小学政府采购业务制度

PAGE小学政府采购业务制度一、总则（一）目的为规范小学政府采购行为，加强学校政府采购管理，提高资金使用效益，保障学校各项工作的顺利开展，依据《中华人民共和国政府采购法》等相关法律法规，结合本校实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本校范围内使用财政性资金进行的政府采购活动，包括货物、工程和服务的采购。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规和相关政策规定，依法开展政府采购活动。2.公开透明原则：采购过程和结果应公开透明，接受社会监督。3.公平竞争原则：确保采购活动公平、公正，为供应商提供平等的竞争机会。4.诚实信用原则：采购当事人应诚实守信，履行各自的权利和义务。（四）职责分工1.学校采购领导小组：负责审定学校政府采购预算和采购计划，审议重大采购事项，监督采购活动的执行。2.采购部门：负责具体组织实施政府采购活动，包括编制采购文件、发布采购信息、组织开标评标、签订采购合同等。3.财务部门：负责审核采购预算和资金支付，监督采购资金的使用情况。4.使用部门：负责提出采购需求，参与采购项目的验收工作。二、采购预算管理（一）预算编制1.各部门应根据学校事业发展规划和工作需要，于每年规定时间前提出下一年度的采购需求，报采购部门汇总。2.采购部门会同财务部门对各部门的采购需求进行审核和整合，结合学校财力状况，编制年度政府采购预算，报学校采购领导小组审定。3.政府采购预算应细化到具体项目和品目，明确采购数量、金额、资金来源等内容。（二）预算执行1.采购部门应严格按照批准的政府采购预算组织采购活动，不得擅自调整或突破预算。2.因特殊情况需要调整采购预算的，应按照规定程序报学校采购领导小组审批，并报财政部门备案。（三）预算监督1.财务部门应加强对政府采购预算执行情况的监督检查，定期对采购项目的资金使用情况进行核算和分析。2.学校审计部门应对政府采购预算执行情况进行审计监督，确保预算资金使用合法合规。三、采购计划管理（一）计划编制1.采购部门根据政府采购预算和实际工作需要，制定年度采购计划，明确采购项目的名称、数量、规格、预算金额、采购时间等内容。2.采购计划应按照采购项目的性质和特点，合理划分采购批次，确保采购活动有序进行。（二）计划审批1.采购计划报学校采购领导小组审批后实施。2.对于重大采购项目或涉及金额较大的采购计划，应报上级主管部门备案。（三）计划调整1.在采购计划执行过程中，因特殊情况需要调整采购计划的，采购部门应及时提出调整申请，报学校采购领导小组审批。2.调整后的采购计划应重新报财政部门备案。四、采购方式管理（一）公开招标1.公开招标是政府采购的主要方式，适用于采购货物、工程和服务数额较大、技术复杂、有众多潜在供应商的项目。2.采购部门应按照规定程序编制公开招标文件，发布招标公告，组织开标评标活动。3.公开招标应遵循公平、公正、公开的原则，确保所有符合条件的供应商都有平等的参与机会。（二）邀请招标1.邀请招标适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的项目。2.采购部门应从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并向其发出投标邀请书。3.邀请招标的程序和要求与公开招标基本相同。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的项目，技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的项目，采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的项目，不能事先计算出价格总额的项目。2.采购部门应成立谈判小组，与符合资格条件的供应商进行谈判。3.谈判小组应按照谈判文件规定的谈判程序、评审标准和方法进行谈判，确定成交供应商。（四）单一来源采购1.单一来源采购适用于只能从唯一供应商处采购的项目，发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的项目，必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。2.采购部门应组织相关人员对单一来源采购项目进行论证，并报学校采购领导小组批准。3.单一来源采购应与供应商就采购价格、技术、服务等条款进行协商，达成一致后签订采购合同。（五）询价1.询价适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。2.采购部门应成立询价小组，向不少于三家的供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格。3.询价小组应根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。五、采购程序管理（一）采购申请1.使用部门根据工作需要，填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格、数量、预算金额、技术要求、用途等内容，并签字盖章后报采购部门。2.采购申请表应经使用部门负责人审核同意，并报学校相关领导审批。（二）采购审批1.采购部门收到采购申请表后，对采购项目的必要性、合规性、预算金额等进行审核。2.审核通过的采购项目报学校采购领导小组审批。学校采购领导小组应在规定时间内作出审批决定，并反馈给采购部门。（三）采购实施1.采购部门根据采购项目的特点和采购方式，选择合适的采购代理机构或自行组织采购活动。2.采用公开招标、邀请招标方式的，采购部门应按照规定程序发布招标公告或投标邀请书，发售招标文件，组织开标评标活动。3.采用竞争性谈判、单一来源采购、询价方式的，采购部门应按照规定程序组织谈判、协商或询价活动，确定成交供应商。（四）合同签订1.采购项目确定成交供应商后，采购部门应与成交供应商签订采购合同。2.采购合同应明确采购项目的名称、规格、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等条款，确保双方权利义务明确。3.采购合同签订后，应报学校财务部门备案。（五）验收付款1.采购项目完成后，使用部门应组织相关人员对采购项目进行验收。验收合格后，填写验收报告，并签字盖章。2.采购部门根据验收报告和采购合同，办理付款手续。财务部门应按照合同约定和财政资金支付规定，及时支付采购资金。六、采购合同管理（一）合同签订1.采购部门应在中标、成交通知书发出之日起三十日内，按照招标文件和中标、成交供应商的投标、响应文件与中标、成交供应商签订采购合同。2.采购合同应采用书面形式，明确双方的权利义务，包括采购项目的名称、规格、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等条款。3.采购合同签订后，应报学校财务部门备案。（二）合同履行1.采购合同双方应按照合同约定履行各自的义务，确保采购项目顺利实施。2.采购部门应跟踪采购合同的履行情况，及时协调解决合同履行过程中出现的问题。（三）合同变更1.在采购合同履行过程中，因特殊情况需要变更合同的，采购部门应与供应商协商一致，并签订书面变更协议。2.合同变更协议应报学校采购领导小组审批，并报财政部门备案。（四）合同终止1.采购合同履行完毕，双方权利义务终止。2.在采购合同履行过程中，如出现法定或约定的终止情形，采购部门应及时与供应商协商终止合同，并办理相关手续。七、采购档案管理（一）档案收集1.采购部门应负责收集、整理采购活动过程中形成的各类文件资料，包括采购申请表、采购预算、采购计划、采购文件、投标文件、评标报告、采购合同、验收报告等。2.采购档案应真实、完整、有效，能够反映采购活动的全过程。（二）档案整理1.采购部门应按照档案管理的要求，对收集到的文件资料进行分类、编号、装订，确保档案资料整齐规范。2.采购档案应建立电子档案和纸质档案，电子档案应与纸质档案内容一致，并进行备份保存。（三）档案保管1.采购档案应妥善保管，存放于专门的档案柜中，确保档案安全。2.采购档案的保管期限应按照国家有关规定执行，一般为十五年。（四）档案查阅1.因工作需要查阅采购档案的，应填写档案查阅申请表，经采购部门负责人批准后，方可查阅。2.查阅档案时，应在指定地点进行，不得擅自将档案带出或转借他人。查阅人员应爱护档案资料，不得涂改、损坏档案。八、监督检查与责任追究（一）监督检查1.学校采购领导小组应定期对政府采购活动进行监督检查，确保采购活动合法合规。2.学校审计部门应对政府采购活动进行审计监督，重点检查采购项目的预算执行、合同签订、资金使用、验收等情况。3.财政部门应加强对学校政府采购活动的监督管理，对发现的问题及时督促整改。