文件的书面文本或电子文本。3.采购文件发售过程中，采购管理部门应做好记录，包括购买采购文件的潜在供应商名称、联系方式、购买时间等信息。（三）采购文件的澄清与修改1.在采购文件发售截止日期前，采购管理部门可以对已发售的采购文件进行澄清或修改。澄清或修改的内容应作为采购文件的组成部分，具有同等法律效力。2.采购管理部门应将澄清或修改的内容及时通知所有已购买采购文件的潜在供应商，并在指定媒体上发布公告。潜在供应商应在规定的时间内回复是否同意澄清或修改的内容。3.采购文件的澄清或修改可能影响投标文件编制的，采购管理部门应相应延长投标截止时间和开标时间，并在指定媒体上发布公告。五、采购活动组织（一）开标、评标、谈判、询价活动的组织1.采购管理部门应按照采购文件的要求，组织开标、评标、谈判、询价等活动。开标、评标、谈判、询价活动应在规定的时间和地点进行。2.开标活动应邀请所有投标人参加，并由投标人或其推选的代表检查投标文件的密封情况，经确认无误后，由工作人员当众拆封，宣读投标人名称、投标价格和投标文件的其他主要内容。3.评标活动应按照评审标准进行，评标委员会由采购人代表和有关技术、经济等方面的专家组成，成员人数为五人以上单数，其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之二。评标委员会应按照规定的程序进行评标，并出具评标报告。4.谈判活动应按照谈判文件的要求进行，谈判小组由采购人代表和有关技术、经济等方面的专家组成，成员人数为三人以上单数，其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之二。谈判小组应与供应商进行谈判，并确定成交供应商。5.询价活动应按照询价文件的要求进行，询价小组由采购人代表和有关技术、经济等方面的专家组成，成员人数为三人以上单数，其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之二。询价小组应向供应商发出询价单，并要求供应商一次性报出价格，最后按照符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。（二）采购活动的记录1.采购管理部门应做好采购活动的记录，包括采购项目名称、采购方式、采购时间、采购地点、采购文件编号、采购过程中的各项活动记录、评审结果等内容。2.采购活动记录应真实、完整、准确，并妥善保存。采购活动记录保存期限按照国家有关规定执行。六、采购合同管理（一）采购合同的签订1.采购管理部门应根据评审结果，与成交供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格型号、数量、价格、质量要求、服务标准、交货时间、交货地点、付款方式、违约责任等内容。2.采购合同应按照规定的程序进行审核。一般采购项目的采购合同由采购管理部门负责人审核；重大采购项目的采购合同应报局领导审核。3.采购合同签订后，采购管理部门应及时将采购合同副本送财务部门、需求部门等相关部门备案。（二）采购合同的履行1.采购合同签订后，采购当事人应按照合同约定履行各自的义务。需求部门应及时验收采购货物或服务，并出具验收报告。2.财务部门应按照采购合同的约定，及时支付采购资金。支付采购资金时，应审核采购合同、验收报告、发票等相关凭证，确保支付的合法性和准确性。3.采购管理部门应定期检查采购合同的履行情况，及时协调解决合同履行过程中出现的问题。如发现供应商未按照合同约定履行义务，应及时采取措施，要求供应商承担违约责任。（三）采购合同的变更与终止1.在采购合同履行过程中，如因特殊情况需要变更或终止采购合同，采购当事人应协商一致，并签订书面协议。变更或终止采购合同的，应按照规定的程序进行审批。2.采购合同变更或终止后，采购管理部门应及时通知相关部门，并对采购资金的支付、货物或服务的验收等事项进行相应的调整。七、采购验收管理（一）验收标准的制定1.需求部门应根据采购合同的要求，制定采购货物或服务的验收标准。验收标准应明确采购货物或服务的规格型号、数量、质量要求、技术参数、服务标准等内容。2.验收标准应符合国家有关法律法规和行业标准的要求，确保验收结果的客观公正。（二）验收程序的组织1.采购货物或服务到货后，需求部门应及时组织验收。验收人员应由需求部门、采购管理部门、财务部门等相关人员组成。2.验收人员应按照验收标准对采购货物或服务进行验收，并出具验收报告。验收报告应包括采购项目名称、采购合同编号、验收日期、验收人员、验收内容、验收结论等内容。3.验收过程中，如发现采购货物或服务不符合验收标准，验收人员应及时要求供应商进行整改或更换。供应商整改或更换后，应重新进行验收。（三）验收结果的处理1.验收合格的采购货物或服务，需求部门应及时办理入库手续或投入使用。财务部门应按照采购合同的约定，及时支付采购资金。2.验收不合格的采购货物或服务，需求部门应及时与供应商协商解决。如协商不成，可按照采购合同的约定，通过法律途径解决。八、采购监督管理（一）内部监督1.监察部门应加强对采购活动的全程监督，对采购过程中的违规违纪行为进行查处。监察部门应定期对采购活动进行检查，发现问题及时督促整改。2.财务部门应加强对采购资金的监督管理，对采购资金的使用情况进行审核和检查，确保采购资金的安全和合理使用。3.采购管理部门应建立健全采购内部控制制度，加强对采购活动的内部管理和监督。采购管理部门应定期对采购活动进行总结和分析，不断完善采购管理制度。（二）外部监督1.采购