财务内部催款催票制度

PAGE财务内部催款催票制度一、总则（一）目的为加强公司财务管理，规范财务内部催款催票工作流程，确保公司资金及时回笼，票据合规处理，保障公司财务健康稳定运行，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部涉及款项往来及票据处理的各部门及相关工作人员。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家法律法规及相关财务制度，确保催款催票工作合法合规。2.及时高效原则：对款项及票据情况进行实时跟踪，及时采取有效措施，提高工作效率，避免逾期风险。3.责任明确原则：明确各部门及人员在催款催票工作中的职责，做到责任落实到人。4.沟通协调原则：加强与各部门之间的沟通协调，形成工作合力，共同推进催款催票工作顺利开展。二、催款催票职责分工（一）销售部门1.负责与客户签订销售合同，明确付款方式、付款期限等条款，并确保合同的有效性和可执行性。2.按照合同约定及时跟进客户付款情况，在款项到期前[X]个工作日提醒客户付款。3.对逾期未付款的客户，及时与客户沟通，了解原因，制定催款方案，并将相关情况反馈给财务部门。4.协助财务部门进行催款工作，提供客户相关信息及业务往来资料。（二）采购部门1.负责与供应商签订采购合同，明确发票开具时间、付款方式等条款，并跟踪合同执行情况。2.按照合同约定及时跟进供应商发票开具情况，在发票应开具日期前[X]个工作日提醒供应商开具发票。3.对逾期未开具发票的供应商，及时与供应商沟通，了解原因，督促其尽快开具发票，并将相关情况反馈给财务部门。4.协助财务部门进行催票工作，提供供应商相关信息及业务往来资料。（三）财务部门1.负责建立健全款项及票据台账，详细记录每笔业务的款项收付及票据取得情况。2.定期对款项及票据情况进行核对和分析，及时发现异常情况并采取措施。3.负责向销售部门和采购部门提供款项及票据相关数据和信息支持，协助制定催款催票方案。4.对逾期款项进行重点跟踪，通过电话、函件、上门拜访等方式进行催款，并记录催款过程和结果。5.对逾期票据进行清理，及时与相关部门沟通协调，确保票据合规处理。6.根据催款催票工作情况，定期向公司管理层汇报，并提出改进建议。（四）其他部门各部门应积极配合财务部门的催款催票工作，及时提供与款项及票据相关的资料和信息，确保工作顺利进行。三、催款流程（一）正常款项催款1.销售部门在款项到期前[X]个工作日，通过邮件、短信或电话等方式提醒客户付款。提醒内容应包括款项金额、到期日期、付款方式等信息。2.若客户未按时付款，销售部门应在逾期后[X]个工作日内与客户取得联系，了解原因，并根据客户反馈情况制定催款方案。催款方案可包括发送催款函、上门拜访、暂停供货等措施。3.销售部门将催款情况及时反馈给财务部门，财务部门根据销售部门提供的信息，对逾期款项进行重点跟踪。4.财务部门通过电话、函件等方式向客户催款，函件应明确逾期款项金额、逾期天数、催款要求等内容，并加盖公司公章。5.对于多次催款仍未支付的客户，财务部门应会同销售部门进行上门拜访，与客户面对面沟通，了解其实际困难，协商解决方案。若客户确实存在资金困难，可与客户协商制定分期还款计划，并签订还款协议。6.在催款过程中，若发现客户存在恶意拖欠款项的行为，应及时收集相关证据，必要时通过法律途径维护公司权益。（二）逾期款项催款1.对于逾期超过[X]天的款项，财务部门应加大催款力度，每周至少与客户沟通一次，了解款项支付进展情况。2.财务部门根据客户反馈情况，及时调整催款策略。如客户有还款意愿但暂时无法一次性支付，可与客户协商制定分期还款计划，并要求客户提供相应的担保措施。3.销售部门应积极配合财务部门的催款工作，利用与客户的业务关系，协助财务部门解决催款过程中遇到的问题。4.若逾期款项涉及金额较大或催款难度较大，财务部门应及时向公司管理层汇报，共同商讨解决方案。公司管理层可根据情况决定是否采取进一步的法律措施或其他特殊手段。四、催票流程（一）正常票据催票1.采购部门在发票应开具日期前[X]个工作日，通过邮件、短信或电话等方式提醒供应商开具发票。提醒内容应包括发票抬头信息、发票金额、开票日期等要求。2.若供应商未按时开具发票，采购部门应在逾期后[X]个工作日内与供应商取得联系，了解原因，并督促其尽快开具发票。3.采购部门将催票情况及时反馈给财务部门，财务部门根据采购部门提供的信息，对逾期未取得发票的业务进行重点跟踪。4.财务部门通过电话、函件等方式向供应商催票，函件应明确发票开具要求、逾期天数、催票要求等内容，并加盖公司公章。5.在催票过程中，财务部门应与采购部门保持密切沟通，及时了解采购业务进展情况，确保发票开具与业务实际相符。（二）逾期票据催票1.对于逾期超过[X]天仍未取得发票的业务，财务部门应加大催票力度，每周至少与供应商沟通一次，了解发票开具进展情况。2.财务部门根据供应商反馈情况，及时调整催票策略。如供应商因特殊原因无法按时开具发票，应要求其提供书面说明及预计开票时间。3.采购部门应积极配合财务部门的催票工作，协助财务部门与供应商协商解决催票过程中遇到的问题。4.若逾期票据涉及重要业务或对公司财务核算有重大影响，财务部门应及时向公司管理层汇报，共同商讨解决方案。公司管理层可根据情况决定是否采取进一步的措施，如暂停支付货款等。五、催款催票记录与报告（一）记录要求1.销售部门、采购部门及财务部门应建立健全催款催票工作记录，详细记录每笔业务的催款催票过程、时间、方式、结果等信息。2.催款催票记录应采用书面形式或电子文档形式保存，保存期限为[X]年，以便查阅和追溯。（二）报告要求1.财务部门应定期（每月/每季度）对催款催票工作情况进行总结分析，形成催款催票工作报告。报告内容应包括逾期款项及票据情况、催款催票措施及效果、存在问题及建议等。2.催款催票工作报告应及时报送公司管理层，为公司决策提供依据。公司管理层应根据报告内容，对催款催票工作进行指导和决策，确保公司资金及票据管理工作的顺利开展。六、考核与奖惩（一）考核指标1.款项回收率：考核销售部门在一定时期内款项回收情况，计算公式为：款项回收率=实际回收款项金额/应回收款项金额×100%。2.票据及时取得率：考核采购部门在一定时期内票据及时取得情况，计算公式为：票据及时取得率=按时取得发票的业务笔数/应取得发票的业务笔数×100%。3.逾期款项及票据控制率：考核财务部门对逾期款项及票据的控制情况，计算公式为：逾期款项及票据控制率=逾期款项及票据金额/期末应收款项及应付票据金额×100%。（二）奖励措施1.对于在催款催票工作中表现突出，款项回收率高、票据及时取得率高且逾期款项及票据控制率低的部门或个人，公司给予表彰和奖励。奖励方式包括奖金、荣誉证书等。2.对催款催票工作提出创新性建议并取得显著成效的部门或个人，公司给予特别奖励。（三）惩罚措施1.对于因工作失误或不作为导致款项逾期未收回或票据