财政局内部采购管理制度

PAGE财政局内部采购管理制度一、总则（一）目的为了加强财政局内部采购管理，规范采购行为，提高采购效率，保证采购质量，节约采购资金，防范采购风险，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于财政局机关各科室、所属事业单位及其他相关部门（以下统称“各部门”）使用财政性资金进行的货物、工程和服务采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购行为合法合规。2.公开透明原则：采购信息应公开透明，采购过程应接受内部监督和社会监督，保障各部门和供应商的知情权。3.公平竞争原则：营造公平竞争的市场环境，鼓励符合条件的供应商参与采购活动，确保采购结果公正合理。4.效益原则：在保证采购质量的前提下，优化采购流程，降低采购成本，提高财政资金使用效益。5.诚实信用原则：各部门和供应商在采购活动中应诚实守信，履行各自的权利和义务。二、采购组织与职责（一）采购管理部门财政局设立专门的采购管理部门，负责统筹协调全局的采购工作，其主要职责包括：1.制定和完善内部采购管理制度、流程和标准。2.审核各部门的采购预算和采购计划。3.组织实施集中采购项目，委托采购代理机构进行采购活动。4.建立和管理供应商库，负责供应商的资格审查和评价。5.监督采购活动的执行情况，处理采购过程中的投诉和质疑。6.定期对采购工作进行总结和分析，提出改进建议。（二）采购需求部门各部门负责提出本部门的采购需求，包括采购项目的名称、规格型号、数量、技术参数、质量要求、预算金额等，并对采购需求的合理性和准确性负责。其主要职责包括：1.根据工作需要，编制采购预算和采购计划，报采购管理部门审核。2.参与采购项目的前期调研、论证和招标（采购）文件的编制工作。3.负责采购项目的验收工作，对采购项目的质量和数量进行检验和评估。4.配合采购管理部门处理采购过程中的相关事宜，提供必要的协助和支持。（三）采购评审小组采购评审小组由财政局内部相关人员组成，负责对采购项目的投标（响应）文件进行评审，提出评审意见。其主要职责包括：1.审查投标（响应）文件是否符合招标文件的要求，对投标（响应）文件进行详细评审。2.根据评审标准，对供应商的技术方案、商务报价、售后服务等进行综合评价，推荐中标（成交）候选人。3.对采购项目的评审过程和结果负责，确保评审工作公正、公平、公开。三、采购预算与计划管理（一）采购预算编制1.各部门应根据本部门的工作任务和事业发展规划，结合上一年度采购执行情况和本年度采购需求，编制年度采购预算。采购预算应细化到具体的采购项目和采购金额，并明确采购资金的来源。2.采购预算编制应遵循“量入为出、收支平衡”的原则，确保采购资金的合理安排。对于重大采购项目，应进行充分的可行性研究和论证，确保采购项目的必要性和合理性。3.采购管理部门应会同财务部门对各部门提交的采购预算进行审核，审核内容包括采购项目的合规性、预算金额的准确性、资金来源的可靠性等。审核通过后的采购预算报财政局领导审批后执行。（二）采购计划制定1.各部门应根据批准的采购预算，结合工作实际进度，制定季度和月度采购计划。采购计划应明确采购项目的名称、规格型号、数量、采购时间、采购方式等具体内容。2.采购计划应具有前瞻性和合理性，避免因临时采购导致采购成本增加或采购延误。对于紧急采购项目，应按照规定的程序进行审批，并说明紧急采购的原因和必要性。3.采购管理部门应根据各部门提交的采购计划，统筹安排采购活动，合理确定采购时间和采购方式，确保采购工作有序进行。四、采购方式与程序（一）采购方式1.公开招标：适用于采购金额较大、技术复杂、潜在供应商较多的采购项目。公开招标应按照法定程序进行，通过发布招标公告、发售招标文件、开标、评标、定标等环节，确定中标供应商。2.邀请招标：适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的项目。邀请招标应向三家以上具备承担招标项目能力、资信良好的特定供应商发出投标邀请书。3.竞争性谈判：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的采购项目。竞争性谈判应成立谈判小组，与符合资格条件的供应商就采购事宜进行谈判，确定成交供应商。4.单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的采购项目。单一来源采购应与供应商进行协商，确定成交价格。5.询价：适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。询价应向三家以上供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格，采购人根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。（二）采购程序1.采购申请：各部门根据采购计划，填写《采购申请表》，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、技术参数、质量要求、预算金额、采购方式等内容，并提交相关证明材料。采购申请表经部门负责人签字后报采购管理部门。2.采购审批：采购管理部门收到采购申请表后，对采购项目的合规性、必要性、采购方式的合理性等进行审核。审核通过后，报财政局领导审批。对于重大采购项目，应提交局长办公会或党组会研究决定。3.采购实施：采购管理部门根据批准的采购申请，组织实施采购活动。对于公开招标、邀请招标等采购方式，应委托具有相应资质的采购代理机构进行采购；对于竞争性谈判、单一来源采购、询价等采购方式，由采购管理部门自行组织采购。采购实施过程中，应按照相关法律法规和采购文件的要求，做好开标、评标、谈判、询价等工作。4.合同签订：采购项目确定中标（成交）供应商后，采购管理部门应及时与中标（成交）供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格型号、数量、价格、质量要求、交货时间、交货地点、付款方式、售后服务等条款，并严格按照合同约定履行各自的义务。5.验收付款：采购项目完成后，采购需求部门应组织相关人员对采购项目进行验收。验收合格后，采购需求部门填写《验收报告》，报采购管理部门备案。采购管理部门根据合同约定和验收报告，办理付款手续。对于不符合合同要求的采购项目，采购需求部门应及时与供应商协商解决，要求供应商采取补救措施或承担相应的违约责任。五、采购合同管理（一）合同签订1.采购合同应采用书面形式，明确双方的权利和义务。合同条款应符合法律法规和采购文件的要求，不得含有违法、违规或不合理的条款。2.采购合同签订前，采购管理部门应会同采购需求部门对合同条款进行审核，确保合同内容准确、完整、合法。审核通过后的合同报财政局领导审批后签订。3.采购合同签订后，采购管理部门应及时将合同副本送财务部门、采购需求部门等相关部门备案，以便各部门按照合同约定履行各自的职责。（二）合同履行1.采购合同双方应严格按照合同约定履行各自的义务，确保合同的顺利执行。采购需求部门应及时向供应商提供必要的协助和支持，配合供应商完成采购项目的交付和安装调试等工作。2.采购管理部门应定期对采购合同的履行情况进行跟踪检查，及时发现和解决合同履行过程中出现的问题。对于合同履行过程中需要变更合同条款的，应按照规定的程序进行审批，并签订补充合同。3.供应商未能按照合同约定履行义务的，采购管理部门应及时采取措施，要求供应商承担违约责任，如支付违约金、赔偿损失等。对于严重违约的供应商，应按照规定取消其供应商资格，并依法追究其法律责任。（三）合同验收1.采购项目完成后，采购需求部门应按照合同约定和相关标准对采购项目进行验收。验收内容包括采购项目的数量、质量、规格型号、技术参数、性能指标等方面。2.验收应成立验收小组，验收小组应由采购需求部门、采购管理部门、财务部门等相关人员组成。验收小组应按照验收程序和标准进行验收，并出具验收报告。验收报告应包括验收结论、存在问题及整改建议等内容。3.对于验收不合格的采购项目，采购需求部门应及时通知供应商进行整改，整改合格后重新进行验收。如供应商拒不整改或整改后仍不合格的，采购需求部门应按照合同约定追究供应商的违约责任，并采取相应的措施，如扣除货款、要求供应商更换货物等。（四）合同归档采购合同履行完毕后，采购管理部门应将合同文本、采购文件、验收报告、付款凭证等相关资料进行整理归档，建立合同档案。合同档案应妥善保管，以备查阅。合同档案的保管期限应按照国家有关规定执行。六、采购监督与检查（一）内部监督1.财政局内部审计部门应定期对采购活动进行审计监督，检查采购项目的合规性、采购程序的执行情况、采购合同的签订和履行情况等，发现问题及时提出整改意见，并督促相关部门进行整改。2.采购管理部门应建立健全内部监督机制，加强对采购活动的全过程监督。采购管理部门应定期对采购工作进行自查自纠，发现问题及时整改，确保采购工作规范有序进行。3.各部门应加强对本部门采购工作的内部监督，确保采购活动符合本部门的工作需要和相关规定。各部门应建立采购工作台账，记录采购项目的名称、采购时间、采购方式、采购金额、供应商等信息，以便于内部监督和管理。（二）社会监督1.财政局应按照政务公开的要求，及时公开采购信息，包括采购项目的名称、采购方式、采购预算、采购结果等，接受社会公众的监督。2.对于涉及公共利益、社会关注度高的采购项目，财政局应邀请纪检监察部门、审计部门等相关单位参与监督，确保采购活动公正透明。3.供应商和其他利害关系人认为采购活动存在违法违规行为的，可以向财政局提出投诉和质疑。财政局应按照规定及时处理投诉和质疑，并将处理结果向社会公开。（三）检查与处理1.采购管理部门应定期对采购工作进行检查，检查内容包括采购制度的执行情况、采购程序的合规性、采购合同的履行情况等。对于检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，要求相关部门限期整改。2.对于违反采购制度和相关法律法规的行为，财政局应依法依规进行处理。对于情节较轻的违规行为，应给予批评教育、责令整改等处理；对于情节严重的违规行为，应依法追究相关人员的责任，并给予相应的党纪政纪处分。3.财政局应建立采购工作责任追究制度，明确采购工作各环节相关人员的责任。对于因工作失误或违规操作导致采购项目出现问题的，应追究相关人员的责任，确保采购工作质量。七、供应商管理（一）供应商资格审查1.采购管理部门应建立供应商库，对申请进入供应商库的供应商进行资格审查。资格审查内容包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、法定代表人身份证明、资质证书、业绩情况、信誉状况等。2.供应商应具备良好的商业信誉和健全的财务会计制度，具有履行合同所必需的设备和专业技术能力，有依法缴纳税收和社会保障资金的良好记录。对于法律法规规定必须具备特定资质的采购项目，供应商应具备相应的资质条件。3.采购管理部门应定期对供应商库中的供应商进行资格复审，对于不符合资格条件或出现违法违规行为的供应商，应及时清理出供应商库。（二）供应商评价与考核1.采购管理部门应建立供应商评价与考核机制，定期对供应商的供货质量、交货期、售后服务、价格等方面进行评价和考核。评价和考核结果应作为供应商续库、采购项目选择等的重要依据。2.供应商评价与考核应采用定性与定量相结合的方式，通过问卷调查、实地考察、数据分析等方法，对供应商进行全面评价。评价和考核结果应及时反馈给供应商，并要求供应商针对存在的问题进行整改。3.对于评价和考核优秀的供应商，采购管理部门应给予表彰和奖励，并在今后的采购项目中优先选择；对于评价和考核不合格的供应商，采购管理部门应责令其限期整改，整改后仍不合格的，应取消其供应商资格。（三）供应商投诉处理1.供应商认为采购活动存在违法违规行为或损害其合法权益的，可以向