印章使用内部管理制度

PAGE印章使用内部管理制度一、总则（一）目的为加强公司印章管理，规范印章使用流程，保障公司合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及各下属分支机构，涵盖公司各类印章，包括但不限于公章、合同专用章、财务专用章、法人章、部门章等。（三）印章管理原则1.依法合规原则：印章的使用必须符合国家法律法规及行业标准要求。2.专人专管原则：明确专人负责印章的保管与使用，确保责任落实到人。3.审批授权原则：严格执行印章使用审批程序，未经授权不得擅自使用印章。4.安全保密原则：采取有效措施确保印章安全存放，防止印章被盗用、冒用或遗失。二、印章的刻制与启用（一）印章刻制1.公司印章由行政部门统一负责刻制，根据实际工作需要提出印章刻制申请，经公司法定代表人批准后，到公安机关指定的具有资质的印章刻制单位进行刻制。2.申请刻制印章时，需提供详细的印章信息，包括印章名称、样式、规格等，并确保印章内容符合法律法规和公司规定。（二）印章启用1.新印章刻制完成后，行政部门应及时组织相关人员对印章进行验收，检查印章的外观、尺寸、文字等是否与申请一致。2.验收合格的印章，由行政部门填写《印章启用申请表》，注明启用日期、印章名称、保管人等信息，经公司法定代表人签字批准后正式启用。3.印章启用后，行政部门应及时将印章启用情况通知相关部门和人员，并在公司内部进行公示。三、印章的保管（一）保管人员职责1.公司各类印章应指定专人负责保管，保管人员需具备高度的责任心和保密意识，严格遵守印章管理规定。2.保管人员应妥善保管印章，确保印章存放安全，防止印章损坏、遗失或被盗用。3.保管人员不得擅自将印章交予他人保管或使用，如因特殊情况需要委托他人代管，必须经公司法定代表人批准，并办理书面委托手续。（二）保管方式1.公章、合同专用章、财务专用章等重要印章应存放于公司保险柜或专门的印章保管箱内，并实行双人保管制度。2.法人章由法定代表人或其授权的专人保管，保管人员应将法人章随身携带，不得随意放置。3.部门章由各部门指定专人保管，保管人员应将部门章存放于本部门保险柜或专门的保管区域内。（三）印章存放地点1.印章存放地点应选择安全可靠、便于管理的区域，避免印章存放于易发生火灾、盗窃等安全事故的场所。2.印章存放地点应安装必要的安全防范设施，如监控摄像头、报警装置等，确保印章存放安全。四、印章的使用（一）使用范围1.公章：用于公司对外的正式文件、信函、合同、协议、证明等的签署。2.合同专用章：用于公司签订各类经济合同、业务协议等。3.财务专用章：用于公司财务收支、票据开具、资金结算等财务业务。4.法人章：用于公司法定代表人授权的特定事项，如银行开户、贷款审批、重大合同签署等。5.部门章：用于各部门内部的文件、通知、报表等的盖章确认。（二）使用流程1.用印申请：使用印章前，需填写《印章使用申请表》，详细注明用印事项、用印文件名称、份数、用印日期等信息，并经相关部门负责人审核签字。2.审批授权：根据用印事项的性质和金额大小，按照公司规定的审批权限进行审批。一般事项由部门负责人审批，重要事项需经公司分管领导或法定代表人批准。3.印章使用：保管人员在审核《印章使用申请表》及相关审批文件无误后，方可使用印章。用印时应确保印章清晰、端正，与用印文件内容一致。4.用印登记：每次印章使用后，保管人员应及时在《印章使用登记簿》上进行登记，记录用印日期、用印事项、用印文件名称、份数、审批人等信息。（三）特殊情况用印1.紧急情况下，如因时间紧迫无法按照正常流程进行审批时，需经公司法定代表人或其授权的分管领导电话同意后，方可先行用印，但事后必须及时补办审批手续。2.异地用印时，如因业务需要在外地签订合同或办理其他事项需使用印章，应提前与公司总部沟通协调，并按照公司规定的流程进行审批。审批通过后，可采用邮寄、专人携带等方式将印章送至用印地点，但必须确保印章的安全运输和使用过程的可监控。五、印章的停用与销毁（一）印章停用1.因公司机构调整、业务变更、印章损坏等原因，需要停用印章时，由行政部门填写《印章停用申请表》，注明停用原因、停用日期等信息，经公司法定代表人批准后，正式停用印章。2.印章停用后，保管人员应及时将印章交回行政部门，并在《印章保管登记簿》上进行注销登记。（二）印章销毁1.对于停用的印章，行政部门应定期进行清理，并根据公司规定的程序进行销毁。2.印章销毁前，行政部门应填写《印章销毁申请表》，注明销毁印章的名称、数量、销毁原因等信息，经公司法定代表人批准后，组织相关人员进行销毁。3.印章销毁过程应进行全程记录，可采用拍照、录像等方式留存证据。销毁完成后，参与销毁的人员应在《印章销毁登记表》上签字确认。六、监督与检查（一）监督部门公司审计部门负责对印章使用情况进行定期监督检查，确保印章使用符合公司规定和法律法规要求。（二）检查内容1.印章保管情况：检查印章存放是否安全，保管人员是否严格履行保管职责。2.印章使用流程：检查用印申请、审批、登记等环节是否规范，是否存在未经审批擅自用印的情况。3.印章使用记录：检查《印章使用登记簿》等记录是否完整、准确，是否与实际用印情况相符。（三）违规处理1.对于违反印章管理规定的行为，审计部门应及时进行调查核实，并根据情节轻重给予相应的处理。2.对于擅自使用印章、盗用印章、遗失印章等严重违规行为，公司将依法追究相关人员的法律责任，并要求其