妇联采购业务管理制度

PAGE妇联采购业务管理制度一、总则（一）目的为加强妇联采购业务管理，规范采购行为，提高采购效率，保证采购质量，防范采购风险，确保采购活动合法合规、公开透明、公平公正，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于妇联机关及所属事业单位的各类采购活动，包括货物采购、工程采购和服务采购。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购行为合法合规。2.公开透明原则：采购信息应全面、及时、准确地公开，采购过程应接受社会监督，保证采购活动的透明度。3.公平公正原则：对待所有供应商应一视同仁，不偏袒、不歧视，确保采购结果公平公正。4.效益原则：在保证采购质量的前提下，优化采购流程，降低采购成本，提高采购资金使用效益。5.诚信原则：采购各方应诚实守信，严格履行合同约定，维护良好的采购秩序。二、采购组织与职责（一）采购决策机构妇联成立采购领导小组，作为采购决策机构。其主要职责包括：1.审议采购管理制度、采购计划和采购预算。2.研究决定重大采购项目的采购方式、采购文件、中标（成交）供应商等重要事项。3.协调解决采购过程中的重大问题。（二）采购执行机构妇联指定具体部门或专人负责采购业务的执行，其职责如下：1.贯彻执行采购管理制度，组织实施采购活动。2.编制采购计划和采购文件，发布采购信息。3.组织开标、评标、谈判、询价等采购评审活动。4.签订采购合同，跟踪合同执行情况，办理采购资金支付手续。5.整理、归档采购文件和采购资料。（三）采购监督机构妇联内部审计、纪检监察等部门负责对采购活动进行监督，其监督职责包括：1.审查采购管理制度的执行情况。2.监督采购活动的合法性、合规性、公正性和透明度。3.受理对采购活动的投诉举报，查处采购违法违规行为。三、采购预算管理（一）预算编制1.采购执行机构应根据工作需要和实际情况，会同相关部门编制年度采购预算。采购预算应明确采购项目名称、规格型号、数量、预算金额等内容，并按照规定的格式和要求报送。2.采购预算编制应遵循“量入为出、收支平衡”的原则，充分考虑采购项目的必要性和可行性，确保预算的科学性和合理性。3.采购预算应与部门预算、财务预算等相衔接，避免重复编制和资金浪费。（二）预算审批1.采购预算编制完成后，应按照规定的程序进行审批。采购执行机构将采购预算报采购领导小组审议，经审议通过后报妇联领导审批。2.采购预算一经批准，必须严格执行，不得随意调整。如因特殊情况需要调整采购预算，应按照规定的程序重新办理审批手续。（三）预算执行与控制1.采购执行机构应严格按照批准的采购预算组织实施采购活动，确保采购资金不超预算。2.在采购过程中，如发现采购项目预算不足，应及时向采购领导小组报告，并按照规定的程序申请追加预算。3.财务部门应加强对采购资金的管理和监督，严格按照合同约定和财务制度办理采购资金支付手续，确保采购资金专款专用。四、采购方式与程序（一）采购方式1.公开招标：适用于采购金额较大、技术复杂、有众多潜在供应商可供选择的采购项目。2.邀请招标：适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的项目。3.竞争性谈判：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的项目，技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的项目，采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的项目，不能事先计算出价格总额的项目。4.单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购的项目，发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的项目，必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。5.询价：适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。（二）采购程序1.采购申请：各部门根据工作需要提出采购申请，填写采购申请表，详细说明采购项目名称、规格型号、数量、预算金额、采购用途等内容，并经部门负责人签字确认后报采购执行机构。2.采购审批：采购执行机构对采购申请进行审核，符合采购条件的报采购领导小组审批。采购领导小组根据采购项目的性质、金额等情况进行审批，并签署审批意见。3.采购实施：采购执行机构根据采购审批意见，按照规定的采购方式组织实施采购活动。公开招标：发布招标公告，发售招标文件，组织开标、评标，确定中标供应商，发出中标通知书。邀请招标：向符合条件的供应商发出投标邀请书，发售招标文件，组织开标、评标，确定中标供应商，发出中标通知书。竞争性谈判：成立谈判小组，制定谈判文件，邀请供应商谈判，确定成交供应商，发出成交通知书。单一来源采购：成立采购小组，与供应商进行协商，确定成交供应商，发出成交通知书。询价：成立询价小组，向供应商发出询价通知书，要求供应商报价，确定成交供应商，发出成交通知书。4.合同签订：采购执行机构与中标（成交）供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、付款方式、违约责任等内容，并严格按照合同约定履行各自的义务。5.验收与付款：采购项目完成后，采购执行机构应组织相关部门和人员进行验收。验收合格后，按照合同约定办理付款手续。财务部门应严格审核采购发票、验收报告等凭证，确保付款依据充分、手续齐全。五、采购文件管理（一）采购文件编制采购执行机构应根据采购项目的特点和采购方式，编制相应的采购文件。采购文件应包括采购公告、招标文件、投标文件、谈判文件、询价通知书、采购合同等。采购文件应明确采购项目的技术规格、商务要求、评标标准、合同条款等内容，确保采购文件的完整性、准确性和公正性。（二）采购文件审核采购文件编制完成后，应进行审核。采购执行机构将采购文件报采购领导小组审核，采购领导小组对采购文件的合法性、合规性、公正性等进行审查，并签署审核意见。如发现采购文件存在问题，应及时修改完善。（三）采购文件存档采购活动结束后，采购执行机构应将采购文件整理归档。采购文件应按照规定的期限保存，以备查阅和审计。采购文件的存档应确保文件的完整性、真实性和保密性。六、供应商管理（一）供应商选择1.采购执行机构应建立供应商库，对供应商进行分类管理。供应商库应包括供应商的基本信息、资质证书、业绩情况、信用记录等内容。2.采购项目需要选择供应商时，应从供应商库中选取符合条件的供应商。如供应商库中没有合适的供应商，可通过公开征集、推荐等方式选择供应商。3.选择供应商时，应按照规定的程序进行评审。评审内容包括供应商的资质、信誉、产品质量、价格、售后服务等方面。评审结果应记录在案，并作为选择供应商的依据。（二）供应商评价1.采购执行机构应定期对供应商进行评价。评价内容包括供应商的合同履行情况、产品质量、售后服务、价格水平、合作态度等方面。2.供应商评价应采用定性与定量相结合的方法，建立科学合理的评价指标体系。评价结果应分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。3.根据供应商评价结果，对表现优秀的供应商给予表彰和奖励，对表现不合格的供应商进行警告、暂停合作或取消供应商资格等处理。（三）供应商信用管理1.采购执行机构应建立供应商信用档案，记录供应商的信用信息。信用信息包括供应商的资质认证、业绩情况、合同履行情况、投诉举报情况等内容。2.采购执行机构应定期对供应商信用档案进行更新和维护，确保信用信息的真实性和准确性。3.在采购活动中，应优先选择信用良好的供应商。对信用不良的供应商，应谨慎选择或不予合作。七、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购执行机构应建立采购风险识别与评估机制，对采购活动中可能存在的风险进行识别和评估。采购风险包括政策风险、市场风险、质量风险、合同风险、廉政风险等。2.采购风险识别与评估应采用定性与定量相结合的方法，建立科学合理的风险评估指标体系。风险评估结果应分为高、中、低三个等级。（二）风险应对措施1.根据采购风险评估结果，制定相应的风险应对措施。对于高风险采购项目，应采取严格的风险控制措施，如加强采购审批、增加监督环节、进行专项审计等。对于中风险采购项目，应采取适当的风险防范措施，如完善采购文件、加强供应商管理、规范合同签订等。对于低风险采购项目，应采取常规的风险监控措施，如定期检查、不定期抽查等。2.在采购活动中，应加强对采购风险的监控和预警。如发现采购风险迹象，应及时采取措施进行处理，避免风险扩大。（三）风险应急预案1.采购执行机构应制定采购风险应急预案，明确风险应急处置流程和责任分工。采购风险应急预案应包括风险事件报告、应急处置措施、应急资源保障等内容。2.采购风险应急预案应定期进行演练和修订，确保应急预案的科学性、实用性和可操作性。3.在采购活动中，如发生采购风险事件，应立即启动采购风险应急预案，迅速采取措施进行处置，最大限度地降低风险损失。八、监督与检查（一）内部监督1.采购监督机构应加强对采购活动的内部监督，定期对采购管理制度的执行情况、采购文件的编制与审核情况、采购活动的组织实施情况、采购合同的签订与履行情况等进行检查。2.内部监督检查应采用定期检查与不定期抽查相结合的方式，对发现的问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。3.采购执行机构应积极配合采购监督机构的监督检查工作，如实提供相关资料和