记录控制程序

记录控制程序一、目的为规范本组织各项活动记录的管理，确保记录的真实、完整、准确、清晰、可追溯，并为管理体系的有效运行、过程控制、产品质量追溯、持续改进以及法律法规符合性提供客观证据，特制定本程序。二、适用范围本程序适用于本组织内所有与管理体系运行、产品实现过程、服务提供过程、质量活动、环境活动、职业健康安全活动以及其他需要留下证据的活动相关的记录的编制、生成、填写、标识、收集、归档、贮存、保护、查阅、复制、更改、作废、处置及销毁等全过程管理。凡本组织内涉及上述活动的部门和人员，均须遵守本程序。三、术语与定义1.记录：阐明所取得的结果或提供所完成活动的证据的文件。记录可用于为可追溯性提供文件，并提供验证、预防措施和纠正措施的证据。2.受控记录：指按照本程序规定进行规范管理的，对管理体系运行和产品/服务质量具有重要意义的记录。3.保存期限：指记录从生成或归档之日起，被保留的最短时间长度。四、职责1.最高管理层：对记录控制的有效性负最终责任，确保为记录管理提供必要的资源。2.各部门：负责本部门相关活动记录的编制、规范填写、及时收集、初步审核、妥善保管，并按规定期限向档案管理部门（或指定负责归档的部门）移交需长期保存的记录。确保本部门记录的真实性、完整性和及时性。3.质量管理部门（或指定的档案管理部门）：作为记录控制的归口管理部门，负责组织制定和维护本程序；指导、监督和检查各部门的记录管理工作；负责组织对记录的格式进行审核和标准化；负责跨部门重要记录的归档、贮存、保护、借阅管理以及到期记录的处置。五、管理要求与方法（一）记录的编制与审批1.各部门根据管理体系要求及实际业务需要，设计或选用适当的记录表格或载体形式。记录表格的设计应确保信息的充分性、必要性和适用性，栏目清晰，易于填写和理解。2.新的记录表格或对现有记录表格的重大修改，需由所在部门负责人审核，必要时征求相关部门意见，报质量管理部门（或指定的档案管理部门）备案或审批，以确保其符合管理体系要求。3.经批准的记录格式，应统一进行标识，确保其唯一性和可识别性。（二）记录的标识与编号1.所有受控记录均应有唯一的标识，以便于识别、追溯和管理。标识可包括记录名称、编号、版本、编制日期等信息。2.记录编号应遵循一定的规则，编号规则由质量管理部门（或指定的档案管理部门）统一制定并发布。编号应简洁明了，能反映记录的类别、部门或来源等特征。3.记录的版本控制应根据需要进行，当记录格式发生重大变更时，应更新版本号，并确保旧版本记录的有序过渡和处置。（三）记录的生成与填写1.记录应在活动发生的当时或随后及时生成，确保记录的及时性和准确性。2.记录填写应清晰、工整、规范，使用规定的术语、计量单位和书写工具。内容应真实、完整，不得随意涂改。如确需修改，应采用规定的方式（如杠改，并在修改处签名或盖章及注明日期），保持原记录清晰可辨。3.记录中的签名应完整有效，确保责任可追溯。4.鼓励采用电子化方式生成和填写记录，但需确保电子记录的真实性、完整性、可追溯性及安全性。（四）记录的分发与领用1.受控记录的分发应根据需要进行，并做好分发记录，确保分发对象明确，数量可控。2.记录的领用应履行必要的手续，领用人应妥善保管，防止丢失、损坏或误用。（五）记录的收集与归档1.各部门应指定专人负责本部门记录的收集、整理和初步审核工作，确保记录的完整性和规范性。2.记录应在规定的时间内（如每月、每季度或项目结束后）进行归档。归档时应填写归档清单，经交接双方确认。3.对于电子记录，应明确其归档的格式、存储位置和备份要求，确保其长期可读和安全。（六）记录的贮存与保护1.记录的贮存环境应干燥、通风、避光、防火、防虫、防盗、防鼠，避免高温、高湿等不利因素对记录造成损坏。2.纸质记录应分类存放于文件柜或档案盒中，并做好标识，便于查找。3.电子记录应存储在安全可靠的服务器或存储介质中，并采取适当的备份策略（如定期备份、异地备份），防止数据丢失或损坏。同时，应采取必要的安全措施，防止未经授权的访问、修改或删除。4.记录的保管人员应定期对所管记录进行检查，发现问题及时处理。（七）记录的查阅与复制1.组织内部人员因工作需要查阅记录时，应履行查阅手续，经相关负责人批准后，在指定地点和时间内查阅。查阅时应爱护记录，不得涂改、勾画、抽取或带出指定区域（除非有特殊授权）。2.外部单位（如客户、认证机构、监管部门）需查阅记录时，应持有效证明文件，经组织授权代表批准后方可查阅。3.记录的复制应经原记录保管部门负责人批准，并对复制件进行适当标识，注明复制日期和用途，确保复制件与原件的一致性。复制件的管理可参照原件执行。（八）记录的更改与作废1.当记录内容需要更改时，应按照规定的程序进行，由原记录编制部门或授权人员提出更改申请，经审批后实施更改，并在更改处注明更改依据、更改人及更改日期。2.当记录格式或编号规则发生变更，或记录不再适用时，原版本记录应予以作废。作废的记录应进行标识，防止误用。对于作废的受控记录，应根据其保存价值决定是否销毁或归档保存。（九）记录的处置与销毁1.记录的保存期限应根据法律法规要求、合同约定、产品寿命周期、管理体系要求及组织自身需要确定。各部门应制定本部门记录的保存期限表，报质量管理部门（或指定的档案管理部门）备案。2.超过保存期限且无继续保存价值的记录，应进行处置。处置方式包括销毁、粉碎等。3.记录的销毁应履行审批手续，由记录保管部门提出销毁申请，列出销毁清单，经相关负责人批准后，在指定人员监督下进行，并做好销毁记录，确保销毁过程安全、保密，符合环保要求。具有保密性质的记录，其销毁应符合保密规定。六、记录的控制与审核1.质量管理部门（或指定的档案管理部门）应定期或不定期对各部门的记录管理情况进行监督检查，包括记录的填写规范性、完整性、归档及时性、贮存条件等，确保本程序的有效执行。2.记录控制的有效性应作为管理体系内部审核和管理评审的输入之一，通过审核和评审，发现问题，持续改进记录管理工作。七、程序的评审与改进本程序应根据组织内外部环境的变化、法律法规的更新以及管理体系运行的实际情况，定期进行评审和修订，以确保其持续适宜性、充分性和有效性。程序的修订应履行与制定相同的审批程序。八、附录（可根据实际情况