苏州学校内部控制制度

PAGE苏州学校内部控制制度一、总则（一）制定目的为了加强苏州学校的内部管理，规范学校各项经济活动，提高资金使用效益，防范财务风险，确保学校教育教学工作的顺利开展，依据国家有关法律法规和教育行业相关标准，结合本校实际情况，制定本内部控制制度。（二）适用范围本制度适用于苏州学校各部门、各年级组以及附属机构等涉及学校经济活动的所有单位和个人。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规和教育行业相关规定，确保学校经济活动合法合规。2.全面性原则：涵盖学校经济活动的全过程，包括预算管理、收支管理、采购管理、资产管理、工程项目管理等各个方面，不留死角。3.重要性原则：在全面控制的基础上，关注重要经济活动和关键岗位，重点把控高风险领域和环节。4.制衡性原则：在学校内部建立相互制约、相互监督的机制，确保经济活动中各项职责权限明确，不相容岗位相互分离。5.适应性原则：根据学校发展战略、外部环境变化以及内部管理要求，适时调整和完善内部控制制度，确保制度的有效性和适应性。二、预算管理（一）预算编制1.学校应根据事业发展规划和年度工作计划，按照“量入为出、收支平衡”的原则，科学合理地编制年度预算。2.预算编制要明确各类收入来源和支出用途，细化到具体项目和明细科目。收入预算应充分考虑学校的实际收入情况，包括财政拨款、学费收入、捐赠收入等；支出预算应优先保障教育教学活动的开展，合理安排人员经费、公用经费、项目经费等。3.各部门应结合本部门工作实际，提出年度预算建议数，经财务部门审核汇总后，提交学校预算管理委员会审议。预算管理委员会应综合考虑学校整体发展战略、财力状况、事业发展需求等因素，对预算草案进行审核和调整，形成年度预算方案，报学校决策机构审批。（二）预算执行1.学校应严格执行经批准的年度预算，确保预算的严肃性。各部门要按照预算安排组织实施各项经济活动，不得擅自调整预算。2.财务部门应建立预算执行监控机制，定期对预算执行情况进行分析和通报。对预算执行进度缓慢或出现偏差的项目，及时查明原因，采取有效措施加以纠正。3.加强预算执行过程中的审批管理，严格控制无预算支出和超预算支出。对于确需调整预算的项目，应按照规定的程序进行申报和审批。（三）预算调整1.在预算执行过程中，如遇国家政策调整、学校事业发展规划变化、重大突发事件等原因，导致原预算无法执行或需要调整的，应及时办理预算调整手续。2.预算调整申请应由相关部门提出，详细说明调整的原因、项目内容、调整金额等，并提供必要的证明材料。经财务部门审核后，提交预算管理委员会审议，报学校决策机构批准。3.预算调整应遵循“先有预算、后有支出”的原则，严格控制调整范围和幅度，确保预算的科学性和合理性。（四）预算分析与考核1.财务部门应定期对预算执行情况进行分析，撰写预算执行分析报告。分析报告应包括预算执行情况、差异原因分析、改进措施建议等内容，为学校决策提供参考依据。2.建立预算考核制度，对各部门预算执行情况进行考核评价。考核结果与部门绩效挂钩，激励各部门严格执行预算，提高预算管理水平。三、收支管理（一）收入管理1.学校各项收入应严格按照国家规定的收费项目和收费标准执行，不得擅自设立收费项目、提高收费标准或降低收费标准。2.加强收费票据管理，统一使用财政部门监制的收费票据。收费票据应妥善保管，建立票据领购、使用、核销登记制度，确保票据使用规范、安全。3.规范收入核算，及时足额将各项收入纳入学校财务账内统一核算，不得账外设账，严禁截留、挪用、私分收入。（二）支出管理1.学校应建立健全支出管理制度，明确支出审批权限和审批流程。各项支出应严格按照预算安排和相关规定执行，确保支出合法合规、真实有效。2.加强支出审核，对报销凭证的真实性、合法性、完整性进行审核。审核内容包括凭证是否齐全、手续是否完备、支出是否符合规定用途等。对不符合要求的报销凭证，不得予以报销。3.严格执行政府采购制度和招投标制度，对于纳入政府采购范围的货物、工程和服务，应按照规定的程序进行采购。采购过程中要加强对供应商的选择、合同签订、验收等环节的管理，确保采购质量和资金安全。4.加强对差旅费、会议费、培训费等支出的管理，严格执行相关标准和规定。制定具体的费用报销办法，明确报销范围、标准和审批流程，控制费用支出规模。四、采购管理（一）采购计划1.各部门应根据教学、科研、管理等工作需要，结合学校预算安排，提前编制采购计划。采购计划应明确采购项目名称、规格型号、数量、预算金额、采购时间等内容。2.采购计划经部门负责人审核后，提交学校采购管理部门汇总。采购管理部门应根据学校整体采购需求和资源配置情况，对采购计划进行综合平衡和审核，报学校领导审批。（二）采购方式1.学校采购应根据采购项目的特点、金额大小等因素，选择合适的采购方式。采购方式包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价等。2.达到公开招标数额标准的采购项目，应采用公开招标方式进行采购。因特殊情况需要采用其他采购方式的，应按照规定的程序进行审批。3.对于采购金额较小、技术规格简单的采购项目，可以采用询价或竞争性谈判等方式进行采购。对于只能从唯一供应商处采购的项目，或发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的项目，可以采用单一来源采购方式。（三）采购流程1.采购项目确定后，采购管理部门应按照规定的采购方式组织实施采购活动。公开招标项目应发布招标公告，邀请招标项目应向符合条件的供应商发出投标邀请书，竞争性谈判、询价等项目应发布采购文件。2.供应商应按照采购文件的要求编制投标文件或报价文件，并在规定的时间内提交。采购管理部门应组织相关人员对供应商的投标文件或报价文件进行评审，确定中标供应商或成交供应商。3.采购合同签订后，采购管理部门应及时将合同副本送财务部门备案。财务部门应按照合同约定的付款方式和时间，办理资金支付手续。4.采购项目完成后，采购管理部门应组织相关人员对采购项目进行验收。验收内容包括货物的数量、质量、规格型号等是否符合合同要求，工程是否达到设计标准，服务是否满足约定条件等。验收合格后，出具验收报告。（四）采购监督1.学校应建立健全采购监督机制，加强对采购活动的全过程监督。采购管理部门应定期向学校领导汇报采购工作进展情况，接受学校内部审计部门的审计监督。2.加强对采购人员的管理和培训，提高采购人员的业务素质和职业道德水平。采购人员应严格遵守采购工作纪律，不得接受供应商的贿赂或不正当利益，确保采购活动公正、公平、公开。五、资产管理（一）流动资产1.货币资金管理学校应严格执行国家有关货币资金管理的规定，加强现金、银行存款等货币资金的管理。建立货币资金岗位责任制，明确各岗位的职责权限，确保不相容岗位相互分离。出纳人员不得兼任稽核、会计档案保管和收入、支出、费用、债权债务账目的登记工作。加强现金库存限额管理，超过库存限额的现金应及时存入银行。严格控制现金坐支，严禁白条抵库。加强银行账户管理，严格按照规定开立、使用和撤销银行账户。定期核对银行账户余额，编制银行存款余额调节表，确保银行存款账实相符。2.应收及预付款项管理学校应加强对应收及预付款项的管理，建立健全应收及预付款项管理制度。对应收账款应及时进行清理和催收，定期与债务人核对账目，确保债权的真实性和有效性。对于确实无法收回的应收账款应查明原因，按照规定的程序进行核销。对预付款项应严格按照合同约定进行支付和管理，加强对预付款项的跟踪和监督，确保预付款项的安全。（二）固定资产1.固定资产购置学校应根据事业发展需要和财力状况，合理安排固定资产购置资金。固定资产购置应纳入学校年度预算管理，按照规定的程序进行审批。加强固定资产采购管理，严格执行政府采购制度和招投标制度。采购过程中要对固定资产的质量、性能、价格等进行综合比较，选择合适的供应商和产品。2.固定资产入账固定资产购置完成后，应及时办理验收手续，并按照规定的计价方法进行入账核算。固定资产入账价值应包括购买价款、相关税费、运输费、装卸费、安装调试费等。建立固定资产卡片和台账，详细记录固定资产的名称、型号、规格、购置时间、使用部门、使用状况等信息，确保固定资产账实相符。3.固定资产折旧学校应按照国家有关规定，对固定资产计提折旧。折旧方法一经确定，不得随意变更。财务部门应定期计算固定资产折旧额，并进行账务处理。固定资产折旧额应计入相关成本费用科目，确保成本核算的准确性。4.固定资产处置学校应建立固定资产处置管理制度，明确固定资产处置的范围、程序和审批权限。固定资产处置应按照规定的程序进行申报和审批，未经批准不得擅自处置。固定资产处置收入应按照国家有关规定进行管理，上缴国库或纳入学校预算统一核算。（三）无形资产1.无形资产取得学校应加强对无形资产的管理，明确无形资产的范围和确认标准。无形资产包括专利权、商标权、著作权、土地使用权、非专利技术等。学校取得无形资产应按照国家有关规定进行计价入账。自行开发并按法律程序申请取得的无形资产，按照依法取得时发生的注册费、聘请律师费等费用计价入账；接受捐赠、无偿调入的无形资产，按照有关凭据注明的金额加上相关税费等计价入账。2.无形资产摊销学校应按照国家有关规定，对无形资产进行摊销。摊销方法一经确定，不得随意变更。财务部门应定期计算无形资产摊销额，并进行账务处理。无形资产摊销额应计入相关成本费用科目，确保成本核算的准确性。3.无形资产处置学校应建立无形资产处置管理制度，明确无形资产处置的范围、程序和审批权限。无形资产处置应按照规定的程序进行申报和审批，未经批准不得擅自处置。无形资产处置收入应按照国家有关规定进行管理，上缴国库或纳入学校预算统一核算。六、工程项目管理（一）项目立项1.学校应根据事业发展规划和实际需求，提出工程项目立项申请。立项申请应包括项目名称、项目背景、项目建设内容、项目投资预算、项目预期效益等内容。2.工程项目立项申请经学校相关部门审核后，提交学校决策机构审批。决策机构应综合考虑学校财力状况、项目必要性和可行性等因素，对项目立项申请进行审议和决策。(二)项目招标1.工程项目达到招标数额标准的，应按照国家有关规定进行招标。招标过程中要严格按照规定的程序进行，确保招标活动公正、公平、公开。2.选择具有相应资质和信誉的招标代理机构进行招标代理工作。招标代理机构应按照委托合同的要求，认真履行职责，提供优质服务。(三)项目建设1.学校应与中标单位签订工程项目建设合同，明确双方的权利和义务。合同中应包括工程建设内容、工程质量标准、工程进度要求、工程价款支付方式、违约责任等条款。2.加强对工程项目建设过程的监督管理，建立工程项目建设管理责任制。学校相关部门应定期对工程项目建设情况进行检查和监督，及时发现和解决问题。3.严格控制工程项目建设成本，加强对工程价款支付的审核和管理。工程价款支付应按照合同约定的进度和比例进行，确保资金使用安全。(四)项目验收1.工程项目竣工后，学校应组织相关部门和人员对工程项目进行验收。验收内容包括工程质量、工程进度、工程投资、工程资料等方面。2.验收合格的工程项目，应及时办理固定资产入账手续，并按照规定进行管理。验收不合格的工程项目，应责令施工单位限期整改，整改合格后重新进行验收。七、合同管理（一）合同签订1.学校在经济活动中签订合同，应遵循合法合规、平等自愿、公平公正、诚实守信的原则。合同内容应明确双方的权利和义务，条款应完整、准确、清晰，避免歧义。2.合同签订前，承办部门应进行充分的市场调研和风险评估，对合同对方的主体资格、信用状况、履约能力等进行审查。涉及重大经济合同的，应组织相关部门和专家进行论证。3.合同文本应采用书面形式，由学校法定代表人或其授权代表签字，并加盖学校公章。合同签订后，承办部门应及时将合同副本送财务部门备案。（二）合同履行1.合同签订后，双方应严格按照合同约定履行各自的义务。承办部门应跟踪合同履行情况，及时掌握合同执行进度，协调解决合同履行过程中出现的问题。2.如遇合同变更、解除等情况，承办部门应及时与合同对方协商，并按照规定的程序进行审批。合同变更、解除后，应及时办理相关手续，并调整财务账目。（三）合同监督与考核1.学校应建立合同监督机制，定期对合同履行情况进行检查和监督。财务部门应加强对合同资金支付的审核，确保资金支付符合合同约定。2.建立合同考核制度，对承办部门合同履行情况进行考核评价。考核结果与部门绩效挂钩，激励承办部门严格履行合同义务，提高合同管理水平。八、内部监督（一）内部审计1.学校应设立独立的内部审计机构，配备专业的内部审计人员，负责对学校经济活动进行内部审计监督。2.内部审计机构应定期制定年度审计计划，明确审计项目、审计范围、审计重点等内容。审计计划应报学校领导批准后实施。3.内部审计人员应按照审计计划和审计程序，对学校财务收支、经济活动、内部控制等进行审计。审计过程中要保持独立性和客观性，确保审计结果真实、准确、公正。4.内部审计机构应及时出具审计报告，对审计发现的问题提出整改建议。被审计部门应按照审计报告的要求，及时进行整改，并将整改情况反馈给内部审计机构。（二）纪检监察1.学校应加强纪检监察工作