肥西合同内部控制制度

PAGE肥西合同内部控制制度一、总则（一）制定目的为了加强肥西公司合同管理，规范合同签订、履行、变更、终止等行为，防范合同风险，维护公司合法权益，特制定本内部控制制度。（二）适用范围本制度适用于肥西公司及其所属各部门、子公司在经营活动中签订的各类合同，包括但不限于买卖合同、租赁合同、借款合同、技术合同、服务合同等。（三）基本原则1.合法性原则：合同的签订、履行、变更、终止等行为必须符合国家法律法规的规定。2.全面性原则：涵盖合同管理的各个环节，包括合同的起草、审核、签订、履行、监督、归档等。3.审慎性原则：在合同签订前，应对合同对方的主体资格、信用状况、履约能力等进行充分调查和评估，审慎签订合同。4.制衡性原则：合同管理过程中涉及的各部门、各岗位应相互监督、相互制约，避免权力过度集中。5.动态管理原则：根据合同的履行情况，及时对合同进行跟踪、评估和调整，确保合同目标的实现。二、合同管理机构及职责（一）合同管理委员会1.组成：由公司总经理担任主任，副总经理担任副主任，各相关部门负责人为成员。2.职责：审议重大合同事项，包括合同的签订、变更、终止等。协调解决合同管理过程中出现的重大问题。监督合同管理制度的执行情况。（二）合同管理部门1.设立：公司设立专门的合同管理部门，负责合同的统一归口管理。2.职责：制定和完善合同管理制度。负责合同的起草、审核、签订、履行、监督、归档等日常管理工作。建立合同台账，对合同的签订、履行情况进行跟踪和统计分析。参与合同纠纷的处理，提供相关法律支持。（三）业务部门1.职责：负责本部门业务范围内合同的起草、谈判、签订等工作。按照合同约定履行义务，及时向合同管理部门反馈合同履行情况。配合合同管理部门做好合同纠纷的处理工作。（四）财务部门1.职责：负责审核合同中的财务条款，确保合同的财务风险可控。按照合同约定及时办理款项收付手续，对合同执行情况进行财务监督。参与合同纠纷的财务处理工作。（五）法务部门1.职责：对合同进行法律审查，确保合同的合法性和有效性。为合同管理提供法律咨询和法律支持，参与合同纠纷的处理。三、合同的签订（一）合同相对方的选择1.调查评估：业务部门在签订合同前，应对合同相对方的主体资格、信用状况、履约能力等进行调查评估。调查评估内容包括但不限于：营业执照、税务登记证、组织机构代码证、法定代表人身份证明、授权委托书、资质证书、业绩情况、财务状况、涉诉情况等。2.信用评级：建立合同相对方信用评级制度，根据调查评估结果对合同相对方进行信用评级，分为A、B、C、D四级。A级为信用良好，B级为信用一般，C级为信用较差，D级为信用恶劣。3.选择原则：优先选择信用评级高的合同相对方签订合同。对于信用评级低的合同相对方，应谨慎签订合同，并采取相应的风险防范措施。（二）合同文本的起草1.起草部门：合同文本一般由业务部门负责起草。涉及重大合同或复杂业务的合同，可由合同管理部门或法务部门协助起草。2.起草要求：合同文本应内容完整、条款清晰、权利义务明确、逻辑严谨，符合法律法规和行业标准的要求。合同文本应包括但不限于以下主要条款：合同双方的基本信息、合同标的、数量、质量、价款或者报酬、履行期限、地点和方式、违约责任、争议解决方式等。（三）合同的审核1.审核流程：合同起草完成后，应按照以下流程进行审核：业务部门负责人审核：对合同的业务条款进行审核，确保合同符合业务要求。财务部门审核：对合同的财务条款进行审核,确保合同的财务风险可控。法务部门审核：对合同的合法性和有效性进行审核，确保合同不存在法律风险。合同管理部门审核：对合同的整体情况进行审核，包括格式、内容完整性、条款一致性等。合同管理委员会审议：重大合同需提交合同管理委员会审议，经审议通过后方可签订。2.审核意见反馈：各审核部门应在规定时间内将审核意见反馈给合同起草部门。合同起草部门应根据审核意见对合同文本进行修改完善，并提交最终审核稿。（四）合同的签订1.签订权限：合同签订应根据合同金额大小、重要程度等确定签订权限。具体签订权限如下：合同金额在[X]万元以下的，由业务部门负责人签订。合同金额在[X]万元至[X]万元之间的，由分管副总经理签订。合同金额在[X]万元以上的，由总经理签订。2.签订方式：合同一般应采用书面形式签订，并由双方当事人签字（或盖章）确认。合同签字（或盖章）页应包括双方当事人的名称、法定代表人（或授权代表）签字、日期等内容。对于金额较大、涉及重要事项的合同，应采用公证或鉴证等方式加强合同的法律效力。3.授权委托：如合同签订人不是法定代表人，应出具法定代表人授权委托书。授权委托书应明确授权范围、授权期限等内容，并由法定代表人签字（或盖章）。四、合同的履行（一）履行计划制定1.业务部门应根据合同约定制定详细的履行计划，明确合同履行的各个环节、时间节点、责任人等内容。2.履行计划应报合同管理部门备案。合同管理部门应对履行计划进行审核，确保履行计划符合合同约定和公司整体运营要求。（二）履行跟踪与监督1.合同管理部门应建立合同履行跟踪台账，对合同履行情况进行实时跟踪和统计分析。2.业务部门应按照履行计划及时履行合同义务，并定期向合同管理部门反馈合同履行情况。合同管理部门应定期对合同履行情况进行检查和监督，发现问题及时督促业务部门整改。3.对于合同履行过程中出现的重大问题或风险，业务部门应及时向合同管理部门和公司领导报告，并采取相应的应对措施。（三）变更与解除1.合同变更：合同履行过程中如需变更合同内容，业务部门应提出书面申请，并说明变更的原因、内容、对合同履行的影响等。合同变更申请应按照合同审核流程进行审核，经审核通过后方可签订合同变更协议。2.合同解除：合同履行过程中如需解除合同，业务部门应提出书面申请，并说明解除的原因、依据、对公司利益的影响等。合同解除申请应按照合同审核流程进行审核，经审核通过后方可签订合同解除协议。合同解除协议应明确双方的权利义务、解除时间、结算方式等内容。五、合同纠纷的处理（一）纠纷预警1.合同管理部门和业务部门应密切关注合同履行情况，及时发现合同纠纷隐患。对于可能引发合同纠纷的事项，应及时向公司领导报告，并采取相应的预防措施。2.建立合同纠纷预警机制，对合同纠纷的发生概率、影响程度等进行评估和预警。根据预警结果，采取相应的应对措施，降低合同纠纷的发生风险。（二）纠纷处理流程1.纠纷发生后，业务部门应及时收集相关证据材料，并向合同管理部门报告。合同管理部门应会同法务部门对纠纷情况进行调查分析，制定纠纷处理方案。2.纠纷处理方案应报合同管理委员会审议。经审议通过后，按照纠纷处理方案进行纠纷处理。3.纠纷处理方式包括协商、仲裁、诉讼等。在纠纷处理过程中，应充分维护公司的合法权益，尽量通过协商解决纠纷。如需仲裁或诉讼，应及时委托专业律师代理，并积极配合律师做好相关工作。六、合同的归档与保管（一）归档要求1.合同签订后，合同管理部门应及时将合同文本及相关资料进行归档。归档资料应包括但不限于：合同文本、合同审批表、合同相对方的调查评估报告、授权委托书、履行计划、变更协议、解除协议、纠纷处理记录等。2.归档资料应按照合同类别、签订时间等进行分类整理，并建立电子档案和纸质档案。电子档案应定期备份，确保档案数据的安全。（二）保管期限1.合同档案的保管期限应根据合同的重要程度、涉及金额、履行期限等