行政股内部管理制度

PAGE行政股内部管理制度一、总则（一）目的为加强行政股内部管理，提高工作效率，确保各项工作规范、有序开展，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于行政股全体工作人员。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家法律法规及公司相关规定。2.高效务实原则：以提高工作效率、服务公司发展为宗旨，注重实际效果。3.团结协作原则：强调团队合作，相互支持，共同完成各项工作任务。4.廉洁自律原则：工作人员应廉洁奉公，遵守职业道德。二、岗位职责（一）行政股股长职责1.全面负责行政股的日常管理工作，制定工作计划并组织实施。2.协调行政股与其他部门之间的工作关系，确保信息畅通。3.审核行政股各项文件、报告等，对重要事项及时向公司领导汇报。4.负责行政股人员的工作安排、考核及培训等工作。5.完成公司领导交办的其他工作任务。（二）行政专员职责1.负责公司文件的收发、登记、传阅、归档等工作。2.协助股长安排公司会议、活动等，做好相关筹备工作。3.负责公司办公用品的采购、管理及发放工作。4.做好公司办公区域的环境卫生管理工作。5.完成股长交办的其他临时性工作任务。（三）档案管理员职责1.负责公司各类档案的收集、整理、分类、编目及保管工作。2.建立健全档案管理制度，确保档案的安全与完整。3.为公司各部门提供档案查阅、借阅服务。4.定期对档案进行清查、盘点，及时发现并处理问题。5.完成股长交办的与档案管理相关的其他工作。三、工作流程（一）文件管理流程1.收文公司收发人员收到外部文件后，应及时登记，并送行政股文件管理人员。文件管理人员对收文进行初步审核，根据文件内容确定传阅范围，填写传阅单。按照传阅单顺序依次传阅，传阅人应在传阅单上签字确认，注明传阅时间。文件管理人员对传阅完毕的文件进行回收，根据文件要求进行处理，如需办理的文件及时交相关部门办理，并跟踪办理进度。2.发文各部门起草文件后，交行政股股长审核。股长审核通过后，文件管理人员进行编号、排版、校对等工作。校对无误后，由股长签发，文件管理人员加盖公司印章。文件管理人员负责将文件印发给相关部门，并做好发文登记。（二）会议管理流程1.会议筹备各部门如需召开会议，应提前向行政股提交会议申请，说明会议主题、时间、地点、参会人员等信息。行政股根据会议申请，安排会议场地，准备会议资料、设备等。如需邀请外部嘉宾，行政股负责发送邀请函，并做好接待工作。2.会议组织会议开始前，行政股人员应提前到达会场，检查会议设备、资料等是否准备齐全。组织参会人员签到，维持会议秩序。会议期间，做好会议记录，记录会议主要内容、讨论结果、决议事项等。3.会议后续工作会议结束后，及时整理会议记录，形成会议纪要，经股长审核后发送给参会人员及相关部门。对会议决议事项进行跟踪，确保各项决议得到有效执行。（三）办公用品管理流程1.需求申报各部门根据工作需要，填写办公用品需求申请表，注明办公用品名称、规格、数量等信息。将申请表提交给行政股办公用品管理人员。2.采购办公用品管理人员对需求申请表进行审核，汇总各部门需求后，制定采购计划。根据采购计划，选择合格的供应商进行采购。采购过程中，应严格控制采购成本，确保所采购的办公用品质量合格。3.入库办公用品到货后，办公用品管理人员应及时组织验收，核对数量、规格、质量等是否与采购合同一致。验收合格后，办理入库手续，填写入库单，将办公用品存放至指定仓库。4.发放各部门凭办公用品领用单到行政股领取办公用品。办公用品管理人员根据领用单发放办公用品，并做好发放记录。（四）档案管理流程1.档案收集各部门应定期将本部门形成的档案资料移交至档案管理员。档案管理员对收集到的档案资料进行初步整理，检查资料的完整性、准确性等。2.档案整理按照档案分类标准，对档案资料进行分类、编号、编目等工作。编制档案目录，建立档案检索工具。3.档案保管将整理好的档案资料存放至档案库房，按照档案保管要求进行保管。定期对档案进行清查、盘点，确保档案的安全与完整。4.档案利用公司各部门因工作需要查阅、借阅档案时，应填写档案查阅、借阅申请表，经部门负责人签字后提交给档案管理员。档案管理员根据申请表进行审核，批准后方可提供查阅、借阅服务。查阅、借阅人员应在指定地点查阅档案，不得擅自涂改、抽取、损坏档案。如需复印档案，应经档案管理员同意，并登记复印内容。查阅、借阅完毕后，查阅、借阅人员应及时归还档案，档案管理员对归还的档案进行检查。四、工作纪律（一）考勤制度1.行政股工作人员应严格遵守公司考勤制度，按时上下班，不得迟到、早退、旷工。2.如需请假，应提前按照公司规定办理请假手续，经批准后方可离开工作岗位。3.行政股股长负责对本股人员的考勤情况进行统计、汇总，每月将考勤情况报公司人力资源部门。（二）工作态度1.工作人员应保持积极主动的工作态度，认真履行岗位职责，按时完成工作任务。2.对待工作要严谨细致，注重工作质量和效率，避免出现差错。3.树立服务意识，热情为公司各部门及员工提供优质服务。（三）廉洁自律1.工作人员应严格遵守廉洁自律的各项规定，不得利用职务之便谋取私利。2.在办公用品采购、会议组织等工作中，应坚持公平、公正、公开的原则，杜绝不正当交易。3.严禁接受供应商或其他相关单位的贿赂、回扣等。五、培训与考核（一）培训1.行政股应定期组织内部培训，提高工作人员的业务能力和综合素质。2.培训内容包括行政管理知识、办公软件操作、沟通技巧等。3.鼓励工作人员参加外部培训课程或学习交流活动，拓宽知识面和视野。（二）考核1.建立健全行政股人员考核制度，对工作人员的工作表现进行定