公司内部控制合同制度

PAGE公司内部控制合同制度一、总则（一）目的本合同制度旨在加强公司内部控制，规范合同管理流程，防范合同风险，保障公司合法权益，促进公司各项业务的健康有序发展。（二）适用范围本制度适用于公司及所属各部门在经营活动中签订的各类合同，包括但不限于买卖合同、租赁合同、服务合同、借款合同、担保合同等。（三）基本原则1.合法性原则：合同的签订、履行应符合国家法律法规及相关政策的规定。2.合规性原则：严格遵守公司内部各项规章制度，确保合同管理流程规范、有序。3.风险防范原则：对合同签订、履行过程中可能出现的风险进行全面评估和有效防范。4.效益性原则：在保障公司合法权益的前提下，追求合同效益最大化，促进公司经济效益的提升。（四）职责分工1.合同管理部门：负责合同管理制度的制定、修订和解释；对合同签订、履行过程进行指导、监督和检查；参与重大合同的谈判、起草和审核；负责合同文本的归档管理等。2.业务部门：负责合同的发起、谈判、起草；对合同的真实性、合法性、可行性进行初审；负责合同的履行及跟踪；及时向合同管理部门反馈合同履行过程中的问题等。3.财务部门：负责对合同涉及的资金收付进行审核和监督；参与合同条款中有关财务条款的审核；协助业务部门做好合同款项的催收和结算工作等。4.法务部门：负责对合同的合法性进行审查；提供法律咨询和建议；处理合同纠纷等法律事务。5.其他相关部门：根据各自职责，配合做好合同管理的相关工作。二、合同的签订（一）合同的发起1.业务部门在开展业务活动过程中，如需签订合同，应填写《合同发起申请表》，详细说明合同的基本情况，包括合同名称、对方当事人名称、合同标的、数量、质量、价款或报酬、履行期限、地点和方式、违约责任等主要条款，并附上相关背景资料和初步谈判情况。2.《合同发起申请表》经业务部门负责人审核签字后，提交给合同管理部门。（二）合同的审核1.合同管理部门收到《合同发起申请表》后，应组织相关部门对合同进行审核。审核内容包括合同的合法性、合规性、风险防范措施、条款完整性、文字准确性等。2.法务部门负责对合同的法律条款进行审查，确保合同不存在法律风险。财务部门负责对合同涉及的资金收付条款进行审核，提出财务方面的意见和建议。其他相关部门根据各自职责对合同相关内容进行审核。3.审核部门应在规定的时间内完成审核工作，并出具审核意见。审核意见应明确指出合同存在的问题及修改建议。4.业务部门根据审核意见对合同进行修改完善，再次提交审核。如审核通过，合同管理部门应在《合同发起申请表》上签署审核意见，并提交公司领导审批。（三）合同的审批1.合同审批按照公司规定的审批流程进行。一般合同由业务部门负责人、合同管理部门负责人、分管领导审批；重大合同需经总经理办公会或董事会审议通过。2.审批人应认真审查合同内容，对合同的必要性、可行性、合法性等进行全面评估，并签署审批意见。如不同意签订合同，应明确说明理由。（四）合同的签订1.经审批通过的合同，由业务部门负责与对方当事人签订。签订合同应使用公司统一印制的合同文本，如因特殊情况需要使用非公司统一文本的，应经合同管理部门和法务部门审核同意。2.合同签订人应具备相应的授权，在签订合同前，应仔细核对对方当事人的主体资格、授权代表身份等信息，确保合同签订的有效性。3.合同签订过程中，应严格按照合同条款填写合同内容，确保合同条款清晰、准确、完整，避免出现歧义或漏洞。合同一式多份，应明确各方持有份数，并确保各方签字盖章齐全。三、合同的履行（一）合同履行计划的制定1.合同签订后，业务部门应制定详细的合同履行计划，明确合同履行的各个环节、时间节点、责任人等，并将合同履行计划提交给合同管理部门备案。2.合同履行计划应具有可操作性，能够确保合同按时、按质、按量履行。（二）合同履行的跟踪与监督1.业务部门应按照合同履行计划组织实施合同履行工作，并定期向合同管理部门汇报合同履行情况。合同管理部门应加强对合同履行情况的跟踪与监督，及时发现和解决合同履行过程中出现的问题。2.在合同履行过程中，如发现对方当事人存在违约行为或可能影响合同履行的情况，业务部门应及时采取措施，并向合同管理部门报告。合同管理部门应根据情况，会同法务部门等相关部门研究应对措施，维护公司合法权益。（三）合同变更与解除1.合同履行过程中，如因客观情况发生变化需要变更或解除合同的，业务部门应填写《合同变更申请表》或《合同解除申请表》，详细说明变更或解除合同的原因、内容及对公司的影响等，并附上相关证明材料。2.《合同变更申请表》或《合同解除申请表》经业务部门负责人审核签字后，提交给合同管理部门。合同管理部门应组织相关部门对变更或解除合同的必要性、合法性、可行性进行审核，并出具审核意见。3.经审核通过的合同变更或解除申请，按照公司规定的审批流程进行审批。审批通过后，业务部门应及时与对方当事人协商签订变更或解除合同的协议，并按照协议履行相关手续。四、合同的结算（一）结算申请1.合同履行完毕后，业务部门应及时填写《合同结算申请表》，详细说明合同履行情况、结算金额、结算方式等，并附上相关证明材料，如发票、验收报告等。2.《合同结算申请表》经业务部门负责人审核签字后，提交给财务部门。（二）结算审核1.财务部门收到《合同结算申请表》后，应按照合同约定及相关财务制度对结算金额进行审核。审核内容包括合同条款执行情况、发票真实性及合规性、款项收付情况等。2.财务部门在审核过程中，如发现问题应及时与业务部门沟通核实，并要求业务部门提供相关补充材料。审核无误后，财务部门应在《合同结算申请表》上签署审核意见。（三）结算支付1.经财务部门审核通过的合同结算申请，按照公司规定的资金支付流程进行支付。支付前，财务部门应确保相关手续齐全，如审批文件、合同协议等。2.在结算支付过程中，如涉及对外支付款项，财务部门应严格按照国家外汇管理等相关规定办理手续，确保资金支付的合法性和安全性。五、合同的归档与保管（一）合同归档1.合同签订后，业务部门应及时将合同文本及相关资料整理归档，并移交合同管理部门。合同管理部门应按照合同类别、签订时间等进行分类归档，建立合同档案台账。2.合同档案应包括合同文本、《合同发起申请表》、审核意见、审批文件、补充协议、履行过程中的相关资料等。（二）合同保管1.合同管理部门应指定专人负责合同档案的保管工作，确保合同档案的安全、完整。合同档案应存放在专门的档案柜中，并做好防火、防潮、防虫等措施。2.合同档案的保管期限应按照国家法律法规及公司相关规定执行。一般合同保管期限为[X]年，重大合同保管期限为[X]年。保管期限届满后，经公司领导批准，方可按照规定进行销毁。六、合同纠纷的处理（一）纠纷的预防1.合同管理部门应加强对合同签订、履行过程的监督和指导，及时发现和纠正可能引发合同纠纷的问题。业务部门在合同履行过程中应严格按照合同约定履行义务，避免因自身原因引发合同纠纷。2.公司应加强对员工的合同法律知识培训，提高员工的法律意识和风险防范能力，预防合同纠纷的发生。（二）纠纷的处理1.合同履行过程中如发生纠纷，业务部门应及时向合同管理部门报告，并会同法务部门等相关部门研究应对措施。2.纠纷处理应遵循合法、合理、公正的原则，积极通过协商、调解、仲裁、诉讼等方式解决纠纷。在纠纷处理过程中，应