档案库房管理制度

档案库房管理制度档案是机构历史活动的原始记录，是各项工作开展的重要依据，具有不可再生的珍贵价值。档案库房作为集中保管档案的专门场所，其管理工作的质量直接关系到档案的完整与安全，关系到档案信息资源的有效利用。为切实加强档案库房管理，确保档案的长期安全保存和科学利用，特制定本制度。一、总则1.本制度适用于本机构所有档案库房及其所藏档案的管理工作。2.档案库房管理工作遵循“安全第一、预防为主、科学管理、依法利用”的原则，确保档案的真实性、完整性、可用性和安全性。3.档案行政管理部门负责对本制度的执行情况进行监督、检查和指导。二、人员管理1.档案库房管理人员应具备良好的政治素质、职业道德和专业知识，忠于职守，廉洁奉公，严守纪律。2.档案库房管理人员须经过专业培训，熟悉档案业务知识和库房管理技能，掌握档案保护的基本方法。3.库房管理人员应保持相对稳定，确需变动时，须办理严格的交接手续，交接双方当面核对档案数量、状况，并在交接记录上签字确认，由部门负责人监交。4.非库房管理人员未经许可不得擅自进入库房。确因工作需要进入的，须经相关负责人批准，并由库房管理人员陪同。三、库房环境管理1.温湿度控制：库房应配备必要的温湿度调控设备和监测仪器。温度一般应控制在XX℃至XX℃之间，相对湿度一般应控制在XX%至XX%之间。管理人员应每日定时记录温湿度数据，发现异常及时采取调控措施。2.清洁卫生：库房内应保持清洁干燥，定期进行清扫，做到无灰尘、无蛛网、无杂物。清扫时应采用湿拖、湿擦等方式，避免扬尘。档案装具表面应经常擦拭，保持整洁。3.防光防晒：库房窗户应安装遮光窗帘或百叶窗，防止阳光直射档案。照明灯具应选用白炽灯或防紫外线荧光灯，且灯具与档案架之间应保持适当距离。4.通风换气：根据温湿度情况和季节变化，适时进行通风换气，保持库房内空气清新，但应避免大量潮湿空气或有害气体进入。5.防虫防鼠：库房应配备必要的防虫、防鼠设施，如防虫药剂（需安全放置，避免直接接触档案）、粘鼠板等。定期检查虫情鼠情，发现问题及时处理。严禁在库房内放置食物。四、档案出入库管理1.入库管理：档案入库前，库房管理人员应对接收的档案进行认真核对、验收，检查档案的数量、质量、封装情况等是否符合要求，确认无误后办理入库手续，并登记入册。档案应按照分类大纲和保管期限进行系统整理、排列上架，做到存放有序，标识清晰。2.出库管理：档案出库（包括借阅、利用、复制、销毁等）必须严格履行审批和登记手续。借阅档案须经相关负责人批准，填写《档案借阅登记表》，明确借阅档案的名称、编号、数量、借阅期限、借阅人等信息。3.交接手续：档案出入库时，交接双方应认真核对，当面点清，并在相关记录上签字确认，明确责任。五、档案保管与维护1.规范存放：档案应存放在符合标准的档案柜、档案架内。不同类别、不同保管期限的档案应分区、分柜存放，并设置明显的标识牌。档案装具应坚固耐用，便于存取。2.定期检查：库房管理人员应定期对所藏档案进行检查。重点检查档案是否有霉变、虫蛀、鼠咬、破损、褪变等现象，以及档案的存放秩序是否混乱。检查情况应详细记录。3.日常维护：对检查中发现有轻微破损或字迹褪变的档案，应及时进行修补或复制。对于需要长期保存的重要档案，应根据实际情况采取数字化扫描等方式进行备份。4.保密管理：严格遵守国家有关档案保密的法律法规，严防档案信息泄露。涉密档案的管理应按照相关保密规定执行，单独存放，专人负责。六、档案利用管理1.档案利用应在指定的阅档室进行。确因特殊情况需借出阅档室外的，须经机构主要负责人批准，严格控制借阅范围和期限。2.利用者应爱护档案，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案内容，不得污损、撕毁档案。未经许可，不得擅自复制、拍摄、摘抄档案。3.利用完毕的档案，应及时归还。库房管理人员应对归还的档案进行检查，确认无误后注销借阅登记。七、安全管理1.消防安全：库房应严格执行消防安全规定，配备必要的消防器材（如灭火器、消防栓等），并确保其完好有效。管理人员应熟悉消防器材的使用方法和火灾应急预案。严禁在库房内吸烟和使用明火，严禁存放易燃易爆物品。2.防盗安全：库房门窗应坚固可靠，配备防盗锁。非工作时间应锁好库房门窗。库房内可根据需要安装防盗报警装置。3.用电安全：库房内电器设备的安装和使用应符合安全规定，定期检查线路和设备，防止短路、漏电引发火灾。下班前应关闭所有不必要的电源。4.应急预案：针对可能发生的火灾、水灾、盗窃、大面积虫蛀霉变等突发事件，应制定应急预案，并定期组织演练，确保在紧急情况下能够迅速、有效地进行处置，最大限度减少档案损失。八、附则1.本制度未尽事宜，参照国家有关档案管理的法律法规和行业标准执行。2.本制度由本机构档案行政管理部门负责解释。3.本制度自发布之日起施行。以往有关档案库房管理的规定与本制度不符的，以本制度为准。通过上述制度的建立与严