比亚迪档案离职管理制度

比亚迪档案离职管理制度一、总则

第一条比亚迪档案离职管理制度（以下简称“制度”）依据《中华人民共和国劳动合同法》《中华人民共和国档案法》及相关法律法规制定，旨在规范比亚迪档案离职管理流程，确保离职人员档案信息的完整性、安全性及合规性，维护公司合法权益及员工个人权益。

第二条制度适用于所有比亚迪员工离职后的档案处理流程，包括但不限于离职审批、档案收集、整理、移交及封存等环节。离职人员及其直系亲属、授权委托人等相关方均应遵守本制度规定。

第三条档案管理部门（以下简称“档案管理部门”）负责离职档案的统一管理，人力资源部门（以下简称“人力资源部门”）负责离职手续的审批与协调，其他部门及离职人员应积极配合档案管理相关工作。

第四条离职档案管理应遵循“统一归档、专人负责、安全保密、全程可追溯”的原则，确保档案资料的完整性、准确性与安全性。

第五条本制度所称离职档案包括但不限于：劳动合同、入职登记表、身份证明文件、绩效考核记录、培训记录、奖惩记录、离职证明、档案交接清单等纸质及电子档案材料。

第六条离职人员应按照公司规定及时办理离职手续，档案管理部门有权对离职档案的完整性进行核查，并要求离职人员补充缺失材料。

二、离职档案收集

第七条离职人员办理离职手续时，人力资源部门应告知其档案收集的具体要求及所需材料清单，确保档案收集工作在离职前完成。

第八条档案收集范围包括但不限于：

（一）劳动合同及补充协议；

（二）入职、转正、异动等相关审批文件；

（三）培训、考核、奖惩等个人绩效记录；

（四）保密协议、竞业限制协议（如有）；

（五）离职申请、解除合同协议、离职证明等文件。

第九条离职人员应确保所提交档案材料的真实性、完整性，如有伪造、篡改行为，公司有权追究其法律责任，并拒绝档案移交。

第十条电子档案材料应与纸质档案同步收集，包括但不限于：电子劳动合同、系统内个人履历信息、电子版绩效考核表等，并由人力资源部门进行归档。

三、档案整理与审核

第十一条档案管理部门在收到人力资源部门移交的离职档案后，应进行初步审核，核查档案材料的完整性及合规性。

第十二条审核内容包括：

（一）档案材料是否齐全，是否存在缺失或空白项；

（二）档案内容是否与公司系统记录一致，是否存在矛盾；

（三）纸质档案的保存状态是否完好，电子档案是否可正常读取。

第十三条如发现档案材料缺失或存在异常，档案管理部门应立即通知人力资源部门，并由离职人员补充或说明情况。逾期未补齐的，档案管理部门可暂缓移交，直至材料完善。

第十四条档案审核完成后，档案管理部门应编制《离职档案移交清单》，详细列明档案材料名称、数量、移交日期等信息，并由双方签字确认。

四、档案移交与封存

第十五条档案移交应在离职人员办理完所有离职手续后进行，由人力资源部门与档案管理部门共同执行。

第十六条移交方式包括但不限于：

（一）纸质档案移交至档案管理部门指定地点；

（二）电子档案通过公司内部系统归档，并由人力资源部门确认完成；

（三）涉及竞业限制或保密协议的档案，需单独标记并按保密协议规定处理。

第十七条档案移交时，双方应清点档案数量，并在《离职档案移交清单》上签字确认，确保档案无误。

第十八条档案封存后，档案管理部门应建立电子档案管理系统，确保档案可随时调阅，同时采取物理隔离措施，防止档案被篡改或遗失。

五、档案保管与保密

第十九条档案保管期限遵循国家及公司相关规定，一般离职档案保存期限为离职后三年，涉及法律诉讼或特定监管要求的档案应延长保存期限。

第二十条档案管理部门应指定专人负责档案保管，并建立档案借阅审批制度，非经公司授权，任何人不得擅自调阅或外借离职档案。

第二十一条档案保管期间，档案管理部门应定期检查档案保存环境，确保防火、防潮、防盗等安全措施到位。电子档案应定期备份，防止数据丢失。

第二十二条离职人员或其授权委托人如需查阅档案，应提交书面申请，经人力资源部门审核后，由档案管理部门安排专人陪同查阅，并记录查阅内容。

六、档案销毁与异常处理

第二十三条档案保管期满后，档案管理部门应编制《档案销毁清单》，经公司主管领导审批后，按照国家档案管理规定进行销毁。电子档案销毁前应进行彻底删除，确保无法恢复。

第二十四条销毁过程中，档案管理部门应指定两人以上监销，并记录销毁时间、地点、参与人员等信息，确保销毁过程合规。

第二十五条如发现档案遗失、损毁或被篡改，档案管理部门应立即启动应急处理程序，查明原因，并追究相关责任人的责任。同时，应采取措施补齐缺失档案，必要时可要求离职人员提供补充材料或承担相应损失。

第二十六条离职人员或第三方如对档案管理提出异议，应向人力资源部门或档案管理部门投诉，相关部门应在十个工作日内予以答复，并妥善处理。

二、离职档案收集

第一条离职档案收集是离职管理流程的起点，其目的是确保离职人员的相关材料在离职前完整归档，为后续的档案管理提供基础。档案管理部门应与人力资源部门密切配合，明确收集范围、流程及时间节点，确保档案收集工作有序进行。

第二条人力资源部门在员工提出离职申请后，应向其发放《离职档案收集清单》，清单应详细列明所需提交的档案材料，包括纸质及电子档案。清单内容应涵盖劳动合同、入职登记表、身份证明文件、绩效考核记录、培训记录、奖惩记录、离职证明等关键材料。

第三条离职人员应按照清单要求准备档案材料，确保材料的真实性和完整性。如发现部分材料缺失或需要补充，应及时联系人力资源部门，以便及时纠正。档案管理部门有权对提交的材料进行初步审核，确保符合归档要求。

第四条对于涉及电子档案的材料，如电子劳动合同、系统内个人履历信息等，人力资源部门应指导离职人员通过公司内部系统导出或提交电子版。电子档案应与纸质档案同步收集，并由人力资源部门进行归档，确保档案的完整性。

第五条在收集过程中，如离职人员因特殊原因无法及时提供部分材料，人力资源部门应协助其联系相关部门或个人，推动材料尽快补齐。同时，档案管理部门应保留相关沟通记录，以便后续核查。

第六条档案收集过程中，人力资源部门应向离职人员说明档案的重要性，强调其个人权益与档案完整性之间的关系，确保离职人员积极配合。如离职人员拒绝配合或提供虚假材料，人力资源部门应记录在案，并告知其可能产生的法律后果。

第七条档案收集完成后，人力资源部门应将收集到的档案材料移交至档案管理部门，并填写《离职档案移交单》，详细列明移交日期、档案数量、材料清单等信息。档案管理部门应核对无误后签字确认，确保档案移交过程可追溯。

三、档案整理与审核

第八条档案管理部门在收到人力资源部门移交的档案后，应立即进行整理与审核，确保档案材料的完整性、合规性及保存状态。整理工作包括分类、排序、编号等，审核工作包括核对材料内容、检查保存状态等。

第九条档案整理应按照档案类型进行分类，如劳动合同类、身份证明类、绩效考核类等，并按照时间顺序进行排序，确保档案的系统性。档案编号应采用统一的编码规则，便于后续调阅和管理。

第十条审核工作应重点关注档案材料的真实性、完整性及合规性。如发现档案材料缺失、内容矛盾或保存状态不佳，档案管理部门应立即通知人力资源部门，并由离职人员补充或说明情况。逾期未补齐的，档案管理部门可暂缓移交，直至材料完善。

第十一条对于涉及电子档案的审核，档案管理部门应检查电子档案的完整性、可读性及备份情况，确保电子档案在保存期内可正常调阅。如发现电子档案损坏或无法读取，应及时进行修复或重新备份。

第十二条审核过程中，档案管理部门应保留审核记录，包括审核时间、审核人员、审核结果等信息，确保审核过程可追溯。如发现异常情况，应及时上报主管领导，并采取相应措施进行处理。

第十三条审核完成后，档案管理部门应编制《离职档案审核报告》，详细列明审核结果、存在问题及处理措施，并由审核人员签字确认。审核报告应作为档案管理的重要依据，并存档备查。

四、档案移交与封存

第十四条档案移交应在离职人员办理完所有离职手续后进行，由人力资源部门与档案管理部门共同执行。移交前，双方应再次核对档案材料，确保无误。

第十五条移交方式包括纸质档案移交和电子档案移交。纸质档案应通过专人护送或邮寄等方式移交至档案管理部门指定地点，并填写《离职档案移交清单》，详细列明档案材料名称、数量、移交日期等信息。电子档案应通过公司内部系统归档，并由人力资源部门确认完成。

第十六条档案移交时，双方应清点档案数量，并在《离职档案移交清单》上签字确认，确保档案无误。如发现档案材料缺失或存在异常，应及时处理，并记录在案。

第十七条档案封存后，档案管理部门应建立电子档案管理系统，确保档案可随时调阅，同时采取物理隔离措施，防止档案被篡改或遗失。封存档案应存放在安全可靠的档案库房，并配备防火、防潮、防盗等设施。

第十八条档案封存过程中，档案管理部门应指定专人负责，并记录封存时间、地点、参与人员等信息，确保封存过程合规。封存档案应进行编号管理，便于后续调阅和统计。

五、档案保管与保密

第十九条档案保管期限遵循国家及公司相关规定，一般离职档案保存期限为离职后三年，涉及法律诉讼或特定监管要求的档案应延长保存期限。档案管理部门应根据档案类型及保存期限制定详细的保管计划，确保档案安全保存。

第二十条档案管理部门应指定专人负责档案保管，并建立档案借阅审批制度，非经公司授权，任何人不得擅自调阅或外借离职档案。借阅档案时，应填写《档案借阅申请表》，经主管领导审批后，由档案管理部门安排专人陪同查阅，并记录借阅内容。

第二十一条档案保管期间，档案管理部门应定期检查档案保存环境，确保防火、防潮、防盗等安全措施到位。电子档案应定期备份，防止数据丢失。如发现档案损坏或遗失，应及时上报主管领导，并采取相应措施进行修复或补齐。

第二十二条离职人员或其授权委托人如需查阅档案，应提交书面申请，经人力资源部门审核后，由档案管理部门安排专人陪同查阅，并记录查阅内容。查阅过程中，应严格遵守档案保密规定，不得泄露档案内容。

六、档案销毁与异常处理

第二十三条档案保管期满后，档案管理部门应编制《档案销毁清单》，经公司主管领导审批后，按照国家档案管理规定进行销毁。电子档案销毁前应进行彻底删除，确保无法恢复。销毁过程中，档案管理部门应指定两人以上监销，并记录销毁时间、地点、参与人员等信息，确保销毁过程合规。

第二十四条如发现档案遗失、损毁或被篡改，档案管理部门应立即启动应急处理程序，查明原因，并追究相关责任人的责任。同时，应采取措施补齐缺失档案，必要时可要求离职人员提供补充材料或承担相应损失。

第二十五条离职人员或第三方如对档案管理提出异议，应向人力资源部门或档案管理部门投诉，相关部门应在十个工作日内予以答复，并妥善处理。

三、档案整理与审核

第一条档案整理与审核是确保离职人员档案准确无误的关键环节，档案管理部门在接收人力资源部门移交的档案后，应立即开展整理与审核工作。整理工作旨在使档案有序存放，审核工作则在于确认档案的真实性、完整性和合规性。此环节需细致严谨，以保障后续档案管理的有效性。

第二条档案整理应遵循统一的分类标准，将档案分为劳动合同类、身份证明类、绩效考核类、培训记录类、奖惩记录类及其他相关材料。每类档案内部再按照时间顺序进行排序，确保档案的系统性。整理过程中，应使用统一的档案编号规则，为每份档案分配唯一的编号，便于后续的调阅和管理。档案编号应清晰标注在档案封面或首页，确保编号的唯一性和可识别性。

第三条审核工作应重点关注档案材料的真实性和完整性。档案管理部门应逐一核对每份档案的内容，确保其与离职人员的实际情况一致。例如，劳动合同应核对签订日期、合同期限、工作内容等信息；绩效考核记录应核对评分标准、评分结果及评语等。如发现档案材料缺失或内容矛盾，应及时记录并通知人力资源部门，要求离职人员补充或说明情况。逾期未补齐的，档案管理部门可暂缓移交，直至材料完善。

第四条对于电子档案的审核，档案管理部门应检查电子档案的完整性、可读性及备份情况。确保电子档案在保存期内可正常调阅。如发现电子档案损坏或无法读取，应及时进行修复或重新备份。同时，应确认电子档案的存储路径和访问权限设置正确，防止未经授权的访问或篡改。

第五条审核过程中，档案管理部门应保留审核记录，包括审核时间、审核人员、审核结果等信息，确保审核过程可追溯。如发现异常情况，应及时上报主管领导，并采取相应措施进行处理。例如，若发现档案材料存在伪造或篡改痕迹，应立即启动调查程序，并追究相关责任人的责任。

第六条审核完成后，档案管理部门应编制《离职档案审核报告》，详细列明审核结果、存在问题及处理措施，并由审核人员签字确认。审核报告应作为档案管理的重要依据，并存档备查。此报告不仅便于档案管理部门掌握档案管理情况，也为后续的档案移交和封存提供参考。

第七条档案整理与审核工作完成后，档案管理部门应将档案移至指定地点进行封存。封存前，应再次核对档案数量和完整性，确保无误。封存过程中，应使用防潮、防火、防盗的档案盒或档案袋，并标注档案编号和所属人员信息，确保档案在封存期间的安全。

四、档案移交与封存

第一条档案移交是离职管理流程中承上启下的关键步骤，标志着档案材料从临时收集阶段进入正式保管阶段。此环节需确保档案安全、准确、完整地从人力资源部门转移至档案管理部门，并形成清晰的交接记录，以实现责任的可追溯性。档案管理部门应与人力资源部门协同制定移交计划，明确移交时间、方式、责任人及所需文件，确保移交过程高效有序。

第二条在档案移交前，人力资源部门应再次核对移交清单，确保所有应移交的档案材料已收集齐全，并处于可用状态。如有电子档案，需确认其可正常访问且数据完整。同时，人力资源部门应准备《离职档案移交清单》，详细列明每份档案的编号、名称、数量及移交日期，作为移交的依据。清单应由移交方和接收方共同签字确认，以明确双方责任。

第三条档案移交应选择安全可靠的方式，纸质档案应由专人负责护送至档案管理部门，避免长时间暴露在不利环境中或经历多次转手，以防档案损坏或遗失。护送人员应全程保管档案，并在移交时进行清点核对。电子档案则应通过公司内部安全的网络传输系统进行移交，确保数据传输的完整性和安全性。移交完成后，人力资源部门应在系统中确认接收，并生成电子移交记录。

第四条档案管理部门在接收档案时，应立即进行清点核对，确认档案数量与移交清单一致，并检查档案的完整性，如纸质档案是否存在破损、潮湿等问题，电子档案是否能正常打开且数据无误。核对无误后，档案管理部门应填写《离职档案接收记录》，详细记录接收时间、接收人、移交人、档案数量及状态等信息，并由双方签字确认。接收记录应存档备查，作为档案管理的原始依据。

第五条档案封存是确保档案长期安全的重要措施，移交完成后，档案管理部门应立即对档案进行封存处理。封存前，需将档案整理整齐，并放入符合档案保存要求的档案盒或档案袋中，盒内应放置《档案内件清单》，详细列明盒内档案的编号和名称。档案盒或档案袋应采用防潮、防火、防虫蛀的材料制成，并标注档案编号、所属人员姓名、移交日期等关键信息，以便于后续管理和查找。

第六条封存档案应存放在档案库房内，库房应具备恒温恒湿、防火、防盗、防光、防虫蛀等条件，确保档案在存储期间不受损坏。库房内应划分不同的区域存放不同类型的档案，并设置明显的标识，便于档案的定位和管理。同时，应定期检查库房环境，确保各项设施正常运行，并做好相应的记录。

第七条档案封存后，档案管理部门应建立电子档案管理系统，对档案进行数字化处理，并录入档案管理系统，实现档案的电子化管理。电子档案应与纸质档案同步管理，并设置严格的访问权限，确保只有授权人员才能访问。同时，应定期对电子档案进行备份，并存储在安全可靠的异地存储设备中，以防数据丢失。

第八条档案封存过程中，档案管理部门应指定专人负责，并记录封存时间、地点、参与人员等信息，确保封存过程合规。封存档案应进行编号管理，便于后续调阅和统计。封存档案的盒体或袋体上应清晰标注档案编号、所属人员姓名、封存日期等信息，以便于后续管理和查找。同时，应建立《档案封存登记簿》，详细记录封存档案的编号、数量、存放位置等信息，并定期更新。

第九条档案移交和封存完成后，人力资源部门应将相关记录归档保存，作为离职管理工作的凭证。同时，档案管理部门应定期对移交和封存记录进行审核，确保档案管理的合规性和完整性。如发现记录不完整或存在异常，应及时调查处理，并采取相应措施进行补救。

五、档案保管与保密

第一条档案保管是离职管理制度中的核心环节，旨在确保离职人员档案在规定期限内得到安全、规范、有效的保存，以维护档案的完整性、准确性和可用性。档案管理部门应建立完善的保管制度，明确保管责任、保管条件、保管流程和保管期限，确保档案得到妥善保管。此环节需注重档案的物理安全、信息安全和管理安全，以防范档案遗失、损毁、泄露等风险。

第二条档案保管期限应遵循国家及公司相关规定。一般离职档案的保管期限为离职后三年，但涉及法律诉讼、仲裁、劳动监察或其他特定监管要求的档案，应根据相关法律法规或监管机构的要求延长保管期限。档案管理部门应根据档案类型和保管期限制定详细的保管计划，并定期进行审核和更新。保管期限届满后，应按照规定程序进行鉴定和销毁。

第三条档案保管应选择安全可靠的库房或保管区域，库房或保管区域应具备恒温恒湿、防火、防盗、防光、防虫蛀等条件，确保档案在存储期间不受损坏。档案存放时应遵循“先进先出、分类存放”的原则，确保档案存放整齐有序，便于查找和管理。同时，应定期检查库房或保管区域的环境和设施，确保各项条件符合要求，并做好相应的记录。

第四条档案保管过程中，应采取严格的防潮、防火、防盗措施。库房或保管区域应配备消防器材、监控设备等安全设施，并定期进行检查和维护，确保其正常运行。同时，应限制库房或保管区域的出入，只有授权人员才能进入，并做好出入登记，以防档案被盗或遗失。

第五条档案保管应建立严格的借阅制度，非经公司授权，任何人不得擅自调阅或外借离职档案。借阅档案时，应填写《档案借阅申请表》，经主管领导审批后，由档案管理部门安排专人陪同查阅，并记录借阅内容、借阅时间、借阅人等信息。借阅档案应妥善保管，不得涂改、损毁或泄露档案内容，归还时应进行清点核对，确保档案完好无损。

第六条档案保管应建立电子档案管理系统，对档案进行数字化处理，并录入档案管理系统，实现档案的电子化管理。电子档案应与纸质档案同步管理，并设置严格的访问权限，确保只有授权人员才能访问。同时，应定期对电子档案进行备份，并存储在安全可靠的异地存储设备中，以防数据丢失。

第七条档案保管过程中，应定期进行档案检查，确保档案的完整性、准确性和可用性。检查内容包括档案的物理状态、存放环境、保管条件、借阅记录等，发现问题应及时处理，并做好相应的记录。同时，应定期对档案进行检查和鉴定，对失去保存价值的档案进行销毁，对需要补充或修正的档案进行补充或修正。

第八条档案保管应注重信息安全，采取严格的保密措施，防止档案信息泄露。档案管理部门应建立档案保密制度，明确保密责任、保密范围、保密措施和保密监督，确保档案信息的安全。同时，应定期对员工进行保密教育，提高员工的保密意识，防止档案信息泄露。

第九条档案保管应注重管理安全，建立完善的档案管理制度，明确档案管理的职责、流程和规范，确保档案管理的规范性和有效性。档案管理部门应定期对档案管理工作进行评估，发现问题和不足，及时采取措施进行改进，不断提升档案管理水平。

六、档案销毁与异常处理

第一条档案销毁是离职档案管理流程的最终环节，旨在确保保管期满且无保存价值的档案得到安全、合规的处置，防止档案信息泄露或被不当利用。档案管理部门应严格遵循国家及公司档案管理规定，制定科学的档案销毁计划，并执行规范的销毁程序，确保销毁过程的严肃性和安全性。

第二条档案销毁期限遵循国家及公司相关规定。一般离职档案的保管期限为离职后三年，但涉及法律诉讼、仲裁、劳动监察或其他特定监管要求的档案，应根据相关法律法规或监管机构的要求延长保管期限。保管期限届满后，档案管理部门应组织对档案进行鉴定，确认无保存价值的档案方可进