建立业务联系单制度

PAGE建立业务联系单制度一、总则（一）目的为了加强公司内部各部门之间的沟通与协作，规范业务联系流程，提高工作效率，确保各项业务工作的顺利开展，特制定本业务联系单制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门之间、公司与外部合作伙伴之间涉及业务沟通、协调、合作等相关事项的联系与处理。（三）基本原则1.准确性原则：业务联系单内容应准确、清晰地反映业务事项的基本情况、要求和相关信息，避免模糊、歧义或错误表述。2.及时性原则：各部门应及时处理业务联系单，确保信息传递的时效性，避免因拖延导致业务延误或问题复杂化。3.责任明确原则：明确业务联系单涉及事项的责任部门和责任人，确保各项工作有人负责、有人落实。4.存档规范原则：业务联系单应按照规定进行存档，以便日后查询、统计和分析，为公司管理决策提供依据。二、业务联系单的格式与内容（一）格式业务联系单采用统一格式，包括编号、标题、主送部门、抄送部门、正文、附件、拟办意见、审批意见、处理结果反馈等部分。（二）内容1.编号：由公司统一编制，按照一定顺序进行编号，便于查询和管理。2.标题：简要概括业务联系单的主要内容，应准确反映业务事项的核心主题。3.主送部门：明确业务联系单的主要接收部门，即负责处理该业务事项的部门。4.抄送部门：根据业务需要，可将相关部门列为抄送对象，以便其了解业务进展情况。5.正文：详细描述业务事项的背景、目的、具体内容、要求、时间节点等信息。应条理清晰、逻辑严谨，避免冗长和复杂的表述。6.附件：如有相关文件、资料、图表等作为业务联系单的补充说明，应在附件中列出，并注明附件名称和数量。7.拟办意见：主送部门收到业务联系单后，应根据业务情况提出初步的处理意见和建议，明确责任人和时间要求。8.审批意见：根据业务联系单的性质和重要程度，按照公司审批流程，由相关领导或部门进行审批，签署审批意见。9.处理结果反馈：负责处理业务联系单的部门在完成相关工作后，应及时将处理结果反馈给主送部门，并在业务联系单上注明处理情况和结果。三、业务联系单的流转与处理（一）发起1.公司内部各部门之间因业务需要进行沟通、协调、合作等事项时，由发起部门填写业务联系单。发起部门应确保业务联系单内容完整、准确，并按照规定的格式和要求填写。2.公司与外部合作伙伴之间涉及业务往来的事项，由相关业务部门负责填写业务联系单，并经部门负责人审核后提交。（二）审核与审批1.业务联系单填写完成后由发起部门负责人进行审核，审核内容包括业务联系单的格式、内容、拟办意见等是否符合要求。审核通过后，将业务联系单提交至相关领导或部门进行审批。2.根据业务联系单的性质和重要程度，按照公司审批流程进行审批。审批人应认真审查业务联系单的内容，签署明确的审批意见。对于涉及重大事项或需要多部门协调的业务联系单，可能需要经过多级审批。（三）流转与分发1.经审批通过的业务联系单，由办公室按照主送部门和抄送部门进行分发。分发方式可采用纸质文档送达或电子文档发送等方式，确保相关部门及时收到业务联系单。2.办公室应建立业务联系单分发记录，记录业务联系单的分发时间、接收部门等信息，以便跟踪和查询。（四）处理1.主送部门收到业务联系单后，应按照拟办意见和审批要求，及时安排专人负责处理。处理过程中，如遇问题或需要与其他部门协调沟通，应及时与相关部门联系，确保业务事项顺利推进。2.对于涉及多个部门的业务联系单，主送部门应牵头组织相关部门进行协调会议或采取其他有效的沟通方式，共同商讨解决方案，明确各部门的职责和工作分工。3.处理业务联系单的部门应严格按照时间节点要求完成工作，并及时将处理结果反馈给主送部门。处理结果反馈应包括工作完成情况、取得的成果、存在的问题及建议等内容。（五）跟踪与催办1.办公室负责对业务联系单的处理情况进行跟踪，及时了解业务进展情况。对于超过规定时间未完成处理的业务联系单，应及时向责任部门发出催办通知，督促其尽快完成工作。2.责任部门应在收到催办通知后，及时向办公室反馈业务联系单的处理进度和预计完成时间。如因特殊原因无法按时完成，应提前向办公室说明情况，并提交延期申请，经批准后方可延期。四、业务联系单的存档与管理（一）存档要求1.业务联系单处理完成后，由责任部门负责将业务联系单原件及相关附件按照公司档案管理规定进行整理和归档。归档应确保资料完整、有序，便于日后查询和查阅。2.业务联系单的存档期限按照公司档案管理规定执行，一般重要业务联系单应长期保存，一般性业务联系单可保存一定期限后进行销毁。（二）查询与查阅1.公司内部各部门因工作需要查询业务联系单存档资料时，应填写查询申请表，经部门负责人批准后，到办公室档案管理部门进行查询。2.外部单位或个人因特殊原因需要查阅公司业务联系单存档资料时，应按照公司相关规定办理查阅手续，经公司领导批准后方可查阅。查阅过程中应遵守公司档案管理规定，不得擅自复制、摘抄或泄露档案内容。（三）统计与分析1.办公室定期对业务联系单的处理情况进行统计分析，包括业务联系单的数量、涉及部门、处理时间、处理结果等方面的统计数据。通过统计分析，总结业务联系中的规律和问题，为公司管理决策提供参考依据。2.根据统计分析结果，办公室可提出改进业务联系流程、加强部门协作等方面的建议和措施，报公司领导审批后组织实施。五、监督与考核（一）监督检查1.公司设立专门的监督小组，负责对业务联系单制度的执行情况进行监督检查。监督小组定期或不定期对各部门业务联系单的填写、流转、处理、存档等环节进行检查，发现问题及时督促整改。2.各部门应积极配合监督小组的工作，如实提供业务联系单相关资料和信息，不得隐瞒或虚报情况。（二）考核评价1.将业务联系单制度的执行情况纳入公司绩效考核体系，对各部门和相关责任人进行考核评价。考核内容包括业务联系单的准确性、及时性、处理结果等方面。2.根据考核评价结果，对执行情况良好的部门和个人给予表彰和奖励，对执行不力