合同业务控制制度

PAGE合同业务控制制度一、总则（一）目的本制度旨在规范公司合同业务流程，加强合同管理，防范合同风险，维护公司合法权益，提高公司经济效益，确保公司各项经营活动的顺利开展。（二）适用范围本制度适用于公司及所属各部门在经营活动中签订的各类合同，包括但不限于买卖合同、租赁合同、服务合同、技术合同、借款合同等。（三）基本原则1.合法性原则：合同的签订、履行必须遵守国家法律法规和政策的规定，不得损害国家利益、社会公共利益和他人合法权益。2.平等自愿原则：合同双方当事人在平等、自愿的基础上签订合同，任何一方不得将自己的意志强加给对方。3.公平公正原则：合同的条款应当公平合理，不得显失公平，保障双方当事人的合法权益。4.诚实守信原则：合同双方当事人应当诚实守信，全面履行合同约定的义务，不得擅自变更或者解除合同。二、合同签订前的控制（一）合同立项1.各部门根据业务需要，提出合同立项申请，填写《合同立项申请表》，详细说明合同的名称、标的、数量、质量、价款、履行期限、履行地点、违约责任等主要条款，并附相关背景资料和可行性分析报告。2.合同立项申请经部门负责人审核后，报公司分管领导审批。公司分管领导根据业务情况和风险评估，决定是否批准立项。（二）合同谈判1.合同立项批准后，由业务部门负责组织合同谈判。谈判人员应至少由两人组成，其中一人为主谈人，另一人为辅助谈判人。谈判人员应具备相应的业务知识和谈判技巧，熟悉合同条款和相关法律法规。2.在谈判过程中，谈判人员应认真了解对方当事人的主体资格、资信状况、履约能力等情况，对合同条款进行充分协商，确保合同条款公平合理、明确具体，避免出现模糊不清、歧义或漏洞。3.谈判结束后，谈判人员应整理谈判记录，形成《合同谈判纪要》，详细记录谈判的过程、双方达成的共识和分歧点等内容，并由双方谈判人员签字确认。（三）合同审核1.合同谈判结束后，业务部门应将合同文本及相关资料提交给公司法律事务部门进行审核。法律事务部门应从法律角度对合同的合法性、合规性、完整性等方面进行审查，并出具《合同法律审查意见书》。2.除法律事务部门审核外，合同文本还应提交给公司财务部门、审计部门等相关部门进行审核。财务部门应从财务角度对合同的价款、支付方式、结算条款等进行审查，确保合同的财务条款符合公司财务管理制度和相关税收政策的规定；审计部门应从内部审计角度对合同的签订、履行等环节进行监督和审查，防范合同风险。3.各审核部门应在规定的时间内完成审核工作，并将审核意见反馈给业务部门。业务部门应根据审核意见对合同文本进行修改和完善，确保合同文本符合公司要求和法律法规的规定。（四）合同审批1.经审核修改后的合同文本，由业务部门负责人签署意见后，报公司分管领导审批。公司分管领导应根据合同的性质、金额、风险程度等因素，对合同进行全面审查，并作出审批决定。2.对于重大合同或涉及公司重大利益的合同，需经公司总经理办公会或董事会审议通过后，方可签订。（五）合同签订1.合同经审批通过后，由业务部门负责与对方当事人签订合同。签订合同应使用公司统一印制的合同文本，并加盖公司合同专用章或法定代表人印章。2.合同签订过程中，应确保合同文本的条款与审批通过的合同文本一致，不得擅自变更合同条款。如因特殊情况需要变更合同条款的，应重新履行合同审批程序。3.合同签订后，业务部门应及时将合同副本分发给公司法律事务部门、财务部门、审计部门等相关部门，以便各部门及时了解合同履行情况，进行跟踪管理。三、合同履行过程中的控制（一）合同交底1.合同签订后，业务部门应组织相关人员进行合同交底，向参与合同履行的人员详细介绍合同的主要条款、双方的权利义务、履行要求、注意事项等内容，确保相关人员熟悉合同内容，明确各自的职责。2.合同交底应形成书面记录，由参与交底的人员签字确认，并作为合同履行过程中的重要参考资料。（二）合同执行1.合同履行过程中，各部门应严格按照合同约定履行各自的义务，确保合同的顺利执行。业务部门应负责跟踪合同的履行情况，及时协调解决合同履行过程中出现的问题。2.对于合同履行过程中需要变更合同条款的，业务部门应及时与对方当事人协商，并签订书面变更协议。变更协议应按照合同签订的审批程序进行审批。3.如因不可抗力或其他不可预见、不可避免的原因导致合同无法履行或部分无法履行的，业务部门应及时通知对方当事人，并采取合理措施减少损失。同时，应按照合同约定或法律法规的规定，及时办理相关手续，如解除合同、变更合同等。（三）合同付款1.合同付款应严格按照合同约定的付款方式、付款时间和金额进行支付。财务部门应根据业务部门提交的合同付款申请及相关凭证，进行审核后办理付款手续。2.合同付款申请应注明合同编号、付款金额、付款方式、付款时间、收款单位等信息，并附合同副本、发票、验收报告等相关凭证。3.对于预付款项，业务部门应在合同签订后，按照合同约定的时间和金额提交预付款申请，并提供相应的担保措施。财务部门应在审核无误后，办理预付款支付手续。对于货到付款或验收合格后付款的，业务部门应在货物到达或验收合格后，及时提交付款申请，并提供相关凭证。财务部门应在审核无误后，办理付款手续。（四）合同验收1.合同履行完毕后，业务部门应组织相关人员对合同标的进行验收。验收人员应根据合同约定的质量标准、数量要求等，对合同标的进行全面检查，确保合同标的符合合同要求。2.验收合格后，验收人员应填写《合同验收报告》，详细记录验收的过程、结果等内容，并由验收人员签字确认。《合同验收报告》应作为合同付款的重要依据之一。3.如验收不合格的，业务部门应及时与对方当事人协商解决，要求对方当事人采取补救措施或承担违约责任。同时，应暂停支付合同款项，直至问题解决。（五）合同纠纷处理1.在合同履行过程中，如发生合同纠纷，业务部门应及时报告公司领导，并会同公司法律事务部门进行处理。法律事务部门应根据合同纠纷的具体情况，制定解决方案，并指导业务部门与对方当事人进行协商、调解或仲裁、诉讼等。2.在处理合同纠纷过程中，应注意收集、整理相关证据，如合同文本、谈判记录、往来信函、付款凭证、验收报告等，以便在协商、调解、仲裁或诉讼过程中维护公司的合法权益。3.对于涉及金额较大、影响较大的合同纠纷，应及时向公司董事会报告，并根据董事会的决策进行处理。四、合同档案管理（一）合同档案的收集1.合同签订后，业务部门应及时将合同文本及相关资料收集整理，移交公司档案管理部门进行归档。合同文本及相关资料应包括合同正本、副本、合同审批表、合同谈判纪要、合同法律审查意见书、合同变更协议、合同付款凭证、合同验收报告等。2.档案管理部门应指定专人负责合同档案的收集工作，确保合同档案的完整性和准确性。（二）合同档案的整理1.档案管理部门应按照档案管理的要求，对收集到的合同档案进行分类、编号、装订等整理工作。合同档案应按照合同类别、签订时间等进行分类，编号应具有唯一性和系统性，便于查询和管理。2.整理后的合同档案应编制目录，注明合同编号、合同名称、签订时间、合同金额、对方当事人等信息，并建立电子档案，实现合同档案的信息化管理。（三）合同档案的保管1.合同档案应妥善保管，存放于专门的档案柜或档案库中，确保档案的安全和完整。档案管理部门应定期对合同档案进行检查和清理，防止档案丢失、损坏或霉变。2.合同档案的保管期限应根据国家法律法规和公司档案管理制度的规定执行。一般情况下，合同档案的保管期限为自合同履行完毕之日起[X]年。对于涉及公司重大利益、具有重要历史价值或法律意义的合同档案，应长期保管。（四）合同档案的查阅1.公司内部人员因工作需要查阅合同档案的，应填写《合同档案查阅申请表》，注明查阅的合同编号、查阅原因、查阅内容等信息，并经所在部门负责人审批后，到档案管理部门查阅。2.档案管理部门应按照审批后的查阅申请，提供相应的合同档案，并做好查阅记录。查阅记录应包括查阅时间、查阅人员、查阅内容等信息。查阅人员不得擅自复印、拍照、涂改或损毁合同档案。3.因工作需要将合同档案借出公司的，应填写《合同档案借出申请表》，并经公司分管领导审批后，方可借出。借出期限一般不得超过[X]个工作日。借出期间，档案管理部门应定期催还，并确保合同档案的安全和完整。五、监督与检查（一）内部审计监督1.公司审计部门应定期对合同业务进行内部审计监督，检查合同业务的内部控制制度是否健全、有效，合同签订、履行、付款、验收等环节是否符合公司规定和法律法规的要求。2.内部审计监督应形成审计报告，对发现的问题提出整改意见和建议，并跟踪整改情况，确保问题得到及时解决。（二）定期检查1.公司应定期对合同业务进行检查，检查内容包括合同管理制度的执行情况、合同签订和履行情况、合同档案管理情况等。2.定期检查应形成检查报告，对检查中发现的问题进行分析和总结，并提出改进措施和建议。（三）专项检查1.根据公司经营管理的需要，可对特定的合同业务进行专项检查，如重大合同执行情况检查、合同风险排查